梁碧霞

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淺談檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與建議

梁碧霞

莆田市秀嶼區(qū)科學(xué)技術(shù)局

檔案行業(yè)搭上了信息化時(shí)代這趟快車(chē)，相較于以往的紙質(zhì)檔案形式，電子化使檔案的管理、查閱、共享、使用效率都發(fā)生了質(zhì)的變化。然而，檔案行業(yè)的快速發(fā)展也催生出信息安全、軟硬件滯后、新形勢(shì)下電子化檔案標(biāo)準(zhǔn)缺失等問(wèn)題。該文對(duì)檔案信息化建設(shè)存在的諸多問(wèn)題進(jìn)行了探討，從優(yōu)化電子化管理系統(tǒng)、設(shè)立檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、培養(yǎng)檔案電子化人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案電子化安全體系四個(gè)方面提出了改進(jìn)建議。

檔案 信息化建設(shè) 檔案電子化

當(dāng)前，數(shù)字化運(yùn)用水平的大幅提高，為檔案的信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)。基于此，檔案電子化管理將擁有更廣的覆蓋面；信息化檔案的高效性和完整性使得檔案管理和使用效率大幅提高；其還具有不受時(shí)間、地域限制的實(shí)時(shí)更新優(yōu)勢(shì)，這些都使得檔案信息的價(jià)值得到更大程度的發(fā)揮。因而，檔案信息化建設(shè)的重要意義被提到了空前的高度，檔案信息化建設(shè)擁有良好的綜合環(huán)境。

1 檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

事物的高速發(fā)展通常都隨之產(chǎn)生一些弊病，檔案信息化建設(shè)也無(wú)法幸免。在實(shí)際運(yùn)用中發(fā)現(xiàn)，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相當(dāng)匱乏，軟硬件設(shè)施條件上呈現(xiàn)出滯后性，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題不夠重視，資源的開(kāi)發(fā)和共享率低。這些都是眼前需要攻克的難點(diǎn)。

1.1 缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

雖然我們國(guó)家已經(jīng)制定了很多檔案信息相關(guān)的規(guī)范制度，但是截至2007年，我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)共45個(gè)，涉及檔案信息化內(nèi)容的僅7個(gè)，其中國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)2個(gè)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)5個(gè)，而真正具有現(xiàn)代信息化意義的則只有5個(gè)，占所有標(biāo)準(zhǔn)的11%，對(duì)于檔案管理這個(gè)龐大而系統(tǒng)的行業(yè)自身需求，顯然相去甚遠(yuǎn)[1]。

1.2 硬件條件投入滯后

檔案信息化建設(shè)需要硬件的強(qiáng)力配合，例如配備安全性能高、穩(wěn)定性能強(qiáng)大的存儲(chǔ)設(shè)備儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)；架設(shè)方便快捷的局域絡(luò)網(wǎng)等[2]，然而在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)中，硬件條件投入滯后、設(shè)施不完善等原因都延緩了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.3 信息安全問(wèn)題

檔案信息的安全是檔案信息電子化過(guò)程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件等是網(wǎng)絡(luò)信息安全的主要隱患，不斷產(chǎn)生并時(shí)刻變化的病毒直接影響到檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[3]。若忽視網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題，則會(huì)造成信息泄露及信息損毀等不可預(yù)估的后果。

1.4 資源的開(kāi)發(fā)和共享程度低

現(xiàn)如今，社會(huì)的檔案利用意識(shí)已得到很大提高，檔案的使用率和價(jià)值都獲得一定程度的實(shí)現(xiàn)。但人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案使用的低熟悉度和對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的不信任阻礙了電子化檔案資源的共享，以至于其共享程度遠(yuǎn)未滿(mǎn)足社會(huì)需求。另外，目前檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)離檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)的要求還有很大差距，相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員較低的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，直接制約了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的深度和廣度。

2 完善檔案信息化建設(shè)的建議

2.1 優(yōu)化檔案電子化管理系統(tǒng)

2.1.1 提升軟硬件設(shè)施

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要前提。提升軟硬件設(shè)施，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用在檔案信息化中，將會(huì)很大程度上提高檔案管理的技術(shù)含量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)的先進(jìn)性，提高檔案信息化管理的運(yùn)作效率。所以，有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大資金投入，規(guī)劃相關(guān)軟硬件設(shè)施，配備必要的主要服務(wù)器核心交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等軟件，實(shí)現(xiàn)軟硬件的全新升級(jí)，確保應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定、安全、高效地運(yùn)行。另外，在購(gòu)置設(shè)備上應(yīng)著重從安全性、性?xún)r(jià)比、適用性因素幾個(gè)方面考慮，以選擇最優(yōu)的硬件設(shè)施。

2.1.2 建立并靈活運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

靈活運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以使操作更加便捷，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案信息的高度整合和其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力也將會(huì)在很大程度上提高辦事效率，節(jié)約人力資源成本。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。所以，一方面，要提高重視程度，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；另一方面，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展，提高綜合檔案庫(kù)的完善度，將各檔案目錄庫(kù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，便于提高檔案信息系統(tǒng)的自動(dòng)化效率，提高運(yùn)用靈活性。

2.2 設(shè)立檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

要建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理，設(shè)立一套檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是必不可少的。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)立可以從管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個(gè)方面來(lái)看待。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，這需要國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。業(yè)務(wù)性規(guī)范是對(duì)電子檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含檔案信息的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。技術(shù)性規(guī)范則更為專(zhuān)業(yè)，包括檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等[4]。

2.3 培養(yǎng)檔案電子化人才隊(duì)伍

檔案信息化建設(shè)進(jìn)度很大程度取決于全體檔案從業(yè)者的信息化素質(zhì)，即信息化意識(shí)、信息化知識(shí)和信息化技能等[5]。因此，檔案信息化建設(shè)需要一支能夠開(kāi)拓創(chuàng)新并且具有技術(shù)的人才隊(duì)伍，例如檔案信息化建設(shè)中網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)的硬件維護(hù)需要以操作型為主的人才，提高檔案管理與服務(wù)質(zhì)量過(guò)程中需要以管理型為主的人才，建設(shè)信息資源和實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化過(guò)程中需要以研究型為主的人才[6]。

檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面要注重實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的積累和創(chuàng)新，鼓勵(lì)從業(yè)人員改進(jìn)檔案管理方法，總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提出創(chuàng)新思路和先進(jìn)辦法的個(gè)人予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)劃撥專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，支持檔案課題研發(fā)和實(shí)踐，努力將研究成果推廣到工作實(shí)際。另一方面要依托高校，對(duì)檔案信息化人才進(jìn)行多途徑培養(yǎng)，一是加強(qiáng)檔案學(xué)科和課程建設(shè)，豐富和完善教學(xué)體系，促進(jìn)學(xué)生檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整優(yōu)化，為研究型人才的培養(yǎng)創(chuàng)造基礎(chǔ)條件；二是構(gòu)建優(yōu)秀教師隊(duì)伍，聘請(qǐng)檔案行業(yè)一線資深工作人員兼職授課，致力培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力。通過(guò)構(gòu)建優(yōu)質(zhì)學(xué)科、提高師資隊(duì)伍整體水平，從而提高實(shí)用型檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)質(zhì)量。

在培養(yǎng)人才時(shí)，更要注重人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。各信息化檔案建設(shè)主體要根據(jù)自身需求，有針對(duì)性地培養(yǎng)研究型、管理型、操作型三種人才，并根據(jù)實(shí)際情況確定培養(yǎng)比例，三種人才缺一不可，只有科學(xué)的人才結(jié)構(gòu)、合理的分工協(xié)作、密切的溝通配合，才能有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.4 構(gòu)建檔案電子化安全體系

2.4.1 硬件安全

通常,出于保密考慮，各單位均設(shè)有專(zhuān)門(mén)機(jī)房來(lái)管理存儲(chǔ)著檔案信息的計(jì)算機(jī)，由于計(jì)算機(jī)的機(jī)械特性，需要保障其所處環(huán)境的穩(wěn)定，所以，管理者要定期清潔機(jī)箱內(nèi)外的灰塵、保持機(jī)房干燥的環(huán)境、調(diào)節(jié)室內(nèi)合適的溫度，通常在0～40℃。同時(shí)，要定期請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)硬件健康進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)維修或更換潛在的故障設(shè)備，并做好數(shù)據(jù)備份，防止檔案意外丟失。此外，確保監(jiān)控設(shè)施的正常運(yùn)作，對(duì)機(jī)房外部的安全隱患及時(shí)排查，也是對(duì)硬件安全的重要保障。

2.4.2 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全是檔案信息建設(shè)過(guò)程中需要優(yōu)先考慮的問(wèn)題，有關(guān)部門(mén)應(yīng)構(gòu)建一套功能完善的內(nèi)部安全系統(tǒng)，從客戶(hù)端資源、應(yīng)用資源、設(shè)備資源和網(wǎng)絡(luò)資源等方面對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)加以管理和檢測(cè)，從而達(dá)到最佳的管理效果。一是要加強(qiáng)客戶(hù)端安全管理，保證可信設(shè)備接入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，做好客戶(hù)端定期掃描修補(bǔ)、防病毒軟件的安裝與監(jiān)控工作，對(duì)軟件安全情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；二是加強(qiáng)應(yīng)用資源安全管理，規(guī)范軟件操作使用，安裝指定的防毒軟件；三是合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)資源，確保系統(tǒng)運(yùn)行正規(guī)；四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理，做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的注冊(cè)登記管理，以便于遇到故障能及時(shí)準(zhǔn)確定位和排查。

2.4.3 系統(tǒng)安全

保障系統(tǒng)安全可以從以下幾方面著手：一是由專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)建立系統(tǒng)，通常由信息管理專(zhuān)家提出各類(lèi)要求，從專(zhuān)業(yè)視角進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。系統(tǒng)分析員需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)水平把關(guān)，同時(shí)親自參與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。程序員負(fù)責(zé)將各類(lèi)要求編寫(xiě)成腳本，預(yù)留出擴(kuò)展空間。測(cè)試人員要實(shí)時(shí)測(cè)試并反饋測(cè)試結(jié)論，整個(gè)建設(shè)團(tuán)隊(duì)要反復(fù)溝通、合作，并完善系統(tǒng)。二是及時(shí)同用戶(hù)溝通，了解其對(duì)檔案使用不斷變化的需求和對(duì)操作系統(tǒng)的意見(jiàn)，以此豐富并完善操作模式，減少不必要的系統(tǒng)負(fù)擔(dān)。三是要建立系統(tǒng)日志，對(duì)每一份檔案的使用都做詳細(xì)的記載，更全面地管理檔案，同時(shí)在意外事件突發(fā)時(shí)，也能夠?yàn)榉治鲈蛱峁┮罁?jù)、助益檔案修復(fù)。

3 結(jié)論

檔案信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然要求，有關(guān)部門(mén)和單位要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)注和重視，檔案信息化建設(shè)工程任重而道遠(yuǎn)，應(yīng)從優(yōu)化電子化管理系統(tǒng)、設(shè)立檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、培養(yǎng)檔案電子化人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案電子化安全體系四個(gè)方面著手，進(jìn)而完善檔案信息化建設(shè)，使其更廣泛、更便捷、更有效地服務(wù)于社會(huì)。

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