田衛(wèi)東　張文輝

摘要：在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，信息技術(shù)的應(yīng)用是企業(yè)提供競爭力的有效手段之一，而ERP（Enterprise Resource Planning， 企業(yè)資源計劃）為代表的各類信息化管理系統(tǒng)也得到了快速發(fā)展應(yīng)用，物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的運用實施不但在管理方面為企業(yè)整體注入了科學(xué)的管理思想，在物資需求計劃管理的內(nèi)部控制方面也實現(xiàn)了較好的實時動態(tài)跟蹤。通過物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理方面的有效應(yīng)用，在很大程度上有助于加強企業(yè)內(nèi)部物資需求計劃管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，同時為企業(yè)有效降低內(nèi)部物資供給與消耗之間的不協(xié)調(diào)提供了有力工具。因此，改進和完善物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制體系已成為企業(yè)成功的重要關(guān)鍵，具有現(xiàn)實的經(jīng)濟意義。

關(guān)鍵詞：閉環(huán)管理 需求計劃 內(nèi)部控制 機制完善

1 應(yīng)用物資閉環(huán)管理系統(tǒng)，結(jié)合典型案例分析建立和完善需求計劃管理的內(nèi)部控制

1.1 完善實施物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制。①建立監(jiān)督機制，對物資需求計劃管理執(zhí)行權(quán)限內(nèi)部管理控制。在物資需求計劃業(yè)務(wù)過程中，各環(huán)節(jié)之間要相互監(jiān)督制衡，做到物資需求計劃與物資采購、物資采購與過程控制、過程控制與財務(wù)核算、物資采購與物資保管等崗位之間相分離，相關(guān)部門共同把關(guān)，實行會簽審批，加強內(nèi)部牽制，防止權(quán)力失控，行為失范；應(yīng)將有關(guān)內(nèi)部控制權(quán)限與物資閉環(huán)管理系統(tǒng)和OA辦公自動化體統(tǒng)相結(jié)合，實行全過程管控，以達到控制物資需求計劃管理風(fēng)險和提高物資管理水平的目的。②整合各類資源，對物資需求計劃管理實現(xiàn)流程內(nèi)部管理控制。為提高物資采購對需求計劃的內(nèi)部管理，從物資需求計劃申報的創(chuàng)建，到物資需求計劃審批流程的流轉(zhuǎn)，到物資專責(zé)物資閉環(huán)管理系統(tǒng)核查以及完善并調(diào)整需求計劃相應(yīng)信息；再到物資需求計劃匯總等遞交各級審批把關(guān)，同時建立物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃、管理的審批、部門編制、流程流轉(zhuǎn)以及專責(zé)操作整個過程的內(nèi)部管理控制。③加強計劃管理，對年度物資需求批次采購計劃內(nèi)部管理控制。根據(jù)年度資本性投資計劃、電網(wǎng)維護計劃、營銷接電計劃、表計安裝與更換計劃、備品備件計劃等要求，整合形成明確的時間、人力、物資需求綜合計劃，計劃中還包括一部分預(yù)測的物資需求計劃（如搶修）。通過整合需求計劃和供給計劃，完善了物資需求計劃管理的全程內(nèi)部管理控制。結(jié)合批次計劃上報和實施采購情況，對年度物資需求計劃和批次計劃進行監(jiān)控和對比，避免發(fā)生漏報、錯報。結(jié)合綜合計劃、財務(wù)預(yù)算的調(diào)整安排，對年度物資需求計劃做到滾動修編，準(zhǔn)確掌握物資需求計劃變化，找出規(guī)律，不斷提高物資計劃管理工作水平。

1.2 典型案例分析，物資需求計劃管理的內(nèi)部控制。隨著物資閉環(huán)管理系統(tǒng)在電力企業(yè)中的不斷深入，以及物資需求計劃管理控制理論與企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程的有效融合，在物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制逐漸顯現(xiàn)出了一些問題，如采購范圍計劃批次錯誤、需求數(shù)量或者預(yù)算單價數(shù)量級錯誤、單位混淆、技術(shù)規(guī)范書不符合要求，或未掛接ID號、未滿足項目合規(guī)性要求、物料選擇錯誤、物資計劃交貨期不合理等。這些問題的出現(xiàn)，大大影響了物資需求計劃上報率、合格率、準(zhǔn)確率的提升。

針對以上指出的問題，提出完善物資需求計劃管理的有效內(nèi)部控制。

1.2.1 加強需求計劃審核力度，從管理方面和技術(shù)方面加以改進完善。管理上加強考核，增強物資人員責(zé)任心；技術(shù)上嚴格把控，采取信息化手段審核。

1.2.2 嚴格執(zhí)行計劃批次安排，杜絕計劃外采購和不合規(guī)項目物資上報。①結(jié)合項目建設(shè)進度，統(tǒng)籌安排編報時間，嚴格杜絕批次上報。②部門聯(lián)動，嚴格工程管理程序，共同把關(guān)，杜絕不合規(guī)項目。③不具備招標(biāo)條件項目，不得申報，杜絕不合規(guī)項目物資上報。

1.2.3 關(guān)注初步設(shè)計審查，加大設(shè)計復(fù)審力度，避免申報非標(biāo)物資。①密切關(guān)注項目初步設(shè)計審查工作，設(shè)備材料嚴格比對國網(wǎng)采購標(biāo)準(zhǔn)。②對已選用的，積極組織設(shè)計院進行復(fù)審，選用可替代標(biāo)準(zhǔn)物資。③對確需選擇非標(biāo)物資的，需提供有權(quán)單位的初步設(shè)計審查意見。④需選用非標(biāo)準(zhǔn)物資，且無設(shè)計批文，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后上報。

1.2.4 合理確定物資需求計劃交貨期，提高計劃執(zhí)行剛性及準(zhǔn)確率。①項目單位所填報的物資到貨時間，不得小于“最短交貨時間”。②從物資閉環(huán)管理系統(tǒng)提報需求受理截止日，加上招標(biāo)和簽約60天以及周期和運輸時間。③按照項目進度要求，考慮交貨、施工圖設(shè)計、工程施工時間。④進行科學(xué)預(yù)測與有效監(jiān)控，提高物資需求計劃執(zhí)行剛性及準(zhǔn)確率。

1.2.5 做好需求計劃的分級審核工作，進一步提高計劃編報質(zhì)量。①組織參加省公司物資計劃審核會，學(xué)習(xí)交流各專業(yè)最新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。②嚴格交貨期、項目名稱、工程電壓等級、交貨地點關(guān)鍵信息審核。③以物資閉環(huán)管理系統(tǒng)為基準(zhǔn)，加強對概算價格審核，避免出現(xiàn)數(shù)量級誤差。④加強對技術(shù)規(guī)范書與所選物料一致性審查；保證技術(shù)規(guī)范書選用正確。

1.2.6 加強溝通協(xié)調(diào)，確保物資需求計劃如期上報。加強各部門溝通協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)因物料申請不及時造成計劃延誤上報。

1.2.7 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升物資計劃管理水平。掌握申報流程，傳授初審技巧，巧用物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的輔助功能，消除習(xí)慣性錯誤。

2 完善創(chuàng)新物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制

完善物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制方案的創(chuàng)新。①物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制應(yīng)用模式的創(chuàng)新。物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制應(yīng)用模式運用計算機系統(tǒng)對于物資采購實施統(tǒng)一的規(guī)劃和安排，利用物資閉環(huán)管理系統(tǒng)對所需物資的申報、采購以及供應(yīng)商情況進行全程監(jiān)控。②物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制制定流程的創(chuàng)新。從需求-管理-供應(yīng)商三方的工作能否協(xié)調(diào)一致，環(huán)環(huán)相扣，決定了企業(yè)供應(yīng)鏈效率的高低，而三方綜合平衡的運作，保證了物資需求計劃運行的速率。在需求單位申報計劃時，根據(jù)不同的期限以及物料要求選擇適當(dāng)?shù)男枨箢A(yù)測方法，謹慎調(diào)整需求預(yù)測結(jié)果，做出符合實際科學(xué)合理的需求計劃，在審核過程中根據(jù)歷年數(shù)據(jù)建立動態(tài)需求庫，與申報的物資需求計劃進行對比并及時做出差異分析，根據(jù)差異分析調(diào)整需求計劃使之更加準(zhǔn)確，在選擇供應(yīng)商時通過建立完善的供應(yīng)商管理體系，結(jié)合物資需求計劃快速高效的選擇戰(zhàn)略伙伴，從而建立起一種多維平衡下的采購模式，切實提高了企業(yè)物資需求計劃管理水平。③物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制預(yù)測方法的提升。對于定性預(yù)測技術(shù)，依靠熟悉業(yè)務(wù)知識、具有經(jīng)驗豐富和綜合分析能力的人員和專家，根據(jù)已經(jīng)掌握的歷年資料和直觀材料，運用人的知識、經(jīng)驗和分析判斷能力，對物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求及預(yù)測進行了判斷，通過定量定性預(yù)測方法結(jié)合分析得出的結(jié)果將大大降低了預(yù)測的誤差。④物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制預(yù)測審核的提升。對物資需求計劃進行預(yù)測是保證在物資閉環(huán)管理系統(tǒng)中需求計劃審核質(zhì)量的關(guān)鍵，首先對物資與生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)聯(lián)特征進行分類，明晰不同物資的消耗特征；其次對各類物資依據(jù)物資需求的動因，利用歷年數(shù)據(jù)建立物資需求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，將物資需求與業(yè)務(wù)量相關(guān)聯(lián)；最后，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃推測不同活動的業(yè)務(wù)量，進而利用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)預(yù)測物資需求數(shù)量。

3 小結(jié)

實踐證明，在應(yīng)用物資閉環(huán)管理系統(tǒng)，需求計劃內(nèi)部控制完善中，建立物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制體系建設(shè)，同時注重不斷培訓(xùn)和持續(xù)改進，確保流程的執(zhí)行力。對提高其物資采購效率，發(fā)揮其核心和龍頭作用有重要作用。如今在推行物力集約化和精益管理的新形勢下，建設(shè)以“集中管理，整合資源，業(yè)務(wù)協(xié)同、信息集成”為主要特征的物資閉環(huán)管理系統(tǒng)的需求計劃管理內(nèi)部控制是電力企業(yè)一件具有戰(zhàn)略意義的大事，其能有效地提升電力企業(yè)整體管理水平，推動“兩個轉(zhuǎn)變”，為實現(xiàn)電力企業(yè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司，創(chuàng)建國內(nèi)外一流電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)奠定堅實基礎(chǔ)。

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作者簡介：田衛(wèi)東（1966-），女，河北鹿泉人，國網(wǎng)山西省電力公司優(yōu)秀專家人才，大學(xué)本科，高級經(jīng)濟師，主要從事物資管理工作；張文輝（1967-），女，河北唐山人，國網(wǎng)山西省電力公司優(yōu)秀專家人才，研究生，高級工程師，主要從事物資管理工作。