文/廣東省工商行政管理干部素質(zhì)教育中心 許華君

公文是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體在進行公務(wù)活動時所使用的各種正式文書。是黨政機關(guān)履行職能、實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)具有法律效力規(guī)范的公務(wù)文書，公文具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、規(guī)范、聯(lián)系、宣傳、憑證和備考的作用。機關(guān)公務(wù)員不會寫公文，就好比工人不懂技能，農(nóng)民不懂種田，軍人不懂槍炮，商人不懂經(jīng)營。如何寫好公文，我的體會如下：

一、吃透上頭，摸清下面

上頭，通常是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，特別是直接授予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)；下面，是指基層的有關(guān)情況特別是干部職工的意見和建議。吃透上頭，就是要弄清上級領(lǐng)導(dǎo)的想法，一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對國家的方針和政策理解多些、透些，對全局大局性的問題觀察分析思考也比較多、比較深，他們的意見應(yīng)當(dāng)是更接近黨的方針政策，作者動筆前需要正確理解領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，搞清他們對文件理解角度和對一些問題的想法，把握住他們的意圖實質(zhì)。摸清下面，就是要把基層下面的情況摸清楚，基層干部職工直接接觸實際，應(yīng)當(dāng)充分聽取他們的一些具體看法，這里也包括我們平時了解掌握的大量第一手資料。這樣使寫出來的公文更具現(xiàn)實指導(dǎo)性意義，能更有針對性地解決現(xiàn)實問題。通常領(lǐng)導(dǎo)和基層的想法是不相同的，因為他們的層次不同，看問題的高度和角度都不一樣。這時候作者就應(yīng)該主動反復(fù)溝通討論，使思想相互碰撞，運用科學(xué)理論武器，認(rèn)真比較分析問題，把兩者很好地結(jié)合起來，使之產(chǎn)生火花，上下結(jié)合，集思廣益，這樣才能寫出有政治思想高度，有針對性、可操作性、前瞻性的好公文。

二、做好材料、觀點、思路寫作前的準(zhǔn)備

（一）材料準(zhǔn)備。材料，是指公文作者為了表現(xiàn)公文主題，從現(xiàn)實的工作和生活中選取能寫入公文中的內(nèi)容的統(tǒng)稱，包括情況背景、寫作目的和根據(jù)、解決問題的辦法和措施、對事情的意見和規(guī)定、執(zhí)行的時間等等的統(tǒng)稱。是提煉公文主題的根據(jù)。材料是公文寫作的根據(jù)，沒有材料就是“巧婦難為無米之炊”，公文寫作就無從下筆，材料的準(zhǔn)備，包括材料收集、核對和挑選。要盡可能多地掌握材料，全方位的材料都要搜集。搜集得越多越好，能更好地提煉出可靠實在的觀點。下筆時，可選擇的材料越多，寫得越順手。但有些作者在收集材料時，對一些簡單零碎素材容易忽視。如通知，在時間的落實上，如果不注意問清領(lǐng)導(dǎo)的時間，在寫作時可能要重新去詢問，費時費力。在收集材料時，要注意核對證實，要邊收集邊核對，即使是已被公認(rèn)或眾口流傳的事實或者資料等，都要盡可能核對證實一下，絕不能想當(dāng)然，尤其是細節(jié)，要搞清楚，不然細節(jié)上出問題與事實不符，就會造成失誤。寫作過程中，還要注意材料的變化，不斷補充和核實。材料完備后，要精心選擇，挑選出典型的，能充分說明主旨的事例，到動筆時就不必重新查找典型的事例。

（二）觀點準(zhǔn)備。觀點是與收集和挑選材料同時進行的，首先要明確寫作的目的，一般在各種不同的觀點之間進行比較，然后確定。如寫簡報前，必須明確知道這篇簡報的目的和作用，一是向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)反映情況；二是為上級提供參考，成為制定方針政策的依據(jù)；三是通報某個典型事例來推動工作；或者僅提供情況。運用材料闡述問題時要根據(jù)不同的目的和使用范圍選擇材料。只有目的明確，在主題提煉和材料的使用方面，寫起來才不走或少走彎路；如果目的不明確或偏離寫作主旨，就出現(xiàn)寫完后重新再寫的后果。有些文件，如寫調(diào)查報告，動筆前，應(yīng)該回過頭重新審視調(diào)查的目的。因調(diào)查目的只是調(diào)查前的想法，在調(diào)查過程中想法可能變化。所以下筆前，再審視下調(diào)查報告的目的是必要的。確定公文主旨的依據(jù)，是它要肯定什么或否定什么，針對什么問題，解決什么問題?？隙ㄅc否定的理據(jù)是否充分，是否不明確等等，都需要全面深入地分析研究，只有主旨明確了，觀點才鮮明，才能在安排公文的結(jié)構(gòu)，挑選材料時取舍有據(jù)，詳略適當(dāng)，寫作才更順手。

（三）思路準(zhǔn)備。有材料，又有明確的主旨，就要進行布局謀篇了。要有一個清晰的思路，文章有幾個層次有幾個小觀點，怎樣突出重點，主次內(nèi)容分明、詳略得當(dāng)、前后連貫等等，好構(gòu)思，要謀略，最好列個提綱，就像蓋房子，要有設(shè)計圖紙，做到動筆時能掌控文章全局，避免小觀點的丟失或前后重復(fù)，這樣既會提高公文質(zhì)量，又提高寫作速度。不同文體的寫作提綱，也有粗細之分，如大型的工作報告、總結(jié)報告或調(diào)查報告等，因為文章較長，觀點比較多，所以應(yīng)有較詳盡的提綱，有全篇的格局、層次，然后每個層次所用的材料都要列出來；短小的公文，如工作計劃和會議紀(jì)要，提綱可簡略些;還有些要求急、容量小的公文，如簡報或通知等，一般就不會列提綱了。提綱怎樣寫，沒有固定模式，可按文章長短需要和個人寫作習(xí)慣、寫作觀點材料的熟練程度等等而定。

材料、觀點和思路的準(zhǔn)備是相互關(guān)聯(lián)、缺一不可的，往往是同時進行，整理材料、選擇典型素材的過程，也是提煉主題的過程。這些工作完成，腹稿或提綱也基本成型。

三、把握公文的特點:實用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡練

（一）實用。公文與小說、詩歌、散文等文藝作品相比較，公文是以實用為目的，是用事實和道理表明觀點，不像文學(xué)作品，用形象來表明觀點。公文為解決實際問題而存在，是邏輯思維的活動。公文的內(nèi)容必須反映公務(wù)中的情況，是對工作情況表明態(tài)度，對工作問題提出解決的方針原則、措施和辦法。如上行文，向上級反映工作中的新情況、問題和經(jīng)驗，讓領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)了解或定奪。平行文，是就某一或某些工作問題相互知照或協(xié)商。現(xiàn)在各級機關(guān)一再強調(diào)要克服“文電多”的問題，本人感到注重實用，在實用上把關(guān)就能解決問題，一個文能解決的問題就不要多重發(fā)文，沒有用處的文就不要發(fā)。

（二）程式化。公文是格式。與文藝作品不同，公文的目的性很強，帶有任務(wù)式，同時有相對文種、格式和行文方式。例如該寫請示就不能寫成報告，是應(yīng)該寫通知的不能寫成通報，不同的文種，有不同的格式要求，開頭、結(jié)尾都是不同的。這種固定的格式和行文方式是機關(guān)公文法定權(quán)威和鮮明的政治性的體現(xiàn)，也給我們工作人員提出了對公文態(tài)度的要求。

（三）確保準(zhǔn)確。公文有固定的使用范圍、對象和任務(wù)，這就決定它無論內(nèi)容還是文字都必須真實反映客觀事物，內(nèi)容實事求是，不允許想象和虛構(gòu)。寫文藝作品，編寫什么是作者的事，而公文要求的真實是絕對的真實。公文的語言必須樸實貼切、準(zhǔn)確。要注意不能有概念的外延交叉，如：“號召廣大的黨員、干部、教職工向某某同志學(xué)習(xí)”，這里“黨員”“干部”“教職工”三個概念的外延交叉，不夠明確。把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫成“黨員干部”縮小概念等等。概念使用是前后一致，推理要周密，要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事當(dāng)作普遍存在的現(xiàn)象。如“財經(jīng)紀(jì)律大檢查對貫徹落實國家關(guān)于財會制度、財經(jīng)紀(jì)律是十分重要的，特別是在實行經(jīng)營承包的情況下，更要嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律?！鼻昂髢蓚€“財經(jīng)紀(jì)律”雖然有一定的聯(lián)系，但概念的內(nèi)涵是不同的，所以這樣寫就不準(zhǔn)確了。公文是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的語言，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。

（四）力求簡煉。工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)水平高低的重要標(biāo)志，體現(xiàn)在公文寫作上，就是要倡導(dǎo)干脆利索、簡明的文風(fēng)，能一句話講清的就是不要拐彎抹角地說幾句話。