龔小玉+鄒建衛(wèi)

摘要：高等院校的院系資料室作為圖書館的補(bǔ)充和延續(xù)，在高等院校的教學(xué)、科學(xué)研究和人才培養(yǎng)等方面發(fā)揮重要的保障作用。近年來，受資金和人員所限，尤其是網(wǎng)絡(luò)和電子出版物的沖擊，院系資料室面臨不小的發(fā)展困境。本文結(jié)合自身的工作主要闡述高等院校院系資料室的現(xiàn)狀及今后的發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：院系資料室;現(xiàn)狀;發(fā)展思路

中圖分類號(hào)：G647 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）19-0203-02

普通高等院校大多設(shè)有院系資料室。由于毗鄰教師的辦公場(chǎng)所，這些或大或小的資料室為師生提供非常便捷的圖書資料服務(wù)，同時(shí)作為圖書館的補(bǔ)充，在高校的教學(xué)、科學(xué)研究和人才培養(yǎng)等方面發(fā)揮重要的保障作用。隨著電子出版物和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)，院系資料室的先天優(yōu)勢(shì)正在逐漸喪失，部分高校甚至干脆取消院系資料室。大多數(shù)高校雖然仍保留院系資料室建制，但其運(yùn)行面臨不少的困難，且沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。院系資料室該何去何從，令人深思，本文結(jié)合浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院資料室的情況談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、高校院系資料室的現(xiàn)狀

1.場(chǎng)地有限，資金不足。院系資料室的藏書、閱覽以及辦公場(chǎng)所通常是由各院系自己解決。在辦公用房本來就不寬裕的情況下，院系能夠且愿意為資料室提供的場(chǎng)地面積非常有限。院系資料室通常會(huì)有一處場(chǎng)所放置圖書資料，但難以保證閱覽和辦公用地。大多數(shù)院系資料室往往不設(shè)立閱覽室，或?qū)?huì)議室兼用作閱覽室。資料室的辦公室則通常與行政辦公室打通（或混合）使用。受場(chǎng)地的影響，院系資料室的藏書數(shù)量和種類非常有限，服務(wù)質(zhì)量也難以保障。另外，院系資料室的運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)很難稱得上充足。以該院為例，學(xué)院資料室只有一間藏書室，且與辦公室合用。經(jīng)費(fèi)是由校圖書館統(tǒng)一劃撥，撥給學(xué)院資料室的經(jīng)費(fèi)基本上是固定的。加上近年來書價(jià)上漲較快，學(xué)院沒有相關(guān)經(jīng)費(fèi)給予補(bǔ)充，使得資料室的建設(shè)資金捉襟見肘。

2.工作人員少，缺乏專業(yè)知識(shí)。院系資料室一般配備1～2名工作人員，但絕大多數(shù)是1名。他們通常由院系辦公室或其他崗位的人員兼職，普遍不具備圖書情報(bào)專業(yè)背景或缺乏這方面的專業(yè)培訓(xùn)。由于圖書資料管理工作往往不被領(lǐng)導(dǎo)重視，且需要完成其他崗位的任務(wù)，這些工作人員投入到資料室管理的時(shí)間和精力較為有限。

3.服務(wù)對(duì)象窄，受電子出版物沖擊大。由于場(chǎng)地小，工作人員的非專職特性且時(shí)間難以固定，使得院系資料室只能小范圍開放。絕大多數(shù)的院系資料室只能面向本院系的教師和研究生開放，并且每次能容納的人數(shù)也較為有限，導(dǎo)致圖書資料的流通率偏低。專業(yè)期刊本來是院系資料室的一大收藏特色，是吸引本院系師生進(jìn)入資料室的一項(xiàng)重要資源，但近年來，專業(yè)期刊的出版基本上實(shí)現(xiàn)電子化，師生無須進(jìn)入資料室就可以查閱各種專業(yè)文獻(xiàn)，進(jìn)一步加劇院系資料室的邊緣化。

二、高校院系資料室的發(fā)展思路

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)的普及，出版物朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，使得傳統(tǒng)圖書館的模式受到很大的沖擊。各高校圖書館紛紛加大投入，引進(jìn)各種現(xiàn)代化的硬件軟件設(shè)施，來適應(yīng)這一現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的背景下，院系資料室又該采取什么樣的對(duì)策呢？

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視院系資料室的建設(shè)工作。院系資料室在建制上隸屬各院系，校圖書館給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。院系領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏圖書情報(bào)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)資料室的業(yè)務(wù)無法進(jìn)行具體指導(dǎo)，導(dǎo)致部分院系的領(lǐng)導(dǎo)很少過問資料室的工作。校圖書館由于不屬于自己的管轄范圍，很少對(duì)院系資料室在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)。這就造成院系資料室長(zhǎng)期以來處于被邊緣化、不被人重視的真空地帶。院系資料室要發(fā)展，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到院系資料室是學(xué)校圖書信息建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，才能在場(chǎng)地、資金和人員方面給予院系資料室大力支持。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)調(diào)好院系與圖書館之間的關(guān)系，確保院系資料室的建設(shè)在業(yè)務(wù)上得到圖書館的指導(dǎo)。

2.加大院系資料室的投入。影響院系資料室發(fā)展的一個(gè)重要“瓶頸”是缺乏充足的資金，而相對(duì)充足的資金是院系資料室發(fā)展的重要保證。只有增加院系資料室的經(jīng)費(fèi)投入，才能訂購更多的圖書資料或數(shù)字資源，才能添置各種現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信等設(shè)備，從而更好地為師生服務(wù)。例如，校圖書館經(jīng)常開展信息檢索方面的培訓(xùn)，不時(shí)地邀請(qǐng)一些專家學(xué)者或社會(huì)名人開展諸如文化百科大講堂之類的講座，由于培訓(xùn)和講座場(chǎng)所容量有限，使得不少師生無緣參與。此時(shí)，若在各院系資料室引入一套實(shí)時(shí)視頻播放系統(tǒng)，則可以很好地解決這一問題。

3.開展專業(yè)特色收藏。院系資料室一般規(guī)模小，藏書容量有限。盡管如此，各院系可以根據(jù)自身的發(fā)展需要，將資料室打造成專業(yè)特色收藏的場(chǎng)所。收藏的種類可以是凸顯本院系專業(yè)學(xué)科特色的藏書、專業(yè)期刊，也可以是院系教師的教學(xué)和科研成果或?qū)W生的作品。（1）專業(yè)特色藏書。高校圖書館是全校性教學(xué)科研的重要輔助機(jī)構(gòu)，收藏的資料通常涵蓋每個(gè)專業(yè)學(xué)科，具有廣泛性和全面性，院系資料室則主要收藏本院系專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域的圖書資料。一個(gè)院系往往涵蓋多個(gè)學(xué)科專業(yè)，專業(yè)圖書種類的多樣性加上藏書空間有限，使得很多院系資料室的藏書五花八門，缺乏特色。為了更好地為師生提供服務(wù)，擴(kuò)大影響，院系資料室可以結(jié)合本院系的優(yōu)勢(shì)學(xué)科專業(yè)，在廣泛征求教師意見的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃、持續(xù)不斷地采購一批國內(nèi)外專著、工具書、叢書、專業(yè)期刊，打造專業(yè)特色收藏。這些反映本學(xué)科專業(yè)特色的圖書資料可以由院系統(tǒng)一出資購買，也可以從各學(xué)科平臺(tái)（重點(diǎn)專業(yè)、重點(diǎn)學(xué)科）建設(shè)經(jīng)費(fèi)中解決部分。各科研課題組自行出資購買的圖書資料在明確所有權(quán)的前提下，可以納入資料室統(tǒng)一管理，形成資源共享。（2）教學(xué)科研成果或?qū)W生作品展示。對(duì)一些辦學(xué)實(shí)力強(qiáng)的院系來說，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的教學(xué)科研成果和優(yōu)秀學(xué)生作品。院系資料室可以把這些成果（如專著、教材、論文、專利等）收集起來，打造自己的收藏特色。必要時(shí)專門設(shè)立櫥窗，宣傳展示本院系在教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)等方面所取得的成就。此外，在不違反相關(guān)規(guī)定的前提下，可以把本院系的一些學(xué)科專業(yè)建設(shè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、科研項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告等收集起來，更好地為本院系師生開展特色服務(wù)。endprint

4.提高資料室工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)。工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)直接決定院系資料室的服務(wù)質(zhì)量。有條件的院系資料室盡可能地配備具有相關(guān)專業(yè)背景的管理人員。不具備條件的，則應(yīng)該切實(shí)做好工作人員業(yè)務(wù)能力的提升工作。院系資料室作為校圖書館功能的延續(xù)和補(bǔ)充，自然和校圖書館有著密切的聯(lián)系。針對(duì)院系資料室工作人員變動(dòng)大及缺乏專業(yè)知識(shí)的特點(diǎn)，校圖書館有責(zé)任和義務(wù)對(duì)院系資料室的工作人員進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和圖書管理系統(tǒng)操作等方面的培訓(xùn)。

首先，圖書館可以結(jié)合本校院系資料室的特點(diǎn)，為那些非專業(yè)的工作人員開設(shè)若干門與圖書資料管理相關(guān)的課程，讓其較為系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。也可以指定或編制相關(guān)的教材或講義，發(fā)放給資料室的工作人員，讓他們?cè)诠ぷ髦嘧詫W(xué)，從而對(duì)圖書資料管理的業(yè)務(wù)知識(shí)有一個(gè)初步的了解。其次，圖書館應(yīng)派出專門的工作人員不定期地對(duì)院系資料室的管理進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，將圖書館的先進(jìn)專業(yè)管理理念逐步滲透給資料室的工作人員，使資料室的各項(xiàng)工作慢慢地走向?qū)I(yè)化、規(guī)范化。最后，各院系資料室的工作人員應(yīng)該積極參加圖書館舉辦的各種專題講座、操作培訓(xùn)以及學(xué)術(shù)研討和交流。通過這些講座、培訓(xùn)和研討，可以使院系資料室工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力得到快速的提高，同時(shí)擴(kuò)大其專業(yè)視野。

5.加強(qiáng)與校圖書館和其他院系資料室的溝通與交流。由于行政隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)聯(lián)系的不統(tǒng)一，院系應(yīng)該不斷加強(qiáng)與圖書館之間的聯(lián)系，建立長(zhǎng)效暢通的交流機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料室的共同管理。如在專業(yè)文獻(xiàn)方面的收藏，院系資料室可以側(cè)重面向?qū)I(yè)教師和研究生，重點(diǎn)收藏專業(yè)性、系統(tǒng)性強(qiáng)、有特色的圖書資料。而校圖書館則重點(diǎn)面向本科生，收藏一些教材、教學(xué)參考書以及一些科普性的專業(yè)圖書。另外，院系資料室也可以在圖書館的指導(dǎo)下，開展一些文獻(xiàn)傳遞及專業(yè)文獻(xiàn)檢索方面的服務(wù)工作，這既會(huì)減輕校圖書館的工作壓力，也能方便本院系的教師。最后值得一提的是，隨著科技的發(fā)展，學(xué)科與學(xué)科之間的界限日益模糊，學(xué)科交叉越發(fā)明顯。因此院系資料室之間，尤其是有一定學(xué)科交叉的幾個(gè)院系資料室之間應(yīng)該保持經(jīng)常的溝通與交流，在資料室建設(shè)（特別是圖書采購）方面信息互通，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，制定院系資料室的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃時(shí)，校圖書館與各院系應(yīng)該共同參與，避免不必要的重復(fù)性建設(shè)，減少人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展和電子出版物日益盛行的背景下，院系資料室要積極面對(duì)挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，在院系領(lǐng)導(dǎo)的支持下，適當(dāng)擴(kuò)大資料室的規(guī)模，加大資金投入，提高創(chuàng)新意識(shí)，開展特色服務(wù)。同時(shí)，主動(dòng)加強(qiáng)與校圖書館和其他院系資料室的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享。工作人員則需要努力提升自身的專業(yè)素質(zhì)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，做好資料室的圖書收藏和管理工作，為院系師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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