陳玄

【摘要】近些年隨著信息時(shí)代的到來，高職院校的檔案管理也進(jìn)入了電子時(shí)代，對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式和管理經(jīng)驗(yàn)等都提出了挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，高職院校各類檔案信息材料不斷增加，檔案管理任務(wù)日漸繁重，如何提升高職院校電子檔案的管理水平，優(yōu)化其管理方式，便成為高職院校急待解決的一個(gè)重要問題。對(duì)此，本文擬探析高職院校電子檔案整合管理的方式，以突破目前檔案管理的瓶頸，提升高職院校電子檔案管理的整體水平。

【關(guān)鍵詞】高職院校；電子檔案；整合管理

【中圖分類號(hào)】TU 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）18-0031-02

受信息時(shí)代的影響，檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)時(shí)代進(jìn)入電子時(shí)代。所謂電子檔案，就是經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的各類資料的集合體。與過去的檔案管理方式相比，電子檔案能及時(shí)整合現(xiàn)有的信息資源，憑借二進(jìn)制數(shù)據(jù)處理方式，將學(xué)生的德、智、體等基本情況在管理過程中凸顯出來。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式是將圖片、文字等以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行分類存放，不方便檔案的存儲(chǔ)與查找。而電子檔案管理卻解決了這一難題，它能將眾多的圖片、文字和視頻等轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式儲(chǔ)存起來，比紙質(zhì)檔案更容易管理和查閱。

高職院校采用的電子檔案管理方式，一方面極大地滿足了學(xué)校改革、發(fā)展的需要，另一方面則推動(dòng)了文件、檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。

一、高職院校電子檔案管理現(xiàn)狀

合理運(yùn)用各類檔案是電子檔案建立與完善的最終目的，也是社會(huì)服務(wù)意識(shí)的充分體現(xiàn)。目前我國高職院校電子檔案管理還存在不少問題，距離整合管理目標(biāo)還有不少差距。比如，缺乏先進(jìn)的技術(shù)支持與及時(shí)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；管理觀念的差異，管理方式的滯后，也拖了電子檔案整合管理的后腿。由于各高校對(duì)信息的孤立存儲(chǔ)，不重視教學(xué)與科研方面的信息交流，忽視資源共享的重要作用，致使得電子檔案的整合管理面臨諸多的問題，加大了整合管理的難度[1]。要實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須了解高職院校電子檔案管理的現(xiàn)狀，從而對(duì)癥下藥找出解決問題的辦法。那么，高職院校電子檔案管理工作在目前到底存在著什么問題呢？

（1）電子檔案管理方式較為傳統(tǒng)。目前，眾多高職院校的電子檔案管理仍然采用過去的傳統(tǒng)管理方式，不注重信息的交流與共享，這就在一定程度上影響了電子檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高職院校電子檔案管理仍處于滯后的狀態(tài)，造成信息資源利用的不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象，無法體現(xiàn)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。[2]

（2）電子檔案技術(shù)裝備落后。當(dāng)前，不少高職院校的電子檔案還缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，而數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性是比較強(qiáng)的，這對(duì)電子檔案的管理帶來了一定困難。由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年就讀不出數(shù)據(jù)。數(shù)字信息技術(shù)是載體、記錄格式、軟件、硬件等有機(jī)的集合，即使記錄載體完好，如果檢索、輸出或編輯它的軟件中任何一項(xiàng)技術(shù)過時(shí)，都將影響電子檔案信息的讀出。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有著良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，有條件的檔案部門已率先配備了光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上，但刻錄儀一時(shí)還難以普及。電腦病毒的橫行，再加黑客的惡意攻擊，軟件落后、不適用和安全性差，使得檔案信息的安全和保密也受到威脅。

由此可見，沒有先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備的支持，提升高職院校電子檔案管理水平就是一句空話。

（3）分散管理不能滿足人們需求。據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，高職院校的眾多學(xué)生與老師如果想?yún)⒓痈黝惿鐣?huì)活動(dòng)，或者出國深造、評(píng)職稱、被舉薦等，都需要所在院校提供相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行證明。由于現(xiàn)階段高職院校的電子檔案管理還較為分散，信息資源未能整合，這就直接影響這些檔案的及時(shí)輸出，有可能貽誤相關(guān)人士的工作。盡管現(xiàn)階段高職院校檔案管理已在逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化，但依然不能滿足人們?cè)谏鐣?huì)生活諸多方面的與日俱增的需求。

二、如何實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理

從目前國內(nèi)外電子檔案整合管理的經(jīng)驗(yàn)來看，分散與集中管理，已成為電子檔案管理中的兩種重要方式。本文所探討的整合管理是與集中管理相一致的。所謂整合管理，就是忽略電子檔案的負(fù)載方式，重視其數(shù)據(jù)要求和各類形式，合理運(yùn)用檔案機(jī)構(gòu)對(duì)信息進(jìn)行控制與組織，使其達(dá)到整合管理的目的?，F(xiàn)階段，發(fā)達(dá)國家如美國主要采用集中管理方式，并形成一種靈活多變、合理有效的管理模式，很值得我們借鑒。

要實(shí)現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須從以下幾方面做起：

（1）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)。進(jìn)行電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個(gè)高職院校之間的檔案提空機(jī)構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會(huì)化和檔案服務(wù)的大眾化。對(duì)此，教育主管部門應(yīng)統(tǒng)籌并確定好檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，使其負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的的檔案管理制度，及時(shí)調(diào)配信息資源，協(xié)調(diào)各高職院校之間的關(guān)系等。當(dāng)然，還需要各高職院校的主動(dòng)參與與配合，積極組建、整合聯(lián)動(dòng)的檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)高職院校之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。高職院校中有檔案管理專業(yè)的可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)的有關(guān)會(huì)議，從而調(diào)動(dòng)其他高職院校對(duì)電子檔案整合管理工作的積極性和主動(dòng)性，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。

（2）積極提升電子檔案整合管理的效能。電子檔案的整合管理，就是一種簡(jiǎn)便快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，它主要負(fù)責(zé)相關(guān)電子檔案文件的歸類整理、及時(shí)更正變動(dòng)的電子檔案、做好組卷工作、編寫檔案檢索目錄以及相關(guān)電子檔案的查閱工作等。靈活多變、自主查閱的電子檔案管理需要先進(jìn)的技術(shù)支持。它包含著眾多的子系統(tǒng)，各類檔案數(shù)字化的過程中還涉及到相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、文件的正確儲(chǔ)存形式等必須解決的問題。為此，需要充分利用文字辨別技能、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子檔案整合管理技術(shù)等。高職院校需要將校園網(wǎng)與支持電子檔案整合的網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)對(duì)外全部數(shù)據(jù)的綜合管理，逐步建立各院校之間的有效信息交流，做好搜集、分析、統(tǒng)計(jì)與使用電子檔案的各項(xiàng)工作。另外，高職院校還應(yīng)著力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)，定期對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)與理論培訓(xùn)，使其能夠熟練應(yīng)用文件儲(chǔ)存形式的兼容技術(shù)、電子檔案加密技術(shù)、確保數(shù)據(jù)安全以及正確呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的技術(shù)等，為構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)做好人才支持。[3]

（3）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化電子檔案的整合管理。在電子檔案整合管理的探析中，需要明確電子檔案的最終服務(wù)目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)的價(jià)值等。對(duì)電子檔案整合管理而言，保證信息資源的正確性與合理性是其重要的前提之一。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，高職院校檔案的建立，主要是為學(xué)生的離校、就業(yè)，為教師的考評(píng)、晉升職稱等提供相應(yīng)的材料證明。但在實(shí)際的使用過程中，如果能定期認(rèn)證知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及合理使用與歸檔各類文書等，就可有效地指導(dǎo)院校的科研工作，及時(shí)地設(shè)立教學(xué)目標(biāo)等。例如，各高職院校的科研成果、優(yōu)秀課題等，僅在各自院校的檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行分類保存，于是造成科研人員，社會(huì)公眾或普通用戶不能有效利用此類成果，這就在一定程度上封閉了最新的科研信息，影響了科技成果的傳播、轉(zhuǎn)化和利用，給經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來不必要的損失。因此，需要進(jìn)一步增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí)，充分利用好校園網(wǎng)，以更好地進(jìn)行電子檔案的整合管理。[4]

（4）加大資金投入，做好電子檔案的安保工作?？萍际前央p刃劍，帶來眾多便利的同時(shí)，也將產(chǎn)生不可避免的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此我們應(yīng)予高度重視。要實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化目標(biāo)，就必須做好安全保障工作。在信息資源共享的過程中，不法黑客會(huì)通過各種違規(guī)渠道搜集各類信息，從而導(dǎo)致高職院校電子檔案信息的泄漏。因此，高職院校應(yīng)根據(jù)自身的資金、技術(shù)、電子檔案等情況采取相應(yīng)的解決措施。比如可以通過設(shè)立抵抗病毒侵入的防火墻，及時(shí)做好院校教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)、各類軟件以及全部數(shù)據(jù)庫的加密工作，并設(shè)立相應(yīng)的輔助系統(tǒng)及時(shí)跟蹤與維護(hù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行殺毒清理。這些措施雖然能夠解決部分的電子檔案安全性問題，但欲要從根本上做好電子檔案的整合管理，還需要大量的資金支持，對(duì)電腦及電子檔案的有關(guān)器材更新?lián)Q代，以提高其安保性能，切實(shí)保證電子檔案的安全性和保密性。 [5]

三、結(jié) 語

電子檔案整合管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，亦是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、國企私企以及包括高等學(xué)校在內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理之所必需。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、科技教育現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，電子檔案的整合管理日益顯示出它的先進(jìn)性、優(yōu)越性和高效性，因此高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)電子檔案的整合管理予以高度的重視與大力的支持，要結(jié)合本校的實(shí)際情況，綜合考量自身的技術(shù)力量、資金投入、人才隊(duì)伍、教學(xué)水平、科研成果等狀況，制定出既符合本校長遠(yuǎn)發(fā)展，又切合當(dāng)前實(shí)際情況的電子檔案整合管理的目標(biāo)、任務(wù)、機(jī)制和措施，同時(shí)還應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，更新電子檔案設(shè)備，建立、完善檔案管理機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，提升電子檔案整合管理水平，從而為高職院校的教學(xué)與科研提供信息資源共享平臺(tái)，為高職院校的不斷發(fā)展，為我國的高等職業(yè)技術(shù)教育做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]范迪新.高職院校民主管理的途徑與方式初探[J]. 硅谷. 2009（17）

[5]馬學(xué)華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討[J]. 黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào). 2008（01）