作者簡介：張笑山（1993.03-），男，漢，大學(xué)本科，西南民族大學(xué)管理學(xué)院財(cái)務(wù)管理專業(yè)在校大學(xué)生，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理。

摘要：其他應(yīng)收款是企業(yè)應(yīng)收款項(xiàng)的重要組成部分，其內(nèi)容主要包括應(yīng)收賠罰款、保證金、備用金等。這里主要是對備用金如何管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：其他應(yīng)收款；備用金

備用金由于在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中涉及人員較多，發(fā)生頻率較高，存在的問題多。被認(rèn)為是會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中難以管理的科目之一。

（一）備用金管理存在的主要問題

1、由于企業(yè)內(nèi)部控制可能存在一定缺失，對借取備用金的人員未做范圍界定，導(dǎo)致只要是企業(yè)的員工都可以以各種理由借取備用金。在企業(yè)內(nèi)部關(guān)系復(fù)雜，部門與部門之間關(guān)系存在各種各樣的問題，因此資金的涉及區(qū)域廣泛，牽涉到的范圍較大，因此想要真正實(shí)施資金管理收支兩條線管理存在著較大的問題。再加上這一模式會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資金管理的工作量和工作難度加大，因此在收入或支出過程中由于某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏也會(huì)導(dǎo)致這一情況惡化。

2、借取保證金金額沒有根據(jù)事項(xiàng)設(shè)立借款定額，存在小事借大款現(xiàn)象，占用企業(yè)資金。因此在收支決策權(quán)和自主權(quán)都受到總部限制的下屬企業(yè)，就會(huì)慢慢失去獨(dú)立性與活力，徹底淪為總公司的附屬。當(dāng)這些單位遇到資金短缺的時(shí)候，那么就會(huì)陷入嚴(yán)重的危機(jī)之中，如果僅僅依靠總部的財(cái)政部門申請資金，在資金下?lián)艿倪@一階段對下屬企業(yè)的影響將是難以預(yù)料的。因此這一資金管理模式的實(shí)際操作困難需要進(jìn)一步改善。

3、備用金管理沒有規(guī)定借款報(bào)賬時(shí)間，一方面導(dǎo)致在會(huì)計(jì)期間結(jié)束時(shí)發(fā)生的成本費(fèi)用會(huì)缺失，另一方面一定數(shù)量結(jié)余資金沉積在個(gè)人手里，有公款私存現(xiàn)象，違反了財(cái)政部的相關(guān)財(cái)經(jīng)紀(jì)律。

（二） 備用金管理之建議

上述問題存在并非偶然，究其原因，即是內(nèi)控的缺失，也是監(jiān)管的缺位。筆者從利益相關(guān)的角度提出解決建議。

1、建立備用金內(nèi)控制度，保護(hù)企業(yè)資金不受侵占

界定備用金借款的范圍，規(guī)定備用金借款用途，建立嚴(yán)格的借款制度，避免企業(yè)運(yùn)營資金被個(gè)人占用。根據(jù)集團(tuán)企業(yè)的整體調(diào)配實(shí)現(xiàn)資金合理地“支”出去，進(jìn)一步保障收支兩條線管理的制度化、程序化、規(guī)范化、法制化，可以建立多方位全面的企業(yè)深入完成多渠道管理，大大降低了審批標(biāo)準(zhǔn)過程中存在的弊端，完善企業(yè)的資金收支管理制度，提高集團(tuán)企業(yè)資金管理效果。

2、建立備用金借款授權(quán)審批制度

根據(jù)不同事項(xiàng)與借款金額，建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，誰審批誰負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題實(shí)施責(zé)任追究。只有將管理人的責(zé)任明確了，自上而下建立一整套管理人員業(yè)績考核辦法，形成一種人人有指標(biāo)、層層負(fù)責(zé)、用人看業(yè)績、獎(jiǎng)懲憑貢獻(xiàn)的激勵(lì)約束制度，不斷增強(qiáng)各級(jí)管理人員的危機(jī)感、緊迫感、使命感以及責(zé)任感。

3、建立備用金借款報(bào)賬制度

針對不同的事項(xiàng)建立報(bào)賬制度，規(guī)定各類借款事項(xiàng)報(bào)賬時(shí)間，過期不報(bào)則按挪用資金進(jìn)行處罰。具體可采用下通知書通知其按期交款或扣取其工資薪酬予以歸還等措施。加大對于企業(yè)銀行賬戶的管理，杜絕私自開始銀行賬戶，導(dǎo)致的資金流動(dòng)不穩(wěn)定。為避免相關(guān)部門跨行開設(shè)多個(gè)銀行賬戶，即下屬單位賬戶名義上是在農(nóng)業(yè)銀行開設(shè)，而實(shí)際資金卻在建設(shè)銀行賬戶名下的這一情況出現(xiàn)，應(yīng)該將整個(gè)企業(yè)的賬戶都開設(shè)在一個(gè)銀行，這樣就可以有效地避免出現(xiàn)偷梁換柱的現(xiàn)象發(fā)生。

4、建立收支賬目明確制度

企業(yè)通過施行收支賬目明確資金管理之后，在保證企業(yè)員工的薪酬待遇不動(dòng)的前提之下，將員工的各種薪酬待遇、福利制度和相應(yīng)的社會(huì)保障體系都是由總部的財(cái)政部門進(jìn)行發(fā)放。同時(shí)對于企業(yè)相應(yīng)的辦公用品等產(chǎn)生的費(fèi)用由總部的財(cái)政部門來進(jìn)行審核，將企業(yè)所有產(chǎn)生費(fèi)用的項(xiàng)目都納入總部的預(yù)算當(dāng)中。這樣不但可以使得企業(yè)收支賬目更加明確，也會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)財(cái)政部門對于收支資金的審核機(jī)制不斷完善。在進(jìn)行資金流動(dòng)過程中，要明確資金的周轉(zhuǎn)周期以及資金回籠的程度，避免因?yàn)槟承┰驅(qū)е沦Y金鏈斷掉而給整個(gè)集團(tuán)運(yùn)轉(zhuǎn)帶來麻煩。加強(qiáng)資金的集中管理化程度，減少集團(tuán)的閑散資金，提高資金的利用效率。為了加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)對于整個(gè)資金流動(dòng)過程的控制力度，要建立相關(guān)的資金管理內(nèi)部控制制度，避免出現(xiàn)資金閑置與短缺并存。對于集團(tuán)企業(yè)的支出要按照實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤最大化的原則來進(jìn)行，保證每一分錢都花到實(shí)處，同時(shí)提高集團(tuán)的資金儲(chǔ)蓄力度，避免出現(xiàn)資金鏈斷開的問題。（作者單位：西南民族大學(xué)管理學(xué)院）

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