劉娟

（山東管理學(xué)院人事處，山東 濟(jì)南 250100）

流動人員人事檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施

劉娟

（山東管理學(xué)院人事處，山東 濟(jì)南 250100）

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革以及社會結(jié)構(gòu)的變化，勞動力流動成為一種常見的社會現(xiàn)象。而加強流動人員檔案管理是促進(jìn)人才合理流動、保證人才隊伍正常儲備和科學(xué)使用的重要舉措。目前加強流動人員人事檔案管理的對策是：一是要明確政府人事檔案管理部門作為唯一合法部門的地位；二是進(jìn)一步實行流動人員人事檔案的目標(biāo)管理；三是各單位、部門之間做好監(jiān)督、溝通、合作，提高人事檔案管理質(zhì)量。

流動人員；人事檔案管理；管理措施

一、流動人口人事檔案管理現(xiàn)狀與經(jīng)驗

進(jìn)入新世紀(jì)以來，“人才強國”的理念深入人心。全國人力資源管理部門在黨中央和國務(wù)院的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，銳意創(chuàng)新，不斷推進(jìn)人才管理機制改革，制訂了有利于人才管理和使用的法規(guī)和政策，促使我國人才隊伍建設(shè)欣欣向榮。就目前來看，我國每年流動勞動大軍高達(dá)兩億多人，流動人員作為人才管理的一個重要方面引起了高度重視：一方面，以制度建設(shè)為準(zhǔn)則，建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度以及整體管理體系。例如：流動人員在參加人事考試、專業(yè)技術(shù)職稱考評時，必須由人才服務(wù)機構(gòu)對流動人員進(jìn)行審核并出具證明材料；專業(yè)技術(shù)職稱的考評認(rèn)證也必須具有人才服務(wù)機構(gòu)出具的證明方才有效。另一方面，檔案管理工作遵循“以人為本”的管理精神，堅持“科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化、高效規(guī)范化”的管理原則，從各個方面優(yōu)化人事檔案的管理機制。比如在對檔案進(jìn)行收集、整理、保管等手續(xù)的辦理時嚴(yán)格按照章程辦事。建立防火、防潮的專用存貯檔案的房間，并配備人事檔案專用檔案柜。同時，隨著信息化進(jìn)程的加快，建立流動人員人事檔案信息系統(tǒng)，使流動人員的檔案信息可以充分得到開發(fā)利用。

二、流動人員人事檔案管理存在的問題以及原因分析

（一）繼續(xù)加強流動人員人事檔案管理體制建設(shè)

根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，“流動人員的人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)”。目前我國對流動人員人事檔案的管理除人事部門所屬人才交流機構(gòu)對流動人員人事檔案進(jìn)行管理外，嚴(yán)令禁止單位以及個人私自進(jìn)行管理。但這項規(guī)定卻沒有得到很好的執(zhí)行，目前，在很多地方的一些勞動部門、事業(yè)管理部門、社會保險機構(gòu)以及一些社會團(tuán)體也存在管理檔案的現(xiàn)象，多部門、多頭管理流動人員人事檔案的現(xiàn)象嚴(yán)重。更是有不少并不具備管理檔案資格的民辦中介機構(gòu)或者個人“明目張膽”地進(jìn)行人事檔案管理。這種管理現(xiàn)狀造成了流動人員人事檔案管理秩序上的混亂，管理秩序上的混亂必定會對人事檔案的真實性、安全性造成威脅，最終導(dǎo)致人事檔案缺乏必要的可靠性、嚴(yán)肅性。

（二）流動人員人事檔案管理的觀念陳舊

人事檔案管理觀念的陳舊，對流動人員的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的市場變化以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。隨著經(jīng)濟(jì)多元化和市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，自由職業(yè)、自由擇業(yè)、公開招聘等競爭機制的建立，各類人員的流動也因此變得更加頻繁起來。隨著社會的發(fā)展，頻繁流動人員的數(shù)量不斷增加，流動人員的人事檔案急需一個正規(guī)的管理機構(gòu)進(jìn)行托管，因此主要針對流動人員提供人事檔案專門管理的機構(gòu)——人才交流服務(wù)機構(gòu)便應(yīng)運而生了。隨著人員的頻繁流動，人事檔案出現(xiàn)了各種各樣的問題，一是“死檔”、“棄檔”的數(shù)量逐年上升，一些單位仍然在實行計劃經(jīng)濟(jì)時期的檔案管理模式，導(dǎo)致很多的檔案被“扣押”。二是一些企業(yè)為了留住人才，防止人員流動過快，會通過扣留員工畢業(yè)證書、人事檔案等方式，來防止人員流動頻繁以及人才流失現(xiàn)象。三是流動人員對人事檔案對個人產(chǎn)生的影響認(rèn)識不到位，只是做到了“思想上知道重要，日常生活中卻排在次要，真正需要時就需要，一旦忙起來就瞬間忘掉”。這樣的現(xiàn)象也造成了很多檔案遭到“被打入冷宮”的對待，導(dǎo)致了棄檔、死檔現(xiàn)象的發(fā)生。這不但會導(dǎo)致工齡無法計算，戶口無處掛靠，職稱不能及時申報，而且在需要開具考研或者出國政審等證明時造成不必要的麻煩和損失。

（三）流動人員人事檔案的收集、整理不規(guī)范

人事檔案是每個人一生經(jīng)歷的“縮影”，它代表了每個人一生的學(xué)習(xí)、思想、工作、生活情況。目前，一方面很多流動人員的人事檔案材料出現(xiàn)轉(zhuǎn)遞手續(xù)不全、檔案中缺少各類檔案材料的問題。另一方面，人事檔案還存在內(nèi)容材料更新不及時、檔案內(nèi)容過于陳舊的問題，一些人員自畢業(yè)之后檔案中的內(nèi)容就是一片空白，“斷檔”情況嚴(yán)重。以上兩方面的內(nèi)容在一定程度上造成了人事檔案的不完整，使得檔案缺乏應(yīng)有的直觀性、可靠性。以致人才管理機構(gòu)很難通過人事檔案準(zhǔn)確全面地把握流動人員的全貌。

導(dǎo)致以上問題出現(xiàn)的原因有很多方面，既存在思想上的認(rèn)識不足，同時也反映出了相關(guān)管理政策上的問題。主要體現(xiàn)在：第一，很多的企業(yè)忽略了人事檔案的重要作用，在管理中沒有認(rèn)真對待人事檔案問題。第二，當(dāng)事人并沒有對人事檔案引起足夠的重視。第三，現(xiàn)在很多人普遍存在“我的檔案就應(yīng)該歸我所有”的思想，于是很心安理得地將檔案放在了自己的家中管理，而并不知道這樣做已經(jīng)違反了人事檔案的相關(guān)管理制度。

三、加強流動人員人事檔案管理并完善流動人員人事檔案管理措施

（一）加強宣傳力度，認(rèn)真執(zhí)行流動人員檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。

大力宣傳人事檔案管理的有關(guān)政策和相關(guān)法律法規(guī)，加強對流動人員相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，提高流動人員對人事檔案的重視程度，加強流動人員遵守法律法規(guī)的自覺性。使單位和個人了解到人事檔案管理部門就是一個人才信息庫，讓流動人員知道只有將人事檔案交到人事行政部門下設(shè)的人事檔案管理機構(gòu)，并嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度，才能享受應(yīng)有的待遇。

（二）對流動人員人事檔案進(jìn)一步實行目標(biāo)責(zé)任管理

逐步完成流動人員人事檔案的目標(biāo)責(zé)任管理，使人事檔案管理逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。在對人事檔案進(jìn)行管理時，首要的一點就是要查看檔案是否完整。在對檔案進(jìn)行接收的時候，務(wù)必要認(rèn)真仔細(xì)查看核對每一份檔案的內(nèi)容。一旦發(fā)現(xiàn)了檔案存在缺少檔案材料的情況，一定要及時與當(dāng)事人或者檔案來源單位進(jìn)行交涉，將檔案補充完整。與此同時，管理檔案的相關(guān)部門也要加大人事檔案重要性的宣傳力度。對個人的宣傳要將重點放在人事檔案對本人將來產(chǎn)生的影響上。對企業(yè)單位的宣傳則要把重點放在檔案的審核以及內(nèi)容更新的及時性上。另外，也要提高從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使其可以最大程度地實現(xiàn)對流動人員人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（三）各單位、部門之間做好監(jiān)督、溝通、合作，提高人事檔案管理質(zhì)量

一是人事行政管理部門要做好指導(dǎo)、監(jiān)督工作。二是人事檔案管理部門之間要加強溝通聯(lián)系，相互之間積極交流，工作中嚴(yán)格按照各自的管理權(quán)限管理流動人員的人事檔案。對在本單位托管的流動人員的檔案及時整理，對檔案中缺少的材料出具書面通知書告知當(dāng)事人，限定時間讓其補充材料，盡量避免“斷檔”情況的出現(xiàn)。三是人事檔案管理機構(gòu)與檔案托管單位之間也要加強聯(lián)系，相互配合，檔案管理機構(gòu)要做好托管單位以及個人的檔案查閱、出具證明的要求，檔案委托單位也要將這些人員的新檔案材料及時交到檔案管理機構(gòu)及時入檔。四是管理人事檔案的機構(gòu)也要加強與各高等院校的聯(lián)系，畢業(yè)沒有及時就業(yè)或從事自由職業(yè)的畢業(yè)生，人事檔案應(yīng)按照規(guī)定由院校直接轉(zhuǎn)遞到人事檔案管理相關(guān)機構(gòu)，防止或減少學(xué)生檔案的損壞或丟失。

總之，完善有關(guān)流動人員人事檔案管理的工作是促進(jìn)人才的合理流動、保證人才隊伍各方面素質(zhì)的重要舉措。對招聘單位來說，認(rèn)真審閱、接收流動人員人事檔案是全面了解考察、對其做出正確客觀評價的重要依據(jù)。

[1]宋熙東.流動人員人事檔案管理研究[D].四川大學(xué), 2007.

[2]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2011.11.

[3]毛章勇.論流動人員人事檔案管理的問題及對策[J].檔案時空.2006，（2）.

(責(zé)任編輯：張希宇)

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2095—7416（2014）03—0087—02

2014-05-20

劉娟（1982-），女，山東昌樂人，文學(xué)碩士，山東管理學(xué)院人事處館員。