張 靜,魏國(guó)辰,劉沈艷 (北京物資學(xué)院,北京101149)
ZHANG Jing,WEI Guo-chen,LIU Shen-yan (Beijing Wuzi University,Beijing 101149,China)
對(duì)于中小企業(yè),尤其是中小生產(chǎn)制造型企業(yè)的來(lái)說(shuō),超過(guò)70%以上的企業(yè)其物資采購(gòu)總金額占其產(chǎn)品銷售收入的比例一般在50%~70%之間,由此可見(jiàn)采購(gòu)成本對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)具有十分重要意義,對(duì)于大多數(shù)中小企業(yè)而言,采購(gòu)總成本每下降1個(gè)百分點(diǎn),其利潤(rùn)增加值水平會(huì)相應(yīng)地提高8個(gè)百分點(diǎn)。因此如何研究和控制中小企業(yè)的采購(gòu)成本成為了企業(yè)降低生產(chǎn)成本、增加利潤(rùn)率水平和提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段和途徑。
國(guó)內(nèi)外都有對(duì)采購(gòu)成本相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究的論文,但是研究的側(cè)重點(diǎn)各不相同。國(guó)外主要是研究采購(gòu)成本費(fèi)用的相關(guān)方法,多使用一定的模型進(jìn)行相關(guān)的驗(yàn)證。Surendra P.Agrawal(1977)[1]從會(huì)計(jì)角度對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析,并進(jìn)行模型的驗(yàn)證。Jon Newberry(2002)[2]從采購(gòu)成本的主要部分進(jìn)行研究,并對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行分析。Xing Peihu(2012)[3]通過(guò)研究庫(kù)存控制策略,來(lái)降低采購(gòu)成本,并通過(guò)建立數(shù)學(xué)模型對(duì)采購(gòu)成本降低進(jìn)行研究。Micah Prankel(1994)[4]通過(guò)對(duì)年終庫(kù)存的研究,對(duì)經(jīng)驗(yàn)主義的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,研究采購(gòu)成本構(gòu)成,采購(gòu)成本計(jì)算,并進(jìn)行分析。Piet Sertcu(1995)[5]研究匯率的變化對(duì)國(guó)際貿(mào)易間采購(gòu)成本的影響,并通過(guò)建立數(shù)學(xué)模型來(lái)說(shuō)明匯率對(duì)采購(gòu)價(jià)格影響狀況。
國(guó)內(nèi)的研究多側(cè)重于理論的研究,對(duì)方法模型的研究較少。唐曉 (2008)[6]研究了采購(gòu)成本控制常用的方法及應(yīng)注意的問(wèn)題,分析采購(gòu)成本控制的價(jià)值和分析直接談判等方法。劉小東等 (2004)[7]分析采購(gòu)成本的構(gòu)成,并提出相關(guān)建議。劉永勝等 (2009)[8]對(duì)我國(guó)采購(gòu)績(jī)效的研究現(xiàn)狀與存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析。易明珠 (2007)[9]就企業(yè)如何降低MRO采購(gòu)成本進(jìn)行研究。羅紅雨等 (2008)[10]的供應(yīng)鏈視角采購(gòu)成本控制研究,從供應(yīng)鏈視角對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行研究,提出采購(gòu)機(jī)制狀況和相關(guān)配套措施。馬絕塵等 (2007)[11]通過(guò)對(duì)A公司采購(gòu)成本控制現(xiàn)狀進(jìn)行研究,并提出相關(guān)建議。郭猛 (2007)[12]通過(guò)對(duì)采購(gòu)現(xiàn)狀進(jìn)行分析,研究企業(yè)采購(gòu)流程優(yōu)化的相關(guān)方法。牛瑞琴 (2012)[13]對(duì)采購(gòu)成本核算的概述,內(nèi)容及相關(guān)問(wèn)題從理論方面進(jìn)行研究。王志毅 (2012)[14]從物資供應(yīng)系統(tǒng)的角度,對(duì)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行研究分析,提出每一個(gè)環(huán)節(jié)需要改進(jìn)之處。徐芳等 (2006)[15]通過(guò)JIT采購(gòu)模式,MRP采購(gòu)模式,供應(yīng)鏈采購(gòu)模式的分析,來(lái)研究現(xiàn)代物流采購(gòu)。
通過(guò)國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)中對(duì)采購(gòu)成本的相關(guān)理論方法模型等從不同角度研究中,可以得出我國(guó)企業(yè)現(xiàn)階段采購(gòu)的基本狀況。但是專門針對(duì)于中小企業(yè)采購(gòu)現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行研究的相關(guān)文獻(xiàn)并不多,但是中小企業(yè)現(xiàn)階段在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著不可忽視的作用,同時(shí),控制中小企業(yè)的采購(gòu)成本,又是中小企業(yè)走向成功的很重要的一個(gè)環(huán)節(jié),研究中小企業(yè)采購(gòu)成本控制對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展意義重大。
中小企業(yè)采購(gòu)的目標(biāo)是為企業(yè)提供所需的物料和服務(wù),爭(zhēng)取最低成本,同時(shí)使存貨和損失降到最低限度,提高產(chǎn)品的服務(wù)和質(zhì)量。目前我國(guó)的中小企業(yè)正在朝著這樣的一個(gè)方向努力。通過(guò)對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的分析,并查閱我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的有關(guān)資料,結(jié)合我國(guó)的實(shí)際,發(fā)現(xiàn)我國(guó)中小企業(yè)在采購(gòu)成本控制中還存在如下一些問(wèn)題。
在采購(gòu)活動(dòng)中,中小企業(yè)規(guī)模決定了它在產(chǎn)業(yè)鏈中的話語(yǔ)權(quán),采購(gòu)數(shù)量越大,在和供應(yīng)商的談判中就越占優(yōu)勢(shì),降低采購(gòu)價(jià)格的空間越大。因而,在大企業(yè)中,原材料的采購(gòu)達(dá)到了一定的數(shù)量,可以采用集中采購(gòu)的方式來(lái)進(jìn)一步擴(kuò)大規(guī)模優(yōu)勢(shì),從而降低采購(gòu)成本。然而對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō),由于產(chǎn)品銷量不是很大,生產(chǎn)規(guī)模小,故通常進(jìn)行的是小批量采購(gòu),所以在采購(gòu)價(jià)格的談判上,往往處于不利地位,從而導(dǎo)致采購(gòu)成本的居高不下。
在采購(gòu)領(lǐng)域中,我國(guó)還有許多中小企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方式,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化,或者只實(shí)行了有限的信息化。這樣做表面上節(jié)省了軟硬件的投資開(kāi)支,但實(shí)際上卻造成了商品選擇效率低下,手工訂貨操作費(fèi)時(shí),采購(gòu)周期長(zhǎng),管理復(fù)雜,采購(gòu)成本較高等問(wèn)題。
目前,不少中小企業(yè)的采購(gòu)制度不夠嚴(yán)格規(guī)范,導(dǎo)致采購(gòu)部門運(yùn)轉(zhuǎn)效率低,無(wú)法及時(shí)供應(yīng)質(zhì)優(yōu)價(jià)低的原材料;績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué),員工效率低下,積極性不高,甚至出現(xiàn)損公肥私的現(xiàn)象;各部門之間不時(shí)出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。因此,不合理的采購(gòu)制度也是造成中小企業(yè)采購(gòu)成本居高不下的原因之一。
由于采購(gòu)產(chǎn)品的種類繁多,有些中小企業(yè)缺乏必要的技能、專業(yè)知識(shí)和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)有效管理所有物料和服務(wù)的采購(gòu),采購(gòu)過(guò)程存在缺陷,以致效能低下導(dǎo)致企業(yè)損失了不少利益。
目前中小企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃編制不科學(xué)主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面,一是原料需用計(jì)劃編制不準(zhǔn)確,中小企業(yè)的原料需求計(jì)劃一般由項(xiàng)目技術(shù)人員負(fù)責(zé)編制,其編制的主要依據(jù)是生產(chǎn)配方用量方案,并以此作為物資供應(yīng)部門進(jìn)行原料采購(gòu)的依據(jù),使得很多中小企業(yè)對(duì)于原料需求數(shù)量的預(yù)算和計(jì)劃準(zhǔn)確性較低;二是在確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量上,一般來(lái)說(shuō)最佳經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量是指一定存貨期間的總成本費(fèi)用最低的采購(gòu)數(shù)量,其主要由缺貨成本、購(gòu)買成本、訂貨成本和儲(chǔ)存成本四大因素決定,而目前中小企業(yè)在決定采購(gòu)批量和頻率時(shí)一般比較隨意,對(duì)于上述因素考慮得較少;三是在采購(gòu)計(jì)劃的編制中,通常來(lái)講原料需求計(jì)劃和最佳經(jīng)濟(jì)采購(gòu)數(shù)量是進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃編制的前提,而由于上述兩個(gè)步驟的缺乏或不嚴(yán)謹(jǐn)使得中小企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃制定和編制與企業(yè)的實(shí)際情況相距甚遠(yuǎn)。
目前總的來(lái)說(shuō)中小企業(yè)采購(gòu)中詢價(jià)的途徑和媒介越來(lái)越多,可以通過(guò)專業(yè)網(wǎng)站、招標(biāo)公告和行業(yè)刊物等獲得供應(yīng)商的物資供應(yīng)信息,目前來(lái)看中小企業(yè)采購(gòu)中詢價(jià)的方式和渠道還比較單一,特別是缺乏借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行供應(yīng)商選擇,其一般所采取的辦法是處于節(jié)省運(yùn)輸運(yùn)費(fèi)的需要就近地選擇物資供應(yīng)商,對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中可能隱藏的大量?jī)?yōu)質(zhì)供應(yīng)商發(fā)掘和利用十分不夠,另外在選擇物資供應(yīng)商的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)中過(guò)多看重原材料物資價(jià)格,對(duì)于其質(zhì)量和售后服務(wù)卻關(guān)注的太少。對(duì)于供應(yīng)商的選擇一般在詢價(jià)階段就可以完成,其供應(yīng)商選擇時(shí)參照的主要標(biāo)準(zhǔn)是物資原材料的供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)和品質(zhì)特性等,一般要選擇兩家或兩家以上的供應(yīng)商以應(yīng)對(duì)企業(yè)連續(xù)性生產(chǎn)的需要。目前中小企業(yè)由于管理不夠規(guī)范、人員素質(zhì)問(wèn)題以及其他問(wèn)題使得物資采購(gòu)合同條款擬定的十分粗糙、模糊不清甚至是重大條款出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象十分嚴(yán)重,合同擬定十分隨意,使得物資采購(gòu)合同的履行給企業(yè)的正常生產(chǎn)帶來(lái)了很大的不利影響。
目前一些企業(yè)特別是中小型企業(yè)在采購(gòu)管理崗位設(shè)置中普遍存在職能交叉重疊、缺乏監(jiān)督的問(wèn)題。一般來(lái)講企業(yè)物資采購(gòu)崗位職位設(shè)置中要設(shè)置詢價(jià)員、采購(gòu)員、合同員、庫(kù)管員以及總采購(gòu)負(fù)責(zé)人等崗位,根據(jù)材料需求計(jì)劃和崗位責(zé)任目標(biāo)制度進(jìn)行管理,而目前中小企業(yè)中的普遍做法是將這些職位的職能基本上不做區(qū)分由一個(gè)職位或人員充當(dāng),這使得相關(guān)的物資采購(gòu)程序不可能不出現(xiàn)利益博弈或道德風(fēng)險(xiǎn),為物資采購(gòu)成本控制埋下了很大的隱患;在采購(gòu)人員選拔和管理中,相當(dāng)一部分物資采購(gòu)人員綜合素質(zhì)不高、法律意識(shí)淡薄以及專業(yè)能力不強(qiáng),使得在物資采購(gòu)中出現(xiàn)了眾多的暗箱回扣、權(quán)錢勾結(jié)等問(wèn)題。由于目前大多數(shù)企業(yè)缺乏健全完善的績(jī)效考核指標(biāo)體系,使得采購(gòu)流程的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系比較模糊和欠缺,不具備成功實(shí)施的客觀可能性和操作性,使得企業(yè)物資采購(gòu)的績(jī)效考核不能借助激勵(lì)機(jī)制實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的可持續(xù)發(fā)展和提升,也使得采購(gòu)成本極容易出現(xiàn)大幅度波動(dòng)和失控。因此目前企業(yè)需要制定和引進(jìn)科學(xué)的績(jī)效管理方法和績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)體系從而促進(jìn)各項(xiàng)采購(gòu)管理工作的改進(jìn)。
根據(jù)以上分析,本文從以下幾個(gè)方面提出我國(guó)中小企業(yè)采購(gòu)成本控制水平和質(zhì)量的建議和對(duì)策。
規(guī)?;少?gòu)對(duì)于大企業(yè)來(lái)講比較適用,對(duì)于處在產(chǎn)業(yè)鏈低端的廣大中小企業(yè)來(lái)講具有較低的話語(yǔ)權(quán),很難單靠自身實(shí)力博弈做到規(guī)模化采購(gòu)。但中小企業(yè)可以通過(guò)集體聯(lián)合采購(gòu)的方式以行業(yè)協(xié)會(huì)平臺(tái)來(lái)控制采購(gòu)成本,在可能的情況下中小企業(yè)可以考慮組織行業(yè)采購(gòu)聯(lián)盟,通過(guò)這種集體采購(gòu)協(xié)作的方式增強(qiáng)物資采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)防范的能力。多個(gè)中小企業(yè)組成聯(lián)合體可以將小訂單匯集成大訂單從而增強(qiáng)在物資價(jià)格談判中的議價(jià)能力,從而也能獲得規(guī)模采購(gòu)優(yōu)勢(shì),也可以減少貨物中轉(zhuǎn)成本,節(jié)約物資采購(gòu)支出。這種合作方式在不改變企業(yè)性質(zhì)的基礎(chǔ)上,使大家共享由此帶來(lái)的規(guī)模優(yōu)勢(shì),并可以增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力。多家企業(yè)聯(lián)合起來(lái)的采購(gòu)聯(lián)盟集小單成大單,首先可以增強(qiáng)集體的談判實(shí)力,降低采購(gòu)價(jià)格;其次可以與供應(yīng)商直接交易,擺脫了代理商的轉(zhuǎn)手成本;再次可以減少中間環(huán)節(jié),從而大大提高流通效率,降低流通成本,并減少由于多次中轉(zhuǎn)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
為了更好地避免傳統(tǒng)采購(gòu)帶來(lái)的諸多問(wèn)題,在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天,采用電子商務(wù),進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu),不失為一種降低采購(gòu)成本的方法。同時(shí)企業(yè)可以借助于集體聯(lián)合采購(gòu)的平臺(tái),實(shí)施JIT采購(gòu)和MRP采購(gòu)模式,做到快速高效的采購(gòu)模式,降低企業(yè)的資金占用和由于采購(gòu)不合理帶來(lái)的浪費(fèi)。
為了降低采購(gòu)成本,提高采購(gòu)效率,中小企業(yè)要從自身的特點(diǎn)出發(fā),建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度,規(guī)范操作流程,確定各部門的權(quán)利、責(zé)任和關(guān)系。例如對(duì)請(qǐng)購(gòu)、審批、簽約、執(zhí)行、檢驗(yàn)入庫(kù)等環(huán)節(jié)規(guī)范操作流程,使采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中有章可循;建立供應(yīng)商檔案、供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和價(jià)格評(píng)價(jià)體系,定期收集、分析、和評(píng)價(jià)價(jià)格信息,為選擇最合適的供應(yīng)商,制定采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)行價(jià)格談判提供有利信息;制定科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系,對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行有效的考核、激勵(lì)和約束,提高員工積極性,減少暗箱操作的可能。
針對(duì)中小企業(yè)實(shí)力不足的現(xiàn)象,中小企業(yè)可以除了選用集體聯(lián)合采購(gòu)之外,還可以采用第三方采購(gòu)。第三方采購(gòu)是將一些傳統(tǒng)上企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)部門負(fù)責(zé)的非核心采購(gòu)業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的、高效的第三方公司。這種采購(gòu)方式結(jié)束了自給自足的采購(gòu)組織模式,把非核心采購(gòu)業(yè)務(wù)全部或大部分外包給別人,可以充分利用企業(yè)外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源,從而降低采購(gòu)成本,提高采購(gòu)效率,同時(shí)專注于自己的核心業(yè)務(wù),有利于增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。另外,中小企業(yè)多是小批量采購(gòu),影響企業(yè)在采購(gòu)談判中的地位和能力,而第三方采購(gòu)綜合了多家企業(yè)的采購(gòu)需求,積小成大,可以更有效地解決這些問(wèn)題。
目前,第三方采購(gòu)服務(wù)在歐美等國(guó)家已有發(fā)展。然而,這種采購(gòu)方式還未被中國(guó)大多數(shù)企業(yè)所接受。中小企業(yè)在采用第三方采購(gòu)時(shí)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn),所以企業(yè)要認(rèn)真分析,確定究竟哪些采購(gòu)業(yè)務(wù)可以外包,并在實(shí)施時(shí)權(quán)衡考慮,盡可能趨利避害,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
在中小企業(yè)內(nèi)部,可以實(shí)行集中采購(gòu),提高單個(gè)采購(gòu)批次的采購(gòu)數(shù)量。集中采購(gòu)是有效地降低采購(gòu)成本的手段和途徑,特別是在企業(yè)物資原材料價(jià)格普遍上漲的情況下,進(jìn)行集中采購(gòu)減少相關(guān)采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本費(fèi)用支出,可以在很大程度上減少采購(gòu)成本。為了實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu),物資采購(gòu)部門可以和產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門、生產(chǎn)部門和營(yíng)銷部門等加強(qiáng)合作和交流,盡量提高產(chǎn)品設(shè)計(jì)中零部件的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)水平,從而可以增加單個(gè)零部件的采購(gòu)規(guī)模,通過(guò)這種采購(gòu)物資種類和品種的壓縮和減少,才能為企業(yè)的集中采購(gòu)創(chuàng)造更加有利的條件。
中小企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略成本管理,可以從以下幾個(gè)方面著手進(jìn)行,一是估計(jì)和測(cè)量供應(yīng)商的成本,可以通過(guò)對(duì)供應(yīng)商物資的生產(chǎn)設(shè)施條件、原材料價(jià)格水平以及行業(yè)平均價(jià)格水平等來(lái)估算供應(yīng)商的生產(chǎn)成本,從而增強(qiáng)在合同談判中的主動(dòng)權(quán),同時(shí)基于長(zhǎng)遠(yuǎn)合作供需關(guān)系建立的需要,企業(yè)也應(yīng)該給供應(yīng)商一定的合理市場(chǎng)利潤(rùn)空間;其次是進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析。通過(guò)與行業(yè)相關(guān)者的對(duì)比分析,來(lái)找出自身采購(gòu)成本控制中的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)以及其背后動(dòng)因,然后從消除劣勢(shì)、擴(kuò)大增長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)的角度來(lái)制定戰(zhàn)勝競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的方法措施。這種戰(zhàn)略成本管理有助于企業(yè)制定正確的采購(gòu)戰(zhàn)略計(jì)劃和策略。
中小企業(yè)由于規(guī)模較小,采購(gòu)制度不夠規(guī)范,采購(gòu)人員的培訓(xùn)相應(yīng)也比較缺失。加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)采購(gòu)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)、法律意識(shí)培訓(xùn)和企業(yè)管理水平經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn),從而提升采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)采購(gòu)能力,從而為采購(gòu)成本的控制準(zhǔn)備良好的人力資源基礎(chǔ)和環(huán)境;在中小企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中要確定目標(biāo)成本責(zé)任制,以作為后續(xù)的采購(gòu)績(jī)效考核準(zhǔn)備依據(jù),通過(guò)崗位目標(biāo)責(zé)任制來(lái)進(jìn)行采購(gòu)成本核算、成本分析和成本控制,并將相關(guān)考核結(jié)果與采購(gòu)人員的工資報(bào)酬等進(jìn)行關(guān)聯(lián)。
采購(gòu)成本的控制對(duì)于一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)應(yīng)該建立成本管理理念,強(qiáng)調(diào)從整體和全局的角度對(duì)企業(yè)成本管理的內(nèi)容、對(duì)象和方法進(jìn)行全方位的分析研究,從而加強(qiáng)和提高相關(guān)物資采購(gòu)決策的水平和質(zhì)量。本文正是通過(guò)了解中小企業(yè)采購(gòu)的自身的特點(diǎn),然后分析中小企業(yè)采購(gòu)中存在的問(wèn)題,針對(duì)中小企業(yè)存在的問(wèn)題提出合理化的建議和對(duì)策。
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