文/廣東醫(yī)學(xué)院 龍東寧

高校擴招政策的陸續(xù)出臺，使成人高等教育招生規(guī)模逐年擴大，逐步形成以高校為中心多校外教學(xué)站相對獨立的“大校園”辦學(xué)形式，在校生人數(shù)實現(xiàn)了跨越性的增長。原來靠手工填寫或使用單機版學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)高校成人教育發(fā)展的需要。因此，運用新時期先進的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，并使之實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理是時代發(fā)展的必然趨勢。我校2013年5月開始重新建設(shè)成人教育教務(wù)教學(xué)管理電子政務(wù)平臺，經(jīng)過一年多的時間，已實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍信息動態(tài)管理、同步管理，實現(xiàn)了學(xué)校與不同的教學(xué)站之間資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。本文對平臺中學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進行論述。

一、檔案數(shù)據(jù)庫SQL Server 2014

學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的好壞直接影響到學(xué)籍管理的完整性、數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)響應(yīng)速度等。目前比較流行的數(shù)據(jù)庫SQL Server 2014，它是至今為止最強大最全面的版本，由Micr osof t公司研發(fā)并推廣。該數(shù)據(jù)庫不同于微軟推廣的Fox Pr o和Access等數(shù)據(jù)庫，不僅儲存空間巨大而且功能完善，主要囊括觸發(fā)器、存儲過程、支持研發(fā)引擎、標(biāo)準(zhǔn)化SQL語言等迎合用戶的功能；具有良好的兼容性，既可以將數(shù)據(jù)以XML格式導(dǎo)出備份，還可以直接保存XML數(shù)據(jù)，高效優(yōu)異的算法使得檢索更加高效；用戶可以進行圖形的編輯和管理，對SQL Ser ver服務(wù)器進行參數(shù)的設(shè)置和管理，對其中的數(shù)據(jù)等資料進行備份；支持用戶在不相同的環(huán)境中能進行不同的配置，保證數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)不受環(huán)境的影響；擁有秘朗加密盒身份驗證功能，而且擁有安全性高的審核系統(tǒng)，使得系統(tǒng)更加可靠；并且能為要求最高的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用提供關(guān)鍵業(yè)務(wù)所需性能內(nèi)存駐留技術(shù)。

二、檔案數(shù)據(jù)庫的需求分析

對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫需求分析，最重要的實體主要有如下：學(xué)校信息：學(xué)校代碼、名稱、簡稱、地址、網(wǎng)址、郵政編碼、招生聯(lián)系人、招生聯(lián)系電話；教學(xué)站信息：教學(xué)站編號、名稱、簡稱、地址、網(wǎng)址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話；班級信息：年級、班號、名稱、班別、人數(shù)、專業(yè)；學(xué)生信息：考生號、準(zhǔn)考證號、姓名、性別、民族、政治面目、出生日期、工作時間、畢業(yè)日期、畢業(yè)學(xué)校、招生類別、文化程度、考生特征標(biāo)志、身份證號、郵政編碼、聯(lián)系電話、通信地址、專業(yè)名稱、成考成績、層次、錄取專業(yè)、備注；成績信息：學(xué)年、學(xué)期、授課教師、卷面成績、平時成績、選修成績、考查成績、綜合成績、補考成績、重修成績、補考門次、考試狀態(tài)；教師信息：教師編號、姓名、性別、職稱、民族、聯(lián)系電話、電子郵箱、聯(lián)系地址、教師類型、所屬教學(xué)站；課程類型信息：類型編號、名稱、是否必修、是否網(wǎng)絡(luò)課程；課程信息：課程編號、課程名稱、課程類別、總學(xué)時、面授學(xué)時、網(wǎng)絡(luò)自主學(xué)習(xí)學(xué)時、實驗與實踐學(xué)時、學(xué)分、每學(xué)期學(xué)分；專業(yè)計劃信息：課程編號、課程名稱、年級專業(yè)名稱、學(xué)分、授課學(xué)時、考試方式、授課方式、學(xué)年學(xué)期；課程資源信息：資源編號、資源標(biāo)題、課程名稱、資源類型、開放權(quán)限、負(fù)責(zé)人、備注；教師評價表：編號、課程名稱、教師名稱、設(shè)定班級、評價選項、學(xué)生對教師的評語。

三、檔案數(shù)據(jù)庫的模型

E-R圖能夠簡潔明了地描述實體與實體間的聯(lián)系，并且較容易轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式。對系統(tǒng)中的學(xué)生、專業(yè)、課程三個基本對象采用E-R數(shù)據(jù)模型進行建模。其它所有對象都是圍繞這三個基本對象構(gòu)建而成。

四、學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)

（一）學(xué)籍信息檔案的建立。學(xué)生基本學(xué)籍信息是根本，學(xué)生基本學(xué)籍信息主要來自省招生錄取數(shù)據(jù)，從招生庫下載的錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，生成未注冊學(xué)生信息。未注冊學(xué)生信息是最初的未經(jīng)處理的數(shù)據(jù)，需對其分配教學(xué)站、學(xué)籍注冊、編制學(xué)號、專業(yè)分班、學(xué)籍信息更正、補全空缺字段等。按學(xué)生的意愿分配教學(xué)站，管理員用戶通過手機短信功能把新生的錄取結(jié)果群發(fā)所有的錄取新生，要求他們在指定的網(wǎng)址登陸選擇教學(xué)站，選擇教學(xué)站的權(quán)限交給學(xué)生，提高了分配教學(xué)站準(zhǔn)確率。對電話聯(lián)系不上的學(xué)生，管理員用戶可根據(jù)考生的通訊地址、考生號、畢業(yè)學(xué)校等信息對新生進行初始分點處理，與學(xué)生意愿不相符需轉(zhuǎn)點的，再作異動轉(zhuǎn)教站（這是少數(shù)）。分配教學(xué)站后，教學(xué)站教務(wù)員用戶可查看本站的學(xué)生未注冊信息（未分配教學(xué)站的學(xué)生查看不到），然后對繳費的學(xué)生通過批量或單個在線注冊，自動產(chǎn)生學(xué)號，生成學(xué)籍。對有學(xué)籍的新生分班處理，首先按實際分班情況建立相應(yīng)的班級，通過導(dǎo)出、導(dǎo)入分班快速地將學(xué)生分成一個或幾個班級，建立班主任用戶并且連接相應(yīng)的班級。招生錄取數(shù)據(jù)是學(xué)生參加成人高考網(wǎng)上報名時填寫的信息，填寫時難免出錯，要求新生通過學(xué)生用戶（用戶名為身份證號碼、初始密碼）登陸系統(tǒng)校對招生信息，發(fā)現(xiàn)有誤的，需在線向教務(wù)員提出學(xué)籍信息更正，同時交證明材料，由管理員審核通過。補全空缺的字段，在線填寫電子學(xué)籍卡，補齊招生信息沒有的字段內(nèi)容，如家庭成員、工作單位、聯(lián)系方式等，同時學(xué)生還可以上傳圖片信息，包括電子相片，身份證、戶口本、畢業(yè)證、畢業(yè)鑒定證明等掃描件。

（二）成績檔案的建立。成績伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的全過程，成績管理是學(xué)籍檔案管理中最重要的組成部分，包括正考、補考、重修成績等。以住使用單機版系統(tǒng)，教務(wù)員收集各個任課老師上交的紙質(zhì)成績，再手工錄入，增加了教務(wù)員的工作量，容易出錯，效率低，而且學(xué)生不能即時網(wǎng)上查看成績，補考不能及時反饋學(xué)生，往往造成學(xué)生畢業(yè)前存在成績不合格而不能正常畢業(yè)的現(xiàn)象。啟用新教務(wù)教學(xué)管理電子政務(wù)平臺，每學(xué)期會根據(jù)教學(xué)計劃自動開課，教務(wù)員設(shè)置相應(yīng)的任課老師賬號，把每門課程登分老師設(shè)置對應(yīng)的任課老師，任課老師登錄系統(tǒng)在線錄入成績，提交教學(xué)站成教部審核，同時打印紙質(zhì)成績報送供校對和存檔用，成教部負(fù)責(zé)成績老師收到任課老師上報的紙質(zhì)成績，可在系統(tǒng)上對該門課程成績進行審核（核對電子系統(tǒng)提交的成績與紙質(zhì)成績是否一致），審核通過后，成績正式發(fā)布，學(xué)生便可以查看成績，對成績不合格的學(xué)生，系統(tǒng)會自動發(fā)消息提醒學(xué)生，提醒查看相關(guān)的補考通知。對在規(guī)定的時間還沒有完成成績錄入的課程“亮紅燈”警示，自動統(tǒng)計并發(fā)消息通知教務(wù)員。這樣大大地減少了教務(wù)員的勞動量，可以跨校區(qū)進行成績管理工作，同時提高了成績輸入的準(zhǔn)確性，提高效率。

（三）數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、導(dǎo)出、報表打印等。學(xué)生查詢教學(xué)計劃、學(xué)籍、成績、異動、畢業(yè)生信息等，打印考生信息表、學(xué)籍卡、成績單等。管理員輸入不同查詢條件查詢相關(guān)的學(xué)籍、成績、畢業(yè)生信息，例如查詢某個教學(xué)站、年級、專業(yè)的學(xué)生學(xué)籍、成績、畢業(yè)生信息；對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)中的在校生人數(shù)來源、專業(yè)、年齡、異動等情況進行統(tǒng)計和對成績數(shù)據(jù)中的合格人數(shù)、不合格人數(shù)、合格率、比例等進行統(tǒng)計，并且生成統(tǒng)計表或統(tǒng)計圖；按教學(xué)站、年級、專業(yè)等條件導(dǎo)出未注冊、在校、異動、畢業(yè)學(xué)生數(shù)據(jù)和成績數(shù)據(jù)，按《學(xué)信網(wǎng)新生注冊表》《學(xué)信網(wǎng)畢業(yè)生注冊表》格式導(dǎo)出數(shù)據(jù)上傳教育部學(xué)信網(wǎng)；批量打印學(xué)生信息表、學(xué)籍卡、成績單等，按《高等教育基層統(tǒng)計報表》的格式生成報表，打印報上級教育部門等。

[1] 陳男,張波.淺談高校學(xué)籍的信息化管理[J].科技信息,2010(29)

[2] 譚明芳.談高校動態(tài)電子學(xué)籍檔案的建立[J].南寧師范高等專科學(xué)校學(xué)報,2006(02)