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高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化研究

2015-04-10 08:11楊云賢
關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案館辦理

楊云賢

(深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院校辦檔案室,廣東 深圳 518172)

高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化研究

楊云賢

(深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院校辦檔案室,廣東 深圳 518172)

基于對(duì)高校學(xué)籍檔案的社會(huì)價(jià)值與作用,及其在現(xiàn)有后續(xù)利用中的主要方式和所存在問題的分析,本文探討了如何通過利用互聯(lián)網(wǎng)與移動(dòng)通信技術(shù),實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化和遠(yuǎn)程化。

高校學(xué)籍檔案;檔案利用;信息化

高校學(xué)籍檔案的小眾屬性決定其主要面向特定對(duì)象提供查閱利用,且查閱索證還必須辦理特定手續(xù)。目前,高校學(xué)籍檔案的利用方式主要為用戶實(shí)地利用。但由于我國(guó)高校的擴(kuò)招,學(xué)生人數(shù)與畢業(yè)生數(shù)量隨之快速增加,無(wú)疑加大了高校學(xué)籍檔案管理工作的壓力,傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案利用方式已明顯跟不上信息的更新速度,同時(shí)也不能滿足遍布國(guó)內(nèi)外的利用者的需要。怎樣安全快捷實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)籍檔案的后續(xù)利用,是高校檔案工作者需思考和改進(jìn)的問題。

1 高校學(xué)籍檔案的價(jià)值與體現(xiàn)

1.1高校學(xué)籍檔案具有重要的查考價(jià)值與憑證功能

高校學(xué)籍檔案,是高校招生錄取、學(xué)籍管理、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)位授予、畢業(yè)驗(yàn)證等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄,具有原始性、完整性、真實(shí)性等特點(diǎn),記錄了學(xué)生完成高考,被學(xué)校招生錄取入學(xué)開始,至畢業(yè)期間在校各個(gè)學(xué)期的表現(xiàn)、成績(jī)的記載等學(xué)籍變動(dòng)的詳細(xì)情況,是學(xué)生在讀期間成長(zhǎng)過程的縮影,也是高校極為重要的檔案信息資源,具有重要的查考價(jià)值與憑證功能。隨著社會(huì)對(duì)人才的要求越來(lái)越高,社會(huì)各界和個(gè)人對(duì)學(xué)籍檔案利用的需求日益增加。

1.2高校學(xué)籍檔案的價(jià)值體現(xiàn)

1.2.1個(gè)人檔案袋與高校檔案館學(xué)籍檔案的區(qū)別

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定,“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)印件,與原件具有同等效力?!备咝W(xué)生個(gè)人檔案袋中保存的,僅僅是學(xué)生在校期間的一些最基本的信息,學(xué)生在校期間的學(xué)籍信息的詳細(xì)記錄,則收藏在高校檔案館的學(xué)籍檔案中。若學(xué)生畢業(yè)后需要出具與學(xué)籍檔案相關(guān)的證明文件,便涉及學(xué)籍檔案的后續(xù)利用。

1.2.2高校檔案館學(xué)籍檔案的作用與價(jià)值體現(xiàn)

一方面,從用人的角度而言,高校學(xué)籍檔案是學(xué)校向社會(huì)推薦人才的根本依據(jù)和用人單位選用人才的重要參考材料,相比推薦信等材料具有更高的可信度。用人單位也因需要核實(shí)學(xué)生文憑的真假等而利用學(xué)籍檔案,由學(xué)生所讀的高校,根據(jù)學(xué)籍檔案如實(shí)出具學(xué)生的學(xué)歷證明。

另一方面,從畢業(yè)生自身發(fā)展而言,學(xué)生畢業(yè)后,其學(xué)籍檔案就會(huì)轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案館永久保存,這些檔案在畢業(yè)生就業(yè)、留學(xué)移民、深造、升遷、遺失、學(xué)歷認(rèn)證等方面,對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)尤為重要,需要返回所讀高校檔案館查找學(xué)籍檔案中的錄取名冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)等詳細(xì)記錄,并要求學(xué)校出具相應(yīng)的證明材料。

2 目前國(guó)內(nèi)高校學(xué)籍檔案的利用方式與存在問題

目前我國(guó)高校學(xué)籍檔案的主流利用方式,是由學(xué)生所在的高校檔案管理機(jī)構(gòu)核實(shí)利用者身份后,為學(xué)籍檔案的利用者出具學(xué)生學(xué)籍檔案相匹配的各項(xiàng)證明材料、提供加蓋公章的檔案復(fù)印件等。

2.1傳統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案利用方式

2.1.1利用者親臨現(xiàn)場(chǎng)辦理利用審批手續(xù)

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案利用方式,利用者必須親臨高校檔案館提出查檔申請(qǐng),依照登記、檢索、調(diào)檔、閱檔或者出具證明的流程辦理,有部分利用手續(xù)還涉及到服務(wù)與工本費(fèi)等。

2.1.2學(xué)籍檔案利用以手工操作的方式辦理

辦理檔案利用手續(xù)的程序包括驗(yàn)證學(xué)籍檔案利用者的身份、根據(jù)利用者需求調(diào)取學(xué)籍檔案資料、呈交學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批、根據(jù)利用需求復(fù)印學(xué)籍資料蓋章、出具相關(guān)證明文書等。

2.2傳統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案利用方式存在的問題

2.2.1傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案利用成本高

隨著國(guó)內(nèi)高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,各高校招生覆蓋區(qū)域也隨之發(fā)生變化,學(xué)籍檔案數(shù)量急劇增加的同時(shí),前往檔案館辦理學(xué)籍檔案利用的服務(wù)對(duì)象的異地比例更是呈逐年增加的趨勢(shì)。多數(shù)高校檔案館工作人員的數(shù)量卻未能相應(yīng)增加,已畢業(yè)的學(xué)生返校辦理學(xué)籍檔案手續(xù),多數(shù)需要排隊(duì)等候,往往需要一個(gè)工作日或以上的時(shí)間。而多數(shù)的學(xué)生,畢業(yè)后未必在學(xué)校所在城市工作,對(duì)于身處外地返校辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)的學(xué)生來(lái)說(shuō),不僅耗時(shí)耗力,而且增加了不少經(jīng)濟(jì)成本。

2.2.2現(xiàn)場(chǎng)核查身份制約學(xué)籍檔案利用效率

目前,國(guó)內(nèi)大多數(shù)院校仍采用現(xiàn)場(chǎng)核查的方式辦理學(xué)籍檔案的利用手續(xù)。由于學(xué)籍檔案具有一定的隱私和保密性,當(dāng)已畢業(yè)的學(xué)生需要利用自己的學(xué)籍檔案時(shí),必須親自返回畢業(yè)院校檔案館,核實(shí)身份后方可辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)。

現(xiàn)有高校學(xué)籍檔案多數(shù)采用紙質(zhì)檔案方式提供利用,檔案館查閱、辦理學(xué)籍調(diào)檔的過程比較耗時(shí)。且多數(shù)的高校檔案館,并未配備健全的身份證識(shí)別設(shè)備,只能以人工識(shí)別辦理者身份的方法,完成辦理者的身份識(shí)別后,再為利用者辦理利用手續(xù)。使用傳統(tǒng)的方式辦理學(xué)籍檔案的利用手續(xù),已嚴(yán)重影響辦理學(xué)籍檔案利用手續(xù)的效率,并不符合高校以學(xué)生為本,為學(xué)生服務(wù)的教育理念。

2.2.3學(xué)籍檔案庫(kù)存和利用增量逐年加大

以深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例,該校自2011年遷入大運(yùn)村新校區(qū)后,招生人數(shù)由每年的2000余人逐步增加到現(xiàn)在每年5000多人,招生范圍也由以面向深圳地區(qū)的生源為主,轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦驈V東省各地市招生,在校的學(xué)生數(shù)由2011年之前的6000余人上升至現(xiàn)有的15000多人,每年新增的畢業(yè)生人數(shù)在逐年增長(zhǎng)。這意味著該校學(xué)籍檔案每年的增量在5000份以上。如何提高學(xué)籍檔案后續(xù)利用效率,更好的為學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生提供學(xué)籍檔案后續(xù)利用服務(wù),成為該校檔案管理的工作重點(diǎn)之一,也是國(guó)內(nèi)各高校學(xué)籍檔案管理者共同關(guān)注的問題。

3 如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2010年舉辦的“全國(guó)檔案局(館)長(zhǎng)會(huì)議”指出:要積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視、手機(jī)……等傳播系統(tǒng),開展遠(yuǎn)程利用、遠(yuǎn)程服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享;要以提高遠(yuǎn)程服務(wù)能力為突破口,變革檔案提供利用方式……,要以公共檔案資源社會(huì)共享為目標(biāo)……,逐級(jí)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享并共同向社會(huì)提供遠(yuǎn)程服務(wù),最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。

3.1高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用信息化的準(zhǔn)備和基礎(chǔ)

一方面,高校是知識(shí)前沿陣地,在信息化技術(shù)和服務(wù)理念方面更易于推陳出新。目前,國(guó)內(nèi)大部分的高校已建立基于綜合信息平臺(tái)的檔案管理系統(tǒng),這為學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化奠定了良好的基礎(chǔ)。

另一方面,隨著科技的發(fā)展與手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的普及,各項(xiàng)政務(wù)、日常生活、工作等方面的應(yīng)用已通過手機(jī)、電腦等多種終端上實(shí)現(xiàn)信息化,微信、二維碼、U盾、網(wǎng)上交易、在線支付等已被大眾接受并廣泛應(yīng)用在多種領(lǐng)域,這為學(xué)籍檔案后續(xù)利用信息化的普及創(chuàng)造了有利條件。

3.2高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用信息化的要求和控制

3.2.1搭建基于身份認(rèn)證的學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化,需要搭建一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)在線辦理學(xué)籍檔案利用的信息化平臺(tái),便于有需要辦理學(xué)籍檔案利用的單位或個(gè)人,通過互聯(lián)網(wǎng)便可遠(yuǎn)程辦理各項(xiàng)檔案利用手續(xù),并實(shí)現(xiàn)登記、檢索、調(diào)檔、閱檔、審批、出具證明等全流程的信息化。

由于學(xué)籍檔案具備一定的保密性,檔案館不能隨意向其他人開放個(gè)人學(xué)籍檔案的利用查詢,因此,學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化平臺(tái)首先應(yīng)解決利用者身份認(rèn)證的功能。通過身份認(rèn)證的單位或個(gè)人,便可憑自己專屬的平臺(tái)賬號(hào),通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦理學(xué)籍檔案的各項(xiàng)后續(xù)利用手續(xù)。

3.2.2切實(shí)可行的利用對(duì)象身份認(rèn)證解決方案

如何便捷有效的對(duì)檔案利用對(duì)象進(jìn)行身份認(rèn)證,以滿足分布在不同區(qū)域的利用者隨時(shí)隨地利用學(xué)籍檔案呢?

2014年7月,深圳市市場(chǎng)監(jiān)督管理局率先在國(guó)內(nèi)推行全業(yè)務(wù)全流程無(wú)紙化網(wǎng)上商事登記模式,法人企業(yè)或個(gè)人憑銀行頒發(fā)的個(gè)人數(shù)字證書即網(wǎng)銀U盾,可在全流程網(wǎng)上登記系統(tǒng)中進(jìn)行身份驗(yàn)證及電子簽名,即可足不出戶完成各項(xiàng)工商注冊(cè)業(yè)務(wù)。眾所周知,國(guó)內(nèi)銀行已全面實(shí)名制,通過銀行頒發(fā)的網(wǎng)銀U盾,解決學(xué)籍檔案利用對(duì)象身份認(rèn)證的問題,不失為一種切實(shí)有效的方案。

3.3高校學(xué)籍檔案后續(xù)利用信息化的內(nèi)容和適用

學(xué)籍檔案后續(xù)利用信息平臺(tái)應(yīng)包括業(yè)務(wù)咨詢、申請(qǐng)受理、付費(fèi)交款、進(jìn)度查詢、核實(shí)審批等功能,以互聯(lián)網(wǎng)手段實(shí)現(xiàn)檔案利用者足不出戶即可申辦學(xué)籍檔案的各項(xiàng)利用手續(xù)。

平臺(tái)以菜單式的服務(wù)受理利用者的申請(qǐng),檔案利用者通過身份核實(shí)后,只需要根據(jù)平臺(tái)設(shè)置好的各項(xiàng)表單,通過遠(yuǎn)程提交辦理利用業(yè)務(wù)的各項(xiàng)資料,便可實(shí)現(xiàn)在線受理。對(duì)于涉及到有需要向利用者收費(fèi)的項(xiàng)目,則由利用者在辦理的過程中,通過網(wǎng)上支付完成付款手續(xù)。

信息平臺(tái)建成后,檔案館工作人員便可根據(jù)信息平臺(tái)收集到的檔案利用者的詳細(xì)需求,實(shí)時(shí)通過平臺(tái)完成各項(xiàng)學(xué)籍檔案證明材料的利用審批手續(xù),并將辦結(jié)的各項(xiàng)學(xué)籍檔案證明材料郵寄給對(duì)應(yīng)的檔案利用者。

學(xué)籍檔案后續(xù)利用的信息化平臺(tái)建成后,必將推動(dòng)高校學(xué)籍檔案信息化、無(wú)紙化的進(jìn)程,為最終實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的全面信息化翻開全新的一頁(yè)。

[1]薛秋珍.高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的探索與實(shí)踐[J].中國(guó)檔案,2015.4.

[2]尚紅偉.高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)運(yùn)行模式的一些思考[J].檔案管理,2014(2),207.

[3]張艷榮. 高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)述略[J]. 蘭臺(tái)世界, 2015, 1.

[4]胡彬. 談高校學(xué)籍檔案的價(jià)值與利用[J]. 黑龍江檔案,2013(2 ),197 .

[5]楊冬權(quán). 在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上的講話.2010.12.14.

[6]深圳市市場(chǎng)和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會(huì)關(guān)于全面實(shí)施全流程網(wǎng)上商事登記的公告(深市質(zhì)委公告[2014]2號(hào)).2014.10.17.

On the application of information technology in the follow-up utilization of student registry archives in higher education institutions

YANG Yunxian
(Archives Office, Shenzhen Institute of Information Technology, Shenzhen 518172, P.R. China)

Based on the exploration of the social values and effects, and analysis of current primary means and problems in the follow-up utilization of student registry archives in higher education institutions, this paper studies the approaches to informationization and remote management of the archives through Internet and mobile communication technology.

student registry archives in higher education institutions; utilization of archives; informationization

G647.33

A

1672-6332(2015)04-0099-03

【責(zé)任編輯:羊玲】

2015-11-18

楊云賢(1973-),女(漢),廣東汕尾人,中級(jí)職稱,主要研究方向:檔案管理。E-mail:yangyx@sziit.edu.cn

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