洪拓夷

（湖州師范學院 檔案館，浙江 湖州313000）

高校畢業(yè)學生檔案主要分兩塊：一是學生畢業(yè)時轉(zhuǎn)換成為正式人事檔案的學生學籍檔案，它包主要包括高中檔案、高校學籍檔案及報到證等；二是學生畢業(yè)后被移交并留存高校檔案館保管的學生檔案，它主要包括錄取名冊、在校成績、在校獎懲、學籍異動材料、畢業(yè)生名冊、學位名單等。高校學生檔案材料來自多個部門或多個學校（如X＋Y 聯(lián)合辦學等），檔案管理涉及二級院系、教務處、研究生院、檔案館等部門。高校學生在校期間有關成績等材料由其所在二級學院保管，期間的國際化利用證明由二級學院開具［1］，學生畢業(yè)后須由檔案館代表學校出具相關證明。

目前，高校學生檔案國際化利用范圍不斷擴大，如留學、移民、求職等，利用需求數(shù)量越來越大，但高校檔案國際化利用服務尚存在不足［2］，如國內(nèi)許多普通高校館藏檔案既不符合國際通用格式，又缺少中英文對照，缺少國際化利用的現(xiàn)代手段，服務內(nèi)容單一，服務水平和效率有待提高，即便有些學校已經(jīng)實現(xiàn)雙語數(shù)字化檔案，但因其外文翻譯質(zhì)量不高、格式不規(guī)范，標準不統(tǒng)一等［3］，難以滿足各國用戶個性化利用需求。因此，面對高校學生檔案國際化利用需要和現(xiàn)狀，高校檔案館應采取相應對策。

一、提高學生檔案國際化利用理念

隨著我國國際交往與合作的不斷擴大，學生檔案國際化利用需求也隨之不斷增長，如出國留學、國外工作、移民簽證、交流訪問、以及在國內(nèi)外企就業(yè)等，都需要對申請人學歷、成績等進行審核，需要查證某學生的在校學籍檔案，要求快速、準確提供中英文對照的相關檔案及證明，這是高校學生檔案國際化利用的重要內(nèi)容之一，這也是近年來高校檔案館利用率最高的檔案之一。

高校學生學籍檔案是學生在校期間個人學習與表現(xiàn)的原始記錄，具有法律憑證作用［4］，學籍檔案是國外用人單位選聘他國優(yōu)秀人才的重要參考依據(jù)之一，是對他國申請人進行審核的重要材料之一，是國外用人單位鑒定證書及有關信息等真?zhèn)蔚奈ㄒ粊碓础?/p>

只有關注學生檔案國際化利用需求與增長趨勢，從思想深處認識到國際化利用的價值與重要性，才能主動學習和吸收國外先進檔案理論和檔案工作經(jīng)驗，才能培養(yǎng)檔案工作國際化發(fā)展思考習慣與研究意識，才能加快我國高校檔案館建設工作國際化發(fā)展。只有高校檔案館創(chuàng)新工作方式和工作體系，與國際接軌，才能確保我國高校學生檔案順利走出國門走向世界。要認識到，對學生檔案國際化利用的好壞，將直接影響到學校形象和辦學國際化發(fā)展。所以，以學生檔案國際化利用為目標開展高校檔案工作，是高校檔案工作國際化的重要任務。

二、引進和培養(yǎng)涉外檔案人才

在學生檔案國際化利用與檔案工作國際交流日益頻繁的今天，具備檔案工作國際交流及檔案服務國際化能力的涉外檔案人才至關重要，它是促進高校檔案工作國際化的前提和保障［5］。所以，檔案館需配備至少一名涉外檔案員，精通英語，熟悉涉外禮儀，同時具備檔案知識和計算機網(wǎng)絡應用能力，能整理來華留學生檔案，能翻譯利用學生檔案，能口頭和書面對國外咨詢及求證函準確回復和出具［6］，還能夠與國外同行進行檔案研究的學術交流。

同時重視對現(xiàn)有館員國際化能力的綜合培訓與提升。各個館員素質(zhì)培育需求既有共性又有明顯差異，根據(jù)骨干館員、普通館員、新進館員和臨時館員的各自需求，采用多層次、多途徑、多元化的培訓方式，進一步豐富館員相關知識，提升相關工作能力，達到不同程度提升各層次館員國際化工作與服務勝任力。同時，把館員國際化綜合素質(zhì)培養(yǎng)作為促進檔案館工作的重要抓手，這樣才能提高高校檔案館國際化綜合素質(zhì)，使其國際化工作質(zhì)量和國際化服務水平逐步提升。

三、加強學生檔案國際化利用基礎建設工作

（一）深化傳統(tǒng)歸檔工作

學生在校期間其學籍檔案材料一直是動態(tài)變化的，檔案館要加強與有關部門的聯(lián)系，主動收集畢業(yè)生學籍的后續(xù)補充材料，如學生的取消處分、轉(zhuǎn)復學、補考及格、肄業(yè)等有關材料。盡管學生檔案國際化利用以學生在校成績等證明材料為主，但根據(jù)社會需求，有必要收集能反映學生品行狀況和信用行為的情商和誠信等材料［7］。同時，強化數(shù)字校園的網(wǎng)絡系統(tǒng)同步收集存儲功能，加強電子文檔的存儲與備份工作。

（二）建立雙語檔案數(shù)據(jù)庫

在高校檔案館國際化利用中，以出國學生成績證明為最多，而往往同時需要中文成績單和英文成績單，還需要平均成績GPA，所以有必要建立學生檔案雙語數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用雙語互聯(lián)檢索目錄，可供選擇使用或?qū)φ帐褂?，所有檔案內(nèi)容都有英文對照模板及統(tǒng)一輸出格式。同時增加國際化需求相關項目和內(nèi)容，如在英文輸出格式中增加GPA 項，并由系統(tǒng)根據(jù)轉(zhuǎn)換公式自動算出，而對非常規(guī)評分體系無法參與GPA 換算的或其他情況的，則需在輸出格式中增加說明項。一般情況下，檔案工作人員可以直接利用計算機檢索、輸出、制作所需檔案，這既滿足了用戶需要，又提高了工作效率和服務質(zhì)量。

（三）做好學生檔案翻譯利用工作

做好學生檔案翻譯利用工作可以采用手工翻譯與機器翻譯相結(jié)合。手工翻譯要求標準統(tǒng)一，要多參考國外課程，保證原意、精煉、準確、地道，以確保翻譯后的學生檔案的嚴謹性和可信度。機器翻譯可以建立檔案翻譯利用子系統(tǒng)，系統(tǒng)包括各種模塊和模板，如構(gòu)建各國專用的套錄格式模塊，地道的各國課程等專用詞匯庫模塊，學籍材料導入與翻譯模塊，成績數(shù)據(jù)自動進行相關數(shù)據(jù)計算與分析模塊等。在各模塊子系統(tǒng)內(nèi)建立各種翻譯模板庫，如成績翻譯模板、有關證明翻譯模板等［8］。

在翻譯過程中若遇到我國個性或特色化的東西，如中外差異巨大課程名稱等，很難翻譯出內(nèi)涵的，要做一些必要的翻譯解釋說明［9］，這樣才能體現(xiàn)出我國高校檔案館服務的高質(zhì)量和高水平。

（四）加快學生檔案網(wǎng)絡化建設

結(jié)合高校數(shù)字化校園建設發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字化學生檔案網(wǎng)絡檢索利用平臺。老檔案數(shù)字化，新檔案電子歸檔，盡快實現(xiàn)學生檔案歸檔的全數(shù)字化［10］，以便檔案館能實時或及時獲取學生檔案材料，并提供網(wǎng)絡化服務。本校畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡遠程校驗方式直接使用自己的數(shù)字檔案，相關用戶可以在臨時授權下查看有關學生檔案。可見，紙質(zhì)學生檔案數(shù)字化上網(wǎng)利用，既能保護紙質(zhì)學生檔案，又能接受更多人同時利用。

四、改進學生檔案的管理與利用

（一）加強制度建設

根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》等有關規(guī)定，結(jié)合學校檔案館實際，建章立制，建立健全學生檔案管理與利用工作體系。既要健全學生檔案管理辦法，具體規(guī)定崗位職責和工作流程等；又要考慮人的主觀能動因素，建立必要的激勵機制、競爭機制和綜合評價指標等，明確獎懲，定期檢查，加強監(jiān)督，以調(diào)動和增強館員的責任心和事業(yè)心。由學校牽頭建立各部門間的長期協(xié)作機制，加強與各相關部門之間的協(xié)調(diào)、交流與合作，避免學生檔案材料上交不及時、檔案材料不當修改、甚至造假等問題的出現(xiàn)。同時，對學生從入學到畢業(yè)整個過程所產(chǎn)生的檔案材料的收集，進行必要的質(zhì)量督查與考核。

（二）規(guī)范國際化利用程序

高校檔案館要公開本學校檔案管理與利用辦法、學生檔案利用流程、查證輸出內(nèi)容格式樣例、以及檔案啟封印規(guī)范等，確保用戶思路清晰，手續(xù)符合規(guī)定，利用順暢。在提供利用時要遵守規(guī)章，工作過程規(guī)范，專人專崗，一檔多人經(jīng)手，互相制約，互相監(jiān)督，層層把關，如調(diào)卷、制證、審核、簽字、蓋章、送出，均需經(jīng)過三人之手，確保檔案真實性，杜絕不當利用。證明體例規(guī)范，證明材料格式統(tǒng)一，翻譯內(nèi)容準確無誤，紙張信封專用（印有校名校徽等），印章標準有效，啟封口章嚴格規(guī)范等，以維護高校檔案的權威性和利用的嚴肅性。

（三）提高檔案利用效率

可用計算機管理系統(tǒng)替代傳統(tǒng)手工登記，登記項目可包括證件掃描、指紋讀取、頭像拍照等。這種登記方式項目多，選擇性大，速度快。可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案聯(lián)合使用，用途互為補充。盡量采用電子檔案提供利用，盡量使用傳真和網(wǎng)絡等完成遠程檔案利用。需要紅章紙質(zhì)檔案材料的，要參照人事檔案轉(zhuǎn)遞方式，選用機要轉(zhuǎn)遞方式送出，避免丟失或延誤。

（四）完備相關補充說明

盡管學生檔案原始記錄是不可改變的，但國內(nèi)外情況的差異性和學校發(fā)展的變化性是不可避免的，如中國特色課程和評價體系、學校合并或更名造成學籍標題與檔案所屬現(xiàn)行高校校名不一致等。所以，有時有必要再出具一份補充說明，用于解釋證明，以減少或避免因此而給利用者帶來的不必要的麻煩。

注重用戶對檔案利用服務的評價，建立用戶反饋機制和溝通渠道，如采用網(wǎng)絡互動、實地調(diào)查和電話回訪等方式收集相關信息［11］，在分析和總結(jié)的基礎上，據(jù)此了解用戶潛在需求，旨在不斷開拓思路，創(chuàng)新方法，改進工作，提供更好的國際化利用服務，不斷提高用戶滿意度，以保持或提高高校檔案館良好的社會形象和信譽。

五、結(jié)語

在檔案國際化利用不斷增長的新的發(fā)展趨勢下，為了適應高校學生檔案國際化利用工作的需要，高校檔案館應與時俱進，不斷更新理念，積極探索學生檔案開發(fā)與利用的新方法，主動調(diào)整或建立與國際接軌的新的檔案工作規(guī)劃，做好檔案館基礎建設工作，不斷規(guī)范高校檔案管理工作，不斷創(chuàng)新學生檔案國際化利用策略，不斷推進高校檔案工作與研究國際化發(fā)展。

［1］李清，嚴建南.高校出國學生成績檔案利用的思考［J］.檔案與建設，2009（9）.

［2］陳飛.近十年高校檔案利用研究綜述［J］.蘭臺世界，2011（5）.

［3］王茜，鄧建.學籍類檔案的翻譯研究［J］.成都理工大學學報（社會科學版），2007（3）.

［4］張靜.高校學籍檔案的收集和利用［J］.中國檔案，2004（1）.

［5］彭清清.信息化背景下我國檔案工作與國際接軌的思考［J］.蘭臺世界，2012（7）.

［6］劉映紅.新時期高校檔案利用工作定位的一點思考［J］.蘭臺世界，2010（11）.

［7］李萍.小議高校學生檔案管理存在的問題及解決措施［J］.青春歲月，2012（16）.

［8］劉焰，張珍輝，林其鈺.高校學生成績檔案翻譯工作對策探討［J］.云南檔案，2013（3）.

［9］王超.對高校學生成績檔案翻譯利用工作的幾點思考［J］.檔案與建設，2006（10）.

［10］趙奎安.高校學生學籍檔案的利用研究［J］.青春歲月，2013（14）.

［11］孫大東.我國高校檔案利用問題研究綜述［J］.檔案管理，2011（3）.