尹恒寧 蘇 莉

（揚州職業(yè)大學 江蘇揚州 225009）

高校畢業(yè)生棄檔的成因與對策

尹恒寧 蘇 莉

（揚州職業(yè)大學 江蘇揚州 225009）

創(chuàng)新檔案管理模式，大力開發(fā)畢業(yè)生檔案信息資源，充分體現檔案在就業(yè)中的作用，試用身份證、醫(yī)保卡、檔案信息與市民卡合四為一的密鑰處理，建立畢業(yè)生檔案存放與調轉網絡，提高檔案的利用率，使檔案轉遞更加規(guī)范，逐步減少高校畢業(yè)生棄檔現象。

檔案管理；畢業(yè)生棄檔；提高利用率；對策

一、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

近年來全國各人才交流服務中心不完全統計，有幾百萬份檔案與主人失去聯系，成為“棄檔”、“死檔”。本人認為高校對學生檔案管理不重視導致了大學畢業(yè)生檔案內容的真實性遭到質疑，用人單位在招聘時基本不看畢業(yè)生的檔案，畢業(yè)生對檔案的不重視也給社會檔案管理部門的管理工作造成了很多困難，使得高校畢業(yè)生檔案無法充分發(fā)揮其應有的作用。

(一)畢業(yè)生檔案的整理、移交不及時造成檔案不完整。從主觀上看，高校的就業(yè)指導中心根本不設專職檔案員的編制，兼職檔案員既要忙于教學又要忙于日常事務，沒有時間收集檔案材料，導致許多畢業(yè)生檔案材料不完整，，歸檔材料質量也不高。從客觀上看，由于班主任工作繁重，不能自覺、及時地提交材料，高校中絕大部分學生對檔案的構成不清楚，老師跟他們要什么材料就去準備什么材料，不規(guī)范現象時有發(fā)生，小問題卻造成了很大的影響。目前，畢業(yè)生檔案材料的收集還主要依靠向學生本人、班主任、教務部門、各院系主動索要的方式，收集材料的渠道有其局限性，不少部門檔案意識不強，往往不愿將不利于學生的材料歸入畢業(yè)生檔案，這給畢業(yè)生檔案管理人員的收集工作的真實性帶來一定的難度。大部分高校學生檔案材料散放在班主任乃至學生自己手中，不少學生畢業(yè)后，因工作暫時定不下來或多次跳槽，檔案只能放在學?；蛉瞬胖行臒o人問津，造成檔案長期積壓。

(二)檔案管理人員業(yè)務水平參差不齊，流動性大。目前大部分高校的管理檔案人員很少或根本沒有參加過正規(guī)檔案業(yè)務培訓，即使少數參加培訓的也是因為評職稱需要，都是緊急出去參加檔案業(yè)務繼續(xù)教育，多數高校把檔案存放到院系，管理人員基本上是班主任和輔導員，他們缺乏必要的專業(yè)知識，時間和精力也難以保證，而且人員流動性比較大，許多檔案管理人員一旦有機會調動工作，就會想方設法調離本崗位，有的院系一年甚至一學期更換一次檔案管理人員，這就導致了檔案隊伍的不穩(wěn)定，檔案管理缺乏連續(xù)性。

(三)畢業(yè)生檔案載體的單一性。目前，學生檔案僅僅是一個一尺見方的牛皮紙袋，大多數檔案里面只有高校錄取通知書、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生學籍卡、畢業(yè)生體檢表、畢業(yè)生報到證、團員證等材料，沒有多少份量，現在的社會中有許多畢業(yè)生認為有它沒它都一樣，從來都不去關心自己的檔案，有的畢業(yè)生因一時沒有找到合適的單位接收檔案，就將畢業(yè)生檔案放在戶籍所在地人才中心存檔交費，收入低的畢業(yè)生認為交費是種負擔，而收入高的人認為交費太麻煩，不去交納，一放就是幾年或很多年無人問津，有的將檔案放在自己的身邊十幾年，有的甚至將檔案隨便丟棄，造成畢業(yè)生檔案成為棄檔、死檔。高校的網站都是各家技術人員自己做的，沒有實行全國聯網，信息資源分散，畢業(yè)生檔案大多數數據庫只能供本校使用，利用率非常低，不能滿足畢業(yè)生和用人單位的多種需求，有的高校雖然建立了畢業(yè)生就業(yè)網站，但只能訪問其主頁，根本無法查到檔案的去向，不能做到資源共享。

二、加強高校畢業(yè)生檔案管理及對策

(一)加強宣傳，提高學生的歸案意識。從全國來講，對大學畢業(yè)生檔案意識要做到有計劃、有重點地深入到學生中進行宣傳，組織畢業(yè)生參加就業(yè)宣傳隊，通過宣傳，營造高校檔案管理促進就業(yè)的濃厚氛圍，提高畢業(yè)生的檔案意識，學校相關部門要利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關畢業(yè)生檔案的重要，利用就業(yè)指導課以實例向廣大畢業(yè)生說明棄檔的嚴重性，為畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質的服務。大學畢業(yè)生剛從學校畢業(yè)，沒有社會實踐的經歷，沒有意識到個人檔案的重要性，因而在畢業(yè)離校后就認為檔案的轉移只是學校的事情，自己并不需要過問，因此，學校在學生畢業(yè)離校時要向學生講清楚檔案的重要性，告知他們在離校后應該怎樣到生源地人才中心辦理相關手續(xù)，并積極協助報到地人才中心做好畢業(yè)生檔案的轉移。作為管理高校畢業(yè)生檔案的人才中心，在學生報到時應向學生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關程序做好大學畢業(yè)生檔案的轉接，用人單位要按照檔案管理的要求進行調取，要求被單位錄用的畢業(yè)生將檔案轉移到工作地，解決人檔分離的問題。對畢業(yè)生本人來說，應當在畢業(yè)之前，通過學校就業(yè)指導中心對檔案的具體情況進行了解、咨詢，并在落實就業(yè)單位后辦好檔案的遷移，否則，畢業(yè)生檔案就會成為棄檔、死檔。

(二)明確檔案管理人員的職責，建立一支高素質的專兼職檔案管理隊伍。隨著高校每年畢業(yè)學生的不斷增多，學生檔案的數量也在不斷地增加，高校必須建立一支穩(wěn)定的檔案管理專職人員隊伍，明確檔案專職人員的工作職責，按規(guī)定要求每人每年都要進行檔案業(yè)務繼續(xù)教育培訓，提高自身的檔案管理水平，促進學生檔案工作與學校各項工作的協調發(fā)展；管理人員在工作上要“以人為本”，把廣大學生的利益放在之上，為學生多辦實事。學校檔案管理工作是學校的基礎工作，檔案管理人員在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，還要對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，根據學生檔案數量按一定比例配備專職人員，做到責任到崗、到人，學校要定期或不定期組織檔案人員進行考核，強化他們的責任意識，提高他們的專業(yè)能力和綜合素質。

(三)改變現有檔案的單一性，實現畢業(yè)生檔案的信息化和網絡化。檔案管理部門要認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，改變一直以來沿用的每個畢業(yè)生只有一個裝滿紙質材料的檔案袋，在檔案管理上，應當發(fā)揮互聯網絡優(yōu)勢，憑借網絡平臺，建立高校畢業(yè)生檔案移送網絡，實行高校畢業(yè)生檔案全國聯網查詢；因檔案有它的特殊性，對檔案信息要進行加密處理，使其成為很難識別的數據，試行將身份證、學籍卡、檔案材料與市民卡合并儲存于個人資料卡中，由個人保管，使所有單位查詢資料時不受任何限制，在任一地點，隨時將市民卡插入人事部門的專用電腦，利用密鑰解密方式就可以查閱到一切記錄，比如解開第一道秘鑰可以看到個人誠信內容，解開第二道秘鑰可以看到身份證內容，解開第三道秘鑰可以看到學籍內容，解開第四道秘鑰可以看到檔案內容，解開第五道可以看到醫(yī)保內容等等。信息化和網絡化管理將使檔案得到更加科學合理的利用與開發(fā)，從而不斷提高畢業(yè)生檔案的利用率。

[1]馬潔.高校學生檔案管理存在的問題及對策研究[J].石家莊學院學報,2012(03).

Causes and countermeasures of college graduates to abandon file

Yin Heng-ning, Su Li

(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou Jiangsu,225009, China)

To innovate archives management mode, vigorously develop the graduates of archives information resources, fully embody the function of archives in the employment, the trial ID, medical insurance card, archives information and the citizen card four is a key process, establish graduate file storage and switch network, improve the utilization of archives, the archives delivery is more standardized, gradually reduce the phenomenon of college graduates to abandon files.

file management; graduate abandoned files; improve utilization; countermeasure

G271

A

1000-9795（2014）03-0192-01

［責任編輯：劉麗杰］

2014-01-16

尹恒寧（1967-），女，江蘇揚州人，檔案館員，從事檔案管理方向的研究。

蘇 莉（1973-），女，江蘇揚州人，檔案副研究員，從事檔案管理方向的研究。