龍曉燕

摘 要 通過(guò)介紹國(guó)外高校檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國(guó)高校檔案管理提出一些建議，希望對(duì)提高檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞 國(guó)外高校；檔案管理；信息化技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2016）09-0157-02

學(xué)生的學(xué)籍檔案占高校檔案的很大一部分，這直接關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)情況。高校檔案管理建設(shè)是一個(gè)學(xué)校成長(zhǎng)和發(fā)展的運(yùn)動(dòng)軌跡，是一個(gè)學(xué)校多年積累的文化沉淀，是體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校文化和價(jià)值的重要表現(xiàn)。但是，國(guó)內(nèi)高校普遍沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，所以做好高校檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的改革任務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)之路。

1 國(guó)內(nèi)高校檔案管理的現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)高校檔案管理工作普遍存在或多或少的問(wèn)題，這跟我國(guó)高校歷史發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄。高校普遍存在這樣的問(wèn)題，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是教師，重視都是教育教學(xué)。其實(shí)教學(xué)和檔案管理是相輔相成的，學(xué)生的檔案反映了學(xué)生最真實(shí)最全面的資料，教師要想管理好學(xué)生，首先應(yīng)該了解學(xué)生的基本情況，才能針對(duì)性地解決問(wèn)題。

2）管理制度不健全。首先，學(xué)校對(duì)檔案的管理工作不重視，也沒(méi)有制定專(zhuān)門(mén)的針對(duì)檔案管理的制度，更沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員；其次，沒(méi)有建立檔案管理工作人員的考核和競(jìng)爭(zhēng)制度，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)辦公室文職工作，沒(méi)有多大的工作壓力，也不需要很高的工作技能，所以對(duì)工作人員的要求也就相對(duì)放寬。正是因?yàn)檫@些不重視，導(dǎo)致檔案管理人員工作渙散，積極性不高，甚至出錯(cuò)都置之不理。

3）硬件條件差，管理工作落后。很多高校沒(méi)有把檔案管理作為一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的工作，所以在對(duì)其投資上就顯得捉襟見(jiàn)肘。在信息化的今天，好多學(xué)校還是采用比較原始的手工抄錄和登記方法，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，由此產(chǎn)生的大量的紙張資料不僅不利于保存，還不利于后期的檢索和查閱。

在社會(huì)轉(zhuǎn)型的今天，高校的檔案管理應(yīng)該作為一種服務(wù)來(lái)滿足各界的需求，不應(yīng)是被動(dòng)的服務(wù)方式。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理應(yīng)該是公開(kāi)給每一個(gè)合法公民的，不應(yīng)該作為塵封的文件被深藏在檔案資料室，這是徹底改變我國(guó)檔案管理工作的一個(gè)非常重要的理念。

2 國(guó)外的高校檔案管理

國(guó)外的高校檔案管理，尤其在加拿大、英國(guó)、美國(guó)等先進(jìn)的西方國(guó)家的檔案管理工作水平都居于世界前端，他們不僅使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備輔助檔案管理，更是利用信息化技術(shù)把檔案資料細(xì)化分類(lèi)、整理和歸檔，使得檔案資料分類(lèi)明確，檢索快速省時(shí)，保存節(jié)能永久，使檔案工作更加細(xì)致化、信息化，使之真正發(fā)展成一種專(zhuān)門(mén)的職業(yè)。不僅如此，外國(guó)的檔案管理是面對(duì)每一個(gè)合法公民的，健全的法制使得檔案管理更加公開(kāi)化。這些特點(diǎn)都是值得我國(guó)高校去學(xué)習(xí)和借鑒的。下面就詳細(xì)列舉加拿大和英國(guó)的高校檔案管理的特點(diǎn)，以希望對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作有所啟發(fā)。

加拿大檔案管理特點(diǎn) 早在1978年，加拿大就頒布了《加拿大內(nèi)閣關(guān)于開(kāi)發(fā)公共文件的指示》的法律文件，為檔案管理提供了法律依據(jù)。檔案的主要形式包括室內(nèi)閱覽資料、電子郵件、檔案復(fù)制、電話查詢(xún)等。檔案資料公開(kāi)的合法化是加拿大社會(huì)文明的一個(gè)重要進(jìn)步，他們有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，檔案管理人員有具體工作任務(wù)和職能，他們把檔案管理工作看作一種神圣的工作。文件中主要敘述了三種公開(kāi)文件：

1）開(kāi)放性檔案，指公民辦理合法手續(xù)就可以參閱的文件，一般都是普通的公開(kāi)的歷史或者學(xué)校資料等；

2）限制性文件，指在有限的時(shí)間或者范圍之內(nèi)才能參閱的文件，這個(gè)需要有關(guān)部門(mén)的審核之后才能夠得到有關(guān)文件，一般指科學(xué)研究文件；

3）保密性文件，指特定的人有權(quán)看到的文件，這些文件一般都有保密期限，在期限到達(dá)之前一般不對(duì)外公開(kāi)，期限到后便可以作為公開(kāi)性文件向公眾開(kāi)放借閱。

加拿大的這種檔案管理法制化推進(jìn)了其檔案管理事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理具有一種必要的公共性。加拿大的檔案管理水平也是處于世界領(lǐng)先地位，首先，加拿大投入大量資金，使用先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備輔助檔案管理；其次，在檔案的分類(lèi)、檢索、整理工作上也是采用相近原則，使讀者能夠更快更準(zhǔn)地找到自己所需要的檔案資料；最后，在檔案管理的細(xì)節(jié)上，加拿大做得也比較好，縮微工作制度化、現(xiàn)代化，使得檔案管理工作更加具體化。

英國(guó)檔案管理特點(diǎn) 英國(guó)檔案管理的特點(diǎn)主要在于它的服務(wù)性。英國(guó)利用一切可以獲得的資源為大眾服務(wù)，包括查閱文件、復(fù)制資料、公開(kāi)發(fā)行和舉辦展覽等。具體體現(xiàn)在以下幾方面。

1）檔案管理的親切、貼民。在英國(guó)，檔案管理作為社會(huì)發(fā)展的一部分，是社會(huì)文明發(fā)展的必然產(chǎn)物。作為社會(huì)的文化機(jī)構(gòu)，檔案管理部門(mén)在檔案管理設(shè)施上更多考慮服務(wù)大眾，在許多檔案館里面都設(shè)置了殘疾人通道，為讀者免費(fèi)提供紙張和筆，為讀者提供安靜溫馨的閱讀空間等。

2）檔案管理的方便、快速。在英國(guó)，可以利用一切聯(lián)系方式和檔案管理機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，并且可以詢(xún)問(wèn)檔案資料的相關(guān)問(wèn)題，檔案管理機(jī)構(gòu)會(huì)及時(shí)回復(fù)并且會(huì)做詳細(xì)解答。這種快捷的服務(wù)方式使得英國(guó)檔案管理快速發(fā)展。

3）檔案管理的公平、平等。英國(guó)檔案管理規(guī)定無(wú)論什么學(xué)籍、身份、年齡、地位，只要是合法公民并取得合法的手續(xù)，都可以查詢(xún)資料。

雖然英國(guó)檔案管理注重對(duì)公眾的服務(wù)，但是其管理制度也是十分嚴(yán)格的。首先，資料的性質(zhì)決定其公開(kāi)程度，并不是所有的檔案資料都是公開(kāi)給大眾的；其次，對(duì)獲取資料的人員都有專(zhuān)門(mén)人員審核資質(zhì)；最后，對(duì)待資料的查閱和復(fù)制，不能隨意地將檔案資料原件帶出。

雖然英國(guó)的檔案管理已經(jīng)處于世界領(lǐng)先水平，但是英國(guó)仍然在不斷改革，其服務(wù)核心理念是“利用信息技術(shù)的服務(wù)方法圍繞大眾設(shè)計(jì)”，使公眾能夠全面了解并接觸到學(xué)校文件和新聞信息。這一理念的推出，不僅為英國(guó)高校檔案建設(shè)指明了方向，更為檔案管理的信息化服務(wù)做出了明確的指導(dǎo)。

3 國(guó)外先進(jìn)的檔案管理對(duì)我國(guó)的啟示

加拿大和英國(guó)的高校檔案管理的鮮明特色，為我國(guó)高校檔案的建設(shè)提供了重要借鑒。加拿大檔案管理的制度化啟示檔案的合法性管理，要制定相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員的工作；英國(guó)檔案管理的信息化啟示注重對(duì)檔案管理的硬件投入，加大計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的設(shè)置和更新。社會(huì)在進(jìn)步，我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程也在不斷推進(jìn)，因此，國(guó)內(nèi)高校首先應(yīng)該樹(shù)立“以人為本，服務(wù)大眾”的理念，逐步建設(shè)高校檔案管理系統(tǒng)，分層整合檔案資源，豐富在檔檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，做好資源檢索和查詢(xún)工作，采取個(gè)性化檢索工具引導(dǎo)和幫助需要的用戶(hù)查詢(xún)資料。

我國(guó)的高校檔案管理水平與其他先進(jìn)國(guó)家的差距還比較大，必須結(jié)合自己高校檔案管理的實(shí)際情況，借鑒其他國(guó)家檔案管理的先進(jìn)制度和優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷探索和推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，那么我國(guó)高校檔案管理的信息化和現(xiàn)代化將會(huì)指日可待。

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