常曉忠

摘要：檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)水平已成為衡量檔案應(yīng)用單位信息化程度的一大標(biāo)志。將檔案質(zhì)量與數(shù)字化發(fā)展緊密結(jié)合，創(chuàng)建快速高效的檔案管理體系是高校檔案管理的發(fā)展方向。從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化以及電子檔案的保護(hù)問題，為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用提供思路借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；高校檔案管理；電子檔案

中圖分類號(hào)：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2015）12014802

在建設(shè)數(shù)字化社會(huì)的背景下，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展也提出了新的要求。如何以數(shù)字化為契機(jī)，提高新形勢(shì)下高校檔案管理的水平，提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展，成為檔案工作人員面臨的重大課題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化在帶給人們生活極大便利的同時(shí)也衍生了一些問題，其中一個(gè)迫切的問題是如何切實(shí)保護(hù)數(shù)字化檔案的安全，從而保障檔案管理體系的正常高效運(yùn)行。本文將就高校檔案數(shù)字化管理和保護(hù)存在的問題及對(duì)策進(jìn)行初步的探討。

1 加快高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

數(shù)字化檔案管理是指通過計(jì)算機(jī)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（照片、音頻、視頻等），以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲(chǔ)提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學(xué)生數(shù)量和教職工數(shù)量逐年增加，這種增長(zhǎng)使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護(hù)和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來越大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對(duì)于學(xué)生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運(yùn)用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術(shù)處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。問題的原因是檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認(rèn)識(shí)。

1.1 高校檔案數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的要求

社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，達(dá)到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時(shí)的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時(shí)間去進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。

1.2 高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結(jié)果

在社會(huì)數(shù)字化的背景下，高校作為技術(shù)發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會(huì)將大量的檔案信息寫入計(jì)算機(jī)中，并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

1.3 高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的科學(xué)優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

2 高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對(duì)策分析

應(yīng)當(dāng)看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個(gè)突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計(jì)算機(jī)等多媒體硬件成為“高檔打字機(jī)”。使得投入的人力和物力的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費(fèi)。其次，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時(shí)候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購(gòu)和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進(jìn)一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實(shí)際的工作中需要把握以下幾點(diǎn)：

2.1 盡快建立健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

新型載體的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉(zhuǎn)變的過程中，必須遵守嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。其標(biāo)準(zhǔn)通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實(shí)施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時(shí)，各單位也應(yīng)充分發(fā)揮自身能動(dòng)性，根據(jù)自身?xiàng)l件和檔案管理的特點(diǎn)制定詳細(xì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理打好框架，夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 不斷改進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，依據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，充分綜合文件檔案業(yè)務(wù)部門、管理部門及技術(shù)開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術(shù)手段把相關(guān)的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。

2.3 加快硬件基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)作為載體，需要加大資金投入來引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲(chǔ)格式淘汰等硬件和軟件的過時(shí)問題會(huì)引發(fā)一系列不良結(jié)果，要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和升級(jí)，以確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.4 突出數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格做到正確、科學(xué)、規(guī)范。這一方面要求每個(gè)檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細(xì)則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設(shè)置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設(shè)館際共享的數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

2.5 不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要重視對(duì)檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)的業(yè)務(wù)能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和基本的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，適時(shí)引入激勵(lì)考核機(jī)制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。

3 切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化背景下高校檔案的保護(hù)

3.1 提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識(shí)

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識(shí)，嚴(yán)格按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運(yùn)作、安全使用。其次，檔案管理單位要對(duì)數(shù)字化檔案的管理和發(fā)布制定詳細(xì)的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息發(fā)布者和傳遞者的行為。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密安全意識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員必須對(duì)安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時(shí)刻做好安全防范措施，并重視對(duì)密碼技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高安全防范意識(shí)和防范能力。另外，對(duì)數(shù)字化管理人員的配備應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，突出責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)和信息道德品質(zhì)，又要精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，把合格的管理人員委派到關(guān)鍵崗位上。

3.2 提高系統(tǒng)安全防范技術(shù)能力

一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲(chǔ)過程中進(jìn)行安全保護(hù)。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方法的功能，進(jìn)行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權(quán)控制。對(duì)網(wǎng)上信息用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，設(shè)置不同用戶對(duì)各類信息的訪問權(quán)限，實(shí)行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗(yàn)證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中采用數(shù)字簽名，動(dòng)態(tài)驗(yàn)證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實(shí)性，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性，防止入侵者假冒、篡改。（3）智能卡技術(shù)。根據(jù)安全實(shí)際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能。（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進(jìn)、出兩個(gè)方向的通信，借以保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶向外泄密。

3.3 嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力

影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災(zāi)害等原因造成的存儲(chǔ)設(shè)備硬件損壞。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對(duì)系統(tǒng)造成損害，確保既有的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難后可以迅速恢復(fù)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)難題。如何安全、科學(xué)地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關(guān)鍵?？梢砸劳袛?shù)字檔案館平臺(tái)，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲(chǔ)（如磁盤陣列）和脫機(jī)載體存儲(chǔ)相結(jié)合的辦法。

4 結(jié)束語

檔案管理在學(xué)校管理工作中享有重要的地位，檔案信息化有效整合了資源，同時(shí)也是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案部門要有改革創(chuàng)新意識(shí)，充分利用先進(jìn)技術(shù)和管理模式，建立結(jié)構(gòu)合理、信息暢通、運(yùn)行安全、服務(wù)高效的檔案管理體系，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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