文/浙江農(nóng)林大學(xué)暨陽學(xué)院 何靖霞

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新形勢下如何做好高校辦公室機(jī)要秘書工作

文/浙江農(nóng)林大學(xué)暨陽學(xué)院 何靖霞

【摘要】高校辦公室是高等學(xué)校辦理黨政綜合事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，在學(xué)校管理工作中具有十分重要的地位和作用，其運(yùn)轉(zhuǎn)效率和效果直接影響高校發(fā)展建設(shè)的全局，高校機(jī)要工作又是集黨性、政治性、保密性、規(guī)范性為一體的一項(xiàng)政治工作，因此，如何做好高校辦公室機(jī)要秘書工作是值得我們探究的。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室；機(jī)要秘書；工作特點(diǎn)

高校辦公室機(jī)要秘書是指在高校黨政部門從事各類文件接收登記、傳閱、處理及保管工作的相關(guān)人員。機(jī)要工作看似瑣碎單調(diào)，其實(shí)在高等教育改革不斷深化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，機(jī)要秘書必須承擔(dān)更多的職責(zé)和更大的責(zé)任。如何適應(yīng)新形勢的要求，切實(shí)做好高校機(jī)要工作，一直是廣大機(jī)要秘書普遍關(guān)注的焦點(diǎn)問題和研究的重要課題。

一．高校辦公室機(jī)要秘書的工作職責(zé)及特點(diǎn)

（一）高校辦公室機(jī)要秘書的工作職責(zé)。1.各類文件處理工作。包括做好上級文件的收發(fā)、登記、呈送、傳閱、催辦、收回、清退、立卷、歸檔和查閱工作；對以學(xué)校名義上報或下發(fā)的公文和其他文字材料等進(jìn)行初審、把關(guān)，并做好呈批、印發(fā)、歸檔等工作；負(fù)責(zé)機(jī)要保密文件的簽收、送閱、借閱、管理與歸檔。2.重要會議的記錄與整理工作。包括做好學(xué)校重要會議、匯報等材料的收集，記錄并及時整理出紀(jì)要。3.印章管理工作。包括學(xué)校、黨委、辦公室印章等的保管和使用，學(xué)校各部門公章刻制、發(fā)放、啟用、收繳、封存等事宜。

（二）高校辦公室機(jī)要秘書的工作特點(diǎn)。1.政治性。機(jī)要工作是學(xué)校黨政工作中的樞紐部分，是貫徹黨的教育路線方針，為教學(xué)科研服務(wù)的重要工作。作為一名機(jī)要秘書，需要端正的政治思想、堅定的政治立場和敏銳的政治覺悟，善于從政治上觀察和處理問題，統(tǒng)攬自身工作。因此，政治性是機(jī)要工作的前提條件。2.保密性。保密是機(jī)要秘書的靈魂和生命，是必須時刻牢記的座右銘。不該說的機(jī)密絕對不說，不該問的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)密絕對不看，不該記錄的機(jī)密絕對不記錄。機(jī)要秘書身處黨政機(jī)關(guān)的心臟位置，大量接觸機(jī)要文件，一旦失密，將給工作帶來不良后果甚至嚴(yán)重?fù)p失。因此，機(jī)要秘書要樹立強(qiáng)烈的保密意識。3.規(guī)范性。對于公文的種類名稱、體式結(jié)構(gòu)、用紙尺寸等和文件的管理、傳閱、處理和存檔等都有統(tǒng)一的規(guī)定，不得隨意標(biāo)新立異，這種統(tǒng)一性，有利于維護(hù)文件的嚴(yán)肅性，促進(jìn)公文工作的科學(xué)化。4.時效性。機(jī)要秘書的工作紛繁復(fù)雜而且有很強(qiáng)的時效性。各種政策、信息的交流，對高校的發(fā)展起著越來越重要的作用，快速傳遞上級文件精神、及時報告下級的情況，保證上下級之間的信息暢通，才能提高效率，講究時效。如果領(lǐng)導(dǎo)工作忙，機(jī)要秘書有責(zé)任提醒和督促；如遇到緊急情況，隨時需要加班加點(diǎn)，節(jié)假日也要堅守崗位。

二．如何做好新形勢下高校辦公室機(jī)要秘書工作

（一）責(zé)任至上，樹立牢固的保密思想，加強(qiáng)自身的政治修養(yǎng)。強(qiáng)烈的責(zé)任感才能對業(yè)務(wù)精益求精，才能在工作上做到“機(jī)要工作無小事”的處事原則。機(jī)要工作在一般人看來是一件簡單、容易的事，一不要動腦筋，二不需費(fèi)力氣，無論誰都可以管理好。其實(shí)每天面對各類文件、資料，重復(fù)單調(diào)的程序，看似簡單的內(nèi)容，其實(shí)都要經(jīng)過好幾個流程才能完成，而辦公室的工作往往一件還沒處理完，另一件就接踵而來，如果沒有高度的責(zé)任心，就很容易在工作中出錯。另外，機(jī)要秘書一般都身兼數(shù)職，除一般的文件收發(fā)管理外，還有學(xué)校各類印鑒的保管使用，重大會議的記錄和機(jī)要的整理，因此，機(jī)要秘書一定要抓好制度關(guān)，對各項(xiàng)具體工作都要做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定：一是建立文件登記制度，確保每一份收發(fā)文件的登記和運(yùn)轉(zhuǎn)。二是實(shí)行督促檢查制度，做到能夠隨時向領(lǐng)導(dǎo)提供文件材料，堅持檢查記錄本登記情況和文件的漏登、漏傳情況，要有一種如履薄冰的責(zé)任意識，千萬不能自以為是，自作主張，更不能憑感情意氣用事。要按照“規(guī)范、精細(xì)、嚴(yán)密”的總體要求，精益求精地做好每一個程序，嚴(yán)格遵守保密制度。機(jī)要秘書在日常生活中接觸大量的機(jī)密材料，同時，又對領(lǐng)導(dǎo)的活動、行蹤知道得最清楚、最詳細(xì)，是單位里的“消息靈通人士”。加之，機(jī)要秘書接觸的人員廣泛而復(fù)雜，所以這些人專門向從機(jī)要秘書的嘴里“撈新聞”“探勢頭”。為此，作為機(jī)要秘書，應(yīng)該時刻以黨和國家的利益為重，要有極強(qiáng)的嚴(yán)守機(jī)密的觀念，堅決做到“守口如瓶”；有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，堅定地走具有中國特色的社會主義道路，始終堅持黨的基本理論、基本路線和基本綱領(lǐng)不動搖；用鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀武裝自己的頭腦；學(xué)會運(yùn)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的思想方法和工作方法去指導(dǎo)工作實(shí)踐，分析和處理工作中遇到的具體問題。

（二）效率優(yōu)先，培養(yǎng)無私的奉獻(xiàn)精神，增強(qiáng)主動的服務(wù)意識。效率觀念的確立可以沖擊一系列舊觀念，帶動一系列新觀念的增強(qiáng)。機(jī)要秘書要培養(yǎng)效率意識，樹立輕重緩急的辦事觀念，秉持有交必辦、急事急辦、特事特辦的雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)，在日常繁雜的綜合性事務(wù)中，善于分析，抓住問題的主要矛盾，從而選擇最佳的工作方案。由于文秘工

（三）嚴(yán)于律己，注重培養(yǎng)和鍛煉廣博精深的業(yè)務(wù)能力。

機(jī)要秘書要勝任本職工作，起到自身崗位應(yīng)有的作用，必須具有一定的業(yè)務(wù)能力。首當(dāng)其沖的是要具備扎實(shí)的寫作能力。高校機(jī)要秘書主要職責(zé)之一是文件初審、會議記錄并整理紀(jì)要，由于與領(lǐng)導(dǎo)的日常接觸比較頻繁，時常需要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦文、寫稿需要，這就需要具備較強(qiáng)的寫作能力，文字上的功夫不是靠天資，寫作功底的練就和夯實(shí)非下苦功夫不可，要通過勤學(xué)多讀，積累素材，常寫多練，模仿借鑒，總結(jié)創(chuàng)新等，要當(dāng)?shù)谩翱嘈猩保龀伞坝行娜恕?。其次要具備研究能力。在網(wǎng)絡(luò)全球化和科技化的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用已經(jīng)成為不可阻擋的大趨勢，辦公自動化也正逐漸取代傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)模式，正在逐步走向“無紙化辦公”。在這一新形勢下，高校機(jī)要秘依靠優(yōu)秀的人才來實(shí)現(xiàn)，因此，作為醫(yī)院必須要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，要注重人才隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)，構(gòu)建黨務(wù)人才工作機(jī)制，創(chuàng)新黨務(wù)人才工作思路，從人才的引入、培養(yǎng)，發(fā)展等各個環(huán)節(jié)入手，形成一個循環(huán)科學(xué)的“閉環(huán)”，讓醫(yī)院黨務(wù)人才的培養(yǎng)工作能夠更加緊貼地氣，更加具有操作性，能夠更好地服務(wù)醫(yī)院的發(fā)展。

同時，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，醫(yī)院中各種矛盾和糾紛頻發(fā)易發(fā)，在這些矛盾和糾紛面前，作為醫(yī)院黨務(wù)工作更要有擔(dān)當(dāng)?shù)囊庾R，要有勇氣，能夠運(yùn)用正確的方式和方法，緩解各種存在突出的矛盾和糾紛；對于一些不良風(fēng)氣，要敢于出面，要能夠弘揚(yáng)正氣，這也是新時期黨務(wù)示范工作的重點(diǎn)目標(biāo)，是我們在黨務(wù)實(shí)踐工作應(yīng)該努力的方向。

四、結(jié)論

加強(qiáng)黨務(wù)示范工作是新時期社會發(fā)展的需要，是新時期廣大群眾的呼聲，對于筑牢黨的執(zhí)政根基，對于增強(qiáng)黨和群眾的聯(lián)系，對于發(fā)揮黨員的先鋒模范作用，弘揚(yáng)社會正能量等都具有重要的作用和價值，本文對黨務(wù)示范工作展開探討，論述黨務(wù)工作的作用價值，目前醫(yī)院黨務(wù)工作存在的一些共性問題，同時，以醫(yī)院為例，對黨務(wù)示范工作建設(shè)提出了個人的建議，即明確中心，抓住核心、思想引領(lǐng)，模范表率、精品建設(shè)，塑造品牌、人才建設(shè)，弘揚(yáng)正氣等，對于更好地發(fā)揮黨組織的戰(zhàn)斗堡壘作用，對于更好地促進(jìn)黨務(wù)示范工作建設(shè)等都將起到一定的實(shí)踐參考價值。書更需要與時俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)和研究相關(guān)辦公軟件的應(yīng)用；不斷更新和了解信息技術(shù)的基本原理、知識和方法；了解信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于信息保密與安全領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r；熟練運(yùn)用計算機(jī)處理機(jī)要事務(wù)等。要不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，樹立“終身學(xué)習(xí)”的觀念，經(jīng)常參加一些相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并注重理論聯(lián)系實(shí)際，不斷推敲總結(jié)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（四）自我調(diào)節(jié)，不斷加強(qiáng)自我訓(xùn)練，增強(qiáng)綜合素質(zhì)。機(jī)要工作內(nèi)容繁瑣且稍顯單調(diào)機(jī)械，工作環(huán)境相對獨(dú)立封閉，這種單一特殊性，難免會讓人覺得枯燥乏味，失去成就感和創(chuàng)新感，這就要學(xué)會在各種沉浮中自我調(diào)節(jié)，把握自己，增強(qiáng)自我訓(xùn)練，保持良好的精神狀態(tài)，鍛煉較強(qiáng)的思維能力和堅強(qiáng)的意志。唐代文學(xué)家韓愈說：“行成于思，毀于隨。”機(jī)要秘書必須勤于動腦，善于動腦，培養(yǎng)好的思想作風(fēng)和心理素質(zhì)，鍛煉健康的體魄，才能面對新形勢下機(jī)要工作帶來的新挑戰(zhàn)，才能以飽滿的熱情、堅定從容的意志、無私奉獻(xiàn)的精神和廣博精深的能力為高校的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用、做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周梅芳，葉洪濤.論新形勢下高校機(jī)要秘書工作特點(diǎn)與素養(yǎng)要求.科教文匯，2005(11)