羅華根

【摘 要】本文總結(jié)了自己在學(xué)校推行二級管理初期三年的教學(xué)秘書崗位的一些體會，對二級管理體制初期的定位及分工合作的認識，以及對教學(xué)秘書如何處理與學(xué)校一級管理處室的關(guān)系，協(xié)調(diào)二級學(xué)院與校一級學(xué)院在教務(wù)方面的關(guān)系提出了自己的觀點。

【關(guān)鍵詞】高職院校 二級管理 教學(xué)秘書

高職院校從大規(guī)模地高速擴張到如今的內(nèi)涵建設(shè)，經(jīng)過了一系列的探索和實踐，尤其是現(xiàn)在的高職院校學(xué)生規(guī)模都在六千至一萬人，內(nèi)部管理體制改革必須有重大的進展和突破。當(dāng)前，大部分高職院校參照本科院校進行了二級管理體制改革。二級管理中教學(xué)秘書如何定位，如何發(fā)揮其工作能動性和積極性，已成為二級教學(xué)管理及廣大教育工作者所必須面對的一個課題。

一、關(guān)于二級學(xué)院教學(xué)秘書崗位和職責(zé)的理解

教學(xué)秘書是二級學(xué)院的教務(wù)工作助理，其任務(wù)是協(xié)助各二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)行政及學(xué)籍管理工作，教學(xué)秘書業(yè)務(wù)上受二級學(xué)院及教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

1. 教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)處與二級學(xué)院教學(xué)管理之間的橋梁和紐帶

管理學(xué)下，最重要的管理原則就是權(quán)責(zé)相應(yīng)，這也是高職院校實施二級管理的基本保障和要求。現(xiàn)階段，我院施行二級管理三年來，有些二級管理制度難以實施，主要表現(xiàn)在二級部門與校一級行政處室基本職能沒有明確劃分，存在著過多的交叉和重疊。所以教學(xué)秘書必須協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系。教務(wù)處對各二級學(xué)院教學(xué)任務(wù)、考試、學(xué)籍等日常的教學(xué)管理與檢查都通過教學(xué)秘書來組織和落實；同時，二級教學(xué)單位對排課等的要求和意見，也要通過教學(xué)秘書與教務(wù)處溝通；學(xué)生對二級學(xué)院、教務(wù)處、教師本人的意見，也往往由教學(xué)秘書來傳達；此外，各二級教學(xué)單位之間也需要教學(xué)秘書來聯(lián)系。

2. 教學(xué)秘書是二級學(xué)院與教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶

二級學(xué)院教學(xué)秘書是教學(xué)管理的第一線，直接面對教師和學(xué)生。教學(xué)秘書從教學(xué)任務(wù)管理、考試管理、學(xué)生學(xué)籍管理等方面要做到上情下達，下情上傳，吃透二級學(xué)院的管理意圖，將其體現(xiàn)到具體的工作中，把二級學(xué)院的要求傳達到教師和學(xué)生，把教師和學(xué)生的要求及時反饋到二級學(xué)院負責(zé)人。

二、關(guān)于做好教學(xué)秘書工作的理解

1. 教學(xué)秘書的管理范圍小，但內(nèi)容駁雜，教學(xué)秘書工作必須要有奉獻精神

教學(xué)秘書工作不能像教師一樣站在教育的最前線，關(guān)鍵在于使教學(xué)工作順利運轉(zhuǎn)。所以教學(xué)秘書工作必須要不誤事、不出事、不亂事，只有把瑣碎的事情處理好，才能提升自己處理大事的能力和水平；教學(xué)秘書既為教師服務(wù)，也要為學(xué)生服務(wù)，對學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量更能體現(xiàn)教學(xué)秘書的人格素養(yǎng)，對于學(xué)生的咨詢，要真正做到態(tài)度和藹、耐心沉著、舉止得體、語言文明、表述準確，富有感染力和親和力；教學(xué)秘書還是辦公室服務(wù)團隊中的一員，應(yīng)當(dāng)具有團隊意識，關(guān)心同事，與同事一起創(chuàng)造一個愉快的工作氛圍，時常保持平常心，高調(diào)做事，低調(diào)做人。

2. 教學(xué)秘書的管理層次低，工作必須具有藝術(shù)性

一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書不僅要明確自己所處的位置，而且還要懂得合適的工作方式和方法。在處理和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要做到尊重不吹捧，服從而不盲從，主動而不越位，溝通而不封堵。在現(xiàn)實的工作中，各部門的領(lǐng)導(dǎo)對待問題的觀點及解決問題的方式都存在著差異，教學(xué)秘書要在本職范圍內(nèi)做好部門內(nèi)部的工作，還要盡力協(xié)調(diào)縮小各部門之間的差異，取得上下一致，共同為部門事業(yè)服務(wù)。

三、關(guān)于現(xiàn)階段學(xué)院教學(xué)秘書管理存在的問題

現(xiàn)階段各高職院校在施行二級管理體系初期，不管在教學(xué)管理還是教學(xué)秘書管理上都存在著不盡如人意的地方。

1. 對二級教學(xué)管理不夠重視

由于原先校級管理機構(gòu)龐大，基層管理力量薄弱，導(dǎo)致在改革初期，管理職責(zé)不明，任務(wù)落實不到位；還有在認識上，二級教學(xué)管理僅僅只是在排課、調(diào)課、學(xué)生成績、考試安排等方面做一些上傳下達的工作，導(dǎo)致了對二級教學(xué)管理的不重視。

2. 管理模式落后

現(xiàn)階段高職院校二級管理負責(zé)人都是教學(xué)和科研中堅，缺乏教學(xué)管理方面的理論知識，而且教學(xué)、科研和管理任務(wù)重，缺乏培訓(xùn)的時間和學(xué)習(xí)主動性，對教學(xué)管理往往按照文件辦，被動接受。

3. 缺乏激勵制度

二級教學(xué)單位教學(xué)秘書管理內(nèi)容多、范圍廣、工作雜，工作成績不易量化，可操作性差，所以在考核獎勵時沒有什么依據(jù)，使得獎勵很難落實，調(diào)動不了教學(xué)秘書的工作積極性和主觀能動性。

四、關(guān)于加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的建議

教學(xué)秘書工作的工作性質(zhì)使其作用的發(fā)揮很大程度上依賴主管領(lǐng)導(dǎo)的重視。

1. 明確崗位職責(zé)，提高教學(xué)管理中的地位和作用

教學(xué)秘書工作是一個多層次、多序列、多因素的動態(tài)過程，沒有明確的崗位職責(zé)和相應(yīng)的地位，很難使其在工作上有卓越的表現(xiàn)。

2. 完善激勵機制

人無完人，教學(xué)秘書工作多而雜，沒有相應(yīng)的激勵機制，很容易產(chǎn)生消極的思想。

3. 加強培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

教學(xué)秘書很多都是半路出家，很少有專業(yè)的人員，所以就需要后期加強培訓(xùn)、交流思想、探討問題，提高業(yè)務(wù)水平，增強業(yè)務(wù)能力。

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