王志英

摘 要：

論述了高校圖書(shū)館圖書(shū)驗(yàn)收工作的性質(zhì)和意義，探討了圖書(shū)驗(yàn)收的流程，驗(yàn)收人員的素質(zhì)與能力要求。

關(guān)鍵詞：

高校圖書(shū)館;圖書(shū)驗(yàn)收流程;質(zhì)量控制

中圖分類(lèi)號(hào)：

G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）23013101

1 圖書(shū)驗(yàn)收的定義和重要性

高校圖書(shū)館圖書(shū)驗(yàn)收是采購(gòu)人員對(duì)通過(guò)各種渠道采集的不同載體、各個(gè)語(yǔ)種的入館文獻(xiàn)以及贈(zèng)送交換文獻(xiàn)，經(jīng)驗(yàn)收核對(duì)后，通過(guò)手工拆包、驗(yàn)收發(fā)貨清單及編目數(shù)據(jù)、蓋章、加條碼以及計(jì)算機(jī)錄入等方式進(jìn)行檢查驗(yàn)收的文獻(xiàn)加工過(guò)程。

作為圖書(shū)館工作重要工作流程之一的圖書(shū)驗(yàn)收工作，它具有承上啟下的功能，既為上游的采購(gòu)提供準(zhǔn)確的報(bào)賬信息，彌補(bǔ)采購(gòu)疏漏，又確保了圖書(shū)館藏書(shū)建設(shè)和讀者服務(wù)的方向和質(zhì)量。首先，圖書(shū)驗(yàn)收通過(guò)對(duì)采訪人員提供的采訪信息，如書(shū)名、作者、價(jià)格、批次等進(jìn)行校驗(yàn)，控制了圖書(shū)采訪信息工作的質(zhì)量。其作為圖書(shū)入庫(kù)的依據(jù)，進(jìn)而也起到提高圖書(shū)采購(gòu)質(zhì)量的作用。其次，圖書(shū)驗(yàn)收工作通過(guò)對(duì)到館圖書(shū)裝幀、印刷等外觀的質(zhì)量控制對(duì)書(shū)商起到了震懾作用。最后，圖書(shū)驗(yàn)收工作通過(guò)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題還使得圖書(shū)外加工流程更加有序、高效，進(jìn)而提高圖書(shū)采購(gòu)工作的質(zhì)量和效率。通過(guò)筆者幾年從事此項(xiàng)工作的經(jīng)歷，對(duì)圖書(shū)驗(yàn)收進(jìn)行著不斷的思考和總結(jié)，為此本文對(duì)圖書(shū)驗(yàn)收中存在的問(wèn)題環(huán)節(jié)及解決方法、綜合考慮到圖書(shū)驗(yàn)收的流程及驗(yàn)收關(guān)注點(diǎn)，提出解決的一些經(jīng)驗(yàn)，與從事圖書(shū)驗(yàn)收工作的同仁交流。

2 圖書(shū)驗(yàn)收流程及圖書(shū)驗(yàn)收過(guò)程控制要點(diǎn)

2.1 制定規(guī)范的圖書(shū)驗(yàn)收工作流程表

作為提高驗(yàn)收質(zhì)量的重要保證，詳細(xì)嚴(yán)格的圖書(shū)驗(yàn)收流程在圖書(shū)驗(yàn)收過(guò)程中是必不可少的。圖書(shū)驗(yàn)收流程包括以下幾個(gè)步驟：

（1）首先需要逐條驗(yàn)收發(fā)貨清單和編目數(shù)據(jù)。圖書(shū)驗(yàn)收人員把書(shū)商提前提供的電子清單進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，檢查是否有圖書(shū)編目數(shù)據(jù)與發(fā)貨清單不符之處等問(wèn)題，并做好記錄，在實(shí)體驗(yàn)收環(huán)節(jié)時(shí)逐條處理或退貨。

（2）利用圖書(shū)清單核對(duì)驗(yàn)收?qǐng)D書(shū)實(shí)體。通過(guò)核對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)清單，來(lái)檢查數(shù)據(jù)是否和圖書(shū)實(shí)體對(duì)應(yīng)，需要對(duì)每包圖書(shū)進(jìn)行拆包檢查，核對(duì)圖書(shū)的書(shū)名、作者、價(jià)格、批量等信息是否準(zhǔn)確和對(duì)應(yīng)。作為采購(gòu)付款的主要憑證，在驗(yàn)收過(guò)程中尤其應(yīng)注意從每?jī)?cè)到每種到每包書(shū)的價(jià)格，做到清單與實(shí)體價(jià)格準(zhǔn)確無(wú)出入。

（3）統(tǒng)計(jì)入庫(kù)并完成善后處理和庫(kù)藏管理工作。完成以上工作后需要對(duì)圖書(shū)數(shù)量和條碼進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)于發(fā)生的配送錯(cuò)誤，圖書(shū)質(zhì)量不過(guò)關(guān)，價(jià)格及金額不對(duì)應(yīng)等問(wèn)題應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)處理，統(tǒng)計(jì)入庫(kù)，并入圖書(shū)管典藏的整體管理系統(tǒng)中。

2.2 建立規(guī)范的圖書(shū)驗(yàn)收工作控制點(diǎn)

（1）批量圖書(shū)到館整體驗(yàn)收。

每一批次的新書(shū)到館后，首先查看發(fā)貨清單，清點(diǎn)到貨數(shù)量，檢查外包裝是否破損，按照不同發(fā)貨單位進(jìn)行分開(kāi)堆放，等待驗(yàn)收。由于目前書(shū)商都是同時(shí)承接幾所高校的圖書(shū)訂購(gòu)，驗(yàn)收人員一定要確保物流在配送過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)送或多送少送等現(xiàn)象后再與承接的物流辦理交接手續(xù)。

（2）圖書(shū)拆包驗(yàn)收。

拆包是圖書(shū)驗(yàn)收的真正開(kāi)始，通常我們訂購(gòu)的圖書(shū)不僅有總清單，每包圖書(shū)均會(huì)有分包清單，清單詳細(xì)記錄該包圖書(shū)的書(shū)名，ISBN號(hào)，出版社，冊(cè)數(shù)，價(jià)格，總冊(cè)數(shù)和總價(jià)格等，拆包后在認(rèn)真核對(duì)這些訂購(gòu)信息的基礎(chǔ)上還要對(duì)圖書(shū)的印刷質(zhì)量和裝幀進(jìn)行直觀的檢查。

由于我館最近在嘗試進(jìn)行計(jì)算機(jī)批量驗(yàn)收，所以手工驗(yàn)收的環(huán)節(jié)就尤為重要，特別是準(zhǔn)確核對(duì)每一種圖書(shū)的價(jià)格，對(duì)于有帳無(wú)書(shū)，有書(shū)無(wú)帳，賬單價(jià)格與實(shí)際價(jià)格不符的圖書(shū)都要做出標(biāo)記，以便為對(duì)賬提供依據(jù)。

（3）計(jì)算機(jī)驗(yàn)收。

計(jì)算機(jī)驗(yàn)收是手工驗(yàn)收的延續(xù)，通常的計(jì)算機(jī)驗(yàn)收是驗(yàn)收人員通過(guò)準(zhǔn)確輸入圖書(shū)的ISBN號(hào)或書(shū)名后，從特定的數(shù)據(jù)庫(kù)中提取該書(shū)訂購(gòu)信息，核對(duì)經(jīng)手工驗(yàn)收后的圖書(shū)是否與采購(gòu)選定的圖書(shū)信息一致，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的價(jià)格、出版社等基礎(chǔ)信息與實(shí)體圖書(shū)不符時(shí)，必須對(duì)其進(jìn)行逐項(xiàng)修改。確保圖書(shū)價(jià)格、書(shū)單價(jià)格，數(shù)據(jù)庫(kù)訂購(gòu)價(jià)格“三價(jià)合一”。

通常在驗(yàn)收過(guò)程中比較容易出現(xiàn)價(jià)格分歧的是多卷書(shū)的驗(yàn)收。多卷書(shū)也就是套書(shū)，指的是同一著作分成若干卷冊(cè)出版的圖書(shū)，這種多卷書(shū)有些是整套只有一個(gè)ISBN號(hào)和一個(gè)總價(jià)，單冊(cè)不做定價(jià);有些則是各分冊(cè)都有獨(dú)立的ISBN號(hào)和價(jià)格。后者我們按正常圖書(shū)驗(yàn)收即可，對(duì)于前一種情況，可通過(guò)我們計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自帶的自動(dòng)處理多卷書(shū)的功能實(shí)現(xiàn)，不需要進(jìn)行手工核算價(jià)格，但此時(shí)必須注意卷次是上中下、上下或是連續(xù)的幾卷，尤其是當(dāng)總價(jià)無(wú)法平均分配時(shí)，必須進(jìn)行人為的分卷冊(cè)輸入價(jià)格，同時(shí)對(duì)每?jī)?cè)書(shū)的條碼與計(jì)算機(jī)分配條碼進(jìn)行核對(duì)，以免因人為失誤使得典藏工作出現(xiàn)混亂。

3 圖書(shū)館驗(yàn)收人員的工作要求

3.1 提高驗(yàn)收人員自身的技能和專(zhuān)業(yè)要求

專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)館驗(yàn)收人員，首先要從思想上認(rèn)識(shí)到驗(yàn)收工作的重要性、細(xì)致性，深入了解、熟悉、和掌握驗(yàn)收的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并在工作中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累技巧，不斷學(xué)習(xí)，才能在實(shí)際工作中得心應(yīng)手。

3.2 加強(qiáng)驗(yàn)收人員與采購(gòu)人員的溝通對(duì)接

圖書(shū)采訪過(guò)程中，采購(gòu)與驗(yàn)收相輔相成。圖書(shū)采訪是基礎(chǔ)，圖書(shū)驗(yàn)收則是手段。

由于大多圖書(shū)館都采購(gòu)人員是通過(guò)書(shū)商提供的訂購(gòu)目錄訂購(gòu)圖書(shū)，采購(gòu)過(guò)程中不接觸實(shí)體圖書(shū)，因此對(duì)所訂圖書(shū)的質(zhì)量沒(méi)有直觀的認(rèn)識(shí)，無(wú)法評(píng)判后續(xù)的工作質(zhì)量和效果。而驗(yàn)收人員在圖書(shū)驗(yàn)收過(guò)程中直接接觸實(shí)體圖書(shū)，對(duì)每一冊(cè)書(shū)的裝幀、質(zhì)量都會(huì)有直觀的了解，所以，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)將圖書(shū)驗(yàn)收情況、對(duì)圖書(shū)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、出版社優(yōu)劣等信息與采購(gòu)人員交流反饋以作為下次采購(gòu)參考。同時(shí)也為新一輪圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中選擇供應(yīng)商提供必要的情況參考。

3.3 關(guān)注驗(yàn)收筆記，不斷總結(jié)驗(yàn)收中的問(wèn)題

建立有效的圖書(shū)采購(gòu)意見(jiàn)征求機(jī)制，使圖書(shū)采購(gòu)有的放矢，能夠?qū)γ總€(gè)書(shū)商發(fā)送的每一批圖書(shū)，通過(guò)驗(yàn)收小結(jié)，記下書(shū)商所發(fā)圖書(shū)數(shù)量、退還數(shù)、退還的原因、退還中出現(xiàn)的問(wèn)題等等。以供采購(gòu)人員今后征訂圖書(shū)時(shí)參考。同時(shí)在采購(gòu)圖書(shū)前應(yīng)多聯(lián)系各學(xué)科，特別是學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科，及時(shí)了解各方急需的采訪圖書(shū)，為師生提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 建立驗(yàn)收結(jié)果對(duì)書(shū)商業(yè)務(wù)的制約平臺(tái)

圖書(shū)驗(yàn)收最基本的兩項(xiàng)工作就是嚴(yán)格把好圖書(shū)質(zhì)量關(guān)、認(rèn)真核對(duì)清每一批次圖書(shū)的賬目。對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的書(shū)商以次充好、圖書(shū)破損、出現(xiàn)了訂購(gòu)目錄中無(wú)法顯示的非計(jì)劃圖書(shū)，驗(yàn)收人員需要通過(guò)采購(gòu)及時(shí)與書(shū)商溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行圖書(shū)退訂，退換，以保證館藏圖書(shū)質(zhì)量，避免館里不必要的經(jīng)費(fèi)流失。

3.5 加強(qiáng)與書(shū)商聯(lián)系與溝通，使書(shū)商跟上圖書(shū)館的發(fā)展步伐

高校圖書(shū)館應(yīng)主動(dòng)將本校專(zhuān)業(yè)基本設(shè)置情況，教職員工的圖書(shū)需求情況，圖書(shū)館藏書(shū)規(guī)劃及對(duì)服務(wù)上的要求詳細(xì)介紹給書(shū)商，使其能夠有針對(duì)性的選擇圖書(shū)信息，提供更實(shí)用的征訂書(shū)目清單。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)圖書(shū)供應(yīng)過(guò)程中雙方的溝通越到位，后期工作就越會(huì)順暢，對(duì)圖書(shū)館的采購(gòu)工作就越有幫助，對(duì)藏書(shū)質(zhì)量和館藏建設(shè)也越好，更有利于形成圖書(shū)種類(lèi)、質(zhì)量、服務(wù)共贏的格局。

4 結(jié)語(yǔ)

作為文獻(xiàn)資源管理重要內(nèi)容的圖書(shū)驗(yàn)收是新書(shū)經(jīng)由征訂、加工到進(jìn)入館藏的一個(gè)必經(jīng)環(huán)節(jié)。驗(yàn)收工作的質(zhì)量決定了圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量和圖書(shū)館文獻(xiàn)資源建設(shè)，也決定了圖書(shū)館提供讀者服務(wù)的水平高低。只有嚴(yán)格制訂圖書(shū)驗(yàn)收制度，規(guī)范圖書(shū)驗(yàn)收流程，加強(qiáng)書(shū)籍的質(zhì)量把控，提高驗(yàn)收人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使驗(yàn)收工作走上規(guī)范化和嚴(yán)格化的道路，才能為高校的教學(xué)科研教學(xué)工作提供豐富而有價(jià)值的信息資源服務(wù)。

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