王盼盼 王茜

【摘 ?要】會議紀要是一種特殊的公務文書，旨在記載傳遞公司會議情況與商定事宜。本文通過韓禮德的元功能理論從概念功能、人際功能以及語篇功能等“三大元功能”展開了對某公司2014年某次會議紀要的分析，揭露此類公務文書傳遞信

息的方法及語言的運用手段，為研究此類文本提出了新思路與方法。

【關(guān)鍵詞】會議紀要;韓禮德;元功能

一、會議紀要及元功能理論簡介

（一）什么是會議紀要

會議紀要是一種特殊的文體形式，內(nèi)容可分為：標題，開頭，正文，結(jié)尾。會議紀要的正文是紀要的主題部分，要求客觀、概括、精準等。結(jié)尾一般提出希望和號召。從以上對會議紀要的簡單介紹可以看出，它是一種具有鮮明特色的公務文書，而功能語言學作為影響力較大的語言學派之一，強調(diào)語言功能使用者的社會性。本文選取了某公司2014年某次會議紀要對其展開分析，旨在透過會議紀要中存在的表面性，揭示其格式、語態(tài)、詞匯等多種形式對語意傳達的影響，體現(xiàn)會議紀要這種特殊文體的深層意義。

（二）三大元功能

著名語言學家韓禮德教授提出了“三大元功能”核心思想，即概念功能、人際功能和語篇功能，概念功能主要通過及物系統(tǒng)、語態(tài)系統(tǒng)和肯否定系統(tǒng)得以實現(xiàn)，其中及物系統(tǒng)是核心系統(tǒng)，它將人類認識世界的方式分成6大過程：物質(zhì)過程、關(guān)系過程、言語過程、存在過程和行為過程。人際功能則通過語氣和情態(tài)這兩個系統(tǒng)完成，語氣系統(tǒng)主要包括限定成分和主語;情態(tài)系統(tǒng)則按照情態(tài)動詞的特性分成高、中、低量值。主位結(jié)構(gòu)、信息手段和銜接手段則是語篇功能的體現(xiàn)方式。

二、分析與討論

對于企業(yè)來講，會議紀要是記錄、傳達核心思想最為重要的手段之一。企業(yè)領(lǐng)導者的經(jīng)營理念在會議紀要中以文字的形式顯現(xiàn)，而員工是企業(yè)領(lǐng)導者經(jīng)營理念的執(zhí)行者，也是通過會議紀要來了解、實施企業(yè)戰(zhàn)略計劃以及公司文化的。因此，了解會議紀要是如何傳達企業(yè)戰(zhàn)略計劃及企業(yè)領(lǐng)導者的經(jīng)營理念是十分有必要的。同時，也能通過韓禮德的“三大元功能”理論分析公務文本的書寫，對了解此類文體如何實現(xiàn)其功能有著一定幫助。

（一）及物性分析

在MTAG公司2014年某次會議紀要中，據(jù)統(tǒng)計共有86句小句，其中各部分分布如下：

表1 句型統(tǒng)計

從表1中可以看出，物質(zhì)過程小句最多，共有51句，占59.30%;其次是言語過程，共有14句，占16.28%;接下來是關(guān)系過程，共有9句，占10.47%;其他存在過程、行為過程、心理過程，共有12句，共占13.96%。從上述分析結(jié)果來看，在此會議紀要主要采用物質(zhì)過程和言語過程這兩種及物性系統(tǒng)，而物質(zhì)系統(tǒng)顯得尤為重要，占據(jù)了59.30%的篇幅。這很符合語場的需求，物質(zhì)過程反應的是客觀世界中所發(fā)生的一切。會議紀要是記錄會議過程中參會人員所作出的行為以及未來將要做出的動作，物質(zhì)過程恰恰能客觀地反應與會人員的行為、思想和觀點。

（二）物質(zhì)過程分析

物質(zhì)過程體現(xiàn)了與會人員在參會過程中所發(fā)生的一切，他們的行為、思想等。如本文中存在的物質(zhì)過程：

表2 物質(zhì)過程

通過對51個物質(zhì)小句的統(tǒng)計可以得出，動詞gave， make， relate， include等詞表達了不同的物質(zhì)過程。

此公司本次會議召開的目的是為了解決Highway 407建設(shè)中遇到的種種問題，以及解決公司近期出現(xiàn)的未解決問題。公司會議一開始應由會議主持人或是公司高管等說明本次會議主要研究事宜、達到預期目的等。會議開始后由與會人員提出公司近期工作問題，再有相關(guān)人員回答原因或工作進程，因此大量使用“work”、“start”等詞，表明會議紀要的客觀和務實。

三、人際功能

（一）情態(tài)動詞

情態(tài)動詞是表達說話人觀點、態(tài)度、提議、要求、意愿等的方式之一，在會議紀要中可以體現(xiàn)出該工作的輕重緩急，清楚的告知與會人員接下來工作的重點。具體情態(tài)值表如下：

表3 情態(tài)值

據(jù)統(tǒng)計，此篇會議紀要中出現(xiàn)的情態(tài)動詞有：will， may，would，could，have to，其具體分布值如下表：

從表3中可以看出，整篇中使用的最多情態(tài)動詞是“will”，其次是“would”和“have to”。從統(tǒng)計結(jié)果表明，這篇紀要使用的最多是中量值“will”和“would”以及低量值“could”和“may”情態(tài)動詞，而肯定值較高的高量值情態(tài)動詞“have to”使用的較少。這符合會議紀要傳達會議情況、記載工作計劃安排的文體特點，另一方面，也體現(xiàn)出與會者對未來工作計劃嚴謹、認真的態(tài)度，把未來不確定的變數(shù)問題也考慮在內(nèi)。

表4 情態(tài)值分布

（二）人稱代詞

人稱代詞的選擇體現(xiàn)了動作的執(zhí)行者和未來工作計劃的承擔者。從此公司某次會議紀要的人稱代詞統(tǒng)計結(jié)果來看，主要人稱代詞分布如下：

表5 人稱代詞分布

從統(tǒng)計結(jié)果可以看出，第一人稱復數(shù)“we”及第三人稱“they”所占比例較大，都為37.5%。當使用“we”時，暗示聽眾即所有的與會人員都被包括在語篇之內(nèi)，說明此項工作是全員都需要注意的問題，有助于進行工作計劃執(zhí)行者的安排，提高與會人員對該項工作的注意力?！皌hey”則詳細區(qū)分了工作的執(zhí)行者，同樣也有利于使得與會人員明確提及工作的執(zhí)行者。此外，從人稱代詞使用總數(shù)上來看，全文共1145字，使用人稱代詞共8個，所占比例為0.7%。為什么會議紀要會出現(xiàn)這么低的人稱代詞使用比例呢？究其原因，是因為會議紀要是一種公務文書，需要詳細標明每項工作的確切執(zhí)行者，使得與會人員明確自身職責，同時，在工作未按期完成或是完成有誤時，也方便能夠找到責任人，這樣公司工作才能明確化、制度化、責任化。

四、語篇功能

（一）主位結(jié)構(gòu)

標記主位，顧名詞義，就是說話時選用某些詞作為標記，目的是突出強調(diào)的

（上接第105頁）成分，層次分明。據(jù)統(tǒng)計，本篇會議紀要共有86小句，出現(xiàn)標記主位共10處，充當標記主位的成分有連詞8個和關(guān)系詞2個。進一步分析則發(fā)現(xiàn)充當標記主位成分中的連詞全部為時間連詞：in the meantime，at the time， at this time， at last等。會議紀要中大量使用時間連詞，時間連詞就成為這一系列事件發(fā)生的線索，將時間作為主位標記，起到了強調(diào)作用并能清晰的抓住工作時間安排的焦點。

（二）銜接手段

文章使用銜接手段才能已成為一個前后連貫的語篇。本文為會議紀要，文本采用的格式與普通文本大不相同，采用的銜接手段也十分特別。如在語篇會議開始前，有對一下文字進行說明的文字：The question asked， and comments made by attendees are noted in italics. The response is written below each question or comment. Genera comments are noted in bold. 此句話是說會議過程中提出的問題和與會人員所做評論都采用斜體處理，問題的回答都寫在每個問題或評論之下，而一般性的評論用加黑處理，以下的文本則都嚴格按照此規(guī)則進行書寫。這樣的處理方式使得會議紀要中各個部分一目了然，清晰明了。作為公司工作指導性文件，可以使得沒有參加過會議的員工也能明確的知曉會議中發(fā)生的一切。

五、結(jié)論

本文以韓禮德的元功能理論為框架，從概念功能、人際功能以及語篇功能三個層面分析了某公司2014年某次會議紀要內(nèi)容。通過運用物質(zhì)過程、情態(tài)詞、人稱代詞、標記主位以及銜接手段的分析，揭示出會議紀要這種特殊文本傳遞信息的巧妙之處，為我們分析理解此類公務性文本提供了新的方法和思路。