劉湘香　李思民

摘要：目前我國秘書行業(yè)面臨角色定位不準確、角色意識存在偏差等問題，因此，探討秘書角色的正確定位具有重要意義。本文首先重點探討了現(xiàn)代秘書角色存在的錯位現(xiàn)象及原因，其次從秘書角色學習、強化秘書角色意識、正確對待角色失調(diào)三個方面來對秘書角色進行正確定位。

關(guān)鍵詞：角色錯位；角色定位；角色意識

一、前言

目前，秘書這一職業(yè)在社會中所起的作用越來越大，并且變得越來越重要。就我國當前的秘書專業(yè)而言，其發(fā)展時間不長，各方面也不夠成熟。然而我國的秘書隊伍數(shù)量卻很龐大，據(jù)不完全統(tǒng)計，我國最少有上百萬的人從事秘書這一行業(yè)，每年有大量的人通過考試獲得秘書職業(yè)資格證書，卻依然還是不能滿足國內(nèi)對秘書人才的需求。事實上，秘書行業(yè)的發(fā)展?jié)摿Ψ浅４螅覈壳皩τ诿貢袠I(yè)的發(fā)展培養(yǎng)還沒有形成廣泛的培養(yǎng)系統(tǒng)，因此才會存在許多問題。現(xiàn)在很多秘書職業(yè)工作者是沒有經(jīng)過培訓的，要么是轉(zhuǎn)行做了秘書，要么是邊做邊學。與此同時，許多秘書因為缺乏系統(tǒng)的訓練，對秘書的職責、秘書的職業(yè)道德都沒有深刻的認識，導致在工作中出現(xiàn)與職業(yè)不符的問題。

二、現(xiàn)代秘書角色存在的錯位現(xiàn)象及原因

秘書角色即秘書人員所扮演的社會角色，它主要包括秘書人員與領(lǐng)導的社會關(guān)系，以及在領(lǐng)導活動系統(tǒng)中秘書人員所處的社會地位?？陀^的說，秘書人員只是領(lǐng)導下屬，但是又經(jīng)常由領(lǐng)導授權(quán)，從而得以參與各種管理性的活動。同時，秘書還是處理領(lǐng)導與員工關(guān)系的主要負責人，是下屬與上司聯(lián)系的橋梁和紐帶。秘書角色的錯位主要是指秘書人員與領(lǐng)導之間的關(guān)系變得扭曲，以及秘書人員在領(lǐng)導活動系統(tǒng)中所處的社會地位與領(lǐng)導發(fā)生了錯位。

（一）領(lǐng)導的“化身”

在工作中，常常會發(fā)現(xiàn)有的秘書打著領(lǐng)導的名義做事，以領(lǐng)導身份自居，行駛著不屬于自己的權(quán)力。秘書的定位是屬于從屬地位，并不具備實權(quán)，是協(xié)助領(lǐng)導處理事物而不是代替領(lǐng)導處理事物。那么為什么會出現(xiàn)有的秘書成為領(lǐng)導的“化身”這一現(xiàn)象呢？結(jié)合社會現(xiàn)實以及學者們對秘書代替領(lǐng)導這一現(xiàn)象的研究發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因有很多。首先，領(lǐng)導者的官僚主義作風。一些領(lǐng)導者由于長期處于高位，不學習，不勤政，很多事物都交給秘書來打理，時間一久，給大家的印象就是秘書的話就是領(lǐng)導的話，秘書的決定就死領(lǐng)導的決定，從而是秘書變成了領(lǐng)導的“化身”。這樣的例子非常多，比如安徽淮南原市委書記陳世禮的秘書王傳東，其在任秘書期間，因其身份特殊，多次利用職務(wù)之便，幫助安排他人與陳世禮見面，為他人在工程招標、推銷產(chǎn)品、項目規(guī)劃、招商引資等方面提供便利，獲取了大量好處。這就是很明顯的秘書在領(lǐng)導的不作為情形之下借用了領(lǐng)導的權(quán)力來胡作非為。其次，領(lǐng)導的工作能力低下也是秘書成為領(lǐng)導“化身”的原因之一。①

（二）領(lǐng)導的“奴才”

現(xiàn)實生活中，經(jīng)常會聽到有人說秘書是領(lǐng)導的走狗，是領(lǐng)導的狗腿子，又或是某某秘書為虎作倀，唯命是從，將秘書定位成了領(lǐng)導的“奴才”。追溯這一現(xiàn)象的具體原因，國內(nèi)秘書人員與領(lǐng)導的工作關(guān)系應(yīng)該定位于上下級關(guān)系，但是有些秘書人員在內(nèi)心里會覺得自己只是附屬于領(lǐng)導，更嚴重的是，這些秘書在處理領(lǐng)導與自己的關(guān)系時只會溜須拍馬、阿諛奉承，對于工作也是言聽計從、毫無主見。最終使得秘書正確的軌道，不是輔助和服務(wù)領(lǐng)導，而是變成了聽命令的機器人，無所作為或者碌碌無為，最終導致錯位現(xiàn)象。

（三）領(lǐng)導的“自己人”

領(lǐng)導將秘書視為“自己人”或秘書將自己視為領(lǐng)導的“自己人”也是一種很直觀的角色錯位現(xiàn)象，介于“替身”與“奴才”之間，與二者相似又有所區(qū)別。那么，“自己人”的現(xiàn)象是什么呢？比如一些秘書的腐敗問題，領(lǐng)導不僅不加以遏制，而且參與其中，這不僅僅是領(lǐng)導干部的用人失察，而且是放任自流到縱容包庇的地步了。有些領(lǐng)導干部往往將秘書當作自己的家人一樣，屬于“自己人”了，領(lǐng)導與秘書之間的關(guān)系已經(jīng)不是那么單純了，脫離了最基本的工作關(guān)系，有的甚至狼狽為奸、上行下效，成為了最佳違紀拍檔。最直觀的案例，2002 的秘書巨貪事件，衡水市中級人民法院判處原河北省政府辦公廳副主任吳慶五死刑，緩期兩年執(zhí)行，而起訴的罪名為貪污罪、介紹賄賂罪等，最后數(shù)罪并罰，并處沒收個人全部財產(chǎn)，剝奪政治權(quán)利終身。

三、秘書角色的正確定位探討

基于前文提到的角色錯位現(xiàn)象，可以發(fā)現(xiàn)秘書正確的角色定位是最重要的。要解決這些問題，以秘書的角度來看，一定要找準角色定位。

（一）角色學習

1.形成正確的角色觀念

正確的角色觀念是建立在明確秘書的職業(yè)角色特點的基礎(chǔ)上的。秘書角色的正確定位需要秘書工作者進行角色學習，了解秘書職業(yè)角色特點是學習的重點。

秘書的職業(yè)角色的特點是多樣性的。秘書職責的多樣性決定了秘書角色的多樣性。在秘書的實際工作中，秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，范圍和內(nèi)容極其豐富，是多方面的。就其活動范圍而言，黨政軍群，各行各業(yè)，秘書無處不在，因此其角色行為延伸廣泛，無所不容。而且秘書的工作內(nèi)容也是多樣性的，包括公文寫作、公務(wù)接待、商務(wù)談判等，在生活中也如領(lǐng)導的管家一般。秘書在工作中分別扮演了助手、參謀、管理者、作家、公關(guān)員、接待員等角色。

秘書職業(yè)角色的特點具有多重性。秘書的主要職責是輔助領(lǐng)導完成工作的，目的是服從令你感到活動的既定目的。但是秘書也是秘書活動的主體，在秘書的工作過程中也會對領(lǐng)導的活動產(chǎn)生影響，這就說明秘書在特定的條件下也是主角。秘書如不能正確認識職業(yè)角色的雙重性，勢必會造成角色認知的錯位和越位，在工作中出現(xiàn)越權(quán)和失職現(xiàn)象。

2.學習角色技能

角色技能是否完善和嫻熟，影響角色扮演的順利進行。作為一名優(yōu)秀的秘書，在扮演秘書這個角色的時候，必須具備良好的角色技能，就是明白該做什么，什么該做，該怎么做。

公文寫作技能。公文寫作是秘書最基礎(chǔ)的職能，秘書這一職業(yè)最開始出現(xiàn)就是因為領(lǐng)導的事物過于繁雜，處理的瑣碎事物過多，其中最主要的就是各種公文的寫作。這時候領(lǐng)導就需要一個能幫忙處理這些事物的幫手，使自己得以從中解脫出來，有更多的精力來決策。秘書由此而生。公文的文種很多，秘書需要進行系統(tǒng)的學習。不同的情況需要不同的文種來進行傳達。

參謀公關(guān)能力。秘書是領(lǐng)導的助手，那么就必須具備參謀能力和相應(yīng)的公關(guān)能力。一個不具備參謀能力的秘書，決不會是一個好的秘書。秘書在領(lǐng)導決策的時候是可以提出有建設(shè)性意見的。雖然秘書并不具備實權(quán)，但秘書是與領(lǐng)導接觸最多的人，領(lǐng)導的每一次決策幾乎都會通過秘書來傳達，有的領(lǐng)導在決策的時候會詢問秘書的意見。這就需要秘書具備主觀能動性，在工作中不斷的鍛煉學習參謀能力。當然，參謀是建立在正確的參謀意見之上，不能隨意提出意見，左右領(lǐng)導的思想，該做的做，不該做的就不做。

掌握秘書禮儀。禮儀是社會文化的一種表現(xiàn)，中國素來就是禮儀之邦，社會對禮儀是非常重視的。秘書作為領(lǐng)導身邊的人，也是具有一定社會地位的。由于這層關(guān)系的存在，在禮儀方面，秘書就需要特別重視。秘書的日常工作與禮儀息息相關(guān)，最常見的就是商務(wù)接待。

（二）強化秘書角色意識

秘書的角色意識最重要的就是樹立服務(wù)意識。秘書的存在就是為領(lǐng)導服務(wù)的，是處于輔助地位，這就決定了服務(wù)意識的重要性。秘書的所有工作都是建立在領(lǐng)導的意圖之下的。秘書在組織或機關(guān)中，所扮演的角色是助手，這就要求秘書須按照社會對被領(lǐng)導者所期望的行為規(guī)范進行活動，遵循下級服從上級的組織原則。秘書工作紛繁復雜，其基本職責可分為兩大類：“參與政務(wù)”—根據(jù)領(lǐng)導的意圖，進行調(diào)查研究，收集、綜合信息，提出建議、辦法；督促檢查、協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導的決策服務(wù)。“辦理事務(wù)”—一完成領(lǐng)導交辦的各項事項和公文處理，會務(wù)組織，接待來訪等常規(guī)性工作②。秘書角色的行為是建立在為領(lǐng)導服務(wù)，為基層服務(wù)以上，“服務(wù)”是秘書活動的主旋律。強化秘書的角色意識首先就得樹立服務(wù)意識，將工作的出發(fā)點建立在服務(wù)之上。這就要求秘書人員甘于奉獻，甘當配角。

強化秘書角色的綜合性。秘書的工作囊括了很多方面，千頭萬緒，工作范圍廣，工作內(nèi)容繁瑣雜多，這就說明秘書是一個非常綜合的職業(yè)。就工作范圍而言，黨政機關(guān)、民營企業(yè)、國企等都需要秘書。工作內(nèi)容在上文也有提到，比如公文起草、會議組織、后勤、談判接待等。秘書的服務(wù)是多方位的，這就可以使領(lǐng)導的壓力變輕，有助于領(lǐng)導將更多的精力用來決策。強化秘書角色的綜合性意識，就是讓秘書在工作中能更好的發(fā)揮主觀能動性，做好各方面的統(tǒng)籌工作。領(lǐng)導者要穩(wěn)妥的指揮全局，這就必須要求秘書經(jīng)常直接的參謀，并且擔任助手來與領(lǐng)導相接應(yīng)。在這說明秘書在限定的職權(quán)范圍內(nèi)，要從全局角度輔助領(lǐng)導進行有效進行決策，行駛部分指揮職能，提供的輔助服務(wù)要具備多元化、多方位以及多功能的輔助服務(wù)作用。

（三）重視角色期待，正確對待角色失調(diào)

秘書存在角色定位不準確的問題很大部分的原因是因為秘書在工作中的角色期待差，無法正確對待角色失調(diào)的問題。

正確的角色期待。由于秘書的工作成果都體現(xiàn)在領(lǐng)導的工作成果之中，不可能像其他職業(yè)那樣能夠很直接的讓別人看到自己的勞動成果，這就使得秘書人員覺得工作沒前途，提不起工作熱情。從事秘書這一職業(yè)，需要認真的對待自己的角色期待，因為對于組織來說，你是不可或缺的，期待是相互的，你在期待工作成果得到認同的時候，別人都在期待著你能給他們提供更好的服務(wù)。領(lǐng)導期待秘書是參謀助手，部門期待秘書“上情下達，下情上傳”是樞紐，公眾期待秘書公關(guān)協(xié)調(diào)是橋梁。這種期行，構(gòu)成了秘書角色行為的主要內(nèi)容③。

正確區(qū)分配角意識與主角意識。秘書不能因為自己是配角而處于被動狀態(tài)；又不能超越自己的地位，越權(quán)行事，過于主動。而要在領(lǐng)導的授權(quán)之下學會掌握分寸，在長期的實踐中不斷的鍛煉自己區(qū)分角色的意識，換句話說，不管在什么時間和地點以及條件下，自己應(yīng)該扮演配角；什么時間和地點以及條件下，自己可以扮演主角或暫時的代理主角。優(yōu)秀而稱職的秘書必須具有基本的配角意識和在特定條件下的主角意識，這里最關(guān)鍵的是價值取向必須正確，擁有自己的特色。作為秘書，追求表面的地位和榮譽是不可取的，應(yīng)該體現(xiàn)自己工作的實際價值，以為社會貢獻為滿足。就像建筑工人，建造了多少高樓別墅，自己卻住在簡易的工棚；比如教師，一生都在培育他人，為國家培育人才，犧牲自我，為社會做出貢獻。秘書必須有這樣清醒而又全面的認識，才能經(jīng)常保持平衡的心態(tài)，在工作中的找到優(yōu)勢與樂趣，能夠容忍很多時候遇到的煩惱與不公，排遣心里受到的委屈與不公，更加的喜愛和從事秘書工作。

正確對待角色失調(diào)。在現(xiàn)實生活中，一個人要同時扮演幾個不同的角色，這些不同的角色因各自的職責、任務(wù)和角色期望不同，相互之間存在著矛盾和沖突；角色扮演遇到矛盾和障礙，不能順利進行甚至失敗，就叫做角色失調(diào)。角色失調(diào)勢必影響工作的正常進行。每個行業(yè)都會存在角色失調(diào)問題，秘書行業(yè)也不例外。在秘書工作中我們必須正確的對待角色失調(diào)，解決角色失調(diào)一定要對癥下藥。解決角色失調(diào)要求秘書分清角色層次，能適應(yīng)不同環(huán)境之下的不同角色之間的轉(zhuǎn)換，努力提高自身的修養(yǎng)，使自己能更好的適應(yīng)各種角色。在生活和工作中找準自己的位置，在其位謀其職，善于把握各方面的情況，能夠自我調(diào)試，是自己不管在何種狀況下都能快速的調(diào)整過來。

（作者單位：湖南商學院）

注解：

①柳雯、羅雨晨：《秘書角色的錯位——少數(shù)秘書工作者失足背景和原因初探》[J]，2009年9月，江蘇徐州師范大學文學院.

②季偉：《秘書角色芻議》[J]，《南通職大教學研究》1994年第1期.

③季偉：《秘書角色芻議》[J]，《南通職大教學研究》1994年第1期.

參考文獻：

[1]催永江.淺談秘書的角色意識及其培養(yǎng)[J].佳木斯大學社會科學學報，2004年第6期

[2]楊樹森 論我國高校秘書專業(yè)教育存在的問題及對策[J].秘書之友，2006 年第 3 期

[3]孫 龍，姚成福.從秘書的定義解析秘書的角色意識與價值取向[J].甘肅科技縱橫，2005年第1期。