張愛新　萬(wàn)啟存　牛慶瑋

摘 要：創(chuàng)新是人類特有的認(rèn)識(shí)能力和實(shí)踐能力，是推動(dòng)民族進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的不竭動(dòng)力。高校檔案工作唯有創(chuàng)新工作理念，明確發(fā)展方向，優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)法制建設(shè)，提升隊(duì)伍素質(zhì)，推進(jìn)數(shù)字信息化建設(shè)才能在“知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下乘風(fēng)破浪，不斷發(fā)展壯大。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；機(jī)構(gòu)設(shè)置；隊(duì)伍建設(shè)；數(shù)字化；合作交流

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）19-0159-02

高校檔案工作作為學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，在服務(wù)學(xué)校發(fā)展與建設(shè)，傳承優(yōu)秀校園文化，資政育人等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化格局的形成，以科技和教育為主導(dǎo)的世界科技革命的高潮已經(jīng)到來，我國(guó)高校檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境和形勢(shì)都發(fā)生了翻天覆地的變化。面對(duì)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校檔案工作唯有立足國(guó)家和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大局，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，圍繞學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的主線，解放思想，開拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新，才會(huì)左右逢源，蓬勃發(fā)展。

一、高校檔案工作面臨的時(shí)代背景及存在的問題

（一）知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的世紀(jì)，科技迅猛發(fā)達(dá)，信息網(wǎng)絡(luò)化深入發(fā)展，知識(shí)，信息、科技成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步最重要的原動(dòng)力。世界各國(guó)紛紛制定和實(shí)施面向21世紀(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建國(guó)家創(chuàng)新體系，推動(dòng)科技創(chuàng)新和人才創(chuàng)新，搶占科技制高點(diǎn)，增強(qiáng)國(guó)家的綜合國(guó)力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，我國(guó)提出了“科教興國(guó)”戰(zhàn)略和“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，尊重知識(shí)和人才，注重創(chuàng)新和發(fā)展，創(chuàng)新成為新時(shí)代的主旋律。在這樣的時(shí)代背景下，高校檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，創(chuàng)新是唯一出路。

（二）當(dāng)前高校檔案工作存在的問題

由于不被重視的歷史原因和檔案保密性的特點(diǎn)，人們對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，高校檔案工作一直處于“與世隔絕”的“閉門造車”模式。檔案管理故步自封，墨守成規(guī)；檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，或依附學(xué)校辦公室或掛靠圖書館等教輔單位，檔案工作的主體地位無法保證；檔案工作片面?zhèn)戎赜跈n案的收集、整理和編目等“保管”工作；“重藏輕用”、“酒好不怕巷子深”的傳統(tǒng)觀念在高校檔案管理中一直居于主導(dǎo)地位；檔案服務(wù)內(nèi)容單一，以提供紙質(zhì)檔案為主，電子檔案數(shù)量極少；服務(wù)方式一直沿用“等客上門”的慣例，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，從事基礎(chǔ)性工作的人員居多，掌握現(xiàn)代化新技術(shù)的人員較少，數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)展緩慢；檔案開發(fā)利用局限于館藏案卷，服務(wù)對(duì)象也僅是學(xué)校師生和校內(nèi)單位，不利于高校檔案資源社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)、文化價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。這些因素嚴(yán)重阻礙了高校檔案工作發(fā)展的步伐，折斷了它對(duì)外交流的“翅膀”，已無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展與建設(shè)的大局，與國(guó)家檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展和建設(shè)“四位一體”檔案館的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案工作已經(jīng)到了“距離已經(jīng)消失，要么創(chuàng)新，要么死亡”的緊急狀態(tài)。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新高校檔案工作已迫在眉睫。

二、高校檔案工作創(chuàng)新的措施和建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案工作理念

理論是實(shí)踐的先導(dǎo)，思路決定出路。高校檔案工作創(chuàng)新首先要轉(zhuǎn)變觀念，探索適合高校檔案發(fā)展的科學(xué)理念。在信息科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的21世紀(jì)，知識(shí)創(chuàng)新、科技創(chuàng)新已成為新時(shí)代的主旋律，高校檔案工作創(chuàng)新必須牢固樹立“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的思想，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，突破傳統(tǒng)思維定式，以開放的思維，長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光不斷地創(chuàng)新檔案工作理念，推動(dòng)高校檔案工作持續(xù)健康和諧發(fā)展。

（二）立足實(shí)際，明確發(fā)展方向

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。高校檔案工作的開展亦是如此。檔案工作要想做到事半功倍有的放矢就必須立足工作實(shí)際，制定切實(shí)可行的工作規(guī)劃，有條不紊地推進(jìn)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)可持續(xù)地發(fā)展。當(dāng)前大多數(shù)高校根據(jù)自身的發(fā)展情況制定了近、中、遠(yuǎn)“三步走”的發(fā)展目標(biāo)和工作規(guī)劃，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)，拓展檔案編研工作，開展對(duì)外合作與交流，推進(jìn)檔案數(shù)字信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建設(shè)現(xiàn)代化檔案館邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。

（三）調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)制度建設(shè)

1.優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置

沒有規(guī)矩，不成方圓。高校檔案工作的開展需要制度做保障。當(dāng)前，各個(gè)高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置五花八門，形式多樣，有掛靠在學(xué)校機(jī)關(guān)部處的，有依存于圖書館等教輔單位的，也有獨(dú)立的科級(jí)或處級(jí)檔案館，這些落后的機(jī)構(gòu)設(shè)置嚴(yán)重束縛了檔案事業(yè)的發(fā)展，不利于檔案工作的自主開展和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，必須改革不合理的檔案機(jī)構(gòu)，層層優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置，建立能夠推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的獨(dú)立處級(jí)檔案館（室）是高校檔案工作創(chuàng)新的根本。

2.建章立制，加強(qiáng)制度建設(shè)

高校檔案工作的順利開展必須建立健全《檔案歸檔范圍和保管期限表》、《基建檔案歸檔辦法》、《教學(xué)類檔案歸檔辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔辦法》、《檔案館基本職責(zé)》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》、《檔案案卷質(zhì)量驗(yàn)收要求》、《檔案立卷制度》、《檔案保管制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案安全保密制度》等相應(yīng)的規(guī)章制度，并根據(jù)學(xué)校的人事變動(dòng)和工作需要，建立檔案工作管理委員會(huì)和檔案工作鑒定小組，培養(yǎng)一支相對(duì)穩(wěn)定的專（兼）職檔案員隊(duì)伍，完善檔案管理體系，才能做到檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)質(zhì)量

馬克思主義認(rèn)為，人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，盛衰成敗皆在人。高校檔案事業(yè)發(fā)展的好壞關(guān)鍵在于檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)和管理水平的高低，因此，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)建政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)、層次明、結(jié)構(gòu)優(yōu)的檔案隊(duì)伍是檔案事業(yè)發(fā)展之根本。

1.培養(yǎng)隊(duì)伍政治素質(zhì)，樹立正確價(jià)值觀

高校檔案工作的機(jī)密性和嚴(yán)謹(jǐn)性要求檔案工作人員必須堅(jiān)持正確的政治方向，具備較高的政治素養(yǎng)和正確的價(jià)值觀，才能在工作中以高度的自覺性嚴(yán)格遵守《保密法》，正確處理檔案開發(fā)利用與保密之間的關(guān)系，甘于清貧樂于奉獻(xiàn)，杜絕私自復(fù)印、倒賣、違規(guī)使用檔案等違法情況的發(fā)生，用堅(jiān)定的政治信念指導(dǎo)自己做一名默默無聞的“檔案守護(hù)神”。

2.注重培養(yǎng)“四種意識(shí)”，建設(shè)學(xué)習(xí)創(chuàng)新型團(tuán)隊(duì)

在檔案工作中注重培養(yǎng)檔案隊(duì)伍學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、協(xié)作和前瞻四種意識(shí)，通過每周例會(huì)制度和集體學(xué)習(xí)討論制度，提升隊(duì)伍的學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)的掌控能力；通過傳幫帶、自主學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流、項(xiàng)目錘煉等形式提高年輕人員乃至全館人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)；推行“案頭一本書”的學(xué)習(xí)工程，加快培養(yǎng)多層次復(fù)合型的檔案專業(yè)人才，建設(shè)學(xué)習(xí)創(chuàng)新型檔案工作團(tuán)隊(duì)。

3.優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，開拓工作新局面

檔案隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，它受檔案發(fā)展水平和各檔案部門具體條件的制約，同時(shí)它又具有穩(wěn)定性的特點(diǎn)。因此，創(chuàng)建最佳的檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)是檔案工作者的目標(biāo)。根據(jù)筆者多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，金字塔形的檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)最有利于檔案工作的開展和團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。所謂金字塔形隊(duì)伍結(jié)構(gòu)就是指檔案隊(duì)伍中從事檔案基礎(chǔ)管理、開發(fā)利用、數(shù)字信息化的人員比例要合理。既要有學(xué)歷層次低但工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹袄像R識(shí)途”人員從事檔案的收集、整理、編號(hào)、排架入庫(kù)等基礎(chǔ)工作，又要有工作經(jīng)驗(yàn)和檔案專業(yè)知識(shí)豐富，同時(shí)具備學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力能夠發(fā)揮“中流砥柱”作用的人員捕捉檔案的發(fā)展理念，制定工作規(guī)劃，還要有善于學(xué)習(xí)創(chuàng)新“初生牛犢不怕虎”的年輕人員從事檔案的數(shù)字信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理體系，開拓檔案工作的新局面。

（五）創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，提升服務(wù)質(zhì)量

創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制是高校檔案工作創(chuàng)新的重點(diǎn)。高校檔案工作的目的是發(fā)揮檔案“留史存檔、資政育人、服務(wù)師生”乃至服務(wù)社會(huì)的功能，因此，在檔案工作過程中，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的消極被動(dòng)服務(wù)方式，推進(jìn)“一把椅子”工作作風(fēng)，做到“三個(gè)一”：一把椅子、一張笑臉、一顆熱心，樹立主動(dòng)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)；簡(jiǎn)化檔案借閱手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)流程，充分利用電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，提供多項(xiàng)遠(yuǎn)程服務(wù)，滿足不同檔案借閱者的個(gè)性化需求；宣傳檔案基礎(chǔ)知識(shí)、舉辦檔案知識(shí)圖片展和專題展、評(píng)選國(guó)際檔案日征文等活動(dòng)提升隊(duì)伍的整體服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案資源共享，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（六）推進(jìn)數(shù)字信息化建設(shè)，開展對(duì)外合作交流

1.穩(wěn)扎穩(wěn)打，建設(shè)數(shù)字化檔案館

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到世界的各個(gè)角落，高校檔案工作在科技革命的大潮中應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段加快數(shù)字信息化建設(shè)，逐步建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，借助網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案知識(shí)，提供在線咨詢、檔案借閱和展覽等服務(wù)，挖掘潛在的檔案用戶，并滿足他們多形式的個(gè)異性需求，建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和文化價(jià)值。

2.時(shí)不我待，開展對(duì)外合作交流

哲學(xué)認(rèn)為，整個(gè)世界是相互聯(lián)系的統(tǒng)一體，聯(lián)系是普遍存在的，任何事物都不可能孤立存在，高校檔案工作也必然如此。只有順應(yīng)時(shí)代潮流和社會(huì)需要，捕捉機(jī)遇，適時(shí)地開展理論和實(shí)踐調(diào)研、參加國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)交流、開展專題合作、學(xué)習(xí)借鑒其他高校或相關(guān)企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源和管理經(jīng)驗(yàn)，把握檔案最前沿的發(fā)展理念，才能在合作中求發(fā)展，在交流中尋靈感，在創(chuàng)新中成就高校檔案工作美好的明天。

三、結(jié)語(yǔ)

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是永葆高校檔案工作生機(jī)的保障。在風(fēng)云突變、社會(huì)科技化的21世紀(jì)，高校檔案工作唯有開放思維，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光，不斷開發(fā)探究，以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，創(chuàng)新檔案工作理念和服務(wù)機(jī)制，加快信息數(shù)字化建設(shè)，高校檔案工作才會(huì)持續(xù)健康的發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案的社會(huì)和文化價(jià)值。

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