方 蕾 陳智高*

·疾病控制與衛(wèi)生監(jiān)督·

江蘇省疾控中心物資管理信息系統(tǒng)的應用及效果評價△

方 蕾①陳智高①*

文章主要對現(xiàn)代信息化物資管理的應用與效果進行了分析，并對其工作的優(yōu)點進行了簡明扼要的闡述。

疾控中心 物資管理系統(tǒng) 效果評價

物資管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)管理、材料管理、查詢統(tǒng)計和系統(tǒng)維護4大模塊組成。江蘇省疾控中心(以下簡稱為中心)物資管理系統(tǒng)于2013年7月1日正式使用。經(jīng)各級使用者與系統(tǒng)的磨合和適應，反饋出66個問題，研究組第一時間和軟件公司規(guī)劃解決方案，修改問題，完善系統(tǒng)功能。成熟運行后，物資管理系統(tǒng)與中心辦公平臺整合，真正實現(xiàn)中心物資申購、管理、統(tǒng)計信息化、規(guī)范化[1]。

1 物資管理系統(tǒng)的升級和應用

1.1 物資管理系統(tǒng)的升級 (1)將中心接種疫苗申購流程加入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近于已使用成熟的辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請—審批—分配—采購—庫房管理到統(tǒng)計分析流程性的植入即可。(2)在整個材料管理模塊中加入經(jīng)費來源功能，經(jīng)費來源的貫穿，不僅需要將財務(wù)提供的3大類經(jīng)費表(含450種經(jīng)費)精準地導入系統(tǒng)，而且在整個操作流程中需要根據(jù)實際操作需求適當出現(xiàn)或隱藏，在查詢統(tǒng)計模塊中需要有專門、詳細的表格呈現(xiàn)，設(shè)置庫存材料經(jīng)費查詢和領(lǐng)用材料經(jīng)費查詢表，包括各種經(jīng)費使用小計，各科所經(jīng)費使用小計、合計等，還有相應的經(jīng)費維護對照碼表，方便經(jīng)費變更的及時維護、修改。

1.2 物資管理系統(tǒng)的具體應用

1.2.1 固定資產(chǎn)信息化管理。信息化管理后，設(shè)備從申購到安裝驗收單填寫均在系統(tǒng)中完成，并且建立了設(shè)備檔案,詳細記錄了每臺設(shè)備的購入時間、金額、供貨單位、領(lǐng)用科室。每臺設(shè)備設(shè)有相應條形碼，設(shè)備信息完整、易查，真正實現(xiàn)了固定資產(chǎn)的信息化管理，同時為成本核算提供了準確的依據(jù)，見圖1。

圖1 物資管理系統(tǒng)固定資產(chǎn)模塊功能

1.2.2 材料信息化管理。材料管理模塊實現(xiàn)了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，物資管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價格，縮短詢價、比價時間，業(yè)務(wù)部門可以查詢材料狀態(tài)和貨期，方便安排實驗進程。庫存物資實行信息化管理后，通過驗收、核價后由計算機打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領(lǐng)取和領(lǐng)取物品不填出庫單的現(xiàn)象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實現(xiàn)庫存物資的賬目同實物核對、物資領(lǐng)取部門的實物核對以及供貨單位的清算結(jié)賬，見圖2。

圖2 物資管理系統(tǒng)材料管理模塊功能

1.2.3 查詢統(tǒng)計模塊。通過查詢統(tǒng)計模塊查出耗量大、周轉(zhuǎn)快的物品，管理部門通過市場調(diào)查或直接從廠家獲得信息,以最優(yōu)惠的價格,完好的品質(zhì)購進，既能節(jié)省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務(wù)。同時，根據(jù)具體查詢條件搜索各類事務(wù)數(shù)據(jù)的查詢，自動匯總生成各種報表，準確、及時取得各科室領(lǐng)取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的準確性，見圖3。

圖3 查詢統(tǒng)計模塊功能

2 物資管理系統(tǒng)應用前后對比

2.1 物資申請、審批階段 傳統(tǒng)手工模式(以下簡稱手工組)的物資采購申請采用紙質(zhì)手寫版，申請需要各級領(lǐng)導手寫簽名審批，花費時間每月平均為4個工作日。使用物資管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng)組)后，只需在系統(tǒng)中輸入申購信息，申請者不用為審批來回奔波，領(lǐng)導通過手機和電腦即可第一時間完成審批，申請花費時間僅需1個工作日。申請—審批階段信息化為領(lǐng)導和申請者節(jié)約時間和精力是顯而易見的。

2.2 物資分類采購階段 手工組紙質(zhì)申請字跡潦草不清，審批時難以辨認，導致買錯規(guī)格、型號。系統(tǒng)組電子化輸入清楚明了，同名物資自動匯總且進行比對提示，便于批量采購。分類詢價環(huán)節(jié)，以零散試劑采購為例，手工組將手寫訂單匯總成表格，再根據(jù)品牌、種類詢價比較，每月平均160條采購記錄，訂購成功需要花費5～6個工作日。系統(tǒng)組可根據(jù)不同需求分類導出電子訂單，按照品牌、種類比價，選定最優(yōu)供應商，訂購時間比手工組節(jié)約60%。

2.3 物資庫房管理階段 手工組每月需要整理幾百條庫房出入庫記錄，清算單位精確到分，工作量大，易出錯。系統(tǒng)組由電腦直接計算出、入庫數(shù)量，統(tǒng)計核對小計和合計，賬目有序，分毫不差。

2.4 物資核算報銷階段 手工組核算復雜，發(fā)票金額和入庫單、出庫單及報銷黏貼單金額必須一一對應，手工填寫賬目難免手誤，核算不清導致工作重復低效。系統(tǒng)組電子化的單據(jù)核算清晰，只需核算總價符合，即使有錯也很容易找出，時效提高50%。

3 采用物資管理系統(tǒng)的效果

3.1 增強了宏觀調(diào)控能力 采用一個科所一個系統(tǒng)管理員賬戶的模式，申請物資隨時可查，有效避免了重復申購引起的浪費。各科所對于自己申購的物資情況能實時動態(tài)掌握，加急物資可在系統(tǒng)中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請采購到物資流通的各個環(huán)節(jié)都受到經(jīng)費來源的制約，把經(jīng)費與物資有機地結(jié)合起來，經(jīng)費使用部門和財務(wù)部門能通過系統(tǒng)實時查詢經(jīng)費使用情況，較好地發(fā)揮了有限經(jīng)費的整體保障作用。

3.2 規(guī)范了財物流通秩序 改變了傳統(tǒng)物資管理的思維定勢、管理模式和方法。物資管理糾正了采購、管理、供給及核算各環(huán)節(jié)的不可控性。各部門互相監(jiān)督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。

3.3 降低了物資消耗成本 現(xiàn)代信息化物資管理能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對下一年的物資采購情況進行系統(tǒng)的分析，在有效、科學地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時，減少了準備周期和庫存率。

3.4 提供了準確庫存信息 常用辦公用品和耗材庫數(shù)據(jù)實時更新、準確可靠，既保證了中心各科所的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環(huán)利用率。使用現(xiàn)代信息化物資管理方法，不但能夠最大程度地提高物資管理人員的工作效率，還能有效增強物資信息管理的準確性。

3.5 提高了物資管理效率 物資管理系統(tǒng)可以進行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種財務(wù)報表，中心物資部門實行信息化管理后，每月準確統(tǒng)計出中心所使用的物資情況，工作效率提高了近1倍。

3.6 保障了科室核算的實施 經(jīng)費來源功能加入系統(tǒng)后，各科室在物資部門申購的物品全部計入各自經(jīng)費核算，杜絕了物資浪費。信息化應用于中心后勤物資管理，提高各類物資管理的科學性和合理性，對減少浪費和庫存占用、優(yōu)化物資管理流程、加強物資的定額管理均具有較好的應用前景。

物資管理信息化是現(xiàn)代化疾控中心發(fā)展的必然趨勢，中心順利開展現(xiàn)代信息化物資管理，最大程度減輕了物資管理人員的工作負擔，提高了物資管理工作的質(zhì)量。信息化使物資管理工作變得更加細致化、規(guī)范化，這種信息的網(wǎng)絡(luò)共享性與透明性使得中心的員工清楚地了解中心的物資管理現(xiàn)狀，有利于部門間的相互合作，實現(xiàn)信息化物資管理的最高效應[2]。

1 胡菁穎，薛靚，李秀娥．信息化物資管理的應用與效果評價[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011,32(7)：88-89.

2 李東明.淺析現(xiàn)代信息化物資管理的應用與效果簡評[J].地方經(jīng)濟，2011，(24)：341.

·本文編校 程福珍·

江蘇科教興業(yè)工程(JKRC2011038)

2015-06-30)

①江蘇省疾病預防控制中心 南京市 210024

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