陶積德鄭寶瓊范啟標

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淺談高校學籍檔案管理的影響因素與對策

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1.海南大學儋州校區(qū) 海南儋州 571737 2.海南大學海甸校區(qū) 海南海口 570228

本文簡要分析了高校檔案管理現(xiàn)狀，指出實際工作中存在的問題，并在此基礎上分別從檔案意識培養(yǎng)、規(guī)章制度完善、管理隊伍建設及檔案信息化建設等四個方面加以詳細分析研究，提出一些推動高校檔案管理工作發(fā)展的意見和建議。

高校學籍檔案；管理；影響因素；對策

高校學生學籍檔案是學生在校學習期間的學習成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等的真實記載，是每一位在校學生成長的最基本材料，對就業(yè)、升學、工作等都起著至關重要的作用。而當今高校檔案管理工作存在一定的問題，加強檔案管理工作人員隊伍建設，積極推進高校檔案管理現(xiàn)代化建設，成為目前高校學生學籍檔案管理工作重要課題。

一、影響學生檔案管理的因素

1、學生方面

大學生檔案意識薄弱，對檔案的重視度不夠。很大一部分學生對自己檔案內(nèi)容價值及服務利用認識不清，對檔案材料的填寫敷衍了事，字跡潦草，信息不詳，不積極主動收集體現(xiàn)自己接受教育背景、有利于就業(yè)求職的檔案材料。學生對在校期間獲得的各種榮譽證書是否裝入檔案，也不過問。在校期間從未進入過檔案館或使用過檔案，甚至沒聽說過檔案館，對檔案的作用一概不知。

2、學校方面

（1）檔案管理隊伍不夠?qū)I(yè)化，缺乏責任心

目前，很多高校檔案管理工作者變動頻繁，沒有專職的檔案管理工作人員。而且沒有系統(tǒng)地學過國家對檔案管理的相關法律法規(guī)，檔案意識淡薄，缺乏檔案管理的基礎知識和專業(yè)技能，對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理不是什么重要工作，就是抄抄寫寫，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔和轉遞就行。結果導致對檔案管理工作不重視，檔案管理工作較為混亂。另外，多數(shù)檔案管理員缺乏必要的責任心。對能夠真實反應學生在校期間各項表現(xiàn)的材料不能及時歸檔，學籍檔案里的材料單一，學生檔案中能夠反映大學生在管理能力、獎懲情況、心理素質(zhì)、綜合素質(zhì)等方面的材料不健全。學年鑒定表、畢業(yè)生登記表上面的評語老套、雷同，不能真實全面地反映學生情況，不能為用人單位提供有價值的信息。

（2）對學籍檔案管理重視不夠，制度不健全

目前，沒有針對高校學生檔案管理方面的統(tǒng)一法規(guī)，因此致使部分高校對該項工作重視不夠，未能建立起一套系統(tǒng)、連續(xù)、完整的檔案管理制度，使得學生檔案管理體制較為混亂，缺乏應有的制度化和規(guī)范化的管理。有些學校雖然制定了相關規(guī)定，但內(nèi)容空洞缺少細則，缺乏統(tǒng)一標準和操作規(guī)范，常在實際歸檔操作過程中出現(xiàn)混亂的錯誤，為后續(xù)工作帶來諸多不便。另外，由于學校對該工作的重視度不夠，投入較少，硬件設施不到位，引起檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。

（3）現(xiàn)代高新技術未能充分應用

隨著高校擴招，學生人數(shù)的不斷增加，學生的來源各不相同，龐大的學籍材料收集、整理工作給學籍檔案工作人員增加了很大的困難。現(xiàn)代高新技術未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。大部分高校還保持紙質(zhì)檔案管理，有需要查閱學生學籍檔案、或政治審查的單位不能使用網(wǎng)絡技術進行遠程操作，不得不登門拜訪。

二、加強高校學生檔案管理的對策

1、積極做好引導工作，培養(yǎng)學生良好的檔案意識

高校應邀請相關專業(yè)人員對學生做關于檔案管理、檔案的作用的講座，輔導員應通過現(xiàn)實案例對學生進行廣泛的宣傳，讓學生了解檔案的用途，明白檔案的重要性。增強學生對檔案的認識，妥善處置好自己的檔案，以免給將來帶來不必要的麻煩。如有的學生由于檔案問題失去讀研的機會、報考公務員的機會，有的影響戶口遷移，有的影響職稱評定等。

2、加強學籍檔案管理隊伍建設

首先，加強兼職檔案員隊伍建設，重視學籍檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)。目前，有部分高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，學生學籍檔案的工作主要是有兼職人員來完成。因此，學校要重視檔案管理專業(yè)人才的引進，同時注重兼職檔案人員的培訓，促使他們盡快掌握檔案管理的相關理論知識和法規(guī)，熟悉檔案管理具體工作的方法和流程。同時重視加強相互溝通交流，營造相互配合的良好氛圍，推動發(fā)展。其次，注重增強檔案管理人員具體工作的責任心，在建檔過程中嚴格審查、規(guī)范歸檔材料細心并注意保密工作，切實履行好自己的職責，為學生提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務，真正發(fā)揮學籍檔案的服務功能。

3、完善高校檔案管理規(guī)章制度

學生學籍檔案管理工作比較復雜，需要教務、學工等幾個部門的協(xié)同工作。高校應制定制訂適合本校實際的制度、辦法、實施細則等相關的規(guī)章制度來規(guī)范學生檔案管理。對畢業(yè)生檔案的具體內(nèi)容，歸檔材料的收集、整理，以及畢業(yè)生檔案的轉遞、留存做統(tǒng)一規(guī)范，指導學生妥善解決檔案的存放問題，確保檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的順利開展。

4、推進學校檔案管理的信息現(xiàn)代化建設

目前，隨著科學技術的飛速發(fā)展，信息技術的大量應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法已跟不上時代發(fā)展步伐。為增強學生學籍檔案管理的科學性和時效性，制定出接收學籍檔案電子信息相應的實施辦法，建立一個完整的學生學籍管理信息數(shù)據(jù)庫，與高校學生網(wǎng)上錄取相呼應，充分挖掘數(shù)據(jù)信息資源利用潛力。

總之，高校檔案管理工作是一項復雜系統(tǒng)工程，為全面提升檔案管理和服務的能力與水平，高校檔案管理工作人員要以高度的責任感和奉獻精神做好檔案管理工作，充分發(fā)揮學籍檔案的作用，使學籍檔案信息資源更好的為學生服務，為社會服務。

參

考文獻

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[2]李建平．關于高等學校學籍檔案管理工作的探討[J]．2012，5：65

[3]胡翠華．淺議高校學籍檔案管理[J]．科技創(chuàng)新導報，2012，199

[4]胡彬．談高校學籍檔案的價值與利用[J]．黑龍江檔案，2013，2：127

[5]楊海峰．高等學校學籍檔案管理探討[J]．安徽電子信息職業(yè)技術學院學報，2007，6(5)：21

[6]孫秀麗．高校學生檔案管理工作存在的問題及對策[J]．開封教育學院學報，2012，32(1)：115-116

陶積德（1981-—），男、甘肅民勤人，漢族，最高學歷碩士，現(xiàn)任職稱：助教、研究方向：高校思想政治教育。