賈德海

[摘要]近兩年來(lái)，財(cái)政部積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的試點(diǎn)工作及由此帶來(lái)的對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂工作。財(cái)務(wù)原始憑證電子化是會(huì)計(jì)檔案電子化的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案保存形式及管理方式變革的必然趨勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]原始憑證；電子化；數(shù)據(jù)采集；體系建設(shè)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537031

國(guó)家電網(wǎng)公司堅(jiān)持以“六統(tǒng)一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續(xù)提升財(cái)務(wù)集約化、信息化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、自動(dòng)化處理、智能化分析等先進(jìn)管理模式，并提出“應(yīng)用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲(chǔ)功能，通過(guò)掃描等方式將原始憑證納入系統(tǒng)，實(shí)施電子化管理的工作要求”，以實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化、規(guī)范化管理。國(guó)網(wǎng)公司根據(jù)財(cái)務(wù)政策環(huán)境及自身財(cái)務(wù)體系的建設(shè)狀況于2012年下發(fā)了國(guó)家電網(wǎng)財(cái)〔2012〕346號(hào)（《關(guān)于印發(fā)國(guó)家電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案（2012年版）的通知》）文件，該文件明確要求國(guó)網(wǎng)總部及各網(wǎng)省以規(guī)范財(cái)務(wù)及物資體系的原始憑證和記賬憑證為重點(diǎn)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理，制定原始憑證規(guī)范，統(tǒng)一記賬規(guī)則，推進(jìn)原始憑證電子化，確保業(yè)務(wù)清晰、記錄規(guī)范、原始憑證合規(guī)。

1實(shí)施背景

11加強(qiáng)原始憑證影像集中管理的迫切要求

內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司現(xiàn)有的財(cái)務(wù)集約化ERP平臺(tái)系統(tǒng)已經(jīng)走在了國(guó)家電網(wǎng)各網(wǎng)省公司的前列，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了國(guó)家電網(wǎng)公司的集中部署運(yùn)行，但是在物資供應(yīng)過(guò)程中涉及的原始票據(jù)的留存、驗(yàn)收、過(guò)賬、查閱、統(tǒng)計(jì)、稽核等環(huán)節(jié)的原始憑證流轉(zhuǎn)及數(shù)據(jù)稽核上還存在一些問(wèn)題，如傳統(tǒng)的原始紙質(zhì)憑證和ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通過(guò)人為主觀地進(jìn)行查驗(yàn)核對(duì)，整個(gè)過(guò)程繁雜，加之原始票據(jù)數(shù)據(jù)資源分散，服務(wù)管理方式單一，無(wú)論從財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)辦理效率和服務(wù)能力，還是從供應(yīng)商的管理能效上，已不能滿足國(guó)家電網(wǎng)總部對(duì)于財(cái)務(wù)原始憑證電子化的溯源要求，同時(shí)也不利于后續(xù)國(guó)家電網(wǎng)財(cái)務(wù)原始憑證電子化影像數(shù)據(jù)的集中管理和大數(shù)據(jù)分析挖掘。

12加強(qiáng)原始憑證電子化業(yè)務(wù)流程的重要內(nèi)容

建設(shè)原始憑證電子化平臺(tái)，是國(guó)網(wǎng)總部《關(guān)于印發(fā)國(guó)家電網(wǎng)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案的通知》中確定的重要工作任務(wù)，同時(shí)在《國(guó)家電網(wǎng)公司“三集五大”體系建設(shè)“大財(cái)務(wù)”評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》中，對(duì)建設(shè)省級(jí)集中的依托財(cái)務(wù)集約化原始憑證電子化影像數(shù)據(jù)采集平臺(tái)提出了明確的要求，該文件同時(shí)指明要對(duì)現(xiàn)有ERP業(yè)務(wù)流程辦理的速度、信息采集的準(zhǔn)確度、智能化進(jìn)行提升和加速，并最大限度地降低數(shù)據(jù)采集的人工工作量，最大程度地通過(guò)智能識(shí)別技術(shù)來(lái)提升原始憑證電子化的業(yè)務(wù)采集與電子化水平。

13加強(qiáng)提升公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集效率和服務(wù)能力的重要舉措

通過(guò)在現(xiàn)有財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)中增加智能掃描OCR文字識(shí)別技術(shù)系統(tǒng)模塊，可以提升整個(gè)財(cái)務(wù)原始憑證電子化水平，提升物資、財(cái)務(wù)部門(mén)的供應(yīng)商票據(jù)票面信息及報(bào)銷(xiāo)單據(jù)、訂單、合同的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的過(guò)賬中的三單（合同、訂單、匯票）匹配的實(shí)時(shí)性。通過(guò)原始憑證電子化平臺(tái)的建設(shè)，將會(huì)構(gòu)建一個(gè)全省統(tǒng)一的影像數(shù)據(jù)采集和發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集信息流和業(yè)務(wù)流的雙向?qū)崟r(shí)交互，滿足財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)自動(dòng)過(guò)賬、出納的用戶付款的服務(wù)需求，極大提升財(cái)務(wù)體系的服務(wù)管理水平。

14加強(qiáng)國(guó)網(wǎng)公司業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必然要求

建設(shè)原始憑證電子化平臺(tái)是內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司在財(cái)務(wù)體系建設(shè)中對(duì)供應(yīng)商票據(jù)、電力公司部門(mén)間的票據(jù)、工單等的影像數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、管理及影像中數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集的必然要求，無(wú)論從數(shù)據(jù)采集效率還是從整個(gè)財(cái)務(wù)體系的ERP流程優(yōu)化都是必然趨勢(shì)，可以極大提升整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的電子流程的順暢性和充分發(fā)掘該平臺(tái)的可利用度。無(wú)論從業(yè)務(wù)流程辦理的效能上，還是從財(cái)務(wù)體系建設(shè)的品牌上，都能夠展示形象、提升管理服務(wù)水平。

2內(nèi)涵和主要做法

隨著物資集約化管理的不斷深化和發(fā)票驗(yàn)審結(jié)算工作量的大幅增長(zhǎng)，著力建立原始憑證電子化系統(tǒng)平臺(tái)，其內(nèi)涵概括為建立企業(yè)級(jí)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，統(tǒng)一原始憑證管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的收集、識(shí)別、查詢和存儲(chǔ)，同時(shí)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始憑證的全生命周期管理，加強(qiáng)對(duì)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的規(guī)范管理和高效利用，制定企業(yè)統(tǒng)一原始憑證和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提升企業(yè)整體管理能力。

圍繞“3+2”的工作內(nèi)容，統(tǒng)一開(kāi)展原始憑證電子化工作?！?”是指三項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)容，即規(guī)范業(yè)務(wù)體系、明確業(yè)務(wù)職責(zé)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，是財(cái)務(wù)原始憑證電子化的基本工作內(nèi)容?！?”是指兩套配套保障措施，即制度體系保證和技術(shù)支撐保障，要在財(cái)務(wù)原始憑證運(yùn)行工作中不斷優(yōu)化和完善。

三項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)容如下：規(guī)范業(yè)務(wù)體系，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)功能劃分來(lái)組織開(kāi)展信息系統(tǒng)運(yùn)行工作；明確業(yè)務(wù)職責(zé)，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)領(lǐng)域來(lái)細(xì)化明確各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)職責(zé)，合理設(shè)置崗位；優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，按供應(yīng)商、物資部、財(cái)務(wù)部等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，統(tǒng)一規(guī)范改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)流程之間關(guān)系，提高流程效率。

兩套配套保障措施的內(nèi)容為建立健全管理方法，管理規(guī)定，實(shí)施細(xì)則和操作指南為主題的運(yùn)行制度體系；統(tǒng)一建設(shè)原始電子憑證運(yùn)行體系技術(shù)支撐平臺(tái)，并推廣應(yīng)用。

圍繞“3+2”工作內(nèi)容，建成三級(jí)審批制度體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的組織形式由專(zhuān)業(yè)分工向業(yè)務(wù)分工轉(zhuǎn)變，工作方式由被動(dòng)處理向主動(dòng)處理轉(zhuǎn)變，由分散處理向集中處理轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的精益管理，集中管控，統(tǒng)一調(diào)度和高效運(yùn)作。

21原始憑證電子化建設(shè)與實(shí)踐的內(nèi)涵

內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證電子化建設(shè)與實(shí)施以建設(shè)“電子化財(cái)務(wù)管理”為目標(biāo)，以智能人機(jī)交互技術(shù)為基礎(chǔ)，按照“集團(tuán)化運(yùn)作、集約化發(fā)展、精細(xì)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)”工作要求，對(duì)原物資供應(yīng)商管理，財(cái)務(wù)過(guò)賬資源和流程進(jìn)行優(yōu)化整合，構(gòu)建清晰、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，與內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)由復(fù)雜到簡(jiǎn)潔、分散到集中的運(yùn)行管理模式轉(zhuǎn)變，為公司提供更高效、更安全、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

22主要做法

以建立財(cái)務(wù)原始憑證管理系統(tǒng)為理論基礎(chǔ)，以增值稅發(fā)票智能結(jié)算平臺(tái)、原始業(yè)務(wù)憑證采集平臺(tái)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)為管理支撐。以文檔管理、協(xié)同操作、圖像捕獲、電子工作流、內(nèi)容訪問(wèn)、記錄管理、歸檔與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)緊密聯(lián)結(jié)，與各種不同的SAP界面無(wú)縫集成，使用工作臺(tái)嵌入SAP，無(wú)縫聯(lián)結(jié)SAP業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)使用內(nèi)容增強(qiáng)的SAP財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，包括企業(yè)資產(chǎn)管理、合同管理、財(cái)務(wù)單據(jù)管理、品牌管理、設(shè)計(jì)文件管理、項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理和事件管理。

221技術(shù)支撐手段建設(shè)

采用電子化系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)策略對(duì)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證管理進(jìn)行優(yōu)化。與SAP系統(tǒng)深度整合，既支持現(xiàn)有財(cái)務(wù)憑證電子化的功能需求，也支持未來(lái)其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的憑證電子化，與非機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)、現(xiàn)有集團(tuán)結(jié)算平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)權(quán)限管理整合，支持百萬(wàn)級(jí)財(cái)務(wù)憑證電子化的處理壓力，降低升級(jí)對(duì)現(xiàn)有原始憑證電子化系統(tǒng)的影響。通過(guò)聯(lián)結(jié)內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程的效率，通過(guò)管理內(nèi)容的完整生命周期，改進(jìn)日常工作的規(guī)范。

（1）在原始憑證電子化系統(tǒng)中構(gòu)建智能結(jié)算平臺(tái)，統(tǒng)一文件標(biāo)準(zhǔn)，為電子原始憑證在線管理提供系統(tǒng)支撐，規(guī)范財(cái)務(wù)相關(guān)電子文件管理，提供票據(jù)自動(dòng)掃描，由“原始憑證電子化”到“結(jié)構(gòu)化”的自動(dòng)轉(zhuǎn)換，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全局共享文件資源，提高原始憑證電子化數(shù)據(jù)利用效率。管理系統(tǒng)架構(gòu)具體如下：

在業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證錄入界面增加掃描功能，業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證錄入時(shí)，通過(guò)啟動(dòng)掃描程序，自動(dòng)調(diào)出掃描窗口，掃描原始紙質(zhì)憑證，調(diào)出即時(shí)圖片（也可選擇載入已有的掃描圖片）。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證提交、保存時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將電子文件存儲(chǔ)到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)可在各審批崗位查看到對(duì)應(yīng)的電子圖片。在現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證查詢分析時(shí)，可即時(shí)查看對(duì)應(yīng)的電子圖片，同時(shí)也可登錄非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)電子圖片識(shí)別信息關(guān)聯(lián)查看對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證。

各業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行原始憑證電子化數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)收集，支持原始憑證掃描成各種圖片文件格式，進(jìn)行檔案化管理，對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理，保持對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷(xiāo)毀等實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類(lèi)別共享應(yīng)用。

在電子化原始憑證傳輸過(guò)程中，按照國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合國(guó)內(nèi)通過(guò)認(rèn)證的安全加密產(chǎn)品，進(jìn)行索引加密、數(shù)字簽名、RMS等技術(shù)保證電子文件的安全性以及可用性，達(dá)到控制數(shù)據(jù)安全的作用。

（2）通過(guò)OCR識(shí)別技術(shù)，對(duì)掃描件中的指定位置信息進(jìn)行識(shí)別，提取指定信息，建立與電子圖片文件索引及與業(yè)務(wù)單據(jù)、憑證的關(guān)聯(lián)，或?qū)⒆R(shí)別信息自動(dòng)裝載到業(yè)務(wù)單據(jù)中，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，可進(jìn)行相應(yīng)的后續(xù)操作。

（3）建設(shè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)。搭建企業(yè)級(jí)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)，統(tǒng)一原始憑證管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的收集、識(shí)別、查詢和存儲(chǔ)，同時(shí)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，加強(qiáng)對(duì)原始憑證電子化數(shù)據(jù)的規(guī)范管理和高效利用。根據(jù)原始憑證電子化的總體功能需求，綜合考慮系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)的成熟性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性，同時(shí)為了和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)路線保持一致，選擇采用成熟的企業(yè)內(nèi)容管理套裝軟件作為基礎(chǔ)平臺(tái)，在此基礎(chǔ)平臺(tái)上開(kāi)發(fā)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司的財(cái)務(wù)原始憑證電子化系統(tǒng)。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔、流程和生命周期等方面為原始憑證電子化系統(tǒng)提供支持，具有很強(qiáng)的海量存儲(chǔ)、安全管理、快速定位、信息共享和內(nèi)容關(guān)聯(lián)能力，從底層實(shí)現(xiàn)對(duì)各種原始憑證非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理業(yè)務(wù)和管理工作進(jìn)行有效支持，提升財(cái)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值。

（4）增加可視化管理功能。業(yè)務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)和審批過(guò)程中按流程、節(jié)點(diǎn)隨需掃描原始紙質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)原始資料的動(dòng)態(tài)收集，掃描為電子圖片的原始憑證作為業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證的附件，供業(yè)務(wù)單據(jù)或憑證在審批流轉(zhuǎn)、查詢分析時(shí)查看。利用OCR技術(shù)，對(duì)特別的原始單據(jù)（增值稅發(fā)票，訂單，合同）進(jìn)行掃描識(shí)別，自動(dòng)生成結(jié)構(gòu)化的憑證明細(xì)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)單據(jù)。

222組織體系建設(shè)

內(nèi)蒙古東部電力公司財(cái)務(wù)原始憑證電子化體系以“三級(jí)審批”為基礎(chǔ)，總體設(shè)計(jì)架構(gòu)為“兩層調(diào)度，三級(jí)審批，一體化運(yùn)行”?！叭?jí)審批”體系主要包括物資供應(yīng)部初審，物資采購(gòu)部復(fù)審，財(cái)務(wù)部三審。物資供應(yīng)部初審指供應(yīng)部大廳審核人員審核，主要包括在物質(zhì)供應(yīng)商管理大廳對(duì)物資采購(gòu)合同、增值稅發(fā)票、物資驗(yàn)貨單等原始憑證進(jìn)行評(píng)審，物資采購(gòu)部根據(jù)物資采購(gòu)訂單信息，對(duì)原始憑證影像和票據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，物資財(cái)務(wù)部對(duì)原始憑證影像進(jìn)行集中校驗(yàn)，查詢過(guò)賬信息和批量清賬工作。

（1）兩層調(diào)度。按照一體化運(yùn)行體系要求，建設(shè)內(nèi)蒙古東部電力有限公司總部和市級(jí)公司兩層調(diào)度方式?？偛控?cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)原始憑證的集中管理，承擔(dān)公司總體原始憑證的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)度、審查。市級(jí)公司財(cái)務(wù)部接受總部財(cái)務(wù)部管理，負(fù)責(zé)基層財(cái)務(wù)工作中的原始憑證電子化數(shù)據(jù)采集、上傳，同時(shí)對(duì)調(diào)管范圍內(nèi)的原始憑證進(jìn)行信息監(jiān)管和檢查憑證完整性。

（2）三級(jí)審批。供應(yīng)商通過(guò)供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)，進(jìn)行發(fā)票的電子化工作和付款進(jìn)度和付款情況的查詢，同時(shí)也借此收集電子發(fā)票信息，為后期自動(dòng)處理做準(zhǔn)備。今后更可擴(kuò)展為發(fā)布采購(gòu)需求，甚至庫(kù)存狀態(tài)。發(fā)票掃描和識(shí)別平臺(tái)批量處理供應(yīng)商寄達(dá)的紙質(zhì)發(fā)票，并且識(shí)別其上的關(guān)鍵內(nèi)容，和已采集到的電子發(fā)票明細(xì)進(jìn)行比對(duì)。如果匹配則進(jìn)入下一步處理。

根據(jù)三單匹配（PO（訂單），GR（收貨單）信息，紙質(zhì)發(fā)票信息），再加上供應(yīng)商平臺(tái)產(chǎn)生的預(yù)制發(fā)票，這4個(gè)數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)邏輯進(jìn)行判斷后，進(jìn)行大量自動(dòng)過(guò)賬，小量人工異常處理，最大化實(shí)現(xiàn)處理自動(dòng)化。

供應(yīng)商攜帶發(fā)票到物資供應(yīng)部大廳，登錄SAP開(kāi)發(fā)掃描終端→選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)訂單并上載發(fā)票信息→系統(tǒng)自動(dòng)分配原始憑證編號(hào)，打印粘貼單并粘貼發(fā)票→打印一級(jí)交接單，連同發(fā)票交供應(yīng)部大廳人員審核→供應(yīng)部大廳人員接收及審核發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票信息分類(lèi)→打印二級(jí)交接單，連同發(fā)票交供應(yīng)部人員審核→供應(yīng)部人員接收發(fā)票復(fù)審，并根據(jù)發(fā)票信息分類(lèi)→打印三級(jí)交接單，連同發(fā)票交財(cái)務(wù)部審核→財(cái)務(wù)經(jīng)理智能派工→接收審核粘貼單，發(fā)票→過(guò)賬生成應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)憑證。

對(duì)于物資供應(yīng)部門(mén)的供貨商提供的購(gòu)貨增值稅發(fā)票可以按照上述數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程在物資供應(yīng)商大廳和大廳辦事人員處配置掃描終端設(shè)備，然后通過(guò)配置的掃描終端由供應(yīng)商送發(fā)票人員或者物資大廳辦事人員接收到的供應(yīng)商發(fā)票進(jìn)行掃描，掃描出的發(fā)票數(shù)據(jù)（9類(lèi)數(shù)據(jù)和3類(lèi)文本信息）通過(guò)BASE64加密傳入ERP系統(tǒng)，掃描識(shí)別完成后刪除本地信息，本地不做任何數(shù)據(jù)和圖片的保存操作，打印發(fā)票粘貼單，同步利用掃描識(shí)別到的條碼信息將影像數(shù)據(jù)和工單信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

（3）一體化運(yùn)行。按照財(cái)務(wù)運(yùn)行體系要求，建設(shè)內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司物資、財(cái)務(wù)兩個(gè)體系原始憑證集中式調(diào)度，依托原始憑證電子化系統(tǒng)平臺(tái)，優(yōu)化數(shù)據(jù)運(yùn)行資源配置，推進(jìn)運(yùn)行體系的扁平化，注重管控集約化。

223強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)原始憑證管理

（1）完善財(cái)務(wù)與生產(chǎn)、項(xiàng)目、物資、人資、營(yíng)銷(xiāo)等前端業(yè)務(wù)信息的集成，規(guī)范前端經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和交易事項(xiàng)的處理，深化財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成應(yīng)用，實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息，促使前端業(yè)務(wù)按照財(cái)務(wù)規(guī)則或財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行核算與管理，確保集成業(yè)務(wù)的內(nèi)部原始憑證全部來(lái)源于業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)。

（2）深化電子報(bào)賬系統(tǒng)應(yīng)用，將項(xiàng)目管理系統(tǒng)與電子報(bào)賬系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)電子合同、工程預(yù)決算報(bào)告與審批單無(wú)縫鏈接。同時(shí)，制定相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)財(cái)務(wù)審核規(guī)范條款，規(guī)范并細(xì)化日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、營(yíng)銷(xiāo)電費(fèi)、物資采購(gòu)、在建工程等各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始憑證內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)原始憑證精細(xì)化管理。

（3）規(guī)劃財(cái)務(wù)審查工作。從審批、記賬、校驗(yàn)、過(guò)賬、預(yù)付款清賬等各個(gè)方面，規(guī)范內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司財(cái)務(wù)部審批操作流程，提升財(cái)務(wù)部工作的管理水平，確保公司財(cái)務(wù)的安全穩(wěn)定。

（4）建立健全的評(píng)價(jià)考核體系。為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)原始憑證電子化系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行和應(yīng)用情況，建立財(cái)務(wù)運(yùn)行考核體系，通過(guò)從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可靠性、貫通性、安全性等各方面進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，切實(shí)提高公司財(cái)務(wù)憑證電子化流轉(zhuǎn)水平，有效支撐公司發(fā)展方式和電網(wǎng)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，加快推進(jìn)公司現(xiàn)代化建設(shè)。

（5）強(qiáng)化“三級(jí)審批”流程管理。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化流程并結(jié)合國(guó)家電網(wǎng)財(cái)務(wù)管理流程的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)際財(cái)務(wù)憑證管理角度出發(fā)，旨在從整體上把握公司財(cái)務(wù)管理流程建設(shè)的基本思路和關(guān)鍵要素，總結(jié)形成全公司財(cái)務(wù)管理流程建設(shè)的統(tǒng)一和規(guī)范。對(duì)財(cái)務(wù)事件與原始憑證管理進(jìn)行無(wú)縫銜接，固化財(cái)務(wù)處理流程，用電子化手段管理財(cái)務(wù)工作。

（6）提高財(cái)務(wù)工作運(yùn)行專(zhuān)業(yè)化水平。依托財(cái)務(wù)原始憑證的電子化建設(shè)不斷覆蓋和實(shí)用化，從財(cái)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)“縱向到底，橫向到邊”逐步統(tǒng)一規(guī)范，從內(nèi)蒙古東部電子公司到各市級(jí)子公司的財(cái)務(wù)均采用通用的管理流程進(jìn)行日常操作，依托原始憑證電子化系統(tǒng)全面支撐運(yùn)行工作，提高財(cái)務(wù)工作整體運(yùn)行保障水平。

224采取整體規(guī)劃、階段推進(jìn)、注重實(shí)效的實(shí)施策略

（1）原始憑證電子化建設(shè)涉及財(cái)務(wù)的各項(xiàng)日常工作，所以在應(yīng)用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能開(kāi)發(fā)、業(yè)務(wù)配置、系統(tǒng)存儲(chǔ)規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施等工作的規(guī)劃和實(shí)施上，要服從內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃，需采用信息技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)先的技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，支撐內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司現(xiàn)有應(yīng)用，并著眼于未來(lái)3～5年的管理改進(jìn)，同時(shí)以國(guó)網(wǎng)公司整體規(guī)劃為準(zhǔn)，各項(xiàng)系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)劃要符合國(guó)網(wǎng)財(cái)務(wù)各類(lèi)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范、管理要求。

（2）在電子化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有意識(shí)地進(jìn)行階段性推進(jìn)，將工作劃分成可以控制、有明確實(shí)施目標(biāo)和效果的各個(gè)實(shí)施階段，采取先試點(diǎn)再推廣的模塊開(kāi)展實(shí)施工作，通過(guò)試點(diǎn)實(shí)施形成典型模式和經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上全面推廣實(shí)施工作。

（3）在實(shí)施過(guò)程中以項(xiàng)目實(shí)施對(duì)用戶企業(yè)實(shí)際管理工作的改進(jìn)和提高工作效果為最主要的考核標(biāo)準(zhǔn)，注重實(shí)效，將原始電子單據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺(tái)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理、關(guān)聯(lián)查詢，促使日常業(yè)務(wù)憑證、單據(jù)審核的高效管理，保證業(yè)務(wù)在線審核操作的高效、簡(jiǎn)便、友好、運(yùn)行穩(wěn)定。

3實(shí)施效果

31提升財(cái)務(wù)結(jié)算能力，增強(qiáng)自動(dòng)化管理水平

依托掃描識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全程操作“按圖索驥”。供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)通過(guò)掃描識(shí)別技術(shù)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，將增值稅專(zhuān)用發(fā)票票面信息影像化、數(shù)字化。在供應(yīng)商發(fā)票掃描環(huán)節(jié)，自動(dòng)識(shí)別增值稅發(fā)票票面內(nèi)容，智能匹配初始信息；在發(fā)票驗(yàn)審環(huán)節(jié)，自動(dòng)審核發(fā)票信息，實(shí)時(shí)歸集票據(jù)影像業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；在集中過(guò)賬環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票自動(dòng)錄入過(guò)賬，會(huì)計(jì)處理由輸入數(shù)據(jù)向檢查數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變；在發(fā)票檢索環(huán)節(jié)，提供多條件搜索功能，實(shí)時(shí)跟蹤發(fā)票處理業(yè)務(wù)狀態(tài)。

32提升供應(yīng)商管理水平，創(chuàng)新優(yōu)化結(jié)算流程

創(chuàng)新優(yōu)化結(jié)算流程，實(shí)現(xiàn)工作模式“化繁為簡(jiǎn)”。供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)將財(cái)務(wù)人員從單調(diào)枯燥的手工錄入勞動(dòng)中徹底解放出來(lái)，將供應(yīng)商納入發(fā)票處理工作流程，由供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算業(yè)務(wù)并進(jìn)行發(fā)票掃描、打印、粘貼等業(yè)務(wù)操作。財(cái)務(wù)人員通過(guò)系統(tǒng)完成在線審批、校驗(yàn)、過(guò)賬等業(yè)務(wù)處理，使傳統(tǒng)的手工處理發(fā)票向自動(dòng)化、智能化、集成化方向轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)了供應(yīng)商參與物資結(jié)算工作的積極性，改變了企業(yè)財(cái)務(wù)人員編制隨業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)而同比例擴(kuò)充的被動(dòng)局面。

33提升企業(yè)財(cái)務(wù)管控能力，保證“三集五大”體系建設(shè)有效開(kāi)展

集成系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)“兼容并包”。結(jié)算平臺(tái)上線以來(lái)，供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)掃描識(shí)別正確率達(dá)9933%，驗(yàn)審正確率達(dá)100%；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)納入“一體化”在線管控，“影像流”與“任務(wù)流”暢通無(wú)阻、有條不紊；原始發(fā)票影像數(shù)據(jù)一次錄入、全程共享；審批環(huán)節(jié)規(guī)范統(tǒng)一、職責(zé)清晰；數(shù)據(jù)收集便捷高效、口徑多樣；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門(mén)管理職能協(xié)同銜接、緊密耦合，有效打破“條塊分割”的管理壁壘，為“三集五大”體系建設(shè)業(yè)務(wù)融合提供有益探索。

34提升企業(yè)品牌價(jià)值，降低服務(wù)成本

促進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升品牌價(jià)值。內(nèi)蒙古東部電力有限公司物資公司在所屬物資供應(yīng)公司供應(yīng)商服務(wù)大廳設(shè)立自助結(jié)算終端，充分利用現(xiàn)有資源，改善服務(wù)環(huán)境，優(yōu)化服務(wù)界面，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)操作，豐富信息查詢，輔以友好的操作示意圖、完善的操作手冊(cè)及快捷的技術(shù)支持，使供應(yīng)商得以“輕裝上陣”，降低了物資結(jié)算辦理難度，極大地節(jié)約了時(shí)間成本和人工成本。

參考文獻(xiàn)：

鄭瑩瑩供電公司原始憑證電子化應(yīng)用研究及成效[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（3）.