薛惠珍 唐清安

[摘要]我院教學(xué)檔案在全軍組織的本科教學(xué)工作評(píng)價(jià)和總部的多次評(píng)比驗(yàn)收中，均達(dá)優(yōu)。作者根據(jù)多年的工作實(shí)踐，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并從三個(gè)方面闡述了教學(xué)檔案在教學(xué)管理中的作用，同時(shí)指出了目前教學(xué)檔案管理中存在的問題，最后提出了加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的四點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]教學(xué) 檔案 教學(xué)管理

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中所形成的，對(duì)學(xué)院具有參考價(jià)值和憑證作用的文件材料，包括教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)、招生畢業(yè)、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)保障、教學(xué)研究等方面的文字材料和聲像載體。它是學(xué)院教學(xué)方面整體工作的記錄、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、參考的依據(jù)，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)工作服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)院檔案工作的主體?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理，促進(jìn)教學(xué)改革，提高育人質(zhì)量有著極其重要的作用。本文將從教學(xué)檔案的分類、作用及管理諸方面做些粗淺的探討。

一、教學(xué)檔案的分類

我院教學(xué)檔案分為以下十類：

（一）教學(xué)組織。重要教學(xué)工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、決定、通知；人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃；教學(xué)工作制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則；教學(xué)建設(shè)總體改革計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告等，這些都是貫穿學(xué)院整個(gè)教學(xué)過程的指導(dǎo)性文件，是不同時(shí)期教學(xué)工作的宗旨，是學(xué)院教學(xué)的永久檔案。

（二）教學(xué)實(shí)施。教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、安排、課程表，課程標(biāo)準(zhǔn)，課程教學(xué)實(shí)施計(jì)劃，課程考試樣卷、試卷分析、成績(jī)總表，教學(xué)質(zhì)量檢查、評(píng)估、分析材料。

（三）招生畢業(yè)。招生工作計(jì)劃及總結(jié)，招生簡(jiǎn)章、專業(yè)介紹，新生名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表，畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)表。

（四）學(xué)籍管理。學(xué)員注冊(cè)名冊(cè)，學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位電子注冊(cè)數(shù)據(jù)，學(xué)員獎(jiǎng)懲情況，學(xué)員畢業(yè)決定。

（五）學(xué)科建設(shè)。學(xué)科建設(shè)的規(guī)劃、計(jì)劃、方案、總結(jié)、綜合情況統(tǒng)計(jì)表，課程建設(shè)的規(guī)定、總結(jié)、評(píng)優(yōu)等重要文件材料。

（六）教員工作。教員培養(yǎng)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，教員名冊(cè)、考核、工作量統(tǒng)計(jì)，教員獲獎(jiǎng)等情況。

（七）研究生工作。研究生工作的規(guī)劃、計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié)，學(xué)位授權(quán)點(diǎn)申報(bào)文件，研究生考試試卷、成績(jī)表，名冊(cè)，培養(yǎng)方案，教學(xué)計(jì)劃，課程表，成績(jī)總冊(cè)，學(xué)位申請(qǐng)、論文答辯、授予學(xué)位決議。

（八）函授自考。函授自考的計(jì)劃、報(bào)告、通知、總結(jié)，學(xué)員名冊(cè)，教學(xué)計(jì)劃，成績(jī)總冊(cè)，學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位電子注冊(cè)數(shù)據(jù)。

（九）教學(xué)保障。教保工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，信息化建設(shè)方案、報(bào)告，教學(xué)設(shè)施、器材、設(shè)備統(tǒng)計(jì)表，教材建設(shè)規(guī)劃、計(jì)劃、通知、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。

（十）其他。學(xué)院協(xié)作工作、評(píng)價(jià)工作重要文件材料。

教學(xué)檔案包括教學(xué)工作的諸多方面，從具體內(nèi)容來說，更是十分龐雜和多樣性。為此，在實(shí)際工作中，如何將教學(xué)檔案分門別類、內(nèi)容細(xì)化、立卷清晰，規(guī)范管理顯得尤為重要。

二、教學(xué)檔案的作用

（一）為改革教學(xué)方法提供素材。

教學(xué)方法的優(yōu)劣，直接影響到教學(xué)質(zhì)量的高低，也影響到教員的教與學(xué)員學(xué)的積極性。好的教學(xué)方法，不僅可以使教員教的輕松，還能使學(xué)員學(xué)得愉快，其效果可想而知。通過教學(xué)檔案，可以革除以往教學(xué)方法的弊病，發(fā)揚(yáng)繼往教學(xué)方法的優(yōu)點(diǎn)，收到事半功倍的效果。

（二）為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。

學(xué)院的主要任務(wù)是教書育人。學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，怎樣提高教學(xué)質(zhì)量，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。只有吸取已有的經(jīng)驗(yàn)和成果，并在原有的基礎(chǔ)上加以完善和提高，才能有效地提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考。

學(xué)院教學(xué)管理水平的高低，在很大程度上影響學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量，如何提高教學(xué)管理水平是學(xué)院管理的主要工作，這在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對(duì)教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測(cè)，從宏觀上可以明確學(xué)院的發(fā)展方向，制定人才培養(yǎng)方案，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，特別是根據(jù)師生的獎(jiǎng)懲材料、思想?yún)R報(bào)材料等，可以適時(shí)調(diào)整對(duì)師生的思想工作，解除他們的思想包袱，使他們?nèi)可硇牡赝度氲浇虒W(xué)工作中。

三、目前的教學(xué)檔案管理工作存在的問題

（一）收集困難。

大多數(shù)教員對(duì)教學(xué)管理工作認(rèn)識(shí)不足，甚至對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的教員認(rèn)為教學(xué)成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，不愿將成果交給檔案部門。有的教員擔(dān)心材料移交后，經(jīng)檔案部門立卷、歸檔，便被充公或以后使用不方便。這就需要檔案人員深入一線，耐心說服，將有價(jià)值的檔案收集到檔案室。

（二）經(jīng)費(fèi)缺乏。

每年投入到教學(xué)檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)相當(dāng)少，勉強(qiáng)維持。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化迫在眉睫，只有投入足夠的經(jīng)費(fèi)，才能提高教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的建議

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高教學(xué)檔案管理工作的重要性。

教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法、提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。因此，必須切實(shí)重視教學(xué)檔案的重要性，除加強(qiáng)宣傳教學(xué)檔案在社會(huì)上取得的效益外，很大程度上取決于檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮的效用，也就是說，只有當(dāng)檔案發(fā)揮了作用，人們確實(shí)需要它的時(shí)候，它的重要性就會(huì)凸顯出來，它的價(jià)值就得以實(shí)現(xiàn)。所以，我們要及時(shí)向教學(xué)部門提供教學(xué)檔案的歸檔范圍，定期到各部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，宣傳檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，成為教學(xué)工作的信息咨詢部門。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案手段日益現(xiàn)代化，只有熟練掌握先進(jìn)技術(shù)，才能科學(xué)、高效地管理好教學(xué)檔案，使之在教學(xué)管理中發(fā)揮更大的作用。

（三）注重教學(xué)檔案的收集與積累。

要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適用于學(xué)院的教學(xué)檔案管理制度。要注重教學(xué)檔案的收集和積累，及時(shí)收集有價(jià)值的教學(xué)文件資料。針對(duì)教學(xué)特點(diǎn)，將教學(xué)檔案工作納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入各級(jí)管理人員的崗位職責(zé)，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步等。

（四）注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

檔案的生命在于它的實(shí)用性。收集檔案的目的在于利用，如果不積極開展檔案的利用工作，只是把它鎖在鐵柜里，成為“死檔案“，就失去了它的使用價(jià)值。因此，檔案管理人員要主動(dòng)參與管理活動(dòng)，進(jìn)行調(diào)查研究，及時(shí)了解和掌握各部門教學(xué)活動(dòng)情況，避免教學(xué)文件材料亂扔亂放。主動(dòng)為教學(xué)工作服務(wù)，為深化學(xué)院的各項(xiàng)改革提供信息。

總之，建立健全教學(xué)檔案十分重要。教學(xué)檔案記錄了學(xué)院的工作進(jìn)程，是學(xué)院文化知識(shí)積淀的一個(gè)重要側(cè)面。教學(xué)檔案要為深化教學(xué)改革，加強(qiáng)教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，只有這樣，才能真正發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，提高教學(xué)管理水平。

（作者單位：裝備學(xué)院 教務(wù)處 北京）