麻夸吉

[摘 要]檔案信息與社會效益和經濟效益緊密相關，檔案信息服務是檔案文獻存儲、收集、選擇、加工、整理并通過各種渠道向廣大檔案利用者輸送，使其在實際工作中使用。它以開發(fā)檔案文獻為前提，以社會需求為導向，為社會提供信息服務為目的，使檔案文獻的存儲有序化，并將知識信息轉化為生產力，實現(xiàn)生產和科研相結合。從而提高信息產業(yè)的經濟效益和社會效益，加快信息開發(fā)利用進程。

[關鍵詞]高校；檔案信息；服務

隨著信息化、網絡化、數(shù)字化等高新產業(yè)的興起，人們的工作和生活已步入了一個以知識化為基礎，以信息化為先導的知識經濟新時代。知識經濟時代，信息資源占有量豐富與否，體現(xiàn)了開發(fā)能力的強弱，決定了競爭能力的大小、創(chuàng)造財富的多少。擁有大量信息資源的行業(yè)通過迅速獲得知識、傳播信息、利用信息，把無形的信息資源變?yōu)橛行蔚纳鐣敻?，提高了信息產業(yè)的經濟效益和社會效益。加快信息開發(fā)利用進程，以適應國內外信息化的飛速發(fā)展。

檔案信息與社會效益和經濟效益緊密相關，檔案信息服務是檔案文獻存儲、收集、選擇、加工、整理并通過各種渠道向廣大檔案利用者輸送，使其在實際工作中使用。它以開發(fā)檔案文獻為前提，以社會需求為導向，為社會提供信息服務為目的，使檔案文獻的存儲有序化，并將知識信息轉化為生產力，實現(xiàn)生產和科研相結合，從而推動社會經濟發(fā)展的實踐活動。目前，面對新的形勢，高校檔案工作應如何有效地利用檔案信息資源并進行科學管理和優(yōu)化配置，這對檔案部門而言是新的考驗、新的挑戰(zhàn)。

1 檔案資源是高校發(fā)展的歷史憑證

檔案在高校各項工作中處于非常重要的地位。這是因為高校檔案工作與高校的發(fā)展息息相關，可以說，檔案是學校今后訴說歷史的代言人，是高校管理工作的基礎和不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標志。一所學校如果沒有了教學、教研、行政管理等實踐活動的記錄便無法全面地、客觀地展現(xiàn)學校昨天與今天的真實情況。學校檔案只是一個總稱，它實際來源于學校的黨群行政、教育教學、基本建設、儀器設備、財務以及其他一切實踐活動之中形成的各種載體材料，是這一切的歷史原始記錄。高校的檔案是隨著學校發(fā)展不斷積累起來的，檔案中記載的內容皆是已逝的歷史，它具體、集中、深刻、真實地反映了學校的歷史事實，檔案用信息儲存的形式記錄了學校發(fā)展的過程，它隨著學校的建立而產生，隨著學校的實踐活動而形成。正是檔案的這一原始屬性，從高校的迎評過程中不難看出，學校評估涉及學校方方面面的工作，要求各方面的檔案都應當是齊全完備的。因此，迎接評估過程中的檔案建設需要各方面和各部門人員的積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化。通過學校評估，他們切身體會到檔案工作的重要性，嘗到檔案齊全、完整的甜頭，真正從內心認識到檔案工作是高校的一項重要基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要尺度。是教育改革的基礎，學院發(fā)展的軌跡，是迎評工作的憑證，高校教學管理的重要環(huán)節(jié)。如：學校的歷史變遷；學校機構和專業(yè)的設置；教學內容的更新、學科建設；重要會議記錄和重大事件記載；學校領導的任免和任課教師的聘任，等等，這些都應該能從檔案里找到結果，給高校教育評估工作提供最直接的原始資料。是一個學?？偨Y過去，規(guī)劃未來的助手和參謀。這個環(huán)節(jié)的好壞，直接關系到高校建設的整體規(guī)劃，同時也能反映一個學校教育秩序、管理水平、教學質量的高低。它具有提供原始資料、信息資源、后勤服務等作用，這個作用發(fā)揮得好，就會有力地推動教育事業(yè)向前發(fā)展，提高學校的管理水平和教育質量，提高學校工作效率，更好地維護學校的合法權益，同時對展示學校輝煌業(yè)績也將起到積極作用。

2 樹立以“服務”為核心的檔案工作理念，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用

建立新的檔案服務理念。以江澤民總書記“三個代表”重要思想為指導，以改革創(chuàng)新為動力，以業(yè)務建設為保障，以利用服務為目的，樹立和強化檔案信息服務意識，是目前檔案工作思想解放的新課題。知識經濟的到來，互聯(lián)網的開通，檔案信息可通過網絡空間進行交流、傳遞和遠距離存取服務。根據(jù)不同部門和服務對象信息的不同需求，對檔案信息進行深層次的、有針對性的開發(fā)和加工，做到主動服務、超前服務、跟蹤服務、現(xiàn)場服務、咨詢服務、管理服務，以最大限度滿足利用者的需求，是檔案工作的新職能。檔案部門要想提高經濟效用和社會效用，唯一可行的是檔案發(fā)揮信息作用，并充分開發(fā)利用檔案信息資源，把有價值的蘊藏檔案信息通過高新技術開采挖掘出來并廣泛使用。目前，由于受傳統(tǒng)機制和陳舊觀念的束縛，檔案管理利用出現(xiàn)的封閉式“坐門等客”的現(xiàn)象，高校的檔案信息資源沒有能夠很好地向開放式、主動提供利用轉化。因此，面對知識經濟的挑戰(zhàn)，檔案人員必須要轉變觀念，提高服務意識，要有主動性、超前性和競爭性，在開發(fā)、利用、傳遞檔案資源上下功夫。根據(jù)高校的特色和經濟狀況，加強總體策劃，開展多樣性、多層次、多渠道的檔案信息宣傳活動，建立“文檔信息服務中心”和“科學的檔案信息檢索體系”把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ币员銛U大檔案信息資源的覆蓋面，為教學科研做好檔案利用、信息反饋工作的收集和綜合分析。及時、準確地掌握教學科研部門需求的內容和重點，充分發(fā)揮館藏優(yōu)勢，提供大量的信息資源，從而提高檔案信息的利用效率和利用效果，更好地發(fā)揮其社會效益和經濟效益。

3 轉變管理模式，提高管理效率

先進的高新技術改變原來傳統(tǒng)的檔案組卷、歸檔、編制檢索、利用等手工操作，開辟了網絡化、數(shù)字化管理的嶄新天地。隨著檔案種類和數(shù)量日益增加，館藏越來越豐富，面對浩如煙海的檔案，用過去書本式、卡片式的人工檢索，要從中迅速查找有針對性、有參考價值、急需的檔案信息猶如大海撈針。而網絡化、數(shù)字化的管理方式，就能改變以往的現(xiàn)場查閱的落后局面，充分發(fā)揮檔案信息服務的整體地位和作用。它既可以使各個單位之間、各個部門之間、各個地區(qū)之間、各個國家之間查閱、利用同樣的檔案信息資源，及時、準確、系統(tǒng)、高效地為檔案利用者服務。也可以發(fā)揮貯存量大體積小、不受時間和空間的限制、檢索速度快、精確度高等優(yōu)勢。促進檔案管理、利用、圖表程序化、標準具體化、速度進程化。如今以計算機、多媒體、通信技術、信息存貯和縮微技術等一系列的現(xiàn)代化信息技術的迅速發(fā)展，順應了檔案工作的科技、經濟發(fā)展趨于全球化的新趨勢。紙質文獻向電子文獻和網上信息的轉換，導致了檔案載體的變化，如磁盤、光盤、微縮膠片等新的載體、電子文件的出現(xiàn)，客觀上要求高校檔案工作必須面向信息技術產業(yè)發(fā)展需求，促進隱蔽檔案信息資源變成網絡信息，使檔案利用的個人和組織在自己的計算機屏幕上可以輕松地讀到自己所需要的檔案信息。由此可見，只有用高科技的現(xiàn)代化管理檔案信息，才能適應改革發(fā)展的需求，才能更好地為教學科研和社會發(fā)展服務，從而真正實現(xiàn)資源共享。

4 人才保障是檔案管理的關鍵

知識經濟的核心在于能否擁有掌握了現(xiàn)代化科技的人才。高新技術的產生，由傳統(tǒng)的現(xiàn)場查閱轉化為空間查閱；由紙張式載體轉化為電子式的載體。這些變化必然導致檔案實體保管轉化為信息管理。檔案工作的現(xiàn)代化是以設備、技術的現(xiàn)代化，借助現(xiàn)代化技術、檔案管理理念，這就意味著對檔案工作者提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。因此，科學地制定和實施人才戰(zhàn)略，培養(yǎng)高素質的專業(yè)隊伍和熟悉檔案信息管理的復合型人才，為檔案建設和發(fā)展提供人才保證是高校檔案部門急需解決的一項緊迫任務。隨著市場經濟的不斷深入和檔案信息的不斷產業(yè)化發(fā)展，檔案工作者必須提高自身素質，來適應新形勢下檔案工作的需要。因此，高校應分期分批地加強培訓檔案管理人員學習計算機應用、互聯(lián)網、外語、經濟、法律、歷史、現(xiàn)代化管理知識、檔案理論和實踐，拓寬知識面，掌握新知識、新技術來管理高科技的檔案信息工作，通過培訓使他們提高理論水平和管理能力以適應新形勢下高科技管理工作的需求。

檔案事業(yè)的發(fā)展取決于人才的造就，培養(yǎng)多種層次、多種類型、多種規(guī)格的高素質人才，充分發(fā)揮他們的聰明才智，為發(fā)展檔案事業(yè)提供人才保障。

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