梁玉建

摘要：Excel的功能十分強(qiáng)大，該文針對“相對引用”、“選擇性粘貼”和“定位”三項功能和使用方法進(jìn)行了初步探討，以期對廣大用戶有所幫助。

關(guān)鍵詞：相對引用；選擇性粘貼；定位；應(yīng)用

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）30-0062-02

在Excel中，巧妙利用“相對引用”、“選擇性粘貼”和“定位”功能進(jìn)行復(fù)雜報表和數(shù)據(jù)處理，能達(dá)到事半功倍的效果。下面將結(jié)合實例對它們的功能和使用方法予以簡單介紹。

1 相對引用

Excel的引用有三種方式，即相對引用、絕對引用和混合引用，它們的區(qū)別在于：當(dāng)把使用了公式或函數(shù)的單元格或單元格區(qū)域向目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域中復(fù)制時，目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域的地址變化不相同（這里不再贅述）。在現(xiàn)實生活中使用最多的就是相對引用，當(dāng)把含有公式或函數(shù)的單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)向目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域中復(fù)制時，目標(biāo)單元格或單元格的地址能“相對”改變，便于數(shù)據(jù)計算。為進(jìn)一步闡明相對引用的功能和使用方面，下面用兩個實例來表述。

實例一：計算平均分實例（圖1）

當(dāng)我們要計算所有人的平均分時，只需先計算第一個人的平均分，即在E2單元格中輸入公式“=（B2+C2+D2）/3”，然后復(fù)制E2單元格數(shù)據(jù)粘貼到E3、E4、……即可。

這里需要說明兩點：第一，計算E3、E4等單元格的值可選中E2單元格，然后將鼠標(biāo)指針移動到E2單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谏?”字型時，按住鼠標(biāo)左鍵直接向下拖動即可，這也是使用了相對引用。第二，上述“粘貼”命令可理解為“全部粘貼”，即將E2單元格中的公式、格式等全部粘貼到目標(biāo)單元格。

實例二：計算評教分?jǐn)?shù)

在現(xiàn)實生活中，我們經(jīng)常會計算一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)，例如，學(xué)校經(jīng)常通過學(xué)生評教的方式對教師的教學(xué)效果進(jìn)行考核，這就涉及大量的計算，此時使用相對引用來進(jìn)行計算，工作效率將會得到極大提高。下面將通過具體操作步驟來進(jìn)行闡述。

1）輸入原始數(shù)據(jù)

在輸入原始數(shù)據(jù)時，“0”可以不輸入，待全部數(shù)據(jù)輸入后，選定數(shù)據(jù)單元格區(qū)域，輸入“0”，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，“0”將會全部出現(xiàn)在相應(yīng)的單元格內(nèi)，這樣能節(jié)省出所有輸入“0”的時間，這是批量輸入相同數(shù)據(jù)的簡便方法。

2）計算分?jǐn)?shù)

先計算第一個分?jǐn)?shù)，然后使用鼠標(biāo)拖動法應(yīng)用相對引用的功能計算出其余全部分?jǐn)?shù)（如圖2）。

3）求平均分

這一步驟是發(fā)揮相對引用巨大作用的關(guān)鍵步驟，應(yīng)按如下思路計算：

①授課班級數(shù)量相同的只計算一個，即只計算代號為1（任教2個班級）、2（任教3個班級）、3（任教1個班級）的教師平均分。具體操作方法為：分別將G3、G4，G5、G6、G7合并，計算相應(yīng)的平均分。

②4號教師的平均分引用2號教師的平均分，5號教師的平均分引用1號教師的平均分，6號教師的平均分引用3號教師的平均分。具體操作方法為：將2號教師的平均分進(jìn)行復(fù)制，然后粘貼在4號教師平均分的相應(yīng)位置，以此類推（如圖3）。

結(jié)論：無論學(xué)校有多少教師，假設(shè)每個教師的任教班級數(shù)均不超過6個，那么我們僅需分別計算6個任教班級數(shù)量不同的教師平均分，然后利用相對引用功能分別復(fù)制、粘貼即可，能夠節(jié)約大量的計算時間。

2 選擇性粘貼

利用Excel的“選擇性粘貼”功能，可以僅粘貼需要的內(nèi)容，這是其與“粘貼”命令的根本區(qū)別所在。

在實例二中，我們需要的最終結(jié)果是統(tǒng)計出每個教師的平均分，這就要用到“選擇性粘貼”的功能。具體操作步驟如下：

1）復(fù)制所有平均分；

2）選擇好目標(biāo)位置后，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框，在“粘貼”命令組中選擇“數(shù)值”選項（其他選項，如“格式”、“公式”、“轉(zhuǎn)置”的功能也很強(qiáng)大，在此不再贅述），單擊“確定”命令。

通過上述操作后，在目標(biāo)單元格內(nèi)將按Excel的默認(rèn)格式（12號、宋體）顯示平均分，可通過單元格格式設(shè)置相應(yīng)功能設(shè)置需要保留的小數(shù)位數(shù)。

3 定位

在上述利用“選擇性粘貼”命令后，因每個教師任教班級數(shù)不同，會造成數(shù)據(jù)不連續(xù)（如圖4），還沒有達(dá)到目的?？墒褂肊xcel的“定位”功能，刪除空行。具體操作方法如下：

1）選定需要刪除空行的數(shù)據(jù)區(qū)域

2）單擊“編輯”菜單中的“定位”命令，在彈出的“定位”對話框中單擊“定位條件”，選擇“空值”選項，單擊“確定”后，所有空行將被選中。

3）右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中選擇“刪除”命令，彈出“刪除”對話框，選擇“整行”選項，即可刪除空行，僅保留數(shù)據(jù)行（如圖5）。

至此，Excel的“相對引用”、“選擇性粘貼”、“定位”三個功能的使用技巧已簡單介紹完畢。在日常教學(xué)和實際應(yīng)用中，Excel還有很多強(qiáng)大的功能需要我們?nèi)パ芯俊嵺`和運用。通過活學(xué)活用，大型復(fù)雜報表的計算將會游刃有余，此外，Excel的計算結(jié)果還能根據(jù)原始數(shù)據(jù)的變化而自動更新，這是手工計算所無法相比的。

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