蘇忠釗

摘 ? ?要：高校文秘工作在學(xué)校行政工作運(yùn)行中扮演著舉足輕重的角色，但鑒于其自身服務(wù)性、事務(wù)性、機(jī)要性的工作特性，使得高校文秘工作在考核評(píng)估中陷入尷尬境地，缺乏科學(xué)有效的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系。高校文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)問(wèn)題是一個(gè)值得研究和關(guān)注的話題。文章從質(zhì)量考評(píng)因素、原則與標(biāo)準(zhǔn)、制度建設(shè)入手，進(jìn)行嘗試性的探索研究，旨在為高校文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系構(gòu)建提供相應(yīng)的路徑選擇與決策思考。

關(guān)鍵詞：高校;文秘工作;質(zhì)量評(píng)價(jià)

中圖分類(lèi)號(hào)：G640 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1002-4107（2015）08-0052-02

高校文秘工作包括文書(shū)工作和秘書(shū)工作，是高校日常工作的重要組成部分和高校辦公室的基本職能之一。做好文秘工作，對(duì)于學(xué)校貫徹國(guó)家教育方針政策，保持政令暢通，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，推進(jìn)高等教育事業(yè)積極發(fā)展具有重要意義，文秘工作質(zhì)量水平的好壞、文秘工作者素質(zhì)的高低直接關(guān)系到高校行政工作能否順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。但從目前現(xiàn)狀看來(lái)，各高校對(duì)文秘工作的認(rèn)識(shí)參差不齊，大部分高校都沒(méi)有建立相應(yīng)的文秘工作質(zhì)量考核辦法，探索并形成一套科學(xué)的高校文秘工作質(zhì)量評(píng)價(jià)體系具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校文秘工作的主要內(nèi)容與作用

高校文秘工作內(nèi)容包羅萬(wàn)象，對(duì)象多，范圍廣，通俗上講，文秘工作者擔(dān)負(fù)著“筆桿子”、“嘴皮子”、“腳底子”等角色，以及做好一些邊緣性工作。

“筆桿子”。文書(shū)處理，包括文件收發(fā)、登記、抄送、傳閱、繕印立卷、歸檔等工作，領(lǐng)導(dǎo)各種講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)、調(diào)查研究、簡(jiǎn)報(bào)專(zhuān)報(bào)等各類(lèi)材料的撰寫(xiě)、整理，幾乎涉及學(xué)校層面或校領(lǐng)導(dǎo)的所有文字性材料，文秘工作者都有可能要參與其中。

“嘴皮子”。協(xié)調(diào)工作，包含辦文協(xié)調(diào)、辦會(huì)協(xié)調(diào)、事務(wù)協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)等。辦文中公文的草擬、簽發(fā)、落實(shí)等需要調(diào)查研究、征求意見(jiàn)等，辦會(huì)中會(huì)前商議、會(huì)務(wù)工作、會(huì)議精神的落實(shí)等都離不開(kāi)與相應(yīng)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，面對(duì)的內(nèi)外關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，各種關(guān)系的處理，也是協(xié)調(diào)工作的一個(gè)重要內(nèi)容。

“腳底子”。調(diào)研等事務(wù)。文秘工作不是閉門(mén)造車(chē)，不能“宅”在辦公室里。領(lǐng)導(dǎo)交代的一些臨時(shí)性事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)的各種調(diào)研活動(dòng)、會(huì)議活動(dòng)等也需要文秘協(xié)助做好事務(wù)性工作。同時(shí)許多文字工作需要充分了解和把握事情的來(lái)龍去脈，掌握問(wèn)題的關(guān)鍵所在，這就需要開(kāi)展相應(yīng)的調(diào)查研究。

邊緣性事務(wù)。文秘工作部門(mén)又有“不管部”之稱[1]。經(jīng)常有些工作是交叉的或不好對(duì)口分類(lèi)的，這些“沒(méi)人管”的“邊緣”或“結(jié)合部”工作，就往往落到文秘頭上了。這類(lèi)工作不在少數(shù)，而且還是一些棘手的、突擊性的工作。

高校文秘工作的主要內(nèi)容，充分體現(xiàn)了文秘工作在高校中的重要地位，它的作用集中體現(xiàn)如下。

信息樞紐。高校文秘部門(mén)是各種文件、資料的集散中心，是學(xué)校信息傳遞鏈中的一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。上級(jí)部門(mén)的指示、文件、政策，下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告以及教職工、學(xué)生的來(lái)信來(lái)訪等學(xué)校內(nèi)外的各種信息首先匯聚到辦公室文秘部門(mén)，經(jīng)過(guò)整理、分類(lèi)，再及時(shí)而準(zhǔn)確地傳遞到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)工作部門(mén)，發(fā)揮著信息的集散作用。

參謀助手。高校文秘扮演著“智囊團(tuán)”角色，輔助領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。通過(guò)信息收集，分析研究，結(jié)合黨的路線、方針、政策和上級(jí)的指示及學(xué)校發(fā)展情況，借助專(zhuān)報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)參等方式提出意見(jiàn)建議等推薦給領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)分析研究與判斷，提出方案供領(lǐng)導(dǎo)參考、選擇，為高校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策當(dāng)好參謀助手。

綜合服務(wù)。高校文秘工作的基本要求就是保質(zhì)保量地做好日常性工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種工作。文秘工作的性質(zhì)是綜合性的，其中包括一些程序化的工作，如辦文辦會(huì);也包括一些非程序化的工作，如領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切工作，突發(fā)性、臨時(shí)性的事務(wù)等。

二、高校文秘工作的特性與質(zhì)量評(píng)價(jià)現(xiàn)狀

高校文秘工作與高校內(nèi)其他行政部門(mén)的特點(diǎn)差別很大，其工作本身的內(nèi)容和作用，決定了文秘工作自身的特性與質(zhì)量評(píng)價(jià)的局限。

服務(wù)性。文秘工作在傳統(tǒng)觀念里往往被誤解為是跑腿、干雜活的，這很大程度上緣于文秘工作自身的服務(wù)性特征，高校的文秘工作亦是如此。文秘工作在一定程度上充當(dāng)著“后勤服務(wù)者”角色。一方面是協(xié)助校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好各類(lèi)的服務(wù)性工作，另一方面通過(guò)協(xié)調(diào)，做好學(xué)校層面上的綜合性服務(wù)工作。

事務(wù)性。高校文秘工作要全面了解、聯(lián)系、溝通各個(gè)部門(mén)，起到聯(lián)系、協(xié)調(diào)作用。文秘主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些事務(wù)，而領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)涉及方方面面?；谖拿毓ぷ鞯木C合性，這使得文秘要吃透領(lǐng)導(dǎo)所處理的所有事情，小到檔案整理、資料收集，大到輔助領(lǐng)導(dǎo)做決策，政務(wù)、事務(wù)，大事小事，無(wú)所不包，文秘都要事事做到位。

機(jī)要性。文秘工作涉及各類(lèi)文件、會(huì)議，其中很多涉及保密和機(jī)要的。保密、準(zhǔn)確、迅速，是文秘工作規(guī)律的科學(xué)概括。在工作中，不僅要保證一些重要文件、資料的安全，更重要的還要保證知密不泄密，懂得保密規(guī)定和常識(shí)，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)要，切不可隨意將消息放出。

鑒于高校文秘工作服務(wù)性、事務(wù)性、機(jī)要性特性，在對(duì)文秘工作進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)時(shí)，主觀性強(qiáng)（人為因素多）、難以量化（服務(wù)性工作、機(jī)要性工作）、繁雜等因素嚴(yán)重影響了文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)和對(duì)文秘工作者的科學(xué)考核。高校文秘工作的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。一是文秘工作者綜合水平有待提升。高校文秘工作者需要較高的政策理論水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)層次、寫(xiě)作能力、溝通、組織協(xié)調(diào)能力，自身還需要一個(gè)沉淀積累的成長(zhǎng)過(guò)程，總體水平有待提升。二是文秘工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。很多工作數(shù)年、業(yè)務(wù)熟練的骨干外調(diào)，或考研、考博等，人員進(jìn)出頻繁，受文秘工作煩瑣性和專(zhuān)業(yè)性所限，使得很多有能力的不想干這一行，而想干的又達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，存在著不愿進(jìn)、不能進(jìn)、不敢進(jìn)的問(wèn)題[2]。三是缺乏科學(xué)的質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制?，F(xiàn)在大部分高校都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的評(píng)價(jià)考核體系，文秘工作者的培訓(xùn)、晉升等途徑很少，在工作上是“總管”，在激勵(lì)上往往是“不沾邊”，這也是導(dǎo)致這支隊(duì)伍不穩(wěn)定的根本原因。

三、高校文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系構(gòu)建

通過(guò)上面對(duì)高校文秘工作內(nèi)容、作用、特性及其質(zhì)量評(píng)價(jià)現(xiàn)狀的論述，我們不難看出，高校文秘工作的重要性與其發(fā)展評(píng)價(jià)之間存在一定的出入，并不相匹配，構(gòu)建高校文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，包含以下三個(gè)內(nèi)容。

（一）要明確質(zhì)量評(píng)價(jià)要素

1.常規(guī)的文秘工作考評(píng)。主要是指對(duì)文秘日常事務(wù)的執(zhí)行情況的考察，如學(xué)校收發(fā)文處理與管理工作是否規(guī)范，起草或參與擬寫(xiě)的學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話、綜合材料及其他重大文稿的質(zhì)量水平如何，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的安排與服務(wù)是否科學(xué)合理，能否及時(shí)開(kāi)展校內(nèi)外信息的調(diào)研和分析，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)等等。

2.文秘工作者素質(zhì)考量。高校文秘工作者廣義上包括校內(nèi)各單位的秘書(shū)、辦公室文秘科室工作人員等，要求綜合素質(zhì)比較高，其個(gè)人所具備的工作素質(zhì)也是考評(píng)的一個(gè)主要范疇。主要涉及公文寫(xiě)作、事務(wù)處理傳達(dá)方面的理論基礎(chǔ)水平，如公文起草的規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、條理性等。另外就是綜合素質(zhì)的衡量，包括溝通、協(xié)調(diào)、組織等能力。一般在進(jìn)行個(gè)人考察時(shí)，可從德、能、勤、績(jī)、廉五個(gè)方面進(jìn)行全面考核。

3.外部因素評(píng)價(jià)參考。文秘工作臨時(shí)性、突發(fā)性的事務(wù)太多，所涉及的文字、事務(wù)、服務(wù)性工作，主觀性太強(qiáng)，很難用客觀的標(biāo)準(zhǔn)去權(quán)衡。比如，一份文字材料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求可能要修改十余遍，這其中的工作量在常規(guī)的考核中是無(wú)法量化和衡量的。因此對(duì)文秘工作的考核，外部因素評(píng)價(jià)顯得十分必要。文秘工作主要服務(wù)對(duì)象是高校領(lǐng)導(dǎo)，合作對(duì)象是相應(yīng)的職能部門(mén)，因此它的外部因素評(píng)價(jià)主要是文秘領(lǐng)導(dǎo)與合作的員工對(duì)文秘工作的認(rèn)可度，盡管這些意見(jiàn)具有一定的主觀性，但這也是文秘工作好壞最直觀的一個(gè)反映[3]。

（二）要明確質(zhì)量評(píng)價(jià)的原則和標(biāo)準(zhǔn)

基本原則。探索文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)的目的，是為了促進(jìn)效率提升，提升工作水平和質(zhì)量。因此考評(píng)應(yīng)堅(jiān)持“公平、公正、公開(kāi)”的原則，實(shí)現(xiàn)主、客觀相統(tǒng)一。

考核標(biāo)準(zhǔn)。高校文秘工作質(zhì)量考核方式應(yīng)該是多元的，而不是單一的。包括：1.定性評(píng)議：通過(guò)民主測(cè)評(píng)，按優(yōu)秀、良好、合格、不合格的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行基本的測(cè)評(píng)。2.定量考核：實(shí)行目標(biāo)管理，根據(jù)目標(biāo)考核的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)考核對(duì)象思想政治水平、工作現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)以及完成工作任務(wù)業(yè)績(jī)等具體崗位責(zé)任進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，并按一定的比例進(jìn)行總分匯總。3.附加項(xiàng)考核：包括領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)以及個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況、發(fā)表論文、專(zhuān)著等內(nèi)容。

（三）要健全制度保障機(jī)制

高校文秘工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)，最終要落到制度建設(shè)上來(lái)?？梢愿鶕?jù)文秘工作的特性，單列考評(píng)辦法和標(biāo)準(zhǔn)，制定一套針對(duì)文秘工作的考評(píng)制度，做到有制度可依。在制度中，進(jìn)一步明確考評(píng)的對(duì)象、考評(píng)內(nèi)容、具體考評(píng)辦法和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。一個(gè)完善的考評(píng)制度，既可以使文秘工作的性質(zhì)凸顯出來(lái)，讓考評(píng)人員有效實(shí)施質(zhì)量評(píng)估行為，又能讓文秘工作者對(duì)自身工作有更清楚的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)工作的有效開(kāi)展。同時(shí)考評(píng)制度的公開(kāi)，有利于對(duì)文秘工作考評(píng)進(jìn)行監(jiān)督，更加的公開(kāi)化和透明化。另外，加強(qiáng)文秘工作隊(duì)伍建設(shè)，針對(duì)文秘工作者，出臺(tái)或?qū)嵤┫鄳?yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)審等政策，建立健全激勵(lì)機(jī)制，讓那些“幕后英雄”有更大的上升空間。

高校文秘工作“多而雜，小而精”，文秘工作者不僅要成為理論方面的“專(zhuān)家”，而且還要成為學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的“雜家”，更要成為文秘領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)之間的“談判家”[4]。因此，對(duì)高校文秘工作的科學(xué)合理評(píng)價(jià)，對(duì)文秘工作者成長(zhǎng)的關(guān)注和保障，是推動(dòng)這項(xiàng)工作高效發(fā)展的根本動(dòng)力。在高等教育深化改革和高校管理體制不斷優(yōu)化的當(dāng)下，各高校應(yīng)著手探索研究文秘工作質(zhì)量評(píng)價(jià)問(wèn)題，并逐步建立科學(xué)有效的質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，推動(dòng)高校文秘工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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