梁 潔
(北京工業(yè)大學(xué) 學(xué)報(bào)編輯部,北京 100124)
新聞出版總署發(fā)布的《關(guān)于加快我國(guó)數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)發(fā)展的若干意見(jiàn)》中提出:在加快推動(dòng)傳統(tǒng)出版單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面, 將加快書報(bào)刊出版單位采用新技術(shù)和現(xiàn)代生產(chǎn)方式改造傳統(tǒng)出版流程,鼓勵(lì)傳統(tǒng)出版單位開展網(wǎng)絡(luò)出版業(yè)務(wù)[1]。 然而,面對(duì)國(guó)外學(xué)術(shù)期刊數(shù)字化的迅猛發(fā)展和國(guó)內(nèi)眾多出版社和報(bào)業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型, 國(guó)內(nèi)不少學(xué)術(shù)期刊編輯部還處于觀望或探索階段。其原因包括:學(xué)術(shù)期刊出版規(guī)模較小,經(jīng)營(yíng)能力很弱,沒(méi)有雄厚的資金來(lái)搭建全流程數(shù)字出版平臺(tái),而且缺乏既懂編輯又懂?dāng)?shù)字出版技術(shù)的人員,數(shù)字出版意識(shí)淡薄[2];雖然大多數(shù)學(xué)術(shù)期刊編輯部都建立了門戶網(wǎng)站,利用采編系統(tǒng)進(jìn)行收稿、審稿管理,但是由于編輯已習(xí)慣傳統(tǒng)的稿件處理方式,對(duì)新技術(shù)接受能力差,當(dāng)稿件進(jìn)入錄用或退稿狀態(tài)時(shí)流程即結(jié)束,錄用的稿件就進(jìn)入傳統(tǒng)的手工工作方式[3],等等。 目前,在數(shù)字化技術(shù)迅速發(fā)展的環(huán)境下,國(guó)內(nèi)幾大主流采編系統(tǒng)(瑪格泰克、勤云、三才、騰云等)都可以實(shí)現(xiàn)全流程管理,所以,各編輯部應(yīng)積極轉(zhuǎn)換思路,在現(xiàn)有的條件下主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,重點(diǎn)或優(yōu)先進(jìn)行出版流程的改造。 本文主要以中國(guó)知網(wǎng)的采編系統(tǒng)“騰云”為例,并綜合考慮幾大主流采編系統(tǒng)的利弊得失進(jìn)行探究。
數(shù)字出版是指利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行內(nèi)容編輯加工,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播數(shù)字內(nèi)容產(chǎn)品的一種新型出版方式。 它強(qiáng)調(diào)內(nèi)容生產(chǎn)的數(shù)字化、管理過(guò)程的數(shù)字化、傳播載體的數(shù)字化和閱讀消費(fèi)的數(shù)字化[4]。 因此,為了積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化的挑戰(zhàn),編輯部不應(yīng)繼續(xù)等待和觀望,應(yīng)該依據(jù)現(xiàn)有的條件,從出版流程改造開始,對(duì)采編系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化功能定制,將約稿、審稿、編輯、校對(duì)、出版、費(fèi)用管理等環(huán)節(jié)嵌入采編系統(tǒng),通過(guò)該系統(tǒng)將出版流程的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地串聯(lián)起來(lái),實(shí)現(xiàn)收稿(含約稿)、編輯初審、專家外審、主編終審、編輯加工、校對(duì)(含作者自校)、優(yōu)先數(shù)字出版、費(fèi)用管理等出版流程的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理。
為了提高科技期刊的學(xué)術(shù)水平,編輯每年都有約稿任務(wù)并計(jì)入年終考核。 編輯可通過(guò)采編系統(tǒng)中的專家?guī)觳樵兊椒霞s稿要求的專家,并且添加到“進(jìn)行中的約稿任務(wù)”中,通過(guò)系統(tǒng)向?qū)<野l(fā)出約稿信,專家收到約稿信后進(jìn)入系統(tǒng)可以回復(fù)同意還是拒絕。 如果超過(guò)約定的時(shí)間,編輯還可以通過(guò)系統(tǒng)向?qū)<野l(fā)催稿信進(jìn)行提醒。 專家投稿系統(tǒng)界面中有“我的約稿管理”,又分為“待回應(yīng)的約稿請(qǐng)求”“待提交的約稿稿件”和“已提交的約稿稿件”,如果專家同意約稿請(qǐng)求,那么可以進(jìn)入“待提交的約稿稿件”界面進(jìn)行投稿,然后生成唯一的約稿任務(wù)號(hào),此時(shí)約稿任務(wù)完成。 編輯通過(guò)查詢約稿任務(wù)管理系統(tǒng)中的“約稿歷史”,可以看到每一步操作及當(dāng)時(shí)的時(shí)間,不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間長(zhǎng)和約稿人數(shù)多忘記約稿任務(wù),或重復(fù)向?qū)<野l(fā)郵件。 年終時(shí),編輯部可以通過(guò)查看編輯“已完成的約稿任務(wù)”中的稿件數(shù)量對(duì)編輯進(jìn)行考核。
作者投稿以后,編輯需要做的第一項(xiàng)工作就是對(duì)稿件進(jìn)行初審。 國(guó)內(nèi)不少學(xué)術(shù)期刊編輯是全職編輯,而且稿件涉及研究方向較多,以往的初審工作主要是從稿件符合欄目與否和寫作形式上進(jìn)行判斷,因此,較多的稿件被送給專家審閱[5]。 審稿專家因?yàn)榭蒲小⒔虒W(xué)任務(wù)重,而且可能承擔(dān)很多期刊的審稿工作,面對(duì)大量的稿件,往往不能及時(shí)處理,延長(zhǎng)了審稿時(shí)間。 目前,通過(guò)采編系統(tǒng)可以較好地解決這個(gè)問(wèn)題。
作者在線提交稿件以后,編輯可以利用采編系統(tǒng)通過(guò)學(xué)術(shù)不端檢測(cè)結(jié)果、第一作者發(fā)文情況、 相似性創(chuàng)新性文章以及該稿件研究?jī)?nèi)容被引趨勢(shì)分析等, 對(duì)該論文進(jìn)行全面審核,快速、準(zhǔn)確地做出判斷,加大退稿率,減輕審稿專家負(fù)擔(dān),縮短審稿周期。 利用采編系統(tǒng)還可以審核參考文獻(xiàn)內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí),格式是否符合期刊要求,并且通過(guò)CNKI 數(shù)據(jù)庫(kù)查原始文獻(xiàn)以及相關(guān)信息也可以幫助編輯進(jìn)行初審。
為了保證稿件的質(zhì)量,選擇合適的審稿專家是稿件處理過(guò)程中的重要一環(huán)。依托CNKI 數(shù)據(jù)庫(kù)資源,采編系統(tǒng)中集成了擁有34566 位專家信息的精準(zhǔn)專家?guī)靃6]。 在精準(zhǔn)專家?guī)熘锌梢酝ㄟ^(guò)“研究關(guān)鍵詞”快速搜索出該研究方向的專家,通過(guò)查看數(shù)據(jù)庫(kù)提供專家的研究方向、發(fā)文及被引情況,可以使編輯快速、精確地找到待送審稿件的小同行專家,而且極大地豐富了編輯部的審稿專家?guī)臁?由于該數(shù)據(jù)庫(kù)提供了專家的郵箱和單位等信息,可以直接將選出的專家添加到稿件的審稿人列表中,不必像原來(lái)那樣通過(guò)各個(gè)搜索引擎到處查找專家的郵箱,節(jié)省了大量時(shí)間,而且系統(tǒng)還會(huì)對(duì)審稿專家與作者是同單位或合作作者的情況給予提醒,保證了審稿意見(jiàn)的客觀性。 作者投稿時(shí)推薦的專家也將自動(dòng)添加到編輯部的審稿專家?guī)熘?,方便以后?duì)同類稿件選取審稿人。
在審稿流程中,審稿專家可以根據(jù)邀請(qǐng)信提供的摘要快速判斷出是否同自己的研究方向一致,然后點(diǎn)“同意”或者“拒絕”,快速反饋給編輯。 編輯可以在編輯部審稿專家?guī)熘型ㄟ^(guò)檢索研究方向查找審稿專家,查看審稿人的審稿歷史情況后快速找到適合的審稿專家(回避有在審中稿件的專家)。 編輯可以一次添加若干審稿專家,但是可以只送審2 人,如果有拒絕或超時(shí)不返回時(shí)再邀請(qǐng)其他審稿專家。 如果審稿超過(guò)約定時(shí)間、已審回或拒絕都會(huì)有提示,編輯不用每天都查看稿件的審稿信息,只要根據(jù)提示就可以及時(shí)處理待處理稿件。
單獨(dú)使用學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)時(shí),編輯一般在初審時(shí)都記得進(jìn)行學(xué)術(shù)不端檢測(cè),但是經(jīng)常忘記檢測(cè)作者修改稿,如果錄用了有問(wèn)題的論文就會(huì)比較被動(dòng)。 如果在出版前忘記檢測(cè)校對(duì)稿,也會(huì)把高重復(fù)率的論文發(fā)出來(lái),后果更嚴(yán)重。 采編系統(tǒng)已經(jīng)將學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)內(nèi)嵌,作者投稿后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出檢測(cè)結(jié)果。 內(nèi)嵌的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)不再需要登錄賬號(hào)和上傳文件,方便編輯隨時(shí)檢測(cè)新投稿、修改稿和校對(duì)稿,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄不同版本的檢測(cè)結(jié)果和檢測(cè)時(shí)間,編輯能清楚地查到哪個(gè)版本檢測(cè)過(guò),哪個(gè)環(huán)節(jié)還沒(méi)檢測(cè),便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)不端行為。 以前每篇稿件進(jìn)行手動(dòng)檢測(cè)時(shí),在稿件和版本多的情況下,需手工詳細(xì)記錄檢測(cè)情況,否則在忙的時(shí)候很容易漏檢。
已經(jīng)錄用的稿件即進(jìn)入“待編修”狀態(tài),編輯經(jīng)過(guò)學(xué)術(shù)不端檢測(cè)后,可以隨時(shí)進(jìn)行編輯加工。 編輯加工時(shí)發(fā)現(xiàn)需要作者進(jìn)一步修改,還可以退回作者修改。 編輯完的稿件進(jìn)入“主編審查編修稿”環(huán)節(jié),主編可以審核該稿件是否達(dá)到了發(fā)排要求,通過(guò)的稿件進(jìn)入“待排版”狀態(tài)。排版完畢的稿件進(jìn)入“一校”,編輯校對(duì)完畢,對(duì)排版錯(cuò)誤和需要作者解決的問(wèn)題進(jìn)行批注,再退修給作者,作者將需要修改的內(nèi)容進(jìn)行批注后再上傳到系統(tǒng)中[7],文件名字為“一校完”,此時(shí)稿件再次發(fā)送給排版人員進(jìn)行改版,返回的稿件進(jìn)入“二?!?,依此反復(fù)。 排版人員返回清樣后,編輯可以再次上傳到系統(tǒng)中,必須通過(guò)作者自校環(huán)節(jié),即作者在系統(tǒng)中確認(rèn)“校對(duì)無(wú)誤”后,才能進(jìn)入“待出版”階段。 待出版的稿件可以隨時(shí)拿去組稿。
進(jìn)入“待出版”狀態(tài)的稿件可以進(jìn)行單篇優(yōu)先數(shù)字出版(on-line first),既可以發(fā)布在優(yōu)先數(shù)字出版平臺(tái)上,又可以發(fā)布在期刊的門戶網(wǎng)站中。 通過(guò)優(yōu)先數(shù)字出版可以縮短出版時(shí)滯,加快知識(shí)傳播速度,保證期刊內(nèi)容的時(shí)效性。
在用戶管理中,可以通過(guò)“高級(jí)檢索”中的研究方向和用戶角色快速找到與已出版稿件的研究方向相同的科研人員,通過(guò)“批量發(fā)郵件”定向推送,使科研人員可以最快地看到同行最新的研究成果,既推廣了作者的論文,又服務(wù)了讀者。
編輯部可以在流程環(huán)節(jié)中關(guān)聯(lián)稿件發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用,系統(tǒng)將記錄稿件的費(fèi)用信息,條目非常清晰,編輯部只需根據(jù)系統(tǒng)的提示登記費(fèi)用即可。 與費(fèi)用相關(guān)的環(huán)節(jié)包括預(yù)審費(fèi)、版面費(fèi)、稿費(fèi)和審稿費(fèi)。 比如,為了遏制一稿兩投現(xiàn)象,有的編輯部通過(guò)收取預(yù)審費(fèi)起到押金的作用,如果作者正常發(fā)表或者審稿后退稿,預(yù)審費(fèi)退回,而由于作者自己原因撤稿不再退款。 在人工管理時(shí),賬目核對(duì)起來(lái)很麻煩,現(xiàn)在系統(tǒng)中有專門的狀態(tài)顯示,哪些稿件待退預(yù)審費(fèi),哪些稿件已退預(yù)審費(fèi),作者拿押金條退費(fèi)時(shí),編務(wù)查找起來(lái)很方便。 對(duì)于約稿不需要交預(yù)審,做上“未支付”的標(biāo)記后可以點(diǎn)擊“已交預(yù)審費(fèi)”操作,進(jìn)入下一個(gè)流程。 有標(biāo)記的稿件不需要退費(fèi),真正實(shí)現(xiàn)約來(lái)的稿件既正常走流程,又實(shí)現(xiàn)快速審稿。 這些費(fèi)用與作者的界面關(guān)聯(lián)后,方便作者及時(shí)看到需交費(fèi)的賬目信息并及時(shí)了解稿費(fèi)情況。 通過(guò)采編系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能還可以直接打印作者的身份證、郵寄地址等信息,便于計(jì)算和發(fā)放稿費(fèi),減少手工登記的時(shí)間。 將費(fèi)用管理嵌入采編系統(tǒng),可以使費(fèi)用管理更加透明和清晰化,大大減少編務(wù)的工作量。
定制的采編系統(tǒng)雖然對(duì)編輯部的工作起到很大的幫助作用,但是還有很多功能需要研發(fā)人員進(jìn)一步開發(fā),如果開發(fā)到位,勢(shì)必會(huì)加速學(xué)術(shù)期刊的數(shù)字化進(jìn)程。
一般編輯部中,一名編輯需要負(fù)責(zé)多個(gè)欄目,而且人員經(jīng)常會(huì)有變化,所以,如果能按欄目統(tǒng)計(jì)稿源的話,便于對(duì)編輯負(fù)責(zé)的欄目進(jìn)行調(diào)配,而且也便于衡量編輯的宣傳和約稿能力。如果能按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)出每位編輯錄用、退稿的數(shù)量,可便于主編掌握稿件整體情況,從而控制好錄用率和出版周期的關(guān)系。
作者最關(guān)心的是稿件的處理效率,如果能統(tǒng)計(jì)出稿件的錄用周期和刊出周期,則更能從作者關(guān)注的角度對(duì)編輯工作進(jìn)行監(jiān)督和考核。
目前,采編系統(tǒng)只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的創(chuàng)新點(diǎn)檢測(cè),并給出相似性文獻(xiàn),如果編輯對(duì)該研究方向不是十分熟悉的話,并不能準(zhǔn)確地對(duì)稿件的創(chuàng)新性進(jìn)行判斷。 如果能盡快開發(fā)出與采編系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的論文創(chuàng)新評(píng)價(jià)庫(kù),對(duì)創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行分類,并從創(chuàng)新類型、創(chuàng)新層次、創(chuàng)新性質(zhì)等方面給出定量的評(píng)價(jià),可以更好地幫助編輯對(duì)稿件的創(chuàng)新性做出恰當(dāng)?shù)呐袛唷?而且建議該功能除了在編輯初審時(shí)可以使用,還應(yīng)該在審稿階段開放,以便幫助審稿專家對(duì)稿件做出更加精準(zhǔn)的判斷。
采編系統(tǒng)的審稿專家?guī)旌透寮?kù)只是基于單個(gè)編輯部,如果能做到采編系統(tǒng)所有用戶的審稿專家資源共享,可以極大地豐富審稿專家資源庫(kù),以便更快地找到小同行的審稿專家,及時(shí)收到審稿意見(jiàn)。 而且嵌入到采編系統(tǒng)的學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)只能檢測(cè)到已發(fā)表的文獻(xiàn),檢測(cè)范圍遠(yuǎn)小于中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)包括的內(nèi)容,如果除了已發(fā)表文獻(xiàn)外還能將所有期刊采編系統(tǒng)的稿件庫(kù)作為學(xué)術(shù)不端檢測(cè)的來(lái)源數(shù)據(jù)庫(kù),檢測(cè)結(jié)果將更全面,可以避免編輯部做無(wú)用功。
編輯校對(duì)環(huán)節(jié)是保證期刊出版質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),既繁瑣又容易出錯(cuò)。 目前,采編系統(tǒng)已經(jīng)增加了參考文獻(xiàn)審校功能,并且在稿件處理的各個(gè)階段都可以使用,為編輯進(jìn)行文獻(xiàn)校對(duì)提供了幫助,并保證了引文標(biāo)注的正確性。 但是,如果能將目前市場(chǎng)上的校對(duì)軟件直接嵌入采編系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)在線編校,能幫助編輯減少差錯(cuò),并極大地減少機(jī)械性的工作量。
為了真正實(shí)現(xiàn)一次生成、多次發(fā)布的功能,采編系統(tǒng)需要與排版、發(fā)布系統(tǒng)進(jìn)行集成,即通過(guò)在線編輯環(huán)節(jié)完成稿件的結(jié)構(gòu)化處理,處理后可以單篇送排,然后自動(dòng)編排系統(tǒng)按本刊的模板自動(dòng)排版,將排完的稿件傳回系統(tǒng)中供編輯和作者確認(rèn)并調(diào)整,校對(duì)無(wú)誤后可生成最終的單篇PDF 文件和XML 文件,并自動(dòng)存入采編系統(tǒng)的生產(chǎn)中心。對(duì)于排版業(yè)務(wù)外包的編輯部,采編系統(tǒng)還應(yīng)提供支持專業(yè)化出版服務(wù)公司合作的接口。 以XML 文件為基礎(chǔ),可以生成包括網(wǎng)刊和移動(dòng)出版在內(nèi)的多種應(yīng)用。 為了適應(yīng)跨媒體出版,采編系統(tǒng)在投稿界面應(yīng)該能上傳音視頻格式的文件。 這種生產(chǎn)過(guò)程的數(shù)字化,可實(shí)現(xiàn)編、排、發(fā)一體化,并且縮短排版、校對(duì)來(lái)回反復(fù)的時(shí)間,快速實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)提取和網(wǎng)絡(luò)出版。 另外,為了擴(kuò)大期刊的影響力,采用開放存取模式的期刊需要注冊(cè)DOI[8],所以,為了減少編輯的工作量,采編系統(tǒng)還應(yīng)該開發(fā)能直接導(dǎo)出DOI 注冊(cè)元數(shù)據(jù)的功能,或者實(shí)現(xiàn)一鍵注冊(cè)DOI。 另外,如果在采編系統(tǒng)中設(shè)計(jì)接口,則可以更快捷、方便地把發(fā)表的論文自動(dòng)作為微博發(fā)送到科學(xué)社區(qū)和新浪、騰訊、科學(xué)網(wǎng)等社區(qū)。
一個(gè)成功的數(shù)字出版平臺(tái)應(yīng)該在全流程的各個(gè)環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,形成對(duì)作者、出版者、讀者、業(yè)務(wù)合作伙伴的全流程服務(wù)模式。 所以,采編系統(tǒng)還應(yīng)該開發(fā)發(fā)行管理和廣告管理模塊,可以將出版過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)閱讀和支付等環(huán)節(jié)嵌入整個(gè)出版流程中。
綜上所述,筆者認(rèn)為,利用采編系統(tǒng)推進(jìn)學(xué)術(shù)期刊的數(shù)字化建設(shè),需要重點(diǎn)抓好以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
第一, 積極進(jìn)行出版流程的改造。 出版流程的改造是學(xué)術(shù)期刊數(shù)字出版環(huán)節(jié)中的重中之重。 對(duì)出版流程進(jìn)行改造,可以方便作者及時(shí)了解稿件的進(jìn)展情況,使稿件處理過(guò)程規(guī)范化、透明化,還可以幫助期刊實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)出版,最大限度地縮短出版時(shí)滯。 將傳統(tǒng)的手工操作環(huán)節(jié)嵌入采編系統(tǒng)后,因?yàn)楦寮幚淼母鱾€(gè)環(huán)節(jié)均可顯示實(shí)際處理時(shí)間和處理的稿件數(shù)量,所以還可幫助編輯部實(shí)現(xiàn)編輯工作績(jī)效考核的定量化,真正實(shí)現(xiàn)出版全流程管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。
第二,盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的出版觀念。 因?yàn)榫庉嬕呀?jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的編輯校對(duì)模式,在出版流程改造之初,編輯會(huì)覺(jué)得繁瑣,但是習(xí)慣以后,尤其需處理稿件數(shù)量很多的情況下,將會(huì)體會(huì)到全流程管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化所具有的科學(xué)性和先進(jìn)性。
第三,主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字出版技術(shù)。 隨著采編系統(tǒng)功能的進(jìn)一步開發(fā),將會(huì)幫助學(xué)術(shù)期刊盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)容一次生成、多次發(fā)布的數(shù)字化出版過(guò)程,完成從紙質(zhì)媒介出版向多媒體出版的轉(zhuǎn)變,即可以通過(guò)紙質(zhì)出版、 含有音視頻的網(wǎng)路出版和移動(dòng)出版等多種出版模式滿足不同讀者的需求, 縮短與國(guó)際學(xué)術(shù)期刊數(shù)字出版的差距。 這就需要學(xué)術(shù)期刊的編輯主動(dòng)進(jìn)行數(shù)字出版技術(shù)的學(xué)習(xí),并積極付諸于實(shí)踐,誠(chéng)如“思想根本不能實(shí)現(xiàn)什么東西,為了實(shí)現(xiàn)思想,就要有使用實(shí)踐力量的人。 ”
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