米軍

[摘要]高校檔案信息化建設(shè)是不斷完善和發(fā)展的過(guò)程，通過(guò)績(jī)效管理的提升，不斷盤活高校檔案信息資源的利用效率，進(jìn)而不斷提高高校檔案的使用效果。文章首先從檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)主體的確立進(jìn)行了分析，并提出了檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；績(jī)效評(píng)價(jià)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537218

當(dāng)前，我國(guó)高校對(duì)檔案管理工作高度重視，基本形成了較為完善的管理體系。但也存在檔案管理規(guī)范化不足和效率不高等諸多問(wèn)題，亟須進(jìn)行檔案管理的規(guī)范和提高。由于高校檔案數(shù)量多、信息量大、使用頻繁等諸多因素，使得檔案信息化管理的重要性更為彰顯?；诖耍疚膹目?jī)效管理的角度對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了如何建立評(píng)價(jià)體系的思考，以期提高高校檔案管理水平，推動(dòng)高校檔案管理向規(guī)范化和效率化方向發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)主體的確立

11內(nèi)部主體

內(nèi)部主體是指高校檔案館的管理人員，主要是對(duì)各類檔案進(jìn)行建設(shè)、管理和監(jiān)督的主體以及相關(guān)信息化管理的專門人員。由于內(nèi)部管理和工作人員直接參與檔案管理，對(duì)高校檔案管理工作更為了解，更適合進(jìn)行評(píng)估主體的工作。但如果對(duì)檔案信息化建設(shè)的評(píng)估工作全部由他們完成，那么很難對(duì)相關(guān)評(píng)價(jià)工作進(jìn)行說(shuō)服，或者確保評(píng)價(jià)工作能夠客觀公正的進(jìn)行，且單一主體的評(píng)價(jià)結(jié)果的信服力很有限。

12外部主體

檔案信息化建設(shè)服務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)的外部主體主要包括了各類使用高校檔案的人員和相關(guān)學(xué)者專家，他們可以通過(guò)較為專業(yè)的眼光進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)工作的評(píng)價(jià)，對(duì)其效果的評(píng)價(jià)更具有公正性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息服務(wù)的主體，無(wú)論是在館內(nèi)還是遠(yuǎn)程提供利用，利用者的觀點(diǎn)對(duì)檔案信息化建設(shè)后提供檔案信息服務(wù)質(zhì)量好壞均有參考價(jià)值。

2檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

21績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的遴選原則

科學(xué)性原則。高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建需要建立在科學(xué)性的基礎(chǔ)上，并能積極引導(dǎo)檔案信息化工作向前發(fā)展。因此，它要求指標(biāo)設(shè)置全面而有代表性，權(quán)重分配能準(zhǔn)確反映檔案信息化建設(shè)中各部分相互關(guān)系。

系統(tǒng)性原則。系統(tǒng)性原則要求在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，要綜合考慮到各種指標(biāo)的相互關(guān)聯(lián)性以及完整性，進(jìn)而可以確保評(píng)價(jià)信息的綜合反映。系統(tǒng)性原則要求在進(jìn)行指標(biāo)設(shè)計(jì)中要進(jìn)行層次設(shè)計(jì)，在層次設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行各分項(xiàng)的指標(biāo)明細(xì)設(shè)計(jì)。

可操作性原則?？?jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系建立的目的是為了能在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用，指標(biāo)易于收集、計(jì)算公式簡(jiǎn)單、評(píng)價(jià)過(guò)程簡(jiǎn)單。利于掌握和操作。

22構(gòu)建檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的依據(jù)

要進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效的評(píng)價(jià)，就必須有一個(gè)規(guī)則和內(nèi)容，此規(guī)則和內(nèi)容就組成了系統(tǒng)評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系。一般來(lái)說(shuō)，高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效系統(tǒng)評(píng)價(jià)是針對(duì)系統(tǒng)的功能、成本、可靠性、實(shí)用性、適應(yīng)性、技術(shù)水平等因素，構(gòu)成了描述系統(tǒng)的有序集合，可以根據(jù)系統(tǒng)所處的實(shí)際環(huán)境來(lái)安排他們的評(píng)價(jià)順序，并根據(jù)各自的重要性賦予一定的權(quán)重，經(jīng)過(guò)合成就形成一種評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系。評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的確定是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，這是一個(gè)具體—抽象—具體的過(guò)程。這個(gè)過(guò)程大致分為以下環(huán)節(jié)：首先，進(jìn)行必要的理論準(zhǔn)備，全面了解評(píng)價(jià)對(duì)象的基礎(chǔ)知識(shí)，并在該領(lǐng)域內(nèi)有廣度和深度，如此才能建立起完善、合理的指標(biāo)體系。其次，在具備了一定的理論知識(shí)和素養(yǎng)后，可以采用系統(tǒng)分析法來(lái)構(gòu)造系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的框架。為了評(píng)價(jià)的充分，一般都包括定性分析和定量確定兩個(gè)過(guò)程。定性分析一般由系統(tǒng)分析人員和決策層根據(jù)評(píng)價(jià)的需要主觀確定哪些指標(biāo)構(gòu)成評(píng)價(jià)指標(biāo)體系；定量確定，一般指將一個(gè)眾多變量的高維系統(tǒng)通過(guò)降維處理成最具代表性的若干指標(biāo)以構(gòu)成指標(biāo)體系的一部分。建立起高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效指標(biāo)體系，就可以根據(jù)評(píng)價(jià)的目的和建立起的指標(biāo)體系選取合適的評(píng)價(jià)方法。針對(duì)不同特性的系統(tǒng)，有不同的評(píng)價(jià)方法；根據(jù)評(píng)價(jià)因素的多少也有單因素和多因素評(píng)價(jià)等方法之分；這些不同的分類方法就決定了不同的數(shù)學(xué)模型，即構(gòu)成了不同的評(píng)價(jià)方法。從評(píng)價(jià)的因素多少來(lái)分，可分為單因素評(píng)價(jià)和多因素評(píng)價(jià)。前者是只考慮一個(gè)因素的單變量數(shù)學(xué)模型，后者則是考慮兩個(gè)及以上變量的多變量數(shù)學(xué)模型。

23指標(biāo)的建立

高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)可以評(píng)價(jià)系統(tǒng)的指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)中建立起各個(gè)一級(jí)指標(biāo)，然后根據(jù)每個(gè)一級(jí)指標(biāo)所評(píng)價(jià)的內(nèi)容，建立起二級(jí)指標(biāo)，在建立指標(biāo)的過(guò)程中，決策層和高校檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)領(lǐng)域?qū)＜揖筛鶕?jù)自己的理解通過(guò)指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行修改，對(duì)二級(jí)指標(biāo)的說(shuō)明。二級(jí)指標(biāo)的說(shuō)明在確定指標(biāo)權(quán)重和各指標(biāo)的評(píng)價(jià)等級(jí)時(shí)提供給參與用戶，以便對(duì)各指標(biāo)的評(píng)價(jià)范圍和意義界定清楚，做到評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確、客觀，這一功能由決策層或領(lǐng)域?qū)＜腋鶕?jù)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)指標(biāo)體系管理子系統(tǒng)的添加二級(jí)指標(biāo)說(shuō)明和規(guī)范建議庫(kù)實(shí)現(xiàn)。

3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)的對(duì)策思考

31提高檔案信息化建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)重要性的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，績(jī)效評(píng)價(jià)在高校檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用較少，沒(méi)有受到必要的重視，而且在具體實(shí)踐過(guò)程中面臨諸多困難。為了確保檔案信息化建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)的順利開(kāi)展，需要加強(qiáng)對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，在人力物力上給予相應(yīng)的保障。其次，要依托高校信息化建設(shè)的成果，來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，要規(guī)范檔案信息化建設(shè)的評(píng)價(jià)程序和過(guò)程，將績(jī)效評(píng)價(jià)公開(kāi)化，構(gòu)建績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果問(wèn)責(zé)制。否則對(duì)檔案工作實(shí)施績(jī)效評(píng)價(jià)將寸步難行，難以受到必要的重視，進(jìn)而導(dǎo)致評(píng)價(jià)失敗。所以，如何激勵(lì)參與人的積極性，提高評(píng)價(jià)效果是推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

32檔案管理部門加強(qiáng)服務(wù)能力和水平

高校檔案管理部門，需要在加強(qiáng)檔案信息資源科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理的服務(wù)能力。首先，要加強(qiáng)和外部檔案管理和使用部門以及單位的及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，提升高校檔案使用部門對(duì)其的認(rèn)同度。其次，要加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度，采用多種形式來(lái)拓展檔案服務(wù)的形式和內(nèi)容，采用遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)以及協(xié)同案例系統(tǒng)，來(lái)提高高校檔案信息化的使用效果，提供檔案使用的共享程度。要逐步打破各個(gè)高校之間檔案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平臺(tái)，提高館際之間的相互利用程度，拓展檔案服務(wù)途徑與范圍。最后，要對(duì)檔案用戶進(jìn)行具體的分析，并對(duì)不同大檔案用戶的需求進(jìn)行了解，進(jìn)而可以為評(píng)價(jià)機(jī)制的建立提供翔實(shí)的信息來(lái)源，同時(shí)要建立起相應(yīng)的利用程序，提高檔案利用的效果和效率。

33建立合理的動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)機(jī)制

首先，檔案信息化建設(shè)需要建立起和諧動(dòng)態(tài)的協(xié)調(diào)機(jī)制，確保各項(xiàng)投入的科學(xué)性和有效性。在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)中，需要進(jìn)行必要的資源投入，因此檔案部門“重投入”本無(wú)可厚非，但在進(jìn)行投入的過(guò)程中，不僅僅需要考慮到量的問(wèn)題，更需要考慮到質(zhì)的問(wèn)題，即優(yōu)化投入的效率和可協(xié)調(diào)性。其次，要重視檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金的使用效率，確保其使用的合理性。最后，需要加強(qiáng)檔案信息化管理的隊(duì)伍建設(shè)，建立起一支既熟悉檔案管理與信息技術(shù)，又務(wù)實(shí)勤于學(xué)習(xí)與鉆研的團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，提高合作力，不斷強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)專職隊(duì)伍的水平。

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