孫杰

（中國環(huán)境管理干部學(xué)院，河北 秦皇島 066004）

中國環(huán)境管理干部學(xué)院始建于1981年，是一所部屬成人高校。2000年隨著教育體制的改革，成建制地劃歸河北省管理。2001年開始招收高職高專類學(xué)生，以培養(yǎng)環(huán)境管理、環(huán)境保護、環(huán)境工程等相關(guān)專業(yè)的高素質(zhì)、高技能、應(yīng)用型人才為主。隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，學(xué)院不斷發(fā)展壯大，在“十二五”規(guī)劃中，明確提出了“升本”工作目標(biāo)，圍繞這一目標(biāo)，全院上下齊心協(xié)力都在為實現(xiàn)這一目標(biāo)而努力工作。新校區(qū)建設(shè)，是升本工作的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系到學(xué)院是否能正常升級為本科院校。而新校區(qū)檔案館建設(shè)，是新校區(qū)建設(shè)的重要組成部分，對升本工作也起著至關(guān)重要的作用。所以如何用科學(xué)的、發(fā)展的工作思路，建設(shè)好新校區(qū)檔案館，是檔案人應(yīng)該思考的問題。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)歷，對新校區(qū)檔案館的建設(shè)思路進行闡述。

1 合理制定建設(shè)規(guī)劃

本科院校檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不同于?？圃盒?，因而制定科學(xué)合理且符合現(xiàn)實的檔案館建設(shè)規(guī)劃至關(guān)重要。

1.1 面積要求

中華人民共和國建設(shè)部、中華人民共和國發(fā)展和改革委員會、中華人民共和國國家檔案局于2008年聯(lián)合下發(fā)了《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008，2008年7月1日實施），明確規(guī)定了各級檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案館的建設(shè)規(guī)模應(yīng)以檔案館的館藏檔案數(shù)量為基本分類依據(jù)，館藏檔案數(shù)量是指現(xiàn)存檔案數(shù)量和今后30年應(yīng)進館檔案資料的數(shù)量之和，分省級、市級和縣級三個等級。根據(jù)學(xué)校的實際情況（學(xué)校的級別、規(guī)模、招生情況、現(xiàn)存檔案數(shù)量等），應(yīng)參考市級標(biāo)準(zhǔn)建館。對照這一標(biāo)準(zhǔn)（按市級標(biāo)準(zhǔn)），現(xiàn)館藏檔案約1萬卷，按每年1千卷遞增計，預(yù)留30年則3萬卷，共計4萬卷。庫房（紙質(zhì)檔案庫房）使用面積標(biāo)準(zhǔn)為50 m2/萬卷，則需要紙質(zhì)檔案庫房200 m2。實物檔案庫房需要100 m2（用于存放各種獎旗、獎狀、獎杯、證書、牌匾、題詞等）。電子文件庫房約20 m2。這320m2分為4間庫房，即紙質(zhì)檔案庫房2個（每個100 m2），實物檔案庫房1個（100 m2），電子文件庫房1個（20 m2）。對外服務(wù)用房包括目錄室、借閱室、機房、復(fù)印室、整理室等。目錄室面積需50m2，借閱室和復(fù)印室面積需50 m2，整理室、機房需50 m2。辦公室預(yù)計3～4人，需2間共50m2（每間25m2）。共計需要建筑面積520 m2，加上交通通道和附屬公共設(shè)施，約600m2。

1.2 選址要求

（1）應(yīng)遠離易燃、易爆場所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向；（2）應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段；（3）應(yīng)交通方便、便于利用，高壓輸電線不得架空穿過館區(qū)。

1.3 總平面布置要求

（1）館（室）區(qū)內(nèi)道路布置應(yīng)便于檔案的運送、裝卸，并應(yīng)符合消防和疏散要求；（2）館（室）區(qū)內(nèi)建筑及道路應(yīng)符合無障礙設(shè)計要求；（3）館（室）的建筑布局應(yīng)按照功能分區(qū)的原則，布置各類用房位置，力求達到功能合理，流程便捷，解決內(nèi)外相互間的聯(lián)系與分隔，避免交叉。各部分之間檔案傳送不應(yīng)通過露天通道。有溫濕度要求的房間應(yīng)集中或分區(qū)集中布置。（4）館（室）建筑設(shè)計應(yīng)使各類檔案及資料保管安全、調(diào)閱方便；查閱環(huán)境應(yīng)安靜；工作人員應(yīng)有必要的工作條件。館區(qū)建筑主要用房應(yīng)具有良好的朝向。（5）檔案庫應(yīng)集中布置，自成一區(qū)。庫區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房，其他用房之間的交通也不得穿越庫區(qū)。庫區(qū)的平面布局應(yīng)簡單緊湊。庫區(qū)或庫房入口處應(yīng)設(shè)緩沖間，其面積不應(yīng)小于6m2；當(dāng)設(shè)專用封閉外廊時，可不再設(shè)緩沖間。

2 加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和管理

檔案館是保管檔案的場所，是進行愛國主義教育的基地，是檔案信息服務(wù)利用中心。為了更好地發(fā)揮檔案館的作用，使檔案工作與學(xué)院發(fā)展同步，按照本科院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從檔案信息化建設(shè)、檔案制度建設(shè)、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用等方面逐步完善提高。建成文檔一體化的數(shù)字化檔案館，依托自動化辦公系統(tǒng)，形成文件網(wǎng)上傳閱、網(wǎng)上歸檔；建立方便快捷的專項數(shù)字信息庫和實物檔案庫；開展校史展覽，創(chuàng)建愛國主義教育基地。

2.1 加強檔案信息化建設(shè)

黨的十六大報告中就提出“大力推進信息化”，將信息化列為21世紀(jì)前20年經(jīng)濟建設(shè)和改革的主要任務(wù)之一。黨的十八大報告中又明確把“信息化水平大幅提升”納入全面建成小康社會的目標(biāo)之一，這充分反映了黨中央對信息化建設(shè)的高度重視和認識的進一步深化。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)。加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，是檔案工作的發(fā)展趨勢。新校區(qū)數(shù)字校園工程，是辦公自動化的一個重要載體。檔案工作要以這個載體為依托，開發(fā)適合的檔案管理信息系統(tǒng)，作為一個分鏈接，并入數(shù)字校園系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化管理，實現(xiàn)文件網(wǎng)上傳閱、網(wǎng)上簽發(fā)、網(wǎng)絡(luò)歸檔。積極開展庫存檔案的目錄數(shù)字化和全文數(shù)字化工作，爭取早日建成數(shù)字化檔案館。同時加強信息化人才隊伍建設(shè)，通過引進人才、加強培訓(xùn)、自學(xué)等方式，提高專業(yè)人員的素質(zhì)。

2.2 落實檔案制度建設(shè)

以《檔案法》、《檔案法實施辦法》為依據(jù)，結(jié)合學(xué)院的實際情況，制定和完善適合本科院校的檔案管理規(guī)章制度，包括各級崗位職責(zé)（學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、兼職檔案員），并把這一職責(zé)納入各級人員的年度考核范圍。與此同時，建立相配套的檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定銷毀制度及歸檔制度等。在原有歸檔范圍的基礎(chǔ)上，制定適合專業(yè)方向調(diào)整的歸檔范圍。

2.3 夯實基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》 （27號令）要求，科學(xué)確定全宗，合理分類、組卷，準(zhǔn)確劃分歸檔范圍和保管期限，規(guī)范案卷書寫格式，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，裝訂結(jié)實、整齊、美觀，做到卷卷合格，件件規(guī)范。根據(jù)市級檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的設(shè)備，如：密集架、計算機、復(fù)印機、掃描儀、照相機、吸塵器、去濕機、空調(diào)等。

2.4 推進校史展覽館建設(shè)

校史展覽館是檔案館建設(shè)的重要組成部分，其真實反映學(xué)院的發(fā)展、建設(shè)、歷史和成就，是進行愛國主義教育的良好基地。其建設(shè)需要大量的檔案信息資源，所以從現(xiàn)在起，就要著手做好這項工作。校史展覽館建設(shè)的檔案信息資源包括實物部分、圖片部分、文字部分、電子部分。實物檔案的收集，包括：學(xué)院的各種標(biāo)志性建筑、校樹、校花、校徽等；各級領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)院題字、題詞；學(xué)院的各種獎勵證明，如證書、獎狀、牌匾、錦旗等；圖片部分包括各種大型活動的照片、重要領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)校視察的照片等；文字部分包括學(xué)院在各個重要時期所做的重要決策文件、大事記、校訓(xùn)、校歌等；電子部分包括學(xué)院大型活動的錄像帶，重要領(lǐng)導(dǎo)講話錄音帶等。只有全方位、多渠道收集這些檔案資料，才能保證校史展覽館建設(shè)的完整性、真實性。檔案資料的原始性、直觀性特點，可以提高愛國主義教育的吸引力和說服力，同時豐富的館藏可為學(xué)院愛國主義教育提供形象的實物資料。檔案資源記錄了校史校情，儲存著豐富的科學(xué)文化知識，記錄了老一代知識分子為振興和發(fā)展環(huán)境教育事業(yè)，嘔心瀝血，奮力拼搏的歷史過程，是進行愛國教育、愛校教育的最好范本。

2.5 重視新校區(qū)基建檔案收集

新校區(qū)建設(shè)開工前期，產(chǎn)生大量的基建檔案，包括新項目開發(fā)建設(shè)的可行性調(diào)研報告、任務(wù)書，項目設(shè)計規(guī)劃，圖紙，項目開工審批手續(xù)，相關(guān)技術(shù)資料，土地征用批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷補償政策及協(xié)議，建設(shè)前原始地形、地貌、狀況圖、照片，各種承包合同、招投標(biāo)文件等，以及開工建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種合同和相關(guān)技術(shù)資料等。檔案人員應(yīng)前期介入基建檔案的管理工作，一方面加強基建檔案的收集管理，一方面要強化基建人員的檔案意識，保證前期的檔案不遺失，不損壞，不更改，保證檔案資料的原始性、完整性、真實性。

升本工作有條不紊，新校區(qū)建設(shè)緊鑼密鼓，要用科學(xué)的、發(fā)展的工作思路，重視并籌劃好新校區(qū)檔案館建設(shè)，使檔案館充分發(fā)揮信息服務(wù)利用中心、校史展覽館和愛國主義教育基地的作用。

[1]中華人民共和國建設(shè)部，中華人民共和國發(fā)展和改革委員會，中華人民共和國國家檔案局.103-2008檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)[S].2008-07-01.

[2]中華人民共和國教育部，中華人民共和國國家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-09-01.

[3]王燕.高校檔案館建設(shè)的目標(biāo)定位[J].北京建筑工程學(xué)院學(xué)報，2009，25（3）：7-10.

[4]黃霄羽，趙傳玉.論高校檔案館建設(shè)的指導(dǎo)思想[J].檔案與建設(shè),2006（1）：20-22.

[5]國家教委.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989-10-10.

[6]邸家琴.試論高校檔案館的性質(zhì)、功能與發(fā)展定位[J].黑龍江教育：高教研究與評估，2010（5）：45-46.