劉梅山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊　277101

推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展的幾點(diǎn)建議

劉梅
山東省棗莊市立醫(yī)院，山東棗莊277101

[摘要]計(jì)算機(jī)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在社會(huì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，給各行各業(yè)帶來(lái)極大的工作便利。這一技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理工作中的推廣運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的質(zhì)的飛躍，并為醫(yī)生與患者之間的交流溝通提供了信用平臺(tái)，方便積累完整的資料,為醫(yī)療、教學(xué)、科研等各個(gè)方面的工作服務(wù)。在醫(yī)院建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，形成醫(yī)院檔案管理流程的統(tǒng)一化、現(xiàn)代化，對(duì)于維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，保持醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展具有巨大的推動(dòng)作用。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院電子檔案的建立、構(gòu)建信用平臺(tái)、完善與發(fā)展以及創(chuàng)新管理等方面，進(jìn)行探討，提供幾點(diǎn)建議，以期能為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供理論幫助。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)患關(guān)系；檔案效能；創(chuàng)新管理；電子檔案

電子檔案依賴計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)將過(guò)去紙墨、照相、公文以及圖書、影像、文獻(xiàn)等形成的醫(yī)院資料，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，同時(shí)，隨著檔案信息電子化的介入和發(fā)展，記錄信息的多樣性的變化，以及信息互動(dòng)等方面呈現(xiàn)出新特點(diǎn)。醫(yī)院電子檔案作為醫(yī)院管理重要部分的構(gòu)成，建立和發(fā)展的迫切性和重要性不言而喻，必須給予充分的重視和認(rèn)識(shí)。推動(dòng)醫(yī)院電子檔案工作發(fā)展，破解其中的問(wèn)題，建立相應(yīng)的對(duì)策，促使其快速發(fā)展，已是勢(shì)在必行。

1　醫(yī)院電子檔案的重視與建立

1.1醫(yī)院電子檔案的重要性

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，每天通過(guò)計(jì)算機(jī)接收或產(chǎn)生大量文件資料，形成電子文檔。但電子檔案管理工作由于工作性質(zhì)和特點(diǎn)，不能和業(yè)務(wù)產(chǎn)生的效益相提并論，容易被輕視。要改變過(guò)于重視經(jīng)濟(jì)效益的思想認(rèn)識(shí)，要從醫(yī)院發(fā)展的整體上，醫(yī)院文化建設(shè)上，提高人們對(duì)醫(yī)院電子檔案的認(rèn)識(shí)。電子檔案所涵蓋的內(nèi)容在社會(huì)中越來(lái)越被重視，其價(jià)值也更大凸顯出來(lái)，特別是在醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的積累、醫(yī)患關(guān)系和諧需求等方面，成為重要的資源平臺(tái)。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，以及患者信息需要的不斷增強(qiáng)，將對(duì)電子檔案管理工作的質(zhì)量提出更高要求。

1.2醫(yī)患關(guān)系的信用平臺(tái)

醫(yī)院作為一個(gè)特殊的社會(huì)組織，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系非常重要。信用是醫(yī)患之間的橋梁；根據(jù)醫(yī)院管理上的特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案的建立，在收集渠道上要注重采集有用的信息，在收集信用檔案的過(guò)程中注重收集手段，如需醫(yī)院臨床科室和管理科室之間的協(xié)調(diào)配合，要通過(guò)院方及早安排，并保證在形成、積累、歸檔、收集時(shí)，內(nèi)容齊全、完整和準(zhǔn)確性。確保病人通過(guò)電子檔案了解他們有知情權(quán)的各種醫(yī)療過(guò)程。打消患者在就醫(yī)過(guò)程中的各種疑惑和顧慮。比如，目前，我院實(shí)行的住院費(fèi)用一日清單，患者可以在設(shè)置在大廳的電子設(shè)備上，隨時(shí)查詢、打印。這樣患者不僅能及時(shí)掌握、了解自己的病情，還能明晰自己的消費(fèi)，增強(qiáng)他們對(duì)醫(yī)院的信賴感。新的《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》的頒布，也明確了醫(yī)患雙方的職責(zé)、義務(wù)和權(quán)利。通過(guò)建立完善醫(yī)院電子檔案，為避免、解決醫(yī)患糾紛提供證據(jù)支持，是構(gòu)建醫(yī)患關(guān)系的信用平臺(tái)。

1.3電子檔案的建立

醫(yī)院電子檔案的建立是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果。醫(yī)院各個(gè)部門、科室，實(shí)際上都有相關(guān)的聯(lián)系，總的目的只有一個(gè)，那就是更好地為患者服務(wù)。醫(yī)院采集檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸，醫(yī)院電子檔案的建立和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在我院是實(shí)現(xiàn)共享的。集檔案信息資料收集、整理、歸檔、管理于一體的信用檔案種類。把電子檔案歸檔于綜合檔案室,經(jīng)由專人、專櫥、專管的方式，結(jié)合科室的工作情況，及時(shí)收集、整理、入檔手續(xù)，做到查有卷，歸有期。

目前，以我院電子檔案的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，已建立了檔案管理人員相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，以及一系列檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)也有效地開(kāi)通了網(wǎng)上的查詢系統(tǒng)，讓大家真正了解了檔案的意義和作用。根據(jù)醫(yī)院電子檔案的管理要求，檔案管理人員經(jīng)常到各科室部門走訪、宣傳、指導(dǎo)有關(guān)電子檔案建立、收集等工作，盡最大努力推廣使用電子檔案。

2　電子檔案的問(wèn)題與效能

2.1電子檔案管理存在的問(wèn)題

目前電子檔案存在以下問(wèn)題，一是檔案管理的保管制度、收集制度、檔案的使用制度等，本應(yīng)彼此聯(lián)系緊密。實(shí)際中很多醫(yī)院并未將上述制度進(jìn)行有效融合，使之聯(lián)系脫節(jié)，無(wú)法形成配合體系，從而難以發(fā)揮各自實(shí)際作用。二是醫(yī)院對(duì)硬件設(shè)備投入不夠，尚沒(méi)有形成完善的硬件系統(tǒng)，還由于大量電子文件、圖紙、影像資料等沒(méi)有得到重視，在分類上也不夠詳盡。三是醫(yī)生的科研資料、學(xué)術(shù)著作等很有價(jià)值的東西，也處于分散狀態(tài)。沒(méi)有分門別類地進(jìn)行收集。四是醫(yī)院電子檔案缺乏權(quán)威制度，每個(gè)醫(yī)院都依照個(gè)體意愿來(lái)理解并制定管理制度，從而導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，有很多漏洞。五是醫(yī)院從事檔案管理的一些工作人員不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，也缺乏相應(yīng)的工作技能，部分檔案管理工作人員是以兼職身份開(kāi)展工作，相關(guān)專業(yè)管理人員未能足額定崗等問(wèn)題，影響醫(yī)院電子檔案整體水平的發(fā)展。六是電子檔案由于缺乏監(jiān)管，所生成的真實(shí)性，也存在一定的問(wèn)題。由于電子設(shè)備的特殊性，在保密性和保留時(shí)間長(zhǎng)短的問(wèn)題上，沒(méi)有進(jìn)行有效的考量，實(shí)施相應(yīng)的對(duì)策。以上這些，都需要在電子檔案管理過(guò)程中，不斷完善。

2.2制定科學(xué)化的管理制度

電子檔案管理工作在不同階段相互獨(dú)立的，整體上又是系統(tǒng)的、互相聯(lián)系的。其工作可分成兩部分：一是收集、整理和鑒定相關(guān)文件；二是檔案的利用。不論是基于理論抑或?qū)嶋H，前者都是后者的根本所在，在進(jìn)行相關(guān)文件收集和整理時(shí)，要認(rèn)真完成立卷歸檔的工作，按照相關(guān)制度對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確和科學(xué)地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯(lián)系。前期歸檔工作必須同時(shí)考慮后期檔案利用工作的要求和需求，兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開(kāi)展，避免了管理的隨意性。

2.3加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，搭建平臺(tái)

計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)能夠有效節(jié)省檔案儲(chǔ)存的空間，還有容量大、出錯(cuò)率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點(diǎn)。所以，應(yīng)及時(shí)檢查相關(guān)硬件設(shè)備的更新速度，定期維護(hù)和更新常用機(jī)器設(shè)備的性能，合理引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。

建立三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。以院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員為三個(gè)等級(jí)的管理模式。將檔案文件拆設(shè)為文件收集系統(tǒng)、檔案的保管系統(tǒng)和利用系統(tǒng)三大體系。再在每個(gè)系統(tǒng)中設(shè)置多個(gè)鏈接，以方便查詢，使檔案盡可能得到高效利用，也使檔案查閱和調(diào)取更為便捷，確保整個(gè)檔案管理工作井然有序。

3　電子檔案管理的完善與創(chuàng)新

3.1電子檔案管理的職能

隨著醫(yī)院電子檔案的推廣，它的職能更加地凸顯出來(lái)。從收集、管理再到利用，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)，必然能推動(dòng)電子檔案整體的發(fā)展，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起到重要的作用。如果忽視其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都會(huì)制約電子檔案的健康科學(xué)的發(fā)展，給醫(yī)院在現(xiàn)代化建設(shè)，以及在醫(yī)患關(guān)系上等方面，帶來(lái)不利影響。電子檔案管理人員，建立其自己的責(zé)任心，掌握并了解當(dāng)下電子信息技術(shù)特點(diǎn)，特別是電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，以積極、主動(dòng)的心態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。那么檔案管理工作就會(huì)在一個(gè)良性循環(huán)的軌道上，顯示出它獨(dú)到的職能和意義。

3.2健全并完善管理制度

醫(yī)院電子檔案的管理制度的制定，是確保電子檔案工作正常開(kāi)展的保證。在規(guī)范管理上，首先遵循國(guó)家在檔案管理的法律法規(guī)，以及國(guó)家已出臺(tái)的關(guān)于電子文件的保準(zhǔn)與規(guī)范。

從我院情況看，應(yīng)建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，以分管院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，檔案室負(fù)責(zé)人和檔案工作人員為組員的工作體系。按照檔案制度規(guī)定的工作流程，嚴(yán)格操作。從檔案的資料的真實(shí)性，到完整性，以及有效性，要做到確保無(wú)誤。規(guī)范所收集文件的處置和時(shí)效。檔案室和對(duì)接的科室各部分，制定形成移交數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的制定，要有可操作性、包容性和前瞻性。并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的利用上，支持檔案文件的安全更新和保存。

3.3電子檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新與服務(wù)

電子檔案的管理與運(yùn)行中，有更多新的元素加入，資料的承載平臺(tái)不同，電子文本、電子簽名等諸多方面的運(yùn)行，必須有相應(yīng)的新的運(yùn)行機(jī)制與之配套。國(guó)家相關(guān)部門需要出臺(tái)規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要對(duì)電子檔案的運(yùn)行進(jìn)行必要的監(jiān)管。醫(yī)院電子檔案，按照國(guó)家檔案部門的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的本單位的管理制度、管理辦法。在收集電子檔案資料的過(guò)程中，與相關(guān)部分配合，在保證資料真實(shí)、可靠、完整的前提下，向電子檔案管理中心移交。醫(yī)院電子檔案管理部門，同時(shí)要監(jiān)督指導(dǎo)本單位電子檔案工作的具體運(yùn)行，結(jié)合醫(yī)院自身狀況，協(xié)助實(shí)施電子檔案管理人員，按照制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將醫(yī)院電子信息資料歸檔。對(duì)于在工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，及時(shí)會(huì)同相關(guān)部分相關(guān)人員，進(jìn)行調(diào)查、研究，尋找出可行性的解決方法，方便推進(jìn)業(yè)務(wù)的拓展、醫(yī)患關(guān)系的和諧、大眾對(duì)疾病和就醫(yī)過(guò)程的了解等等，全面推動(dòng)醫(yī)院電子檔案工作的創(chuàng)新與服務(wù)。

3.4提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

目前，電子檔案管理人員，面臨著業(yè)務(wù)能力亟待提高的問(wèn)題。醫(yī)院應(yīng)對(duì)從事電子檔案管理工作的人員，加強(qiáng)培訓(xùn)。制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)不同形式的培訓(xùn)、參觀，以及同行業(yè)的交流，甚至是出國(guó)學(xué)習(xí)、對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)等，來(lái)提高管理人員的綜合素質(zhì)。電子檔案工作人員，要有對(duì)業(yè)務(wù)刻苦專研的精神，總結(jié)電子檔案運(yùn)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出適合電子檔案健康發(fā)展成果，形成適合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的運(yùn)行軌跡。

3.5研發(fā)適合醫(yī)院電子檔案發(fā)展運(yùn)行的軟件

信息技術(shù)高速發(fā)展，大量的電子信息資料潮水般涌入，為使信息文件的快捷、科學(xué)、規(guī)范的管理，開(kāi)發(fā)新型的電子管理軟件，是擺在相關(guān)人員面前的課題。醫(yī)院電子檔案人員應(yīng)會(huì)同科研人員，研發(fā)出配套的軟件，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，以兼容的性能，推動(dòng)電子檔案管理的完善和發(fā)展。

4　結(jié)語(yǔ)

充分認(rèn)識(shí)電子檔案在醫(yī)院工作中，產(chǎn)生的高效工作效率的價(jià)值，了解當(dāng)下醫(yī)院電子檔案的現(xiàn)狀，積極實(shí)踐、探索解決電子檔案管理在并信息技術(shù)發(fā)展過(guò)程中的各種新舉措，進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，是新形勢(shì)下醫(yī)院工作的要求。醫(yī)院電子檔案管理水平反映了醫(yī)院綜合管理能力的方方面面，它也是醫(yī)院綜合實(shí)力的體現(xiàn)。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)院管理人員，應(yīng)認(rèn)清這是一場(chǎng)信息化的革命，抓住時(shí)機(jī)，迎難而上，不斷創(chuàng)新，全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范、科學(xué)、高效。

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[中圖分類號(hào)]R19

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1672-5654（2015）09（c）-0012-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.27.012

收稿日期：（2015-06-19）

[作者簡(jiǎn)介]劉梅（1969.2-），女，山東滕州人，本科，副研究館員，研究方向：電子檔案管理。

Som e Suggestions for Prom oting the Developm ent of Electronic Archives M anagement in Hospital

LIU Mei
Shandong Province,Zaozhuangmunicipal hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277101 China

[Abstract]W ith the rapid development of computer information technology,the wide application of the computer information technology has brought great convenience to allwalks of life.This technology in the hospital electronic filemanagement work in the promotion of the use of the archivesmanagement of the qualitative leap,and the communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information formedical,teaching, scientific research and other aspects of the work.In the hospital,the establishment of electronic archives database,the realization of archives resources sharing,the formation of the hospital archivesmanagement process of the unification,modernization,for themaintenance of the hospital's historical reality,maintain the hospital's health,sustainable development has important practical significance.Filemanagementwork,has become a prerequisite for improving the overall level of hospital work.In this paper,the establishment of the hospital electronic records,build credit platform,improve and development, and innovation management,to provide a few suggestions,in order to provide a theoretical help for the development of hospital archives.

[Key words]Information technology;The medical patient relationship;File efficiency;Innovation management;Electronic archives