張鴻

摘要：伴隨煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營范圍及規(guī)模不斷擴(kuò)大，以及現(xiàn)代社會(huì)對(duì)集體決策的需求，會(huì)務(wù)工作也日趨復(fù)雜，文章在介紹會(huì)務(wù)工作和精細(xì)化管理的內(nèi)涵與特征基礎(chǔ)上，以晉煤集團(tuán)會(huì)務(wù)工作為例，闡述了在會(huì)務(wù)工作中引入精細(xì)化管理的必要性，并結(jié)合實(shí)際會(huì)務(wù)工作提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；會(huì)務(wù)工作；精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：F407.21 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）016-000-02

會(huì)議是議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種重要形式，會(huì)務(wù)組織工作能力直接展現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)的形象，如何高效、有序地做好會(huì)務(wù)工作顯得尤為重要。

一、會(huì)務(wù)組織工作的背景、特點(diǎn)，以及精細(xì)化管理的內(nèi)涵與特征

會(huì)務(wù)組織工作背景：一是就煤炭企業(yè)來講，隨著經(jīng)營范圍及業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，所涉及行業(yè)包括了煤、氣、電、化以及煤機(jī)制造、港口物流等，導(dǎo)致會(huì)務(wù)需求量增加；二是會(huì)議質(zhì)量、效率亟待提高。

會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)是政治性、服務(wù)性、被動(dòng)性、事務(wù)性、保密性、實(shí)踐性。目前常見的會(huì)議的組織和實(shí)現(xiàn)方式大致有三類：傳統(tǒng)會(huì)議；以電視電話為載體的會(huì)議；網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議。

精細(xì)化管理的內(nèi)涵：源于發(fā)達(dá)國家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

精細(xì)化管理的特征：強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性；持續(xù)改進(jìn)、不斷完善；以人為核心；注重創(chuàng)新。

二、辦公室會(huì)務(wù)工作實(shí)施精細(xì)化管理的客觀性、必要性分析

（一）會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀

1.會(huì)議密集。近年來，辦公室承辦會(huì)議次數(shù)越來越頻繁，平均每天就要承辦2次會(huì)議，有時(shí)甚至出現(xiàn)一天承辦5次會(huì)議的情況。

2.會(huì)議種類多、層次高。辦公室經(jīng)常承辦的有黨政聯(lián)席會(huì)、安委會(huì)、調(diào)度會(huì)、各類專業(yè)會(huì)議及接待型會(huì)議等，因其性質(zhì)不同，各個(gè)環(huán)節(jié)也不一樣，有的較為常規(guī)，有的則涉及簽約、頒獎(jiǎng)等。

3.會(huì)議場所不固定。辦公室負(fù)責(zé)的綜合性會(huì)議室有10多個(gè)，會(huì)議室的選擇會(huì)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、形式、范圍等因素進(jìn)行調(diào)整。

（二）當(dāng)前普遍存在的問題

隨著會(huì)議數(shù)量的增多，在會(huì)務(wù)管理工作上遇到的問題和矛盾也日益彰顯。主要表現(xiàn)在少量的會(huì)務(wù)人員組織和管理大量繁雜、瑣碎的事務(wù)性工作。在這當(dāng)中，準(zhǔn)備時(shí)間短、人員少、任務(wù)重、重復(fù)性勞動(dòng)多、意外突發(fā)性強(qiáng)、差錯(cuò)率高等一系列問題都直接影響會(huì)務(wù)工作的效率。具體表現(xiàn)如大型會(huì)議中需要根據(jù)參加會(huì)議的人員不同類型和級(jí)別，安排相應(yīng)的酒店、房型、參會(huì)座位、與會(huì)時(shí)間提醒、參會(huì)時(shí)的分組和座次圖的劃分，與會(huì)報(bào)到時(shí)由于到達(dá)時(shí)間比較集中，人員多而混亂導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生。

（三）會(huì)務(wù)工作性質(zhì)決定了必須進(jìn)行精細(xì)化管理

會(huì)務(wù)工作的實(shí)質(zhì)就是做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為議事、溝通、決策的順利進(jìn)行服務(wù)。會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、頭緒多，引入精細(xì)化管理可以使會(huì)務(wù)服務(wù)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。只有前期的精心謀劃、精打細(xì)算最大限度地提高會(huì)議效率、降低會(huì)議成本，通過明確的目標(biāo)任務(wù)細(xì)化責(zé)任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項(xiàng)。

會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理其內(nèi)涵應(yīng)包含以下三層意思：一是“精”，即突出重點(diǎn)，明確主線。要根據(jù)實(shí)際確定不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，如會(huì)前的籌劃、分解；會(huì)中的服務(wù)、接待；會(huì)后的督辦、總結(jié)，通過這些把握好工作的方向。二是“細(xì)”，即全面覆蓋會(huì)務(wù)過程的所有環(huán)節(jié)，通過一套詳盡、完備的工作機(jī)制來確保有章可循，制度要落實(shí)到位并轉(zhuǎn)化為自覺行動(dòng)。第三是“省”，即精打細(xì)算，既要精簡非必須的會(huì)議及環(huán)節(jié)以節(jié)省時(shí)間、提高效率，又要積極調(diào)動(dòng)各方的主觀能動(dòng)性，做好會(huì)議的預(yù)算和明細(xì)。如此一來，繁雜瑣碎的會(huì)務(wù)工作才能達(dá)到每一個(gè)步驟都精心、每一個(gè)環(huán)節(jié)都細(xì)心、每一項(xiàng)工作出精品的效果。

三、有效實(shí)施會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素及建議

1.以細(xì)化組織管理為關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確職責(zé)

精細(xì)化管理的基本原則是職能分工。首先，細(xì)化會(huì)務(wù)工作要做到工作崗位細(xì)分，使每個(gè)人、每項(xiàng)任務(wù)都有落實(shí)，不能遺漏工作點(diǎn)。其次，細(xì)化會(huì)務(wù)管理工作要實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)工作過程中的無縫對(duì)接。我公司建立了崗位A、B角管理制度，確保會(huì)務(wù)工作崗位至少有兩人可以相互兼任，保證了會(huì)務(wù)工作的及時(shí)和準(zhǔn)確。

2.完善會(huì)務(wù)工作流程，推進(jìn)精細(xì)化管理是提高會(huì)務(wù)工作績效的主要途徑

工作流程化是精細(xì)化管理的重要方法。建立科學(xué)簡約、清晰明了的會(huì)務(wù)工作流程，按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，抓住會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后環(huán)節(jié)，健全和優(yōu)化會(huì)務(wù)各項(xiàng)工作流程。即：會(huì)前精心謀劃籌備、會(huì)中細(xì)致服務(wù)和會(huì)后優(yōu)化總結(jié)。

會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備會(huì)議材料、會(huì)議通知、布置會(huì)場等。要重點(diǎn)從三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。一是快速啟動(dòng)，突出工作時(shí)效；二是求全求備，突出工作細(xì)節(jié)；三是加強(qiáng)協(xié)調(diào)，突出有效落實(shí)。

會(huì)中服務(wù)工作，首先要超前站位切實(shí)做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作。會(huì)務(wù)相關(guān)人員要按照既定的會(huì)議籌備方案，在會(huì)務(wù)工作整體鏈條中找準(zhǔn)自己的位置，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)與溝通，通過每個(gè)部位的有序運(yùn)作，保證會(huì)務(wù)工作整體運(yùn)作的高效率。其次，密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程，創(chuàng)造性地做好會(huì)中服務(wù)。會(huì)務(wù)人員除密切關(guān)注會(huì)議整個(gè)進(jìn)程外，還要高度注意臨時(shí)性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時(shí)補(bǔ)救。對(duì)此，一方面要制定多種預(yù)案，另一方面注意發(fā)揮主觀能動(dòng)性，快速反應(yīng)，爭取在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)整好工作程序，保證無差錯(cuò)。

會(huì)后總結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表、會(huì)場的善后工作、整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。最主要的將該次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足以及解決辦法和心得進(jìn)行梳理。

3.以工作標(biāo)準(zhǔn)化為依據(jù)，精細(xì)績效考核辦法

工作標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)工作崗位的職責(zé)范圍、辦事程序及時(shí)限、質(zhì)量目標(biāo)做出的明確規(guī)范，使各項(xiàng)工作更加明確和公開。精細(xì)績效考核辦法，就是參照工作標(biāo)準(zhǔn)，采用百分制對(duì)每個(gè)崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按周、月公開考核到人，有利于調(diào)動(dòng)工作積極性，提高工作效率。因此，在優(yōu)化流程的前提下建立健全崗位責(zé)任體系，完善績效考核辦法，從機(jī)制上保證權(quán)責(zé)一致，是推行辦公室會(huì)務(wù)工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重點(diǎn)。

在工作標(biāo)準(zhǔn)化方面，我們制定了各類會(huì)議準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議室衛(wèi)生及物品擺放標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)務(wù)人員著裝與禮儀標(biāo)準(zhǔn)等，為規(guī)范管理提供了工作依據(jù)。在績效考核方面，我們根據(jù)會(huì)務(wù)人員崗位職責(zé)分別設(shè)置了不同的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，包括主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和約束類指標(biāo)，采用月度考核、季度階段性考核、年度績效評(píng)價(jià)的模式與薪酬分配掛鉤。構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、有效的價(jià)值分配體系，發(fā)揮薪酬的激勵(lì)保障功能，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4.高效使用現(xiàn)代通訊設(shè)備及會(huì)務(wù)軟件，提升會(huì)務(wù)效率和水平

由于我公司的行業(yè)性質(zhì)和發(fā)展需要，對(duì)會(huì)務(wù)能力和水平提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和要求。高質(zhì)量的會(huì)務(wù)工作不僅要求盡可能地節(jié)約能耗和物資，更需要精簡會(huì)議場次、簡化會(huì)議環(huán)節(jié)，切實(shí)提高整個(gè)工作效率。因此，應(yīng)本著“簡潔”、“高效”的原則，一是充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)設(shè)備，對(duì)于一些地域跨度較大、召集時(shí)間比較緊迫、會(huì)議服務(wù)成本較高的會(huì)議，可以通過電視電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式來節(jié)省開支、提高效率；二是充分開發(fā)利用會(huì)務(wù)軟件來對(duì)會(huì)議類型、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議議程、方案制定、人員分工等關(guān)于會(huì)務(wù)前、會(huì)務(wù)中和會(huì)務(wù)后的一切活動(dòng)進(jìn)行管理，把整個(gè)會(huì)務(wù)水平提高到一個(gè)新的高度。

我公司建立了視頻會(huì)議系統(tǒng)，例如周一視頻調(diào)度會(huì)，在公司總部設(shè)有主會(huì)場，在各子分公司分別設(shè)有分會(huì)場，通過視頻會(huì)議來落實(shí)一周出現(xiàn)的各種問題，部署下周及近期工作，有效利用該系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營工作。另外，我公司在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)置了“會(huì)議管理”模塊?！皶?huì)議管理”實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)信息、會(huì)議資源的統(tǒng)一安排和管理，提供會(huì)議計(jì)劃、安排、人員、時(shí)間、場地、會(huì)議通知等會(huì)議全過程的電子化管理功能，具有創(chuàng)建會(huì)議、設(shè)定參會(huì)人、發(fā)布會(huì)議通知、會(huì)議資源沖突檢測等功能，極大地提高了工作效率。

精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行，精細(xì)化管理是被實(shí)踐證明的先進(jìn)管理模式。通過本文的探討分析，在辦公室會(huì)務(wù)工作中實(shí)施精細(xì)化管理不僅具有客觀必要性，而且具有一定的可行性、指導(dǎo)意義和現(xiàn)實(shí)意義。

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