劉銀平

（江蘇師范大學(xué) 化學(xué)化工學(xué)院，江蘇 徐州 221116）

教務(wù)管理工作是高校管理工作的主要組成部分，是學(xué)校工作的中心環(huán)節(jié)。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接關(guān)系到高校的教學(xué)質(zhì)量，乃至高校生存和發(fā)展。隨著我國高等教育事業(yè)進入了一個快速發(fā)展的階段，呈現(xiàn)出新的形勢，高校教務(wù)管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。教務(wù)秘書作為高校教學(xué)管理中的重要組成部分，其工作質(zhì)量和效率對高校教學(xué)管理有著直接的影響。

一、教務(wù)秘書工作的特點

1.服務(wù)性。

教務(wù)秘書是二級學(xué)院教學(xué)工作的具體執(zhí)行者，面對的對象是領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，其工作性質(zhì)決定了該崗位的服務(wù)特性。教務(wù)秘書要樹立服務(wù)意識，以教學(xué)工作為中心，全心全意為師生服務(wù)，竭力為師生創(chuàng)造方便，努力提高工作效率和質(zhì)量，保證學(xué)院教學(xué)任務(wù)圓滿完成。

2.繁雜性。

教務(wù)秘書承擔(dān)著大量的教學(xué)管理工作，如開學(xué)前工作準(zhǔn)備、組織各類報名考試、期中檢查、教學(xué)計劃執(zhí)行、課程安排、實習(xí)安排、畢業(yè)論文安排、征訂教材、各類項目申報等一系列事務(wù)，加之一些突發(fā)性緊急事務(wù)，工作范圍涉及教學(xué)工作的方方面面，這凸顯出教務(wù)工作的繁而雜，且稍有不慎容易導(dǎo)致教學(xué)事故。

3.時效性。

教務(wù)秘書在行政上隸屬于二級學(xué)院，在業(yè)務(wù)上歸教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)，在一些事務(wù)的處理上需要受制于學(xué)校統(tǒng)一部署安排，如排課管理、考級報名、各類項目申報等，因此教務(wù)秘書要提前規(guī)劃統(tǒng)籌好工作安排，在有效時段內(nèi)高質(zhì)量完成。

4.重復(fù)性和準(zhǔn)確性。

每年教學(xué)工作事務(wù)相差不大，呈現(xiàn)出一定重復(fù)性。教務(wù)秘書在實際工作中，切不可認(rèn)為此項工作以前辦過，自我覺得經(jīng)驗比較豐富這種想法，這樣很可能就容易出錯，因此必須認(rèn)真對待，不可存在僥幸心理。再者教務(wù)秘書工作的繁而雜、事務(wù)性強等特點，不能疲于應(yīng)付，要嚴(yán)格認(rèn)真對待，忙而不亂，井井有條，確保各項工作準(zhǔn)確無誤，否則易造成嚴(yán)重的后果。

二、如何提高教學(xué)秘書工作的實效性

基于以上分析，教務(wù)秘書應(yīng)從繁雜的事務(wù)性工作中解放出來，提高工作效率，這對教務(wù)秘書的素質(zhì)和能力等提出了新的要求。

1.良好的職業(yè)道德素質(zhì)。

教務(wù)工作繁而雜，這就要教務(wù)秘書具備高尚的思想道德情操。第一，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和高度的責(zé)任心，在完成的基礎(chǔ)上還必須確保各項事務(wù)準(zhǔn)確無誤，如教學(xué)計劃執(zhí)行、考試安排、成績錄入統(tǒng)計等需要認(rèn)真審核，否則會釀成教學(xué)事故。第二，教務(wù)秘書要講原則，要一視同仁，按照規(guī)章制度辦事，不能辦事因人而異。第三，能吃苦耐勞，樂于奉獻，任勞任怨，淡泊名利，顧大體識大局，樹立全新全意為教學(xué)服務(wù)的理念。第四，由于教務(wù)秘書崗位服務(wù)性質(zhì)，在處理教學(xué)事務(wù)過程中，遇到的問題較多，難免會讓人誤解，因此需要教學(xué)秘書學(xué)會寬宏大度，善于自我調(diào)節(jié)，樂觀向上，不感情用事，培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)。

2.過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

對教務(wù)秘書來說，第一，必須掌握學(xué)院師資情況、專業(yè)設(shè)置情況、課程體系、實驗室分布和學(xué)生情況等，在安排課表時，涉及以上情況就能迎刃而解，不需要再逐個收集相關(guān)信息，耽誤時間。第二，熟悉對口校機關(guān)各科室主要職能，如在申報、報送相關(guān)材料時能夠及時溝通，報送準(zhǔn)確及時，不會出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，延誤時機。第三，熟悉學(xué)校相關(guān)的規(guī)章制度及相關(guān)辦事流程，如全日制本科生管理辦法、學(xué)籍管理辦法、學(xué)位授予辦法等，在處理事務(wù)時能夠準(zhǔn)確快速完成。

3.制訂周密計劃，妥善安排。

由于教務(wù)秘書崗位的特殊性，教務(wù)秘書制訂工作計劃是提高工作效率的重要條件。根據(jù)學(xué)校發(fā)布的通知和要求及學(xué)院工作安排，制訂周計劃、學(xué)期計劃，在記事本上記錄待辦事項，教務(wù)秘書要合理安排好時間，保證按期實現(xiàn)工作目標(biāo)，每完成一項打上一個鉤號，有效避免丟三落四的現(xiàn)象，使工作有計劃性、條理性、預(yù)見性，在工作中能夠得心應(yīng)手、游刃有余。

4.提高現(xiàn)代化辦公能力。

隨著信息化進一步普及，辦公自動化對教務(wù)秘書計算機操作水平提出了較高的要求。

各高校有一系列教務(wù)管理、等級報名、網(wǎng)上辦公等系統(tǒng)，第一，教務(wù)秘書必須熟練掌握系統(tǒng)各個模塊的功能，而不是當(dāng)用到某個模塊時再臨時學(xué)習(xí)，耽誤時間，影響工作效率；第二，充分利用辦公自動化軟件，尤其是充分學(xué)習(xí)和挖掘excel軟件功能，提高辦事效率，例如計算教師工作量、監(jiān)考費等利用分類匯總功能、計算公式等；第三，充分利用飛信、QQ群等大眾流行傳媒介質(zhì)，快速傳達有關(guān)通知和布置有關(guān)工作，如通知調(diào)課、報名等，相比傳統(tǒng)打電話通知方式，更凸顯出傳媒介質(zhì)的優(yōu)勢：方便快捷、節(jié)省話費和便于查詢，不會因為通知疏漏而造成教學(xué)事故；第四，熟練使用和維護辦公設(shè)備，例如：打印機卡紙、電腦出簡單故障如何快速處理，為高效辦公贏得時間。因此要提升自身辦公自動化水平，發(fā)揮教學(xué)管理手段現(xiàn)代化最優(yōu)化，切實提升辦事效率和水平。

5.溝通協(xié)調(diào)能力。

溝通是人際交往的重要方式，教務(wù)秘書在工作中經(jīng)常要和機關(guān)各處室領(lǐng)導(dǎo)同事、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同事、其他學(xué)院教務(wù)老師、學(xué)生相互間溝通協(xié)調(diào)等，可見溝通協(xié)調(diào)能力是教務(wù)秘書開展工作極為重要的方面。教務(wù)秘書要努力營造和諧、信任的工作氛圍有助于工作良性開展，保持良好積極的心態(tài)，在一定程度上提高了工作效率。另外通過和經(jīng)驗豐富的教務(wù)秘書交流，經(jīng)常瀏覽兄弟院校網(wǎng)站或電話聯(lián)系，探討在教學(xué)管理方面好的做法，為今后工作突破創(chuàng)新提供寶貴的經(jīng)驗。

6.處理文字、書寫表達能力。

教務(wù)秘書在工作中要經(jīng)常起草有關(guān)通知、新聞報道、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等，這就需要其具備一定的文字寫作能力。提高寫作能力除了平時要多看、多寫、多練、反復(fù)錘煉外，還要熟悉各類公文基本格式和規(guī)范。如果在文字寫作方面能力有所欠缺，則勢必會影響到工作效率。

7.檔案收集、整理和利用。

教務(wù)秘書要樹立檔案意識，對教學(xué)過程中原始資料要及時收集、整理，保證檔案的原始性和真實性。

第一，常規(guī)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的歸檔，根據(jù)教育部本科教學(xué)評估的要求，各高校制定了相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案文件，教務(wù)秘書須認(rèn)真研讀文件，根據(jù)學(xué)校要求及時整理和歸檔常規(guī)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案如考卷、畢業(yè)論文和實習(xí)材料等。

第二，加強電子化信息收集和整理，平時要善于積累、整理有關(guān)電子教學(xué)檔案，如對學(xué)生獲獎、獲得項目、發(fā)表論文等信息可按類別、按年度進行匯總。當(dāng)學(xué)院在申報各類教學(xué)項目時，需要近幾年材料時只需打開文件夾調(diào)出相關(guān)內(nèi)容即可，這時就會深深體驗到電子檔案的重要性，把工作做在平時，關(guān)鍵時候高水平發(fā)揮工作效率。

還有一點值得注意的是電子資料存檔，可按不同時間、不同儲存介質(zhì)進行備份，以防電腦出問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

8.創(chuàng)新意識的培養(yǎng)。

只有不斷創(chuàng)新，才能求得發(fā)展。教務(wù)秘書不能陷于繁雜的事務(wù)性的日常工作，只顧埋頭干事，一成不變地、重復(fù)性地開展工作。必須從繁瑣的教學(xué)事務(wù)中不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合工作實際，在看似機械的工作中尋求突破，努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法，創(chuàng)造性地開展工作，切實提高工作效率。例如教務(wù)秘書在安排教學(xué)任務(wù)時，創(chuàng)新地在備注欄標(biāo)注什么時間段不安排課，小小不經(jīng)意的創(chuàng)新可達到事半功倍的效果，通過此創(chuàng)新可有效避免在安排教師課表時需和教師溝通哪個時間段不安排教學(xué)任務(wù)，或者教師對安排課表不夠滿意，再進行課表調(diào)整，重復(fù)勞動，降低了工作效率。

總之，教務(wù)秘書要牢記“立足本職、勤于思考、開拓創(chuàng)新、提升效率”這條準(zhǔn)則，在教學(xué)管理實踐過程中，善于積累經(jīng)驗，掌握科學(xué)有效的辦事方法，有針對性地完善自我，推動學(xué)院教學(xué)管理工作邁向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化更新教學(xué)觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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