張黎

[摘 要]院系級教務(wù)管理工作是高校教學(xué)教務(wù)工作的基礎(chǔ)組成部分，對于保障整個高校教學(xué)活動正常有序進行有著極為重要的作用。為了進一步提升院系級教務(wù)管理工作效率，針對新形勢下院系級教務(wù)管理工作具有的政策時效性強、復(fù)雜服務(wù)性強、管理協(xié)同性強等特點，應(yīng)該加強院系教務(wù)人員在事務(wù)性統(tǒng)籌、信息化處理、協(xié)同創(chuàng)新等上的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以大力推進院系教務(wù)管理工作，更好地為高校教學(xué)工作提供優(yōu)良的基礎(chǔ)性教務(wù)保障。

[關(guān)鍵詞]教務(wù) 院系 效率 管理

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2014）16-0179-02

一、引言

近幾年來，隨著高校教學(xué)和管理體制改革的不斷深入，推行院系兩級管理改革已成為本科高等院校改革的必然選擇，國內(nèi)大部分本科高校原有的一級集中管理體制，已逐步向院系二級管理體制轉(zhuǎn)化。在本科教學(xué)管理重心下移背景下，本科教務(wù)工作的工作中心普遍下移，高校二級學(xué)院本科教學(xué)管理過程中的具體事務(wù)性工作的組織和實施，在很大程度上由各不同專業(yè)學(xué)院的專職教學(xué)秘書來完成。教務(wù)管理工作是學(xué)校教學(xué)工作的中樞，是維持學(xué)校教學(xué)機制正常運轉(zhuǎn)的樞紐，不僅要重視教學(xué)教務(wù)分級管理，更要研討如何進一步提升院系級教務(wù)管理工作的效率和成效，這對于保障高校教育教學(xué)質(zhì)量有著很重要的現(xiàn)實意義。

二、院系級教務(wù)管理工作范圍及特點

在日常的院系教務(wù)管理中，院系教學(xué)秘書的工作職責主要包括：（1）協(xié)助主管本科教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)的事務(wù)性工作，及時準確地將學(xué)校教務(wù)處及院系的各項教學(xué)規(guī)章制度、相關(guān)規(guī)定傳達給本院師生，以有力保障院系各項教學(xué)順利進行；（2）在正常教學(xué)過程中，協(xié)調(diào)處理學(xué)校教務(wù)處、院系、師生之間的關(guān)系，具體落實教學(xué)計劃制訂、主講教師安排、日常調(diào)停課、學(xué)生考試、監(jiān)考、成績管理等具體的教務(wù)管理工作；（3）對院系日常本科教學(xué)計劃實施過程進行常規(guī)管理和質(zhì)量監(jiān)控，協(xié)調(diào)各部門完成本科招生、學(xué)生入學(xué)、學(xué)年培養(yǎng)、課程實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計、學(xué)位授予等各項本科專業(yè)的教務(wù)管理工作。

從上述院系級教學(xué)秘書承擔主要工作職責，可以看出院系教務(wù)管理工作具有政策時效性強、復(fù)雜服務(wù)性強、管理協(xié)同性強等顯著特點。

（一）院系教務(wù)管理工作具有很強的政策時效性

院系教務(wù)管理工作體現(xiàn)的大都是基層教學(xué)單位的日常教學(xué)活動，而學(xué)校整體教學(xué)活動一般由教務(wù)處統(tǒng)籌制定政策、計劃運籌和執(zhí)行指揮。學(xué)院教學(xué)秘書就是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處、院系教學(xué)活動的中間聯(lián)絡(luò)站，經(jīng)常性地需要及時向本院內(nèi)部的分管領(lǐng)導(dǎo)和師生，傳達下發(fā)學(xué)校教務(wù)處的相關(guān)教學(xué)政策文件和具體執(zhí)行規(guī)定。與此同時，也需要階段性地抓住當前的各項教學(xué)政策重心，精心安排，最大限度地準確把握各項教學(xué)任務(wù)的精神實質(zhì)，為院系廣大教師和學(xué)生做好時效性政策咨詢安排，能對相關(guān)重點政策性問題進行粗略性解釋。教務(wù)管理人員必須有能力順暢地建立院系師生與學(xué)校教務(wù)處的進一步溝通渠道，以使全院的教學(xué)活動能夠按照學(xué)校教務(wù)處的整體部署計劃，有條不紊地開展下去。

（二）院系教務(wù)管理工作的復(fù)雜服務(wù)性強

院系教務(wù)管理工作是一項綜合性的服務(wù)工作，其日常直接服務(wù)對象是廣大的教師和學(xué)生，工作內(nèi)容范圍涉及面很廣，每天都要從事大量的常規(guī)性教務(wù)管理工作，包括教學(xué)管理、學(xué)務(wù)管理、考務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理、教學(xué)運行管理等諸多方面，工作任務(wù)繁重而復(fù)雜。

（三）院系教務(wù)管理工作的事務(wù)協(xié)同性強

教學(xué)秘書作為全院辦公機構(gòu)的重要組成人員之一，日常教務(wù)管理工作需要在學(xué)院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下進行。其除了及時傳達學(xué)校上級部門的各項文件精神外，也需要經(jīng)常性地與學(xué)院其他工作人員、部門之間進行溝通，以便更好地了解本院教師學(xué)生的教學(xué)動態(tài)，從而能夠及時將相關(guān)教學(xué)動態(tài)信息上報給主管領(lǐng)導(dǎo)。只有教學(xué)秘書與院系其他工作人員、部門一起協(xié)同合作，才能更好地完成日常事務(wù)性工作，從而使全院的日常教學(xué)管理工作平穩(wěn)有序的推進。

三、提升院系級教務(wù)管理工作效率的對策探討

（一）提升事務(wù)性統(tǒng)籌素質(zhì)

院系級教務(wù)管理工作繁雜多變、頭緒很多，政策時效性強，若事務(wù)性統(tǒng)籌能力不強，教務(wù)工作就很有可能處于一種混亂失序的狀態(tài)。教學(xué)秘書必須清楚地掌握本院系的本科教學(xué)工作中所涉及的學(xué)生入學(xué)、教學(xué)培養(yǎng)、實習(xí)實踐、畢業(yè)設(shè)計、日常運行等各個關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，熟練掌握事務(wù)性統(tǒng)籌管理的專業(yè)理論和技能，學(xué)會運用一些適用的、科學(xué)的事務(wù)性統(tǒng)籌管理方法，從而使院系級教務(wù)管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。

為了高效有序地開展院系級教務(wù)管理工作，教學(xué)秘書必須注意到該項工作政策責任大、時間要求迫切的特點，針對每學(xué)年每學(xué)期的重點教學(xué)工作目標，必須提早制定周密的計劃，以增加工作的主動性和預(yù)見性。當政策性具體工作任務(wù)下達后，院系教學(xué)秘書需妥善安排現(xiàn)有的各項工作順序，分清當前時段中教務(wù)工作的輕重緩急，以增強教務(wù)工作的計劃性和條理性。在日常的院系教務(wù)管理工作過程，也需要注意加強與兄弟院系教學(xué)秘書的聯(lián)系，交流與研討工作中遇到的問題和典型案例，取長補短，多渠道提升自身的事務(wù)性統(tǒng)籌素質(zhì)和能力。

（二）提升信息化處理素質(zhì)

當前，高校教務(wù)管理正向信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，隨著計算機應(yīng)用的普及和校園局域網(wǎng)系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，高校教學(xué)管理手段也日益現(xiàn)代化、規(guī)范化。絕大多數(shù)高校都已經(jīng)建立了專門的教務(wù)管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等多方面的管理信息系統(tǒng)，院系級教務(wù)檔案也逐漸呈現(xiàn)出“無紙化”辦公的新趨勢。這時，教學(xué)秘書就應(yīng)主動適應(yīng)信息化環(huán)境下對教務(wù)管理提出的新要求，通過熟練掌握使用計算機、網(wǎng)絡(luò)、電子表格軟件等多種信息化技術(shù)工具和手段，從而實現(xiàn)日常院系級教務(wù)管理工作的半自動化或自動化。這樣就能夠大幅度地提高教學(xué)計劃管理、學(xué)生選課管理、課程成績匯總分析等院系級教務(wù)管理的工作效率。

高校方面也應(yīng)盡可能地為院系級教學(xué)秘書多提供一些信息化培訓(xùn)機會，既可在校內(nèi)組織專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可以聯(lián)系其他院校，組織院系教學(xué)秘書到校外參加相關(guān)的教務(wù)管理信息化專題培訓(xùn)。通過多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，讓教學(xué)秘書不斷地了解、熟悉、掌握相關(guān)的計算機、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子處理軟件等信息化知識，利用各類信息化技術(shù)來處理各種教務(wù)信息，并努力實現(xiàn)院系級教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)信息共享，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、零散化、人工化的院系級教學(xué)管理模式，不斷朝著現(xiàn)代信息環(huán)境下的院系級教務(wù)管理無紙化、共享化、綜合自動化方向發(fā)展。

（三）提升協(xié)同創(chuàng)新素質(zhì)

目前，為了滿足社會高速發(fā)展的需要，高校本科教學(xué)規(guī)模日益擴大，不同專業(yè)院系的辦學(xué)方式也越來越多樣化，普通本科、校企聯(lián)合、定向培養(yǎng)、短期集中培訓(xùn)、雙學(xué)位等多種教學(xué)培養(yǎng)形式并行。因此，院系級教學(xué)秘書的工作涉及面就很廣，既要和學(xué)校內(nèi)部上級教學(xué)管理職能部門人員、其他各院系的師生打交道，也要同聯(lián)合定點企業(yè)、送培單位等機構(gòu)接觸。在日常的院系教務(wù)管理工作中，碰到的新問題和矛盾也日益增多，上述情況都要求教務(wù)秘書通過必要的協(xié)同和創(chuàng)新方法，來確保院系級教務(wù)管理活動的高效推進。

作為高校方面，應(yīng)該盡可能為院系教學(xué)管理人員提供專門的鍛煉學(xué)習(xí)機會，鼓勵有志向的教學(xué)秘書進一步學(xué)習(xí)深造，使其有機會和時間得到專業(yè)系統(tǒng)的關(guān)于院系教務(wù)工作處理原則性、靈活性和應(yīng)變性等方面的協(xié)同創(chuàng)新素質(zhì)培訓(xùn)。同時，可通過科學(xué)合理地制定院系教學(xué)秘書考核管理辦法，獎勵教務(wù)管理工作中表現(xiàn)突出的人員，從而拓展出教學(xué)秘書良好的個人發(fā)展空間，以充分調(diào)動他們的協(xié)同創(chuàng)新積極性，進一步強化個人協(xié)同創(chuàng)新素質(zhì)修養(yǎng)。與此同時，院系教學(xué)秘書在各自的實際工作中，面對教務(wù)管理出現(xiàn)的新形勢、新任務(wù)、新問題，也要不斷勇于嘗試更好的工作新途徑、新方法，有意識的深入探索利用協(xié)同創(chuàng)新思維解決院系級教務(wù)管理問題的新方法，以適應(yīng)不斷變化的教務(wù)管理工作，提高自身的工作效率和效果。

四、結(jié)論

在全國高校教學(xué)和管理體制改革深入推進的新形勢下，高校院系級教學(xué)管理工作的地位不僅更為重要，而且對教務(wù)管理人員也提出了更多、更高的工作要求。廣大基層的教學(xué)秘書要善于運用事務(wù)統(tǒng)籌化、工作信息化、協(xié)同創(chuàng)新化的思維，大力推進院系教務(wù)管理工作，不斷深入探索基層教務(wù)管理工作新的模式，以更好地為高校教學(xué)工作提供優(yōu)良的基礎(chǔ)性教務(wù)保障。

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[責任編輯：鐘 嵐]