文/廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 葉麗群

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做好高校文書檔案工作的幾點(diǎn)思考

文/廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院 葉麗群

【摘要】高校文書檔案是高校檔案的來源,做好文書檔案工作是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)，對于這項(xiàng)工作來說，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提；健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎(chǔ)；檔案管理人員的能力與責(zé)任心是做好文書檔案工作的關(guān)鍵；與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是提高文書檔案工作的保證。

【關(guān)鍵詞】高校；文書檔案；思考

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分,是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ),是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志,是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要工作,更是教學(xué)、科研及管理的重要記錄。文書檔案是高校檔案的來源,做好文書檔案工作是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)。筆者僅以一名普通高校檔案工作者的工作實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剬Ω咝Ｎ臅鴻n案工作的幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

檔案管理工作在高校管理工作中一般處于非主流地位，對于這樣一個(gè)非主流地位的工作，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到廣大教職員工，在思想上都沒能引起足夠重視，特別是沒能得到領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注與支持。眾所周知，很多工作若沒有單位高層的支持將難以獲取必要的資源推進(jìn)，從而影響到工作的開展。檔案工作者要以一種積極主動(dòng)的態(tài)度來改善此種狀況，可以通過把編制好的《學(xué)校年鑒》《學(xué)校大事記》及學(xué)校其他重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等提煉匯編，在確保數(shù)據(jù)簡明、可靠、準(zhǔn)確的前提下，給校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人手一份，為他們的決策提供參考；還可將檔案利用效果顯著、特別是對學(xué)校聲譽(yù)有正面影響的檔案利用實(shí)例匯編成冊，提供給校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們了解檔案的重要作用；此外，還可從照片檔案入手，將領(lǐng)導(dǎo)在視察、指導(dǎo)、調(diào)研等主要公事活動(dòng)中拍攝的照片提供給他們，等等。通過多渠道、多角度讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層了解檔案工作，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，引起他們對檔案工作的重視。一旦校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，他們首先會(huì)身體力行，以身作則，如外出開會(huì)具有保存價(jià)值的材料、信函等，他們會(huì)主動(dòng)交給辦公室兼職檔案員存檔，而這些材料往往收集不易，且非常具有存檔意義。其次，對于檔案人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備投入等方面，他們也能理解與支持。最后，在檔案制度化、規(guī)范化的建設(shè)上，他們也能給予一些全局性的建議，這樣，檔案工作才能進(jìn)入良性循環(huán)。

二、健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎(chǔ)

在國家出臺(tái)的各種規(guī)章制度的前提和基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)校的具體情況，按照完整、準(zhǔn)確、安全、實(shí)用的基本要求，制定出確實(shí)可行的，具有約束力和可操作性的管理辦法和獎(jiǎng)懲制度。比如，我校于2000年建立了船員教育和培訓(xùn)質(zhì)量體系并通過質(zhì)量體系審核認(rèn)證（ISO90001），通過內(nèi)外部審核，加強(qiáng)對工作過程和質(zhì)量的監(jiān)控，秉承“有行為有記錄、無記錄無行為”原則，制定了切實(shí)可行的《公文管理規(guī)定》，明確了公文的種類、格式、收發(fā)文辦理、行文程序以及電子公文的管理及歸檔要求；制定了《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》，明確了各部門文書檔案的歸檔內(nèi)容和保管范圍；制定了文書檔案的《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》，明確了歸檔文書檔案的具體操作方法和細(xì)節(jié)。通過質(zhì)量體系校內(nèi)互審和校外審核的長效監(jiān)督機(jī)制，不斷提高制度的可行性和實(shí)用性。此外，由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，且與大部分學(xué)校的業(yè)務(wù)沒有直接聯(lián)系，檔案館人員沒有提高專業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)部渠道，因此，還應(yīng)該注重智力投資，建立健全的在職教育培訓(xùn)制度，為檔案工作者提供各類相關(guān)的培訓(xùn)與再教育平臺(tái)。比如，可以在相關(guān)的制度和辦法中，明確規(guī)定檔案工作者要參加接受上級(jí)檔案管理部門的專業(yè)培訓(xùn)，每種培訓(xùn)要保證多少個(gè)課時(shí)，如果沒有完成有什么懲罰性措施等等。

三、檔案管理人員的能力與責(zé)任心是做好文書檔案工作的關(guān)鍵

眾所周知，人的因素是一切工作成敗的關(guān)鍵。檔案工作者要對檔案工作有職業(yè)認(rèn)同感，熱愛檔案工作，腳踏實(shí)地，切實(shí)負(fù)起工作責(zé)任。要想做好文書檔案工作，檔案管理人員的能力與責(zé)任心尤為重要，在實(shí)際工作中應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):

（一）勤于與辦公文書人員和信息技術(shù)員溝通，互相學(xué)習(xí)。辦公文書與文書檔案既相對獨(dú)立又密切聯(lián)系。辦公文書是文書檔案的基礎(chǔ)和前提條件，文書檔案是辦公文書的歸宿。辦公文書質(zhì)量的高低直接決定著文書檔案質(zhì)量的好壞。因此，檔案管理員應(yīng)積極主動(dòng)向辦公文書人員學(xué)習(xí)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)，了解文件格式、字體是否符合規(guī)范等基本知識(shí)；學(xué)習(xí)來文流轉(zhuǎn)程序。而辦公文書人員也應(yīng)該學(xué)習(xí)文書檔案歸檔的一些基本要求，比如，字跡要符合耐久性原則等，文件完整包括哪些方面才符合歸檔要求等。此外，在現(xiàn)代文件一體化管理系統(tǒng)背景下，檔案管理員還應(yīng)與信息技術(shù)員多溝通，將平時(shí)工作中使用軟件的體會(huì)與不斷出現(xiàn)的新要求與信息技術(shù)員分享，讓他們不斷改進(jìn)系統(tǒng)功能，使之能更加有效地提高工作。優(yōu)秀的文書檔案管理員應(yīng)該是集文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員為一體的綜合人才。

（二）做有心人，注重細(xì)節(jié)，切實(shí)提高歸檔文件利用價(jià)值。要想工作做得比別人好，就要比別人更用心，更注重細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)做得好，往往能為整個(gè)工作質(zhì)量起到點(diǎn)睛作用。根據(jù)近幾年我校文書檔案查檔利用的實(shí)踐來看，許多行文“有請示無批復(fù)”，而查檔者往往更需要“批復(fù)”，沒有批復(fù)結(jié)果的文件即使轉(zhuǎn)化成了檔案也會(huì)導(dǎo)致利用效果不佳。對此，我們將所有請示文都反饋回經(jīng)辦部門，要求他們落實(shí)結(jié)果。有請示無結(jié)果的，要求經(jīng)辦部門在文件上寫明情況并加蓋部門公章；有請示有結(jié)果的，要求附上批復(fù)文件或其它形式的批復(fù)結(jié)果。這樣做即使時(shí)間久遠(yuǎn)，也能有據(jù)可查。而要想做到這么詳細(xì)，需要檔案管理員具有高度的責(zé)任心，才能辦得到。一旦辦到，就是工作亮點(diǎn)，是工作責(zé)任心的體現(xiàn)。

（三）做好平時(shí)收集、統(tǒng)計(jì)工作，全面提高工作效率。檔案工作者要注重材料的平時(shí)收集。應(yīng)特別注意新業(yè)務(wù)資料的收集。這就要求我們的工作方式不應(yīng)該是默默無聞地坐等，而是要主動(dòng)走出去，勤于與各部門兼職檔案員溝通，了解各部門的工作新思路，新動(dòng)向，做到心中有數(shù)。只有主動(dòng)出擊，才有可能收集齊全、完整的材料，提高檔案收集質(zhì)量，為后期的整理、統(tǒng)計(jì)、編研和利用提供依據(jù)。比如我校之前與臺(tái)灣海洋學(xué)院合作辦了“閩臺(tái)交流”的新業(yè)務(wù)，檔案部門與教務(wù)處負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的同事就這一新事務(wù)的歸檔提前做了溝通，收到了良好的效果；對于平時(shí)在報(bào)紙上看到有關(guān)我校的新聞報(bào)道等材料也隨時(shí)收集；對于學(xué)校的大事記，各類表彰也是按照“隨時(shí)記”的方式進(jìn)行記錄，在新的文書檔案以“件”為單位的大背景下，我們做到一事一辦，化繁為簡，不僅將原來集中到第二年年初的大歸檔工作分解到平時(shí)完成，而且基本能做到數(shù)據(jù)、資料最新最全，大大提高了查檔利用率。

四、與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是提高文書檔案工作的保證

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，高校檔案的信息化工作也進(jìn)入了快速發(fā)展的時(shí)期——文件檔案一體化管理。檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化的手段——檔案管理軟件，旨在“簡化整理，深化檢索，重在利用”，它使得檔案工作人員從傳統(tǒng)的“信息保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔㈤_發(fā)者”和“信息傳播者”。實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理，既方便快捷又事半功倍，能大大提高工作效率。

（一）統(tǒng)籌考慮系統(tǒng)對接，積極提出用戶需求。實(shí)行文檔一體化管理，要將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中統(tǒng)籌考慮。在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要提前介入，積極向系統(tǒng)開發(fā)人員提用戶需求，使之功能符合本校工作的實(shí)際需要，不僅能使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理軟件轉(zhuǎn)換、對接，而且要有利于實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案工作的全過程管理。比如，系統(tǒng)要滿足文書處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成文件流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需要使用“轉(zhuǎn)換”類的功能，就能輕松將文件轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中并選擇所需要文件進(jìn)行歸檔，滿足隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內(nèi)容等。

（二）確保電子文件安全，實(shí)行雙套歸檔，多處拷貝制度。實(shí)際工作中，我們難免會(huì)碰到電子文件在運(yùn)行過程中數(shù)據(jù)丟失，受網(wǎng)絡(luò)病毒侵害等情況。所以辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔一體化管理的重點(diǎn)就是要確保數(shù)據(jù)安全。一是要靠系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，確保系統(tǒng)安全的功能完備性。二是要加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等措施。三是在電子文件的法律效力還存在爭議的今天，還要打印一套紙質(zhì)的文件存檔，以防數(shù)據(jù)丟失，做好雙套制歸檔。我們應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎對待電子文件，運(yùn)用先進(jìn)電子設(shè)備，多套備份，以防萬一。

高校文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要想做好這項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提；健全、合理的規(guī)章制度得到有效執(zhí)行是做好文書檔案工作的基礎(chǔ)；檔案管理人員的能力與責(zé)任心是做好文書檔案工作的關(guān)鍵；與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是提高文書檔案工作的保證。

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