陳世莉　彭亮

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；贈(zèng)書(shū)工作；贈(zèng)書(shū)管理

摘要：文章通過(guò)對(duì)貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析及圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)管理工作現(xiàn)狀的梳理，指出贈(zèng)書(shū)工作的一些問(wèn)題，提出贈(zèng)書(shū)管理工作的思路及建議。

中圖分類號(hào)：G251.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2016）07-0091-02

國(guó)內(nèi)最早研究贈(zèng)書(shū)的文獻(xiàn)是施士宇在1982年發(fā)表的《美國(guó)圖書(shū)館的圖書(shū)贈(zèng)送與交換》一文，論文雖是國(guó)內(nèi)學(xué)者研究國(guó)外的贈(zèng)書(shū)工作內(nèi)容，但足以引起學(xué)者們對(duì)國(guó)內(nèi)贈(zèng)書(shū)活動(dòng)的關(guān)注。1989年，何建新從贈(zèng)書(shū)的來(lái)源、分編和典藏三個(gè)方面探討了贈(zèng)書(shū)的管理問(wèn)題。這是較早的對(duì)國(guó)內(nèi)贈(zèng)書(shū)管理的研究文獻(xiàn)，開(kāi)啟了學(xué)者對(duì)國(guó)內(nèi)贈(zèng)書(shū)管理的研究之路。

筆者結(jié)合貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)管理工作的現(xiàn)狀，從贈(zèng)書(shū)工作的管理內(nèi)容及工作方式、贈(zèng)書(shū)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及贈(zèng)書(shū)工作的建議等方面分析貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)管理工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的管理設(shè)想，希望對(duì)圖書(shū)館的贈(zèng)書(shū)管理工作起到推動(dòng)作用，規(guī)范贈(zèng)書(shū)工作。

1 貴州民族大學(xué)圖書(shū)館的贈(zèng)書(shū)管理工作概述

1.1 貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)管理工作內(nèi)容

貴州民族大學(xué)圖書(shū)館的贈(zèng)書(shū)工作可從其工作內(nèi)容、人員結(jié)構(gòu)與人員管理、信息采集、信息公開(kāi)、信息宣傳、信息管理制度及工作流程等方面進(jìn)行概述。

1.1.1 在工作內(nèi)容上。贈(zèng)書(shū)工作的內(nèi)容分為信息登記和編目流通。它涉及兩個(gè)部門(mén)：一是贈(zèng)書(shū)接收部門(mén)，如辦公室，負(fù)責(zé)接收和登記捐贈(zèng)的圖書(shū)，向捐贈(zèng)者發(fā)放捐贈(zèng)證書(shū)，對(duì)贈(zèng)書(shū)題材進(jìn)行判定及對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行查重，符合入藏的贈(zèng)書(shū)將其轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)編目環(huán)節(jié)，不符合入藏的贈(zèng)書(shū)則集中管理。二是贈(zèng)書(shū)數(shù)據(jù)處理部門(mén)，如文獻(xiàn)資源建設(shè)部，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)編目和入藏流通。

1.1.2 在人員結(jié)構(gòu)與管理上。贈(zèng)書(shū)工作涉及兩個(gè)部門(mén)相關(guān)人員兼崗，未設(shè)置專職部門(mén)和專職人員。這種設(shè)置容易出現(xiàn)工作內(nèi)容上銜接性差及相關(guān)人員對(duì)工作相互推諉的現(xiàn)象。2012年至今，負(fù)責(zé)贈(zèng)書(shū)工作的人員和部門(mén)已經(jīng)過(guò)多次調(diào)整。隨著部門(mén)職責(zé)和工作內(nèi)容的變化，贈(zèng)書(shū)工作常在不同部門(mén)之間變動(dòng)，工作人員產(chǎn)生懈怠思想，使贈(zèng)書(shū)工作受到嚴(yán)重影響。

1.1.3 在信息采集上。信息采集包括捐贈(zèng)者信息及捐贈(zèng)書(shū)目信息，采集信息包括捐贈(zèng)書(shū)名、贈(zèng)書(shū)單位或個(gè)人、出版社、ISBN、贈(zèng)送冊(cè)數(shù)、入藏冊(cè)數(shù)（館藏查重后的冊(cè)數(shù)）、贈(zèng)書(shū)價(jià)格、捐贈(zèng)時(shí)間、捐贈(zèng)方式及捐贈(zèng)證書(shū)發(fā)放等多項(xiàng)內(nèi)容。

1.1.4 在收藏方式上。由專庫(kù)收藏變?yōu)槿^流通，由集中管理變?yōu)榉稚⒐芾怼?/p>

1.1.5 在信息公開(kāi)上。圖書(shū)館沒(méi)有建立專題網(wǎng)站公布贈(zèng)書(shū)的相關(guān)信息，信息處于不公開(kāi)狀態(tài)，捐贈(zèng)者很難了解所贈(zèng)圖書(shū)的狀態(tài)，易使捐贈(zèng)者在心理上對(duì)圖書(shū)館產(chǎn)生負(fù)面影響。

1.1.6 在信息宣傳上。贈(zèng)書(shū)具有隨機(jī)性、不確定性的特點(diǎn)，缺乏宣傳手段和宣傳渠道，贈(zèng)書(shū)工作處于被動(dòng)狀態(tài)，贈(zèng)書(shū)數(shù)量處于不穩(wěn)定的狀況。

1.1.7 在管理制度上。想要更好地開(kāi)展贈(zèng)書(shū)工作，就必須建立相關(guān)制度規(guī)范贈(zèng)書(shū)工作。目前，圖書(shū)館雖然在贈(zèng)書(shū)工作內(nèi)容上進(jìn)行分工，但是沒(méi)有相關(guān)制度規(guī)范贈(zèng)書(shū)工作。如：沒(méi)有制定捐贈(zèng)圖書(shū)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收藏標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)等。

1.2 貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)管理工作流程分析

贈(zèng)書(shū)入館后，由接收部門(mén)對(duì)贈(zèng)書(shū)進(jìn)行信息登記，并向捐贈(zèng)者發(fā)放捐贈(zèng)證書(shū)。信息登記包含捐贈(zèng)者信息與贈(zèng)書(shū)信息。通過(guò)檢驗(yàn)贈(zèng)書(shū)內(nèi)容及館藏查重兩項(xiàng)因素判定贈(zèng)書(shū)是否入藏，符合入藏原則的贈(zèng)書(shū)則轉(zhuǎn)入文獻(xiàn)資源建設(shè)部，進(jìn)行數(shù)據(jù)編目；不符合館藏的贈(zèng)書(shū)集中管理。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)處理的贈(zèng)書(shū)轉(zhuǎn)交讀者服務(wù)部相關(guān)書(shū)庫(kù)，分門(mén)別類入藏流通。

2 貴州民族大學(xué)圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

按照贈(zèng)書(shū)來(lái)源劃分，贈(zèng)書(shū)可分為個(gè)人贈(zèng)書(shū)和單位贈(zèng)書(shū)。個(gè)人贈(zèng)書(shū)是社會(huì)人士的個(gè)人著作或收藏，如學(xué)校教師的著作或收藏。單位贈(zèng)書(shū)主要是校內(nèi)外團(tuán)體、單位出版的著作和出版社贈(zèng)送的著作等。出版社贈(zèng)書(shū)主要由文獻(xiàn)資源建設(shè)部負(fù)責(zé)，其復(fù)本部分用于公益活動(dòng)轉(zhuǎn)贈(zèng)其他單位。

2.1 捐贈(zèng)單位分析

贈(zèng)書(shū)捐贈(zèng)單位統(tǒng)計(jì)主要反映本館贈(zèng)書(shū)的來(lái)源。2013年全年及2014年上半年圖書(shū)館接收個(gè)人贈(zèng)書(shū)的數(shù)量是61人次共計(jì)484冊(cè)圖書(shū)，主要有校內(nèi)教師、個(gè)人著作。單位贈(zèng)書(shū)的數(shù)量為44個(gè)單位共計(jì)454冊(cè)圖書(shū)，在單位贈(zèng)書(shū)中以本校水書(shū)文化研究院贈(zèng)書(shū)數(shù)量最多，達(dá)到166冊(cè)。從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，以贈(zèng)書(shū)單位的角度，個(gè)人贈(zèng)書(shū)多于單位贈(zèng)書(shū)，而在贈(zèng)書(shū)數(shù)量的角度上，個(gè)人贈(zèng)書(shū)明顯少于單位贈(zèng)書(shū)的數(shù)量。從上述數(shù)據(jù)可以看出，主動(dòng)聯(lián)系校內(nèi)研究院，加大宣傳力度，是獲取更多具有本校特色學(xué)科文獻(xiàn)或著作的基礎(chǔ)（見(jiàn)表1）。

2.2 捐贈(zèng)渠道分析

捐贈(zèng)渠道有4種，分別為郵寄、轉(zhuǎn)贈(zèng)、攜帶及主動(dòng)提取服務(wù)。個(gè)人攜帶贈(zèng)送為175種，587冊(cè)；個(gè)人郵寄數(shù)量141種，221冊(cè)；他人轉(zhuǎn)贈(zèng)數(shù)量為72種130冊(cè)；圖書(shū)館主動(dòng)提取數(shù)量為1種840套小說(shuō)（考慮到單個(gè)人贈(zèng)書(shū)840套小說(shuō)只是個(gè)案，不能更好地反映出捐贈(zèng)方式的比重，在表中并沒(méi)有計(jì)入總量統(tǒng)計(jì)），具體內(nèi)容見(jiàn)表2。

從表中數(shù)據(jù)可以看出，目前，圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)渠道中“個(gè)人攜帶贈(zèng)送”在書(shū)籍種類及數(shù)量上占據(jù)較大比重，這種渠道在時(shí)間或人力上比較符合個(gè)人捐贈(zèng)的條件，也是贈(zèng)書(shū)最普遍、最直接的一種渠道；因地域的限制而產(chǎn)生的“個(gè)人郵寄”的方式，比較適合全國(guó)各地的捐贈(zèng)者；“他人轉(zhuǎn)贈(zèng)”是作者把自己的著作交由他人代為捐贈(zèng)的一種方式，為捐贈(zèng)者提供了便捷；為捐贈(zèng)者提供主動(dòng)服務(wù)是圖書(shū)館的服務(wù)宗旨，“主動(dòng)服務(wù)”能將贈(zèng)書(shū)工作從“被動(dòng)等待”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)聯(lián)系”的狀態(tài)，最大限度地吸收閑置文獻(xiàn)，補(bǔ)充缺藏，更好地發(fā)揮資源共享、文獻(xiàn)共有的作用。另外，目前貴州民族大學(xué)圖書(shū)館尚未開(kāi)展接收外文贈(zèng)書(shū)的工作，為豐富外文文獻(xiàn)資源，可指定專人與相關(guān)的機(jī)構(gòu)開(kāi)展聯(lián)系，爭(zhēng)取獲得更多的有價(jià)值的外文資源。

2.3 捐贈(zèng)質(zhì)量分析

贈(zèng)書(shū)質(zhì)量好壞取決于贈(zèng)書(shū)入藏的數(shù)量。2013全年及2014上半年贈(zèng)書(shū)總量為388種，938冊(cè)，其中根據(jù)館藏復(fù)本量檢測(cè)后入藏贈(zèng)書(shū)有719冊(cè)，占贈(zèng)書(shū)總量的76.65%，未入藏贈(zèng)書(shū)數(shù)量是219冊(cè)，占比為23.35%。從入藏?cái)?shù)量分析得出這一時(shí)段的有效贈(zèng)書(shū)數(shù)量較高，的確起到了彌補(bǔ)館藏?cái)?shù)量不足的作用。

3 建立相關(guān)制度，完善贈(zèng)書(shū)工作

筆者通過(guò)對(duì)贈(zèng)書(shū)工作現(xiàn)狀的分析發(fā)現(xiàn)贈(zèng)書(shū)工作存在一些問(wèn)題。為了提高贈(zèng)書(shū)工作質(zhì)量，必須理清贈(zèng)書(shū)工作思路，規(guī)范工作內(nèi)容，建立贈(zèng)書(shū)管理的體系及制度，包括贈(zèng)書(shū)捐贈(zèng)辦法及工作管理辦法等，使贈(zèng)書(shū)工作有章可循，更利于規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地管理贈(zèng)書(shū)工作。

①統(tǒng)一工作內(nèi)容。制定崗位職責(zé)與工作內(nèi)容，不因工作人員的變化而變化，工作方式因人而異，只有確定了工作內(nèi)容與職責(zé)，才能加強(qiáng)對(duì)人的工作方式的管理。②加強(qiáng)部門(mén)結(jié)構(gòu)與人員管理。贈(zèng)書(shū)是補(bǔ)充館藏文獻(xiàn)資源的一個(gè)部分，雖具有零散性、不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，不能因其非常態(tài)的特點(diǎn)不列入其常規(guī)工作中。作為一項(xiàng)常規(guī)性工作，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理。③完善信息采集。開(kāi)發(fā)信息采集登記系統(tǒng)，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的管理，使數(shù)據(jù)有據(jù)可查。④規(guī)范信息公開(kāi)，加強(qiáng)信息宣傳。開(kāi)發(fā)捐贈(zèng)網(wǎng)站，建立贈(zèng)書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)，公布贈(zèng)書(shū)的相關(guān)信息，管理信息及數(shù)據(jù)發(fā)布。⑤制定管理制度。根據(jù)圖書(shū)館資源建設(shè)目標(biāo)，制定相關(guān)的捐贈(zèng)書(shū)入藏標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)制度。針對(duì)現(xiàn)有工作模式產(chǎn)生的問(wèn)題，圖書(shū)館應(yīng)建立一套完備的管理體系及問(wèn)題解決方案，由此贈(zèng)書(shū)管理才能向系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

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（編校：馬懷云）