張麗蘋

（四平市鐵西區(qū)檔案局 吉林 四平 136000）

論檔案數(shù)字化建設

張麗蘋

（四平市鐵西區(qū)檔案局 吉林 四平 136000）

21世紀隨著數(shù)字化信息時代的到來，數(shù)字技術已廣泛實施到各個領域之中，也成為一個國度知識經(jīng)濟發(fā)展的重要標志和建設信息化社會的基礎，在數(shù)字化時代，隨著數(shù)字文件的大量產(chǎn)生，近年來，檔案數(shù)字化管理引起了國內學者的廣泛關注，檔案數(shù)字化建設是檔案管理過程中一場深刻的革命，探析企業(yè)檔案數(shù)字化建設具有十分重要的意義。

檔案；數(shù)字化；建設

信息技術的不斷革新帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉變，導致很多管理人員不能夠很快的適應，所以本文就將對檔案數(shù)字化建設進行論述，以供參考。

一、檔案數(shù)字化建設的必然性

1、檔案數(shù)字化建設是形勢發(fā)展的需要。21世紀是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。

3、檔案數(shù)字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設措施

1、提高檔案人員素質和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業(yè)務素質，提高自身的政治素質，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，一是各種有關檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識、計算機知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現(xiàn)代信息技術和數(shù)字檔案管理知識的培訓，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產(chǎn)權使用與保護、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

2、加強對檔案使用者的培訓。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現(xiàn)場指導等提高和增強使用者的查找能力。

3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設的成本，企業(yè)應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數(shù)字化建設帶來負面的影響；三是加大網(wǎng)絡檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設是數(shù)字化建設的基礎，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網(wǎng)站建設，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網(wǎng)傳輸，隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)發(fā)布，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調，注重數(shù)字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現(xiàn)信息資源共享。

4、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫的含義就是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等，當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

[1]楊公之主編《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社2010年版.

[2]梁兵.淺析檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案，信息管理[J].2003，5.