陳磊
【摘 要】合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶,審核管理合同的簽訂和履行是防范企業(yè)法律風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。通過成立合同部門,制定相應(yīng)制度,嚴格管理控制重要合同,審核主要內(nèi)容和條款,加強事后的監(jiān)督和管理等,可有效提高企業(yè)法律風(fēng)險防范水平。
【關(guān)鍵詞】合同審核;合同管理;風(fēng)險防范
作為橋梁和紐帶的合同,在企業(yè)從事經(jīng)濟活動中發(fā)揮重要作用。它區(qū)別于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、人事、財務(wù)等管理工作,是一種受法律規(guī)范調(diào)整的民事法律行為,涉及很多專業(yè)性較強的法律問題。因此,有必要成立法律顧問部門,規(guī)范合同管理和審核。筆者一直從事法律顧問工作,根據(jù)自身經(jīng)驗,認為主要應(yīng)從以下幾個方面著手進行合同的審核和管理:
一、制定相應(yīng)管理制度,成立合同管理部門,將合同管理責(zé)任落到實處
建立健全規(guī)范的企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)章制度,是合同管理有效運行的重要保證。企業(yè)通過健全規(guī)范相關(guān)合同管理制度,從而達到部門之間分工明確、管理層次清晰,程序規(guī)范合理,有效控制合同自簽訂、履行、直至糾紛處理等全過程。為有效規(guī)避各種因合同帶來的風(fēng)險,還必須落實到具體的人員和部門。對企業(yè)合同的簽訂和履行企業(yè)法律顧問負有法律保障、全程管控的職責(zé)。
合同管理制度主要包括:合同的起草、審核、會簽、登記、備案制度,合同專用章管理制度,合同歸檔制度,法定代表人授權(quán)委托制度,合同履行與糾分處理制度等。結(jié)合工作實際,筆者認為,落實合同管理制度和責(zé)任應(yīng)重點考慮以下兩點:
一是對企業(yè)公章或合同專用章的保存與管理。根據(jù)我國目前對企業(yè)公章及合同專用章的相關(guān)管理規(guī)定,企業(yè)的公章和合同專用章具有法定的法律效力。企業(yè)公章或合同專用章的保存與管理必須專人負責(zé),對外簽訂經(jīng)濟合同必須使用合同專用章,禁止用企業(yè)公章代替合同專用章。筆者所在單位就根據(jù)實際情況,制定并實施了《合同專用章管理辦法》。禁止用公章代替合同專用章對外簽訂經(jīng)濟合同,起到了良好的效果。
二是對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。筆者所在單位就制定了《授權(quán)委托管理辦法》,《辦法》包括授權(quán)委托內(nèi)容、流程、權(quán)限等細則,還明確了辦理授權(quán)委托書的程序:即申請人按照規(guī)定填寫《授權(quán)委托書申請表》,經(jīng)部門負責(zé)人批準同意后,提交法律顧問進行審查;審查合格后,制作授權(quán)委托書,并附《授權(quán)委托書申請表》呈報法定代表人簽發(fā)。通過這種方式,較好的防范了法律風(fēng)險。
二、嚴格管理控制重要合同,審核主要內(nèi)容和條款,有的放矢防范風(fēng)險
一要嚴格管理控制重要合同。企業(yè)的重要合同主要有:合作發(fā)展合同、金額巨大的購銷合同、涉及擔(dān)保的合同等。作為涉及到企業(yè)重要經(jīng)濟利益的企業(yè)重要合同,對企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。所以,在合同簽訂過程中,有必要把這些合同同其它合同區(qū)分開來。一般地說,企業(yè)法律顧問部門必須從合同的項目論證、合同起草、修改、簽訂、履行或變更直至合同解除、糾紛處理全程參與。通過對重要合同嚴格管理和控制,防范合同糾紛的產(chǎn)生,有效保障企業(yè)的合法權(quán)益。
二要對合同主要內(nèi)容和條款進行審核。審核合同應(yīng)當對合同的主要內(nèi)容和重要條款作主要審核。合同法規(guī)定,“合同的主要內(nèi)容主要包括:當事人的名稱或者姓名和住所;合同要履行的標的物;標的物數(shù)量、質(zhì)量;標的物價款或者需要支付的報酬;履行期限、履行的地點和履行的方式;違約責(zé)任;解決爭議的方法等”。
在審核合同的過程中,筆者認為以下幾個方面的內(nèi)容和條款必須作為要點:
一是對合同當事人的審查,包括當事人身份、資格標準和履約能力。這是合同審核中最先要考慮的事項,也是預(yù)防合同詐騙最有力的方法之一。
二是對違約責(zé)任的約定。約定違約責(zé)任是保障守約方合法權(quán)益的重要手段。如果沒有在合同中明確約定違約責(zé)任,約定違約金或違約金的計算方法,那么,一旦合同履行過程中發(fā)生違約行為,違約責(zé)任將很難認定,守約方也很難直接向合同相對方進行索賠。簡潔有效的方式就是雙方在合同中明確違約責(zé)任和違約金及其計算方法。
三是對合同爭議解決方式的確定。一旦合同發(fā)生爭議,采用什么方式來解決爭議糾紛尤為重要。目前解決合同爭議糾紛的方式,主要有協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。若調(diào)解不成功,則只能采取仲裁或訴訟。筆者建議在合同中,應(yīng)盡可能選擇在企業(yè)本地訴訟或者仲裁。
三、履行企業(yè)法律顧問職責(zé),切實加強監(jiān)督和管理,在合同簽訂后繼續(xù)風(fēng)險防范
一要重點注意合同的法定期限和約定期限。合同法中明確有很多法定權(quán)的行使期限,超過行使期限,其行使權(quán)自然喪失。故這些行使期限的規(guī)定,對企業(yè)履行合同具有非常大的影響。因此,企業(yè)法律顧問要定期查閱和審核備案合同。若發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時匯報,同時采取相應(yīng)方式進行補救。
二要妥善保存合同原件。合同原件既是合同履行的文本依據(jù),又是糾紛處理的最原始、直接、有力的證據(jù)。特別許多合同是保密合同,涉及到商業(yè)秘密或技術(shù)秘密。因此,此類合同保管十分重要。至于合同原件保管期限的長短,筆者以為越長越好。最短自合同履行完畢之日起計算不應(yīng)少于2年。有些重要的工程類合同、融資類合同、擔(dān)保類合同保管期限最低應(yīng)等于或大于它的使用年限。
三要履行監(jiān)督管理。企業(yè)法律顧問必須對各類合同的履行進行全程監(jiān)管。通過全程監(jiān)督管理,及時發(fā)現(xiàn)影響合同履行的原因,隨時向相關(guān)部門進行反饋,防止違約情況發(fā)生。此外,企業(yè)法律顧問還需與財務(wù)部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門密切配合,做好監(jiān)督管理工作。
總之,我們必須加強合同審核管理,提高企業(yè)法律風(fēng)險防范水平。通過落實責(zé)任,嚴格管理審核,加強事后的監(jiān)督等,將事后“滅火”變?yōu)槭虑啊胺阑稹?,為維護好企業(yè)的合法權(quán)益發(fā)揮企業(yè)法律顧問作用,做到防范于未然。
參考文獻:
[1]《中華人民共和國合同法》(中華人民共和國主席令第十五號).
[2]《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的函》(1992年9月8日法函〔1992〕113號).