作者簡介：

蘇萍，女，出生于1980年12月，教學秘書，湖北第二師范學院，研究方向：教育測量與評價。

摘 要：教學檔案管理工作是高校教學管理的重要組成部分，是評估教學水平和教學質(zhì)量的重要指標之一。本文闡述了新時期高校教學檔案管理工作中普通存在的問題，并提出了相應的建議。

關(guān)鍵詞：高等學校；教學檔案；管理；策略

高校教學檔案是高校在教學過程中和教學管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和。在新時代的背景下，教學檔案管理作為高校日常教學管理的重要組成部分，如何適應新的形勢，如何提高檔案管理水平，如何數(shù)字化、精細化管理，已成為高校及檔案管理人員面臨的新課題。

一、新時期高校教學檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1、教學檔案管理部門權(quán)責不明現(xiàn)象較突出

長期以來，高校領(lǐng)導對教學檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識薄弱，沒有把檔案管理工作納入部門工作計劃和議事日程中，導致教學檔案的管理處于無序狀態(tài)。高校教學檔案管理工作涉及學校眾多部門，寵大而復雜的工作關(guān)系網(wǎng)，使得教學檔案的收集、管理和使用等工作無法良好的運轉(zhuǎn)。各部門之間職權(quán)劃分不夠明確，也缺乏必要的溝通，使得高校教學檔案管理工作經(jīng)常處于各自為政的局面，因而致使教學檔案材料收集、整理、保存與利用等工作不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，利用充分的有效管理狀態(tài)

2、教學檔案管理制度不健全，教學檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象較普遍。

部分高校不注重教學檔案管理工作，管理意識薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和辦法。在日常教學管理工作中，從教務部門缺乏科學有效的管理制度和監(jiān)督措施，到二級教學單位和教學管理工作人員缺乏高效且系統(tǒng)的教學檔案管理方法。

3、 教學檔案管理現(xiàn)代化、信息化程度仍較低

近幾十年來，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，某些領(lǐng)域已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理，但高校的檔案管理改革建設進程依然緩慢，信息化水平相對較低，已不能滿足信息時代化的要求。原因主要為兩個方面：一方面，高校將有限的經(jīng)費重點放在一線教學的數(shù)字化上，而對檔案工作的經(jīng)費投入不足，對檔案數(shù)字化建設則較為忽視，造成檔案管理的現(xiàn)代化設備欠缺或現(xiàn)有設備陳舊老化嚴重，檔案的收集、分類、編目與保存等工序仍然采取傳統(tǒng)手工的方式；另一方面，一些高職院校雖然建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，并且與校園局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)相鏈接，但是在實際操作中，由于設備及管理人員現(xiàn)代化技術(shù)水平的局限，往往形式大于內(nèi)容，僅是將數(shù)字化設備作為閱讀檔案的簡單工具，而沒有充分利用系統(tǒng)的導航、索引等功能，為檔案的查詢和利用帶來便利。

4、教學檔案開發(fā)利用率較低

在很多高校，教學檔案管理大多只是停留在收集、整理、裝訂與保管等工作上，忽視了教學檔案信息資源的開發(fā)利用，各部門、各教學單位之間教學檔案的管理相對封閉，很少有互相借鑒與交流的機會，許多珍貴的檔案長期被束之高閣，失去了檔案的珍貴意義。高校教學檔案管理工作仍以“管檔案”為主，而非以“提供服務”為主的現(xiàn)象較為嚴重，也亟待提高其利用率。

5、教學檔案管理隊伍穩(wěn)定性較差，檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)較弱

目前，現(xiàn)有教學檔案管理隊伍中，相當一部分都是由學校其他崗位人員調(diào)任來做檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時兼任的，很多高校缺乏檔案專業(yè)科班出身的、受過全面的檔案管理專業(yè)培訓的檔案管理人員。因此，由于檔案管理人員的臨時性和業(yè)余性，導致各級教學材料檔案管理人員流動性大，影響了檔案管理工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性。

二、 新時期教學檔案管理工作的幾點改進措施

1、 理清教學檔案管理思路，實行層層負責制

推進教學檔案管理工作，必須積極爭取領(lǐng)導對檔案管理工作的重視，多方面提高領(lǐng)導對教學檔案工作重要性的認識和檔案功能的了解。具體管理工作中，高校應科學合理的將教學檔案管理工作任務層層分解為可執(zhí)行的任務單元，遵循下級服從于上級、上級統(tǒng)領(lǐng)下級的管理方針，與組織目標的層層分解相對應，組織的權(quán)力也通過層層授權(quán)的方式形成分級管理的組織權(quán)力結(jié)構(gòu)，目的就是充分發(fā)揮組織職能和組織成員的集合潛能，提高各層組織的協(xié)同效率，從而有效地實現(xiàn)組織目標。

2、完善教學檔案工作的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作

高校一方面要依法建立健全現(xiàn)有教學檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和補充制定新的規(guī)章制度；另一方面要理順陳舊的檔案管理制度。高校要進一步改變高度集中的管理體制，二級學院應建立獨立的檔案管理機構(gòu)，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”管理模式。

為了進一步規(guī)范教學檔案管理工作，高校需要建立教學檔案評價指標，強化教學檔案的監(jiān)督職能，建立起由學校分管領(lǐng)導、二級學院負責人、專兼職檔案管理人員組成的教學檔案管理體系，明確每一層次、每一崗位的職責，并制訂詳細的教學檔案評價指標體系，建立教學檔案管理工作檢查評比制度。通過教學檔案評價指標體系的確立和評比制度的實施，將評價和評比結(jié)果作為衡量教學質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，確保教學工作與教學檔案管理工作同步，各項教學材料的產(chǎn)生的情況與教學檔案的積累程度相吻合。

3、 加強教學檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設

加快高校教學檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，利用信息技術(shù)來提高高校教學檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校教學檔案管理的工作模式，是新時期高校教學檔案管理工作者應當關(guān)注和解決的問題。構(gòu)建高校教學檔案信息化管理系統(tǒng)，對提高高校教學檔案管理工作乃至教學水平有著十分重要的意義。首先，要準備一定的資金配備先進的計算機設備和相應的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，保證教學檔案管理的信息化有堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，還要建立和完善教學電子文件管理的規(guī)章制度，確定歸檔范圍、責任、格式、程度、方法、時限和質(zhì)量，明確檔案數(shù)據(jù)的入庫、修改、檢測、備份、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；最后，還要加大教學電子檔案的服務水平、擴大利用范圍，建立數(shù)字化教學檔案目錄，方便讓廣大的師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學檔案的服務水平。

4、提高教學檔案的利用率，增強服務意識

我們應加強教學檔案信息資源的開發(fā)利用，逐步推進教學檔案材料數(shù)字化建設，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔檔案現(xiàn)狀，加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化進程，將紙質(zhì)文檔信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息進行歸檔，并建立各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過建立教學檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案資源共享，為廣大師生提供方便快捷的服務。要堅持“以利用為中心”的指導方針，使檔案充分發(fā)揮其利用價值，要把現(xiàn)代科學技術(shù)手段運用到高校教學檔案管理工作中去，讓“死檔案”變成“活資源”，切實大大提高教學檔案的利用率。

5、 加強教學檔案管理人員隊伍建設

在改革高校教學檔案管理工作模式的同時，也需要進一步加強教學檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定性，以及提高教學檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務水平。一方面是引進專業(yè)性人才或指定專人進行教學檔案管理工作，明確目標與任務，盡量保證管理隊伍的穩(wěn)定性；另一方面是定期或不定期開展業(yè)務培訓工作，通過培訓提高管理人員的檔案管理業(yè)務知識和水平，即：引進好“新人”，培養(yǎng)好“老人”，充分保證教學檔案管理工作的穩(wěn)定性。（作者單位：湖北第二師范學院外國語學院）

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