秦文珍，肖 瓊

(重慶郵電大學(xué) 圖書館，重慶 400065)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，各種新興技術(shù)如云計算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在圖書館得到快速應(yīng)用。圖書館正朝著數(shù)字圖書館、智慧圖書館發(fā)展[1]。數(shù)字圖書館的重要特征就是圖書期刊資源的數(shù)字化，進而數(shù)字資源迅速增加。資源的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字圖書館的基礎(chǔ)，因此圖書館資源中的數(shù)字資源在館藏總量中所占的比列逐年加大，并快速增長。在日益增長的數(shù)字資源建設(shè)和管理過程中，產(chǎn)生了大量與其有關(guān)的具有原始性和保存價值的紙質(zhì)和電子文本，這些紙質(zhì)和電子文本可以稱為數(shù)字資源檔案。數(shù)字資源檔案正逐漸成為當今信息時代圖書館檔案工作的重要內(nèi)容。本文以數(shù)字資源檔案的規(guī)范建設(shè)和管理為例，闡述數(shù)字圖書館的檔案工作。

1 數(shù)字資源檔案的概念與形式

圖書館檔案是圖書館在實踐過程中形成的具有保存價值的原始文件材料，是圖書館發(fā)展歷程的見證，是縱覽圖書館工作的重要證據(jù)，是圖書館總結(jié)過去，規(guī)劃未來進行科學(xué)決策的重要依據(jù)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的普及，新興信息技術(shù)如云計算和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館已經(jīng)邁入數(shù)字圖書館時代。與數(shù)字資源建設(shè)和圖書館發(fā)展相伴隨，一些重要的原始性的文件就具有保存價值，成為圖書館變革的見證者。大量與數(shù)字資源相關(guān)的具有原始性和保存價值的紙質(zhì)和電子文本，就成為了數(shù)字資源檔案。與數(shù)字資源在當今圖書館中的地位一樣，數(shù)字資源檔案也已經(jīng)成為目前圖書館檔案工作的重要部分。

從形式上分，數(shù)字資源檔案包括紙質(zhì)和電子檔案兩類；從性能上紙質(zhì)檔案又可分為政策性與建設(shè)性文檔[2]。政策性文檔主要是指圖書館對數(shù)字資源的規(guī)劃指導(dǎo)性文件，比如數(shù)字資源年度建設(shè)目標(包括采購和自建)、試用與推廣、運行管理等綱領(lǐng)性文件。一般而言，為了保持政策的延續(xù)性，政策文檔應(yīng)保持規(guī)劃年度內(nèi)不要有較大變化。建設(shè)性文檔則主要是數(shù)字資源具體建設(shè)和管理過程中形成的具有重要保存價值的文檔，比如大型數(shù)據(jù)庫采購的合同文本、供應(yīng)商的資質(zhì)材料、售后服務(wù)如數(shù)據(jù)庫維護、讀者使用培訓(xùn)承諾書等，以及其他值得保存的書面材料等。電子檔案則包括數(shù)字資源建設(shè)中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等[3]。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下明顯特征： (1) 電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，如計算機才能閱讀利用；(2) 電子文件可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)直接迅速地傳遞處理; (3) 電子文件的利用不受時間和距離的影響，容易實現(xiàn)共享。

2 數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字資源檔案建設(shè)不僅貫穿于數(shù)字資源建設(shè)的全過程，而且在其之前有規(guī)劃檔案，在其之后有總結(jié)檔案。因此，數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容涵蓋了數(shù)字資源建設(shè)的各個方面。目前圖書館數(shù)字資源一般都是以數(shù)據(jù)庫的形式存在，因此大多數(shù)的數(shù)字資源，如數(shù)字圖書和期刊數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文和專利數(shù)據(jù)庫等都是經(jīng)過采購由專業(yè)供應(yīng)商提供的。當然，各個單位圖書館也有根據(jù)自身發(fā)展需要，建設(shè)一些特色數(shù)據(jù)庫數(shù)字資源。針對有專業(yè)供應(yīng)商提供的數(shù)字資源，在圖書館中一般都有從試用、到購買使用，最后到停用這樣一個過程。在這個過程中還可能包括使用評價、續(xù)訂增訂等環(huán)節(jié)，因此數(shù)字資源檔案建設(shè)的內(nèi)容非常多，從基本的數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案到具體的數(shù)字資源成本檔案、數(shù)字資源財務(wù)檔案、數(shù)字資源試用檔案、數(shù)字資源新增報告、數(shù)字資源續(xù)訂報告以及數(shù)字資源停訂公示及停訂報告等等[2]。

建設(shè)數(shù)字資源檔案首先應(yīng)該建立的是數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案。一般將全部資源按某種標準簡單聚類，例如按照語種(如中文、外文)、文獻類型(如圖書、期刊、報紙、學(xué)位論文等)或者數(shù)據(jù)類型(如全文、文摘等)等進行劃分歸類。在歸類的基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)數(shù)字資源的特征細分。此外也可以在簡單聚類的基礎(chǔ)上將以上標識設(shè)成字段，統(tǒng)計時按字段名稱組合聚類。目前數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案較多采用組合聚類，一般數(shù)字資源基礎(chǔ)檔案具體內(nèi)容可以包括：數(shù)字資源名稱、語種、學(xué)科及主題、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)年限、數(shù)據(jù)來源、更新頻率、永久保存方案、傳遞和授權(quán)方式、并發(fā)用戶數(shù)等。

在數(shù)字資源建設(shè)過程中還將產(chǎn)生特定的具體檔案，如成本檔案、財務(wù)檔案、試用檔案、新增報告、續(xù)訂報告以及停訂報告等。這些檔案在數(shù)字資源的建設(shè)過程中多以電子檔案的形式形成，涉及建設(shè)過程的各個環(huán)節(jié)，能夠起到為數(shù)字資源的標準化建設(shè)提供參考依據(jù)等作用。

3 數(shù)字資源檔案的管理

數(shù)字資源檔案不僅要規(guī)范化建設(shè)，而且要科學(xué)管理和合理使用。以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標志。紙質(zhì)文檔的管理工作包括原始的紙質(zhì)材料的分類、組卷、擬卷標題、編頁碼、裝訂、編號、上架等一系列工作。盡管是數(shù)字資源的紙質(zhì)檔案，然而紙質(zhì)文檔由于具有電子文檔所無法具備的“原始特征”，仍然在檔案管理電子化的潮流中占有一席之地。當然，紙質(zhì)檔案也需要與時俱進，采用計算機信息技術(shù)科學(xué)管理，以便更便利地歸類、查詢和檢索，更好發(fā)揮其功能。

電子文件歸檔則是在社會活動中形成的，以計算機硬盤、便攜式U盤和光盤等載體的文字材料。電子文件由于沒有草稿與印件的區(qū)別，也不存在正本與副本的差異，甚至還很難將文件與檔案的界限劃分開來。因而在數(shù)字資源建設(shè)過程中，一些重要電子文檔在成為檔案之前由于工作人員的檔案意識淡薄，被不經(jīng)意地刪除而沒能得到很好的保存。因此對電子檔案的管理，顯然不僅涉及檔案管理人員，而且還涉及技術(shù)工作人員。在電子檔案成為發(fā)展大趨勢的今天，增強圖書館員工的檔案保存意識，顯得迫在眉睫。此外，由于電子檔案借助信息技術(shù)儲存、傳播和利用，因此要特別注意信息安全。比如儲存在電腦或光盤、磁盤等載體上，很可能由于病毒入侵、載體損壞而丟失，因此需要做好備份工作。由于沒有加密可能被黑客篡改，因此隨時要對檔案加密，甚至必要時要將電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案進行保存。總之，在相當長的一段時期，電子文件和紙質(zhì)檔案將是雙軌制管理，它們相互依存、優(yōu)勢互補、共同發(fā)揮“歷史記憶”的作用[3]。

4 數(shù)字資源檔案建設(shè)的發(fā)展

隨著圖書館數(shù)字資源建設(shè)的快速發(fā)展，加強數(shù)字資源檔案建設(shè)日益重要。隨著圖書館朝著數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型，檔案建設(shè)也正向著數(shù)字檔案發(fā)展。對于數(shù)字資源檔案的建設(shè)發(fā)展，筆者認為應(yīng)該注意：

4.1 加強檔案數(shù)字化建設(shè)

當今檔案數(shù)字化已成為檔案工作的新趨勢。加快數(shù)字化建設(shè)步伐是加強檔案信息化建設(shè)、科學(xué)系統(tǒng)化管理、提升管理和服務(wù)水平的必然要求。從某種意義上講，圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)可以認為是“二次建檔”。 “一次建檔”就是傳統(tǒng)側(cè)重于實體的檔案保存，“二次建檔”則是以檔案信息資源的有效整合為目的檔案建設(shè)[4]。每個圖書館可根據(jù)實際情況，確立一定的原則，選擇有特色、利用率高、可開放、保管期限長的檔案進行數(shù)字化，并可以借助圖書館網(wǎng)站，增設(shè)主檔案專欄，公開可以開放的檔案信息，不僅圖書館系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員可以查詢利用，而且主管部門及讀者都能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)查詢了解，甚至利用圖書館檔案。憑借數(shù)字化檔案副本異地保存的優(yōu)勢，即使發(fā)生意外也能最大限度地保持檔案的完整性，確保紙質(zhì)原件的永久保存。隨著技術(shù)發(fā)展，圖書館將逐步實現(xiàn)檔案工作的自動化、一體化管理。

4.2 注重建立數(shù)字資源技術(shù)檔案

隨著數(shù)字資源建設(shè)及其共享工程等業(yè)務(wù)的發(fā)展，數(shù)字圖書館的工作越來越依賴于計算機和網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)的儀器設(shè)備。由于信息技術(shù)設(shè)備專業(yè)性強和產(chǎn)品更新?lián)Q代快的特點，只有建立起相應(yīng)的技術(shù)檔案，才能確保圖書館數(shù)字資源建設(shè)各項技術(shù)的相互銜接和工作的順利進行。建立技術(shù)檔案應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：一是建立設(shè)備采購賬目清單。各種設(shè)備采購后購買人員需要及時驗收，登賬，建立原始記錄檔案。報賬前應(yīng)對需保修設(shè)備的發(fā)票進行復(fù)印留檔，以便后期設(shè)備保修。二是建立設(shè)備管理檔案。在設(shè)備購置之后，工作人員要對每臺設(shè)備建立詳細的管理、使用和維護賬目。賬目要做到人、時間和地點三統(tǒng)一，建立起具體的管理、使用和維護人員、設(shè)備使用和維護的時間以及設(shè)備的存放地點三者相對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，能真實反映設(shè)備的性能。同時對設(shè)備使用說明書及資料應(yīng)及時分類建檔。三是建立技術(shù)操作檔案。相對于設(shè)備采購賬目清單和管理檔案，技術(shù)操作檔案在數(shù)字資源檔案中尤為重要。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的更新升級需要參考原有系統(tǒng)的技術(shù)指標，新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)材料也應(yīng)及時歸檔，并需要加以比較分析。同時系統(tǒng)維護從一開始就要著手建立新系統(tǒng)的專門操作記錄和數(shù)據(jù)處理檔案，以便于系統(tǒng)的升級或操作人員的交接。另外，大型的重要設(shè)備一般都有詳細規(guī)范操作的技術(shù)操作規(guī)程，這部分技術(shù)操作規(guī)程也要建檔。技術(shù)檔案的建立不僅可以幫助管理者了解設(shè)備的性能，做好各項維護工作，而且能夠使專業(yè)技術(shù)人員能快速地做好工作交接，維護業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整體良好運行。

此外，在數(shù)字資源檔案建設(shè)的過程中，還需要注意對重要的電子郵件的保存，因為數(shù)字資源供應(yīng)商與圖書館之間的許多事務(wù)交流和處理是通過電子郵件進行的，如果重要的電子郵件，如先期有關(guān)采購價格協(xié)商的郵件、后期售后服務(wù)條款等郵件沒有保存，那么可能涉及糾紛和官司的產(chǎn)生。

5 結(jié)束語

數(shù)字資源檔案中的各種資源數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，能向讀者全面展示圖書館的信息化發(fā)展的概貌，是全面向讀者推介圖書館的第一手資料，也是當今圖書館評估定級的重要內(nèi)容和依據(jù)[5]。總之，數(shù)字資源檔案是圖書館發(fā)展和建設(shè)歷程中極其重要的資源，它既源于圖書館的成長和發(fā)展過程，又是推動圖書館快速成長和長足發(fā)展的重要內(nèi)動力。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，圖書館必須重視數(shù)字資源檔案的建設(shè)，采取有效地措施，建設(shè)、管理、利用好檔案信息資源。

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