杜曉娟

［摘要］ 隨著科技的發(fā)展，計算機技術(shù)的進步，檔案信息化管理已成為一種不可阻擋的趨勢。本文對當前我國中等專業(yè)學校檔案信息化管理中存在的主要問題予以分析，并有針對性地提出了解決之道。

［關(guān)鍵詞］ 專業(yè)學校；檔案；信息化；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 069

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0109- 01

當前，我國中等專業(yè)學校檔案信息化管理仍然問題重重，無論是制度規(guī)范，還是管理平臺，均存在著不容忽視的問題。

1當前我國中等專業(yè)學校檔案信息化管理存在的問題

1.１ 對檔案信息化管理工作缺乏足夠重視

部分學生對于檔案管理工作認識不足，以為檔案管理工作就是整理整理材料，沒有什么重要意義，在檔案錄入時，未提供完整材料或提供信息不實。部分檔案信息化管理人員對此也存在誤解，沒有充分重視起來，表現(xiàn)在工作中便是缺乏責任感，服務(wù)態(tài)度惡劣，沒有良好的職業(yè)素養(yǎng)，工作是馬馬虎虎，粗心大意，對于檔案信息化平臺管理松懈。導(dǎo)致這種認識不足的內(nèi)在原因是這些工作人員缺乏對檔案管理學理論知識的積累，缺乏必要的科學技能，從而認為自己天天“無事忙”，沒有認識到檔案管理背后的重大作用。

1.２ 檔案信息化管理方法過于落后

當前我國大部分中等專業(yè)學校檔案管理工作均只是利用一臺電腦一套軟件進行，檔案管理的技術(shù)手段遠遠不能滿足現(xiàn)在檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求，使檔案管理工作未能很好地服務(wù)人才市場。其直接影響就是對檔案管理工作造成非常消極的影響，使得檔案利用效率極其低下。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)這種問題的主要原因有以下兩個方面：一方面，部分領(lǐng)導(dǎo)未能給予檔案管理工作足夠重視，缺乏必要的財力投入。另一方面，人事檔案管理人員自身素質(zhì)較低，即使學校已經(jīng)配備了先進的管理設(shè)備，但因為工作人員不能熟練操作，不會正確使用，致使先進設(shè)備閑置，無法起到提高工作效率的作用。

1.３ 檔案管理工作不規(guī)范，缺乏制度化

制度是保證技術(shù)得以實施的基礎(chǔ)。在人事檔案管理工作中，因為部分中等專業(yè)學校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實際檔案管理工作中管理人員難以規(guī)范科學操作。通常表現(xiàn)在以下4個方面：①在對人事檔案進行收集時缺乏規(guī)范性，常常出現(xiàn)想交就交，不想交不交的現(xiàn)象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設(shè)，對檔案沒有明確地予以考核。②在對人事檔案進行整理時，沒有規(guī)范統(tǒng)一的要求。通常在立卷階段，未能嚴格依照卷內(nèi)所標的文件目錄順序正確組卷排序，導(dǎo)致實際整理的文件與卷內(nèi)目錄不相匹配，卷內(nèi)資料經(jīng)常無故缺失。③對檔案的查閱沒有嚴格的權(quán)限審批制度。部分檔案管理人員對于檔案的查閱未能給予重視，常常出現(xiàn)外緊內(nèi)松的現(xiàn)象，常常對內(nèi)部人員開放管理權(quán)限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時，部分管理人員不能嚴格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進行，這既違反規(guī)定，又十分不利于查找利用檔案。

2當前我國中等專業(yè)學校檔案信息化管理的對策

2.１ 加大檔案信息化管理工作的宣傳力度

加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉(zhuǎn)變檔案管理理念，一方面引起學校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質(zhì)，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧， 提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業(yè)參與檔案信息化管理技術(shù)的研發(fā)，使中等專業(yè)學校檔案信息化真正跟得上時代的發(fā)展，滿足社會的需求。

2.２ 提高管理技能

在信息化高度發(fā)達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現(xiàn)代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。現(xiàn)代科技是以計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)為核心的，借助計算機技術(shù)可以實現(xiàn)對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網(wǎng)絡(luò)化管理在目前有著十分現(xiàn)實的意義。相關(guān)部門應(yīng)該加大對新技術(shù)新軟件的開發(fā)力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業(yè)學校檔案信息化管理的科技含量，用技術(shù)去推動檔案管理工作，使檔案信息動態(tài)化管理不斷完善。

2.３ 建立健全檔案信息化管理規(guī)范體系

檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規(guī)章制度進行規(guī)范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權(quán)限、檔案系統(tǒng)管理權(quán)限等各個操作環(huán)節(jié)的操作章程都應(yīng)予以明確，建立統(tǒng)一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業(yè)生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉(zhuǎn)檔，而學生的就業(yè)方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰(zhàn)，因此，在相關(guān)體系的建立上，應(yīng)該力求與時代同步，求實創(chuàng)新，與社會接軌，真正使其有使用價值。

3結(jié)語

總而言之，中等專業(yè)學校的檔案信息化管理工作在我國依然有很長的路要走，在制度規(guī)范與管理技術(shù)等方面均有待完善，需要我們腳踏實地，逐步改進。

主要參考文獻

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