【摘要】會(huì)計(jì)是以貨幣為主要計(jì)量單位，應(yīng)用數(shù)學(xué)方法，圍繞企業(yè)、事業(yè)單位投入產(chǎn)出所進(jìn)行的一系列核算與監(jiān)督活動(dòng)，而會(huì)計(jì)檔案則是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算資料，本文基于企事業(yè)單位視角論述了普及會(huì)計(jì)電算化檔案管理所面臨著的問題，并制定了解決方略，以期為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位 會(huì)計(jì)電算化 檔案管理 問題 方略

會(huì)計(jì)是以貨幣為主要計(jì)量單位，應(yīng)用數(shù)學(xué)方法，圍繞以創(chuàng)造價(jià)值為主要目標(biāo)的企事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱單位）內(nèi)部所開展的重要管理活動(dòng)，而會(huì)計(jì)電算化檔案則是反映和儲(chǔ)存會(huì)計(jì)資料的一種載體，即將所有與會(huì)計(jì)有關(guān)的信息通過檔案的形式反映出來。當(dāng)前，會(huì)計(jì)電算化檔案以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大企業(yè)單位的關(guān)注，然而，由于這種檔案形式的會(huì)計(jì)電算化在我國起步較晚，在普及的過程中產(chǎn)生了許多問題。基于此，本文就會(huì)計(jì)電算檔案在企事業(yè)單位普及和應(yīng)用中存在的問題進(jìn)行了探討，并針對(duì)問題的癥結(jié)制定了解決方案，以期為提升我國企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)管理效能和提升會(huì)計(jì)工作質(zhì)量而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策[1]。

一、企事業(yè)單位在會(huì)計(jì)電算化檔案管理方面存在的問題

開展會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中包含了多個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)與應(yīng)用，以及一定的成本投入。如硬件平臺(tái)的建設(shè)、財(cái)務(wù)軟件的選擇與開發(fā)、會(huì)計(jì)電算化相關(guān)人員的素質(zhì)配置與分工、運(yùn)行規(guī)程以及相關(guān)機(jī)制的建設(shè)與完善，等等。普及會(huì)計(jì)電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項(xiàng)目，同時(shí)也受到了人力因素的影響，綜合來說，其主要體現(xiàn)在了以下三個(gè)方面。

（一）管理理念問題

我國的企事業(yè)單位大都經(jīng)過了數(shù)年乃至數(shù)十年的發(fā)展歷程，經(jīng)過企業(yè)決策者的艱苦奮斗，才開創(chuàng)了今天的局面。這些優(yōu)秀的企業(yè)家有著豐富的市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，以及獨(dú)特的戰(zhàn)略眼光，然而老一輩企業(yè)家在當(dāng)代都不同程度的表現(xiàn)出與時(shí)代脫軌的跡象，他們的管理理念是會(huì)計(jì)電算化檔案管理普及的主要障礙。

（二）形式化問題

受會(huì)計(jì)電算化檔案管理的成功個(gè)案影響，有些企事業(yè)單位不結(jié)合實(shí)際情況，不進(jìn)行現(xiàn)狀剖析，盲目的投入資本實(shí)施會(huì)計(jì)電算化檔案管理，而在引進(jìn)項(xiàng)目之后卻受多種因素影響無法發(fā)揮其最大功效，最終使得會(huì)計(jì)電算化檔案管理流于形式。此外，財(cái)務(wù)軟件被當(dāng)作打字機(jī)、儲(chǔ)存器的現(xiàn)象也較為普遍，會(huì)計(jì)電算化檔案管理軟件無法為單位提供財(cái)務(wù)信息方面的數(shù)據(jù)支撐，造成企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子錯(cuò)誤的認(rèn)為其不能為單位發(fā)展服務(wù)，最終使會(huì)計(jì)信息化檔案管理逐漸的荒廢，會(huì)計(jì)管理工作又回到了原始的起點(diǎn)[2]。

（三）財(cái)務(wù)軟件問題

當(dāng)前大多數(shù)單位應(yīng)用的會(huì)計(jì)電算化管理軟件通用性能差，集成化程度低，財(cái)務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶，對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠，導(dǎo)致不少施行會(huì)計(jì)電算化檔案管理的會(huì)計(jì)人員仍要做大部分輔助工作。此外，各核算管理模塊缺乏銜接，總賬固定資產(chǎn)、工資等模塊問數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理和儲(chǔ)存上的先進(jìn)性。

二、強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化檔案管理效能的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的認(rèn)識(shí)

作為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子要讓單位適應(yīng)瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，就必須借助會(huì)計(jì)電算化檔案管理，以便為及時(shí)與準(zhǔn)確提供相關(guān)信息作出相應(yīng)的決策。而開展會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作不僅要對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行宣傳，更重要的是對(duì)各級(jí)主管部門及單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳，使他們正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化工作，統(tǒng)一規(guī)劃，開展會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，促進(jìn)其快速發(fā)展。

（二）解決形式化問題

各單位在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化檔案管理的過程中要結(jié)合單位的實(shí)際狀況，對(duì)單位當(dāng)前的規(guī)模、經(jīng)濟(jì)條件以及發(fā)展前景做出正確的分析，避免盲目跟風(fēng)，重視會(huì)計(jì)電算化檔案建設(shè)的實(shí)際效益?；谶@樣一個(gè)前提開展電算化檔案建設(shè)工作，是單位發(fā)展戰(zhàn)略中的重要決策。要在手工會(huì)計(jì)歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當(dāng)前單位發(fā)展?fàn)顩r的管理模式，正視會(huì)計(jì)工作對(duì)單位發(fā)展所起到的促進(jìn)作用，避免會(huì)計(jì)電算化檔案管理形式化，使其能夠更好的為單位發(fā)展服務(wù)[3]。

（三）解決會(huì)計(jì)人員素質(zhì)問題

會(huì)計(jì)電算化檔案管理普及必須要有專業(yè)的人員保障，因此，在培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化人才時(shí)，應(yīng)注重培養(yǎng)“會(huì)計(jì)——計(jì)算機(jī)——檔案——管理”的復(fù)合型人才，以期提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平。在對(duì)工作人員進(jìn)行需求調(diào)查的基礎(chǔ)上合理的安排會(huì)計(jì)電算化檔案管理培訓(xùn)的內(nèi)容，普及會(huì)計(jì)電算化檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)水平和整個(gè)理論結(jié)構(gòu)體系，既要使管理人員熟練掌握會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)理論知識(shí)及實(shí)際操作，又要隨時(shí)更新其知識(shí)儲(chǔ)備，以期跟上時(shí)代的發(fā)展和要求。其中尤其是作為會(huì)計(jì)電算化檔案管理實(shí)施不可缺少的重要部分——計(jì)算機(jī)的操作及財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)是培訓(xùn)內(nèi)容的重中之重。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化檔案管理效能

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案管理模式具有具有耗時(shí)、耗力的缺點(diǎn)，因此，在落實(shí)網(wǎng)上預(yù)立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理，需要首先將有價(jià)值的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)。首先，在硬件建設(shè)方面，企事業(yè)單位應(yīng)全面更新現(xiàn)有設(shè)施，建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)為載體的檔案管理平臺(tái)；其次，在軟件建設(shè)方面，企事業(yè)單位應(yīng)建立內(nèi)部局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)組，利用局域網(wǎng)中的文件管理、應(yīng)用軟件共享、打印機(jī)共享等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“機(jī)械化”。此外，在管理軟件方面，目前我國應(yīng)用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳，而企事業(yè)單位會(huì)計(jì)部門也可以利用Excel、Foxtable等系統(tǒng)自主制作檔案管理軟件[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，筆者認(rèn)為在我國企事業(yè)單位普及會(huì)計(jì)電算化檔案管理要著重依靠人才，對(duì)人才的培養(yǎng)尤其重要；其次，單位要健全管理制度，為開展會(huì)計(jì)電算化檔案管理營造一個(gè)良好的環(huán)境；最后，單位內(nèi)部都應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)軟件的使用意識(shí)，加大會(huì)計(jì)電算化的普及力度。只有這樣，才能切實(shí)提升企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作效能和質(zhì)量，并讓良好的會(huì)計(jì)工作推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉其中，田婧.我國企事業(yè)會(huì)計(jì)電算化檔案管理之方略[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011（3）：231-232.

[2]陳新.對(duì)事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)：下，2014（1）：174-175.

[3]吳琴.如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的檔案管理工作[J].祖國：建設(shè)版，2013（8）：336-337.

[4]郭燕云.淺論會(huì)計(jì)電算化信息檔案的管理和使用[J].商，2013（24）：130-130.

作者簡(jiǎn)介：符娜（1982-），女，廣東省廣州人，廣東工業(yè)大學(xué)本科，廣東省財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)校教師，助理講師，研究方向：會(huì)計(jì)。