趙建國，周健

（軍事科學院，北京 100091）

軍隊機關(guān)公文主題詞標引：問題、分析與對策

趙建國，周健

（軍事科學院，北京 100091）

總結(jié)了軍隊機關(guān)公文主題詞標引的歷史作用，探討了軍隊機關(guān)公文主題詞標引面臨的問題與挑戰(zhàn)；論證了軍隊機關(guān)公文主題詞標引的必要性，分析了自然語言與人工語言、關(guān)鍵詞檢索和主題詞檢索的各自特點，提出了改進軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作的對策。

主題詞標引；全文檢索；標引質(zhì)量；公文管理；檔案管理；全壽命管理

軍隊機關(guān)公文是軍隊機關(guān)處理公務(wù)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是軍隊機關(guān)履行職能的重要工具［1］，包括命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函、通告、會議紀要等12個文種。

1　軍隊機關(guān)公文主題詞標引的歷史作用

軍隊機關(guān)應(yīng)用主題詞表標引公文主題詞，起步于20世紀90年代初，其重要標志是全軍第一部大型綜合性主題檢索語言工具書《軍用主題詞表》的出版。1992 年3月，中央軍委辦公廳發(fā)布《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》，將主題詞正式列入軍隊機關(guān)公文格式的組成要素中。1994年，《軍用主題詞表》由總參謀部、總政治部、總后勤部聯(lián)合頒發(fā)全軍團以上單位使用。該詞表是我軍第一部大型綜合性主題詞表，對統(tǒng)一規(guī)范我軍標引、檢索用語，編制各類專業(yè)詞表，建立自動化信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全軍聯(lián)機檢索、信息資源共享具有重要意義和作用。2005年10月，中央軍委發(fā)布新的《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》，總裝備部發(fā)布國家軍用標準《軍隊機關(guān)公文格式》，都重申了軍隊機關(guān)公文標注主題詞的規(guī)定。

20多年來，在中央軍委的領(lǐng)導下，在總部機關(guān)和全軍軍用信息檢索語言編制管理委員會的大力推動下，伴隨著《軍用主題詞表》、《軍用公文主題詞表》的編制完成及軍用信息檢索語言系列成果的推廣應(yīng)用，全軍機關(guān)公文主題詞標引工作全面展開，并取得了顯著的成效：加快了公文運轉(zhuǎn)和公文內(nèi)容傳達的速度，受文對象通過閱讀主題詞就能了解公文傳達的中心內(nèi)容；完善了公文檢索的手段，彌補了分類檢索的不足；為建立計算機存儲與檢索信息資源提供了更加科學有效的途徑，提高了文件利用的效率；加快了檔案著錄工作的進度，為開發(fā)檔案信息資源提供了新的方法和途徑?？梢钥隙?，軍隊機關(guān)公文主題詞標引促進了軍隊文書檔案信息資源的開發(fā)與應(yīng)用，對軍隊信息化建設(shè)起到積極作用。

2　軍隊機關(guān)公文主題詞標引面臨的問題與挑戰(zhàn)

由于種種原因，軍隊機關(guān)公文主題詞的標引實踐和組織管理出現(xiàn)了一些問題，也面臨著技術(shù)發(fā)展和黨政機關(guān)同行新規(guī)的挑戰(zhàn)和影響。

2.1標引實踐的問題

同樣一篇公文，對于不同的標引人員，由于個人理解和認識上的差異以及基本功和責任心的不同，標引結(jié)果也不盡相同，甚至大相徑庭，導致隨意性較大，亂標、錯標、漏標現(xiàn)象普遍存在；一些人簡單地按公文標題字面切分或字面組配標引，隱含的主題內(nèi)容沒有得到充分的挖掘，標引的主題詞專指度也不夠高；主題詞標引專業(yè)性強，對于非專業(yè)人員來說費時費力，標引方法繁瑣，培訓又不及時、不到位，導致標引不規(guī)范；由于詞表修訂難度大，周期長，往往一用十幾年，難免掛一漏萬，跟不上現(xiàn)代科學技術(shù)以及國防和軍隊建設(shè)發(fā)展的需要。

2.2組織管理的問題

部分單位由于組織管理和宣傳培訓不力，辦文人員對主題詞標引的重要性認識不清，認為這項工作可有可無，標引時，不能嚴格按照國家軍用標準《軍隊機關(guān)公文主題詞標引規(guī)則》進行操作。標引工作缺乏嚴格有效、切實可行的審核制度和問責機制，相當多的單位對標引結(jié)果的事后監(jiān)督不力，甚至完全沒有監(jiān)督，標引工作監(jiān)督管理不到位的情況普遍存在。

2.3技術(shù)發(fā)展的挑戰(zhàn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，特別是全文檢索技術(shù)的出現(xiàn)，針對公文主題詞標引，社會上出現(xiàn)了不少議論。有人認為，不論是公文管理系統(tǒng)，還是檔案管理系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞就可以快速地在后臺數(shù)據(jù)庫中模糊查詢到與關(guān)鍵詞相匹配的文件，基本滿足公文、檔案檢索的需求［2］。還有人認為，隨著辦公管理信息系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，文檔一體化的關(guān)鍵詞檢索模塊已經(jīng)相當成熟，基本可以擺脫對主題詞檢索的依賴。用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息成本低廉，更加方便、快捷［3］。更有人認為，主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索等再利用環(huán)節(jié)，公文辦理過程中不需要主題詞，主題詞的存在與否既不影響公文的表達效果，也不會影響公文的執(zhí)行力，取消主題詞標引，應(yīng)用自然語言檢索會減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔，提高公文的時效性［4］。新技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了關(guān)于軍隊機關(guān)公文主題詞標引前景的熱議：關(guān)鍵詞檢索能否取代主題詞檢索？在新的技術(shù)條件下主題詞標引工作還有沒有意義？

2.4黨政機關(guān)公文處理新規(guī)的影響

黨政機關(guān)公文主題詞標引，始于1986年的國務(wù)院文件，同樣取得一些成效。然而，由于主題詞標引過程中存在著類似軍隊遇到的諸多問題，考慮到全文檢索技術(shù)的發(fā)展，黨政機關(guān)公文主題詞標引環(huán)節(jié)終于被取消：2012年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《黨政機關(guān)公文處理工作條例》；2012年6月，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《黨政機關(guān)公文格式》——這兩項新規(guī)都取消了標引主題詞的要求。隨著黨政機關(guān)公文主題詞標引工作的終止，軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作的命運開始受到關(guān)注：黨政機關(guān)取消公文主題詞標引的新規(guī)對現(xiàn)行《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》的修訂會產(chǎn)生什么樣的影響？取消公文主題詞標引是否人心所向、大勢所趨？軍隊機關(guān)公文主題詞標引究竟何去何從？這個問題也給我們主持修訂國家軍用標準《軍隊機關(guān)公文主題詞標引規(guī)則》工作造成困擾：是按照總裝計劃正常修訂這一規(guī)則，還是等軍委辦公廳再次修訂《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》，明確軍隊機關(guān)公文是否繼續(xù)標引主題詞后再決定是否對這一國家軍用標準進行修訂？在沒有得到職能部門明確答復的情況下，我們選擇了前者。

3　分析與對策

3.1軍隊機關(guān)公文主題詞標引的必要性

針對有些人對軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作重視不夠，認為可有可無的情況，我們首先從理論上對這項工作的必要性進行了重新思考和定位。

3.1.1軍隊機關(guān)公文主題詞標引是科學組織與共享利用文書檔案的重要條件

軍隊信息化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)就是各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先要將信息資源有序化處理，然后才能實現(xiàn)信息資源的快速檢索和有效利用。軍隊機關(guān)公文的主題詞標引工作是軍隊機關(guān)按主題內(nèi)容有序化處理公文的首要條件，也是日后快速查找、高效利用公文的重要基礎(chǔ)。這項工作是建設(shè)軍隊機關(guān)公文數(shù)據(jù)庫、軍隊檔案數(shù)據(jù)庫、軍事信息資源數(shù)據(jù)庫不可缺少的重要工作。可以說，軍隊機關(guān)公文主題詞標引是科學組織、管理和共享利用公文的重要環(huán)節(jié)和前提條件。

3.1.2軍隊機關(guān)公文主題詞標引是提高文書檔案全壽命管理周期整體水平的重要保證

從軍隊機關(guān)公文起草、成文局部環(huán)節(jié)說，表面上看，取消主題詞標引工作，減少機關(guān)公文成文的要素、環(huán)節(jié)以及工作量，可以提高機關(guān)公文處理的工作效率。但是，從機關(guān)公文全壽命管理周期的全局，特別是后期維護、應(yīng)用等環(huán)節(jié)看，如果機關(guān)公文取消主題詞標引，當機關(guān)公文藏入檔案館室、歸入公文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫、信息資源數(shù)據(jù)庫時，從事檔案管理、數(shù)據(jù)庫管理的工作人員將面臨兩種選擇：要么不標引，直接用關(guān)鍵詞檢索；要么從頭做起，對公文檔案進行標引。由于關(guān)鍵詞檢索具有很大的局限性，查全、查準率低，不標引肯定影響檔案的檢索和使用效率。如果進行主題詞標引，需要重新熟悉檔案的內(nèi)容，付出更大的艱辛，才能按主題內(nèi)容實現(xiàn)機關(guān)公文的有序化管理工作?？梢姡谲婈牂C關(guān)公文形成之初標引主題詞，雖然與公文起草單位、個人的直接關(guān)系不太大，但對公文建檔、計算機管理能帶來事半功倍的效果。

3.1.3軍隊機關(guān)公文主題詞標引符合文書檔案有序化處理的客觀規(guī)律

公文管理是檔案工作的基礎(chǔ)，要做好檔案工作必須首先對公文處理過程進行超前控制，實行文檔一體化管理。我們認為，軍隊文書檔案有序化處理的最佳時機始于公文形成階段，最佳人選是公文起草辦文人員。這是因為：（1）再沒有人比公文起草辦文人員更了解該公文所表達的主題內(nèi)容，更容易選擇中心內(nèi)容、重點段落，更容易選定標引詞。（2）如果機關(guān)公文起草、成文時未標引主題詞，公文入藏各級檔案館室、歸入各類數(shù)據(jù)庫時，各級檔案館室、各類數(shù)據(jù)庫從事信息資源管理的工作人員勢必要對同一份公文，多次重復標引主題詞，既浪費時間、降低效率，又可能人為造成因人而異、因時而異的標引結(jié)果，加大主題詞標引的差異性，也極有可能降低公文主題標引的質(zhì)量。（3）如果機關(guān)公文起草、成文時標引了主題詞，各級檔案館室、各類數(shù)據(jù)庫工作人員只需從信息資源維護管理、檢索利用的專業(yè)角度對公文標引主題詞的結(jié)果重新審核、質(zhì)量把關(guān)。

總之，軍隊機關(guān)公文主題詞標引能提高文書檔案檢索效率，在機關(guān)公文全壽命管理周期全過程中，整體提高文書檔案維護管理、共享利用水平。因此，軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作理應(yīng)繼續(xù)進行。從全軍軍用信息檢索語言編管會辦公室的職能角度來講，我們也希望軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作得到可持續(xù)發(fā)展。

3.2關(guān)鍵詞檢索不能取代主題詞檢索

關(guān)鍵詞和主題詞分別是自然語言和人工語言的典型代表。針對有些人認為在新的技術(shù)條件下，關(guān)鍵詞檢索基本可以取代主題詞檢索，軍隊機關(guān)公文主題詞標引已經(jīng)失去意義的觀點，學術(shù)界對自然語言和人工語言的各自特點進行過反復研究，認為關(guān)鍵詞檢索暫時無法取代主題詞檢索。這是因為自然語言雖然簡單易用，無需規(guī)范，成本低廉，方便靈活，能及時反映新事物、新概念，但是無法控制同義詞、近義詞，不能揭示彼此間關(guān)系，難以實現(xiàn)擴檢、縮檢和相關(guān)檢索，影響查全、查準率。自然語言檢索系統(tǒng)中有許多詞與檢索需求看似高度相關(guān)，所表達的內(nèi)容卻無關(guān)宏旨［5］。而人工語言雖然結(jié)構(gòu)復雜，易用性不強，詞匯管理成本高，維護和更新難度大，標引負擔重，具有一定的滯后性，但它能簡單明了又比較專指地表達文獻信息和檢索需求的主題概念，語詞與概念一一對應(yīng)，可以控制同義詞、近義詞和多義詞，顯示概念之間的等級關(guān)系，便于進行上、下位擴檢和相關(guān)檢索，查全、查準率高。關(guān)鍵詞檢索特別是全文檢索雖然無需任何標引，檢索者用自己認為合適的關(guān)鍵性字詞在文本中就能匹配查找，看似成本低、處理速度快、易學易用，但其檢索功能單一，適用范圍有限，不能滿足多樣性的檢索需求，查全率和查準率不高［6］。實際上單純的全文檢索系統(tǒng)只具備計算機輔助文本瀏覽功能，并不具備正規(guī)的主題檢索功能［7］。正是由于關(guān)鍵詞檢索和主題詞檢索各有利弊，短時間內(nèi)它們不可能彼此取代，只能互相補充，互相融合。

3.3應(yīng)對策略

既然理論上軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作沒有失去意義，技術(shù)上關(guān)鍵詞檢索暫時取代不了主題詞檢索，為解決軍隊機關(guān)公文主題詞標引過程中出現(xiàn)的矛盾和問題，確保這項工作的可持續(xù)發(fā)展，我們研究了以下對策。

3.3.1軍隊機關(guān)公文主題詞標引統(tǒng)一使用“軍用主題詞表輔助標引系統(tǒng)”

為解決軍隊機關(guān)公文主題詞標引結(jié)果不統(tǒng)一、不規(guī)范，隨意性大，亂標、錯標、漏標現(xiàn)象普遍存在，以及簡單按公文標題字面切分或組配標引，隱含的主題內(nèi)容得不到有效挖掘等問題，全軍軍用信息檢索語言編管會辦公室組織相關(guān)部門研制開發(fā)了“軍用主題詞表輔助標引系統(tǒng)”，并在國家軍用標準《軍隊機關(guān)公文主題詞標引規(guī)則》中明確規(guī)定：“軍隊機關(guān)公文主題詞標引，統(tǒng)一使用‘軍用主題詞表輔助標引系統(tǒng)’”［8］。該系統(tǒng)是一個采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，模擬人工標引思路和流程，輔助用戶進行主題標引的新型檢索語言工具。可根據(jù)標引工作的實際需求，采用標題轉(zhuǎn)換、段落轉(zhuǎn)換、全文轉(zhuǎn)換三種策略，自動從文獻中提取主題概念，并將其轉(zhuǎn)換為標引詞，供用戶選擇，標引效能顯著提高；系統(tǒng)設(shè)有方便、快捷的詞表查詢功能；可聯(lián)動查詢和顯示用戶擬選標引詞的全方位語義信息，并可按語義關(guān)聯(lián)進行跳轉(zhuǎn)擴充查詞，保障用戶準確、迅速選定標引詞。

3.3.2完善機輔標引算法，提高標引專指度

針對標引專指度不夠的問題，我們通過組織改進、更新概念轉(zhuǎn)換算法，提高機輔標引軟件推薦主題詞的全面性、專指性，提升軍隊機關(guān)公文主題詞標引深度和自動化水平。經(jīng)過多年努力，全軍已有14部專業(yè)主題詞表能夠用于計算機輔助標引。全軍軍用信息檢索語言編管會辦公室正在組織維護完善機輔標引軟件，審查修改專業(yè)主題詞表，以期達成全部23部軍用專業(yè)主題詞表的機輔標引，屆時，《軍用主題詞表》及23部軍用專業(yè)主題詞表的專指度將大幅提升，機輔標引自動化水平也有望明顯改善。與此同時，我們?yōu)槿姼骷墮C關(guān)和文獻管理部門提供23部軍用專業(yè)主題詞表的機輔標引服務(wù)保障。

3.3.3建立軍用信息檢索語言網(wǎng)絡(luò)交互服務(wù)平臺，實現(xiàn)常態(tài)化培訓和主題詞表動態(tài)管理

為解決非專業(yè)人員普遍感到軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作專業(yè)性強，標引方法繁瑣，費時費力，難以掌控，培訓不及時、不到位的問題，以及詞表修訂難度大，周期長，往往一用十余年，難免掛一漏萬，跟不上現(xiàn)代科技和軍隊建設(shè)發(fā)展需要的現(xiàn)狀，全軍軍用信息檢索語言編管會辦公室正在組織構(gòu)建“全軍軍用信息檢索語言網(wǎng)絡(luò)交互服務(wù)平臺”，為全軍各級機關(guān)、文獻管理部門提供軍用信息檢索語言系列化、標準化的數(shù)百種服務(wù)內(nèi)容。包括5項機輔編制和應(yīng)用軟件工具，2項培訓手冊，4項印刷版、電子版檢索語言編制標準，9項檢索語言應(yīng)用標準，2項公文和檔案管理標準等。該平臺將提供軍用信息檢索語言的用戶、管理者、專家學者3者間交流互動的窗口和渠道，通過視頻、動畫等生動活潑、形式多樣的常態(tài)化在線培訓，達成檢索語言的用戶化、網(wǎng)絡(luò)化。與此同時，在軍網(wǎng)上及時發(fā)布檢索語言最新數(shù)據(jù)，實現(xiàn)《軍用主題詞表》和軍用專業(yè)主題詞表的動態(tài)化維護管理，徹底改變修表周期長、“十年磨一劍”的狀況。

3.3.4建立健全嚴格的審核和問責制度

針對標引工作缺乏嚴格有效、切實可行的審核制度和問責機制，有關(guān)部門對標引結(jié)果的事后監(jiān)督不力的問題，我們認為可以通過標引結(jié)果的審核和問責制度建設(shè)來解決。這項工作是確保軍隊機關(guān)公文主題詞標引和檢索質(zhì)量的一項重要舉措。審校的主要內(nèi)容是對主題詞標引結(jié)果進行檢查，看其是否達到了標引的針對性、客觀性、專指性和一致性。要求標引人員嚴格遵循標引工作程序和相關(guān)規(guī)則，減少標引誤差。標引詞的選擇要準確、全面、無歧義、無遺漏，主題詞登錄格式要規(guī)范。建議職能部門把標引質(zhì)量管理納入到辦文人員年度考評的內(nèi)容中去，各單位建立崗位責任制，對胡標、亂標者及時予以懲戒；對監(jiān)督不力、嚴重失察者追究其事后責任。

4　結(jié)語

軍隊機關(guān)公文主題詞標引工作自身及其管理審核存在一些問題，同時面臨新技術(shù)和黨政機關(guān)取消公文主題詞標引的挑戰(zhàn)和影響，但公文主題詞標引的必要性沒有動搖。在相當長的一段時間里，自然語言檢索不能取代受控語言檢索的地位和作用。從文檔一體化管理的角度看，軍隊機關(guān)應(yīng)該繼續(xù)做好公文主題詞標引工作。作為全軍軍用信息檢索語言編制管理研究的常設(shè)主管機構(gòu)，我們對此有充分的信心。這項工作的最終命運取決于軍隊文書檔案部門對于關(guān)鍵詞與主題詞的檢索效率對照評估結(jié)果以及決策部門的權(quán)衡和綜合考量。

［1］ 《〈中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例〉問答》編寫組.《中國人民解放軍機關(guān)公文處理條例》問答［M］.北京:解放軍出版社，2005:11.

［2］ 王茂躍.取消公文主題詞的真正原因是什么？——兼與鄭彥離等先生探討［J］.檔案管理，2014（6）:68-70.

［3］ 馬國金.黨政公文處理規(guī)范統(tǒng)一后機關(guān)公文的形勢變化［J］.秘書，2012（9）:34-35.

［4］ 婁性誠.話說公文的主題詞［J］.應(yīng)用寫作，2011（6）:1.

［5］ 張琪玉.檢索標識的專指度［J］.江西圖書館學刊，2006（2）:5-6.

［6］ 張琪玉.全文檢索與索引［J］.圖書館雜志，2007（11）:3-5.

［7］ 張琪玉.關(guān)于自然語言檢索問題［J］.圖書館論壇，2004（12）:211-213，145.

［8］ 趙建華，賈國文，趙建國等.GJB2418.5A-2006軍隊機關(guān)公文主題詞標引規(guī)則［M］.北京：總裝備部軍標出版發(fā)行部，2006:10.

趙建國，男，1960年生，軍事科學院全軍軍用信息檢索語言編制管理委員會辦公室副主任、研究員，研究方向：信息檢索語言編制、管理與應(yīng)用研究。

周健，男，1963年生，碩士，軍事科學院全軍軍用信息檢索語言編制管理委員會辦公室副研究員，研究方向：信息檢索語言編制、管理與應(yīng)用研究，E-mail: 13439973495@163.com。

PLA Administrative Documents Descriptors Indexing: Problems， Analyses and Countermeasures

ZHAO JianGuo， ZHOU Jian
（PLA Academy of Military Science， Beijing 100091， China）

Concludes the historical function of PLA administrative documents descriptors indexing. Discusses the problems and challenges consists in PLA administrative documents descriptors indexing. Analyses each features of natural languages and artificial languages，key word retrieval and descriptors retrieval. Demonstrated the necessity of PLA administrative documents descriptors indexing and put forwards the countermeasures to improve the work.

Descriptors Indexing； Full-text Retrieval； Indexing Quality； Official Documents Management； Archives Management； Full-life Management

G254.2

10.3772/j.issn.1673-2286.2015.10.010

2015-09-01；編輯：王立學）