【摘要】高校收支規(guī)模不斷增長(zhǎng)，對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量也隨之攀升，伴隨校園信息化建設(shè)的大環(huán)境，為了緩解日益突出的“報(bào)賬難”問(wèn)題，我校于2015年初引進(jìn)高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，該系統(tǒng)運(yùn)行至今已有一年多，雖然能一定程度上提高財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率，但仍有亟待改進(jìn)的地方。為了更好的為全校師生服務(wù)，進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)效率，本文結(jié)合我校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，從制度宣傳、預(yù)算控制、審批效率、數(shù)據(jù)共享四個(gè)方面進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo) 高校 財(cái)務(wù)

隨著高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各高校已相繼引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)作為新的報(bào)銷(xiāo)形式，不僅減少了報(bào)銷(xiāo)人員排隊(duì)等待的時(shí)間，緩解報(bào)賬難的問(wèn)題，還有助于進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)人員服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

我?，F(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)分為網(wǎng)上報(bào)賬和薪酬發(fā)放申報(bào)兩大模塊：網(wǎng)上報(bào)賬模塊主要適用于差旅費(fèi)、設(shè)備和實(shí)驗(yàn)材料購(gòu)置費(fèi)等日常報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)。薪酬發(fā)放申報(bào)模塊主要適用于校內(nèi)人員課時(shí)費(fèi)、校外人員勞務(wù)費(fèi)、學(xué)生助研津貼等項(xiàng)目的發(fā)放。

一、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)流程

（一）信息錄入

針對(duì)網(wǎng)上報(bào)賬模塊，報(bào)銷(xiāo)人登錄網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)來(lái)源、關(guān)鍵字摘要、金額、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)數(shù)后，結(jié)算方式可在網(wǎng)銀對(duì)私轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)銀對(duì)公轉(zhuǎn)賬、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、沖借款中任意選擇。針對(duì)薪酬發(fā)放申報(bào)模塊，報(bào)銷(xiāo)人員登錄薪酬發(fā)放申報(bào)系統(tǒng)，將列標(biāo)依次為工號(hào)（學(xué)號(hào)）、身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、金額的Excel表格導(dǎo)入系統(tǒng)，選擇經(jīng)費(fèi)來(lái)源，注明發(fā)放項(xiàng)目關(guān)鍵字摘要。

（二）票據(jù)傳遞

報(bào)銷(xiāo)人員將從網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)打印出來(lái)的報(bào)銷(xiāo)申報(bào)單和原始票據(jù)一并交予接單會(huì)計(jì)，接單會(huì)計(jì)初步審核票據(jù)合法合規(guī)、完整清晰，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字齊全等事項(xiàng)確認(rèn)無(wú)誤后，即可掃描網(wǎng)報(bào)申報(bào)單上二維碼并接收單據(jù)。

（三）賬務(wù)處理

制單會(huì)計(jì)依據(jù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)申報(bào)單上的預(yù)約單號(hào)檢索票據(jù)信息，再次審核報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的合理性和合規(guī)性、審批手續(xù)是否齊全等事項(xiàng)，并對(duì)摘要做必要修改后，即可將記賬憑證打印出來(lái)附于原始票據(jù)上，復(fù)核會(huì)計(jì)檢查無(wú)誤后，出納會(huì)通過(guò)網(wǎng)銀把報(bào)銷(xiāo)款劃轉(zhuǎn)到指定賬戶(hù)上，隨即報(bào)銷(xiāo)人手機(jī)號(hào)就可收到關(guān)于報(bào)銷(xiāo)關(guān)鍵字摘要及最終報(bào)銷(xiāo)金額的信息。

二、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)存在的問(wèn)題

（一）報(bào)銷(xiāo)政策宣傳不到位

高校財(cái)務(wù)工作具有專(zhuān)業(yè)性，無(wú)論是接單環(huán)節(jié)還是賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員都必須嚴(yán)格依據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)把審核關(guān)。伴隨近年來(lái)監(jiān)管部門(mén)出臺(tái)的一系列文件，如2015年2月的《教育部關(guān)于加強(qiáng)直屬高等學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作的意見(jiàn)》等，明確強(qiáng)調(diào)科研經(jīng)費(fèi)、招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)等支出項(xiàng)目都是被監(jiān)管的重點(diǎn)領(lǐng)域。我校財(cái)務(wù)處為進(jìn)一步規(guī)范各類(lèi)經(jīng)費(fèi)支出的管理，也對(duì)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)出臺(tái)了一些補(bǔ)充規(guī)定。對(duì)此，報(bào)銷(xiāo)人甚至是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人卻知之甚少。報(bào)銷(xiāo)人向接單會(huì)計(jì)提交網(wǎng)報(bào)申報(bào)單和原始發(fā)票時(shí)，接單會(huì)計(jì)會(huì)對(duì)發(fā)票、合同等票據(jù)的真實(shí)性，經(jīng)費(fèi)支出范圍的合理性進(jìn)行詳細(xì)審核，只要有一個(gè)方面不合規(guī)，所有報(bào)銷(xiāo)材料就要全部被退回，正是報(bào)銷(xiāo)制度的信息不對(duì)稱(chēng)，有時(shí)報(bào)銷(xiāo)人為了補(bǔ)充證明資料需要兩次或多次往返財(cái)務(wù)處，影響報(bào)銷(xiāo)效率。

（二）預(yù)算控制效果差

現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)在接收網(wǎng)報(bào)信息時(shí)無(wú)法識(shí)別經(jīng)費(fèi)支出是否超出項(xiàng)目余額，特別是針對(duì)網(wǎng)上報(bào)賬模塊的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目，由于報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)的網(wǎng)報(bào)金額不含出差補(bǔ)助，接單會(huì)計(jì)審核票據(jù)時(shí)間有限，不易識(shí)別項(xiàng)目余額是否足以支出含補(bǔ)助的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)額，只有當(dāng)制單會(huì)計(jì)做賬時(shí)才能確定其是否超支，是否符合項(xiàng)目明細(xì)支出限額的要求。類(lèi)似因某項(xiàng)明細(xì)科目支出限額超支而只能退單的情況還存在于薪酬發(fā)放申報(bào)模塊的助研津貼報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目和網(wǎng)上報(bào)賬模塊的招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目。報(bào)銷(xiāo)人已經(jīng)提交報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，卻又被制單會(huì)計(jì)告知因?yàn)槌г驘o(wú)法報(bào)銷(xiāo)的情況，無(wú)疑降低了教職工對(duì)財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量的滿(mǎn)意度。因此，如何無(wú)縫對(duì)接經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)，使得網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)信息錄入環(huán)節(jié)就能充分發(fā)揮預(yù)算的事前控制功能，也是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)需要改進(jìn)的。

（三）審批面簽效率低

為提升管理效率，高校一般將財(cái)務(wù)審批權(quán)限下放至二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人，部分超出審批權(quán)限的還需要分管校領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。雖然已實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)很長(zhǎng)時(shí)間，但現(xiàn)階段票據(jù)審批仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)面簽，每一項(xiàng)報(bào)賬業(yè)務(wù)都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人層層面簽。分管校領(lǐng)導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人甚至是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大都是教學(xué)、科研和行政的“雙肩挑”身份，公務(wù)外出較為頻繁，上班時(shí)間找領(lǐng)導(dǎo)簽字確實(shí)不易，增加了報(bào)賬人大量時(shí)間和精力。

（四）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏共享

校內(nèi)各職能部門(mén)信息系統(tǒng)雖然易于各部門(mén)內(nèi)部管理，但與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，沒(méi)有形成信息資源共享機(jī)制，比如科技處的科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算與財(cái)務(wù)處的科研經(jīng)費(fèi)支出核算。這種相對(duì)獨(dú)立的信息系統(tǒng)在報(bào)賬流程上主要體現(xiàn)在報(bào)銷(xiāo)人需要到對(duì)應(yīng)職能部門(mén)辦妥手續(xù)后才能在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站上預(yù)約報(bào)賬。以科研經(jīng)費(fèi)上賬為例，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要先到財(cái)務(wù)處打印附有憑證號(hào)的科研到款單，再去科技處開(kāi)具科研項(xiàng)目分配單，緊接著再返回財(cái)務(wù)處辦理上賬和開(kāi)發(fā)票。由于我?？萍继幒拓?cái)務(wù)處分布在兩個(gè)不同校區(qū)且距離較遠(yuǎn)，尤其是科研項(xiàng)目多的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)因此而多次往返于兩校區(qū)意見(jiàn)較大。再以科研經(jīng)費(fèi)后續(xù)管控為例，科研項(xiàng)目預(yù)算下達(dá)后，科技處沒(méi)有進(jìn)一步對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行有效管控，也沒(méi)有及時(shí)將預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。在支出核算環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)也無(wú)法將實(shí)際支出與經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人難以及時(shí)了解各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制情況和使用進(jìn)度情況，容易導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況差，甚至?xí)蝾A(yù)算超支而無(wú)法報(bào)銷(xiāo)，或?yàn)榧涌祛A(yù)算執(zhí)行進(jìn)度而某段時(shí)間集中報(bào)銷(xiāo)。

三、現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的改進(jìn)措施

（一）宣傳渠道多樣化

一方面，宣傳渠道的創(chuàng)新性和多樣化。隨著智能手機(jī)、iPad等移動(dòng)終端的普及，微信、手機(jī)銀行、校內(nèi)OA等各種App功能日益強(qiáng)大，辦公環(huán)境不再拘泥于電腦前，為使工作更加高效，移動(dòng)辦公必將是大勢(shì)所趨。建立財(cái)務(wù)處微信公眾號(hào)或?qū)⒇?cái)務(wù)查詢(xún)模塊引入到校內(nèi)OA的App中，把財(cái)務(wù)制度、最新的報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)充規(guī)定等文件公布在此。對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)的教職工也可通過(guò)這些移動(dòng)終端隨時(shí)隨地查詢(xún)項(xiàng)目收支明細(xì)。另一方面，輸出方式變被動(dòng)為主動(dòng)。報(bào)銷(xiāo)人的每個(gè)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)展，如：已完成網(wǎng)報(bào)信息錄入、已完成網(wǎng)上簽批、已生成記賬憑證、已完成資金支付時(shí)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)將每個(gè)節(jié)點(diǎn)的實(shí)時(shí)進(jìn)展推送到報(bào)銷(xiāo)人的移動(dòng)終端。這種信息實(shí)時(shí)傳遞方式增加了報(bào)銷(xiāo)流程的透明度，極大提升財(cái)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。

（二）強(qiáng)化預(yù)算控制

財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)科技處的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的預(yù)算模塊與財(cái)務(wù)處的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)甚至是整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。第一個(gè)待優(yōu)化的功能是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以對(duì)勞務(wù)費(fèi)、招待費(fèi)等明細(xì)科目進(jìn)行限額預(yù)警控制。因?yàn)楝F(xiàn)行的科目限額控制只有在制單會(huì)計(jì)做賬務(wù)處理時(shí)才能發(fā)現(xiàn)，科目限額錄入也是由會(huì)計(jì)在輔助賬系統(tǒng)里對(duì)明細(xì)科目手工設(shè)置。此功能若實(shí)現(xiàn)，報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)來(lái)源、明細(xì)科目和報(bào)銷(xiāo)金額后，如果某明細(xì)科目支出金額超過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人給科技處申報(bào)的預(yù)算限額，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)就自動(dòng)彈出“預(yù)算超支，無(wú)法正常報(bào)銷(xiāo)”的預(yù)警對(duì)話(huà)框。第二個(gè)待優(yōu)化的功能是針對(duì)周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出實(shí)現(xiàn)分段動(dòng)態(tài)管理，以解決項(xiàng)目支出和項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度脫節(jié)的問(wèn)題。基于科技處掌握的項(xiàng)目預(yù)期進(jìn)度信息，財(cái)務(wù)處根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出實(shí)行分段預(yù)算額度控制，每階段的經(jīng)費(fèi)支出額都必須控制在預(yù)算限額內(nèi)，當(dāng)報(bào)銷(xiāo)人填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)來(lái)源和支出金額，一旦超出階段性設(shè)置的限額，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)就會(huì)彈出預(yù)警提醒的對(duì)話(huà)框，便于科技處和財(cái)務(wù)處實(shí)時(shí)對(duì)經(jīng)費(fèi)支出有效管控。

（三）引入網(wǎng)上審批和電子票據(jù)

網(wǎng)上審批不但可以簡(jiǎn)化報(bào)賬人找分管校領(lǐng)導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人甚至是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人面對(duì)面審批的環(huán)節(jié)，也使負(fù)責(zé)人可以根據(jù)自己的時(shí)間表完成財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)簽字審批工作。但項(xiàng)目負(fù)責(zé)人網(wǎng)上審批功能的實(shí)現(xiàn)是基于電子票據(jù)存在的前提。以我校目前報(bào)銷(xiāo)票據(jù)的情況來(lái)看，短期內(nèi)還無(wú)法要求報(bào)銷(xiāo)人必須且只能提供電子發(fā)票，所以采取紙質(zhì)票據(jù)和電子掃描版共存的過(guò)渡形式。報(bào)銷(xiāo)人將原始票據(jù)通過(guò)拍照或掃描方式轉(zhuǎn)化為電子資料上傳至網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，隨后填寫(xiě)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)申報(bào)單，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)根據(jù)該項(xiàng)目預(yù)設(shè)的審批權(quán)限自動(dòng)提交給下一節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人簽批。此時(shí)，負(fù)責(zé)人還可通過(guò)財(cái)務(wù)綜合查詢(xún)系統(tǒng)的項(xiàng)目收支明細(xì)模塊，參照以往收支明細(xì)情況，在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)里用電子簽名審批。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批和電子票據(jù)功能，不僅可以減少報(bào)銷(xiāo)人找負(fù)責(zé)人審批的時(shí)間，還可以提高負(fù)責(zé)人簽批對(duì)效率。

（四）構(gòu)建信息共享

我校各職能部門(mén)正在使用的且涉及財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的系統(tǒng)包括：賬務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、薪酬發(fā)放系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)收繳系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、網(wǎng)費(fèi)收繳系統(tǒng)等（如下表所示），各子系統(tǒng)服務(wù)于各職能部門(mén)自己的業(yè)務(wù)，彼此形成信息孤島。應(yīng)借助信息化校園建設(shè)的大環(huán)境，充分調(diào)研各部門(mén)信息系統(tǒng)功能，積極搭建連接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的大平臺(tái)，依托校園網(wǎng)為全校師生提供項(xiàng)目收支、個(gè)人收支和學(xué)費(fèi)等各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息的查詢(xún)服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享。

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作者簡(jiǎn)介：何其恩（1986-），陜西西安人，學(xué)歷：碩士研究生，職稱(chēng)：助理會(huì)計(jì)師。