龔顯益

摘要: 在現(xiàn)代的會計電算化取代以往的手工會計的時代大趨勢下, 高效精確的會計電算化可以為會計人員提供極大的便捷，不僅大大減少了日常的工作量, 也有效降低了以往手工會計中容易出現(xiàn)的謬誤和紕漏，極大地提高了準(zhǔn)確度。可是由于一些內(nèi)部控制方面的不足，致使會計電算不夠完善, 也不能使會計電算化很好地做到防錯杜弊。鑒于當(dāng)前我國會計電算化的內(nèi)部控制過于薄弱, 且問題普遍存在, 已使得會計電算化的內(nèi)部控制加強工作成為會計信息提升的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞: 會計電算化；內(nèi)部控制；存儲介質(zhì)；軟件

1、會計電算化內(nèi)部控制存在的問題

鑒于電算化進程在我國發(fā)展起步較晚，影響到了人們的思想認識，使其不能達到應(yīng)有的程度。由于人們以往思維觀念，不能充分認識到內(nèi)部控制之于電算化的真正意義，也不能認識到經(jīng)電算化處理過后的會計信息系統(tǒng)之于企業(yè)的重要，同樣沒有意識到內(nèi)部控制之于會計信息失真的影響。目前我國只有行政事業(yè)單位和大中型企業(yè)集團采用了電算化的會計信息系統(tǒng), 而缺乏完善的電算化內(nèi)部控制,又可以導(dǎo)致會計信息失真, 進而導(dǎo)致會計電算化產(chǎn)生的高效工作缺乏效用。

職權(quán)不相容原則本是會計電算化內(nèi)部控制的關(guān)鍵部分，在傳統(tǒng)的手工會計信息處理中，此原則如果不能得到很好的遵循，是很難做好會計業(yè)務(wù)的。但是在會計電算化的今天，職權(quán)不相容原則已不適用，系統(tǒng)內(nèi)的很大一部分崗位可以進行合并，很大一部分手續(xù)在合并到計算機中之后進行統(tǒng)一執(zhí)行，不僅可以減少會計人員數(shù)量，也使一部分不相容的崗位得到分離，消減了會計人員互相間牽制的效力。

在會計電算化信息系統(tǒng)中，它的執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在是極為重要的，但是卻存在諸多的潛在威脅。以會計電算化信息系統(tǒng)中的執(zhí)行主體為例，首先是計算機在硬件系統(tǒng)發(fā)生故障的可能，包括停電等非人為因素, 都可以導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失與損壞,以至于業(yè)務(wù)操作將不能繼續(xù)進行。其次便是財務(wù)軟件的問題，其質(zhì)量和性能與會計數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度、高效性息息相關(guān),一旦出現(xiàn)意外，輕則降低會計數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度和高效性, 重則可以致使系統(tǒng)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致嚴(yán)重后果。此外，鑒于會計電算化的數(shù)據(jù)信息一般都保存在計算機磁盤、移動硬盤等磁性介質(zhì)中，而這些介質(zhì)一旦遭受受潮、高溫、受磨損便會出現(xiàn)損壞, 其內(nèi)的數(shù)據(jù)自然遭到破壞。由此可見，做好相應(yīng)的備份工作, 對于企業(yè)的會計工作有重要意義。

2、加強和完善會計電算化內(nèi)部控制的對策

2.1 加強會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)

會計電算化不僅僅是導(dǎo)致了核算方式和數(shù)據(jù)存儲形式的改變，也極大地提高了會計信息質(zhì)量, 并且方便了企業(yè)的財務(wù)分析以及其經(jīng)營決策等, 這是是會計理論和會計技術(shù)的一次革命。而只有改革會計電算化內(nèi)部的控制制度,才是推動會計理論與實務(wù)運用的根本性變革的動力。

2.2 加強對于會計電算化的人員職務(wù)的管理與控制

在會計核算軟件進行正式的使用后，須對系統(tǒng)內(nèi)各部門人員依照權(quán)、責(zé)、利三者結(jié)合的原則進行制定崗位責(zé)任制度的工作，將工作崗位劃為電算化會計崗位和基本會計崗位兩種，使機構(gòu)調(diào)整與組織控制二者結(jié)合, 進而達到職權(quán)分離, 限制和發(fā)現(xiàn)錯誤及違法行為。

電算化系統(tǒng)內(nèi)會計相關(guān)工作人員的道德建設(shè)也是一項重要的工作，計算機雖然是會計電算化的執(zhí)行主體, 會計電算化卻需要人才能得以執(zhí)行，故而提升會計從業(yè)工作人員的職業(yè)道德并把行為準(zhǔn)則納入內(nèi)部控制的內(nèi)容已成為企業(yè)管理的當(dāng)務(wù)之急。

2.3 嚴(yán)格控制會計電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體

對于系統(tǒng)操作和維護環(huán)境管理方面的控制，須嚴(yán)格執(zhí)行，會計電算化實行后應(yīng)保持計算機設(shè)備良好運行, 并進行嚴(yán)格保護, 以防止無關(guān)人員進入。會計電算化的系統(tǒng)操作過程及其系統(tǒng)維護構(gòu)成了系統(tǒng)操作環(huán)境, 比如數(shù)據(jù)備份和防病毒感染等項目。系統(tǒng)的硬件維護和軟件維護,共同構(gòu)成了系統(tǒng)維護，硬件維護主要是指定期的檢查和記錄，進行故障分析及其記錄。而軟件維護則保障了財務(wù)軟件操作的規(guī)范化,借以達到實現(xiàn)維護操作結(jié)果的適應(yīng)性、正確性和完善性的目的。

通過加強對會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)控的網(wǎng)絡(luò)維護實現(xiàn)了會計信息資源的共享, 卻也導(dǎo)致信息系統(tǒng)的安全面臨巨大的威脅。為此我們須通過幾個步驟來保障會計信息系統(tǒng)的安全: 一，采用登錄確認和密碼管理; 二、啟用防火墻,使外部訪問區(qū)與會計電算化系統(tǒng)間聯(lián)系隔離開來；三、采用回響檢查、數(shù)據(jù)加密。借助以上幾個技術(shù)手段，便能夠達到網(wǎng)絡(luò)管理的目的, 保障計算機內(nèi)所儲存的信息不致因故障丟失。

2.4 提高對會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求

會計電算化系統(tǒng)的輸入控制是提高對會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求第一切入點，只有建立授權(quán)機制, 嚴(yán)格審查系統(tǒng)每一筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性及其準(zhǔn)確性, 才能把錯誤消滅在最開端,以避免因一個錯誤而導(dǎo)致的連環(huán)性重復(fù)錯誤, 這是提高對會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求的第一點，也是必須做到的一點。

提高會計電算化系統(tǒng)的處理控制方面的能力，其重點是處理過程中的數(shù)據(jù)溢出性檢測、適應(yīng)性控制以及重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制, 這就要求給予軟件用戶在一定的限度內(nèi)自由制定會計政策的許可, 使其適應(yīng)實際，而數(shù)據(jù)溢出性檢測的建立又可以避免數(shù)據(jù)超出容量導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損失和因數(shù)據(jù)損失導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息失真，但相關(guān)人員在操作中的失誤是難以避免的。

3、電算化會計檔案的安全使用

通過建立一系列的健全的會計電算化檔案管理制度保護會計電算化檔案，存儲在磁性介質(zhì)中的電算化會計檔案能夠簡單地準(zhǔn)備雙份, 而數(shù)據(jù)的備份只要存放在不同的地點, 便消除因地震等意外事故而導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)的毀滅的可能。對于電算化的會計檔案，在調(diào)閱時需嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，進行安全使用。在進行調(diào)閱會計檔案工作時，常有兩種情況出現(xiàn): 一是所調(diào)閱的會計檔案與電算化系統(tǒng)版本號一致, 這種情況下只需將所需的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案進行調(diào)閱; 二則是所調(diào)閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致, 此時需在另一電腦安裝相應(yīng)版本的電算化系統(tǒng), 之后才可再次進行調(diào)閱。調(diào)閱登記記錄對于電算化會計檔案的安全使用是非常有意義的，應(yīng)專門設(shè)置, 以便明確會計系統(tǒng)內(nèi)部各人各自所應(yīng)負擔(dān)的責(zé)任, 另外，管理員不可以將調(diào)閱檔案的密碼提供給調(diào)閱者, 只能讓他直接進入系統(tǒng)。

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