吳曉琴

[摘要] 人力資源信息化管理是以人事檔案為基礎(chǔ)建立的人才信息化管理服務(wù)平臺(tái)，通過系統(tǒng)功能對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及處理，獲得相關(guān)參數(shù)于預(yù)測(cè)組織人力資源需求，繼而做出人力需求計(jì)劃和有效的人力調(diào)配，使人力經(jīng)常保持在最佳比例，從而實(shí)現(xiàn)組織壯大與個(gè)人能力發(fā)展的管理者戰(zhàn)略方法。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案； 人力資源信息化管理； 作用

[中圖分類號(hào)] F272.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0066- 02

高校人力資源信息化管理是科學(xué)管理人才的重要手段，是人事工作質(zhì)量水平上臺(tái)階的必然選擇。在高校的干部師資隊(duì)伍建設(shè)中，人事檔案是選人用人的有效憑證，是人力資源合理配置并讓人力價(jià)值最大限度予以體現(xiàn)的載體依據(jù)。高校人力資源信息化管理是以人事檔案為基礎(chǔ)建立的人力資源信息化管理服務(wù)平臺(tái)，通過系統(tǒng)功能對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及處理，獲得相關(guān)參數(shù)是制訂人事管理方案的科學(xué)依據(jù)，如預(yù)測(cè)組織人力資源需求并做出人力需求計(jì)劃、招聘選擇人員并進(jìn)行有效組織和調(diào)配、考核績(jī)效并進(jìn)行有效激勵(lì)、結(jié)合組織與個(gè)人需要進(jìn)行有效開發(fā)以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)組織績(jī)效等。實(shí)施人力資源信息化管理能提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)起著積極的促進(jìn)作用。

1 人力資源信息化管理是時(shí)代發(fā)展要求

高校是人才聚集的地方，除培養(yǎng)人才、科學(xué)研究外承擔(dān)著服務(wù)社會(huì)的重要職能，因此人才信息和人力配置是關(guān)鍵，傳統(tǒng)的人事管理終將被發(fā)展拋棄而實(shí)施戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

（1） 高?？焖侔l(fā)展規(guī)模擴(kuò)大，人才引進(jìn)教師數(shù)不斷增加，人事管理愈加繁重，人力資源合理調(diào)配矛盾突出；再因受編制數(shù)限制下確保校內(nèi)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，編制外聘用人員將長(zhǎng)期存在，流動(dòng)中的人事檔案可能出現(xiàn)多頭現(xiàn)象，本單位建立的檔案信息可能斷裂不全，給人事管理特別是人事檔案管理帶來較大困難和壓力。因此，實(shí)施人力資源信息化管理是提高人事工作管理水平的必然選擇。

（2） 人力資源信息化程度是高校信息化建設(shè)水平的重要標(biāo)志。近年來，高校信息化建設(shè)在不斷完善和加強(qiáng)，但多數(shù)高校人力資源信息化建設(shè)還處于起步階段，內(nèi)容單一信息化程度較低，人才信息服務(wù)與社會(huì)需求存在較大距離，不僅抑制了檔案信息資源的有效利用，還抑制了高校人才資源快速服務(wù)社會(huì)需求時(shí)限，同時(shí)也丟失了個(gè)人能力與組織發(fā)展壯大的機(jī)會(huì)。人力資源信息化管理是將先進(jìn)的軟件與信息技術(shù)完美結(jié)合，以原始人事檔案為依據(jù)而建立的信息化管理服務(wù)平臺(tái)，讓檔案信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子保存與利用，優(yōu)化工作模式使人力資源管理從“事務(wù)型”向“戰(zhàn)略型”轉(zhuǎn)變，極大提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)整體上臺(tái)階。

2 人事檔案是人力資源信息化建設(shè)的核心內(nèi)容

2.1 人力資源信息化系統(tǒng)設(shè)置以人事檔案為依據(jù)

① 人力資源系統(tǒng)設(shè)置采用“框架加模塊”，框架是組成人力資源信息系統(tǒng)的支架，包括系統(tǒng)范圍、系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)總體流程、需求分析等。模塊是系統(tǒng)內(nèi)不同內(nèi)容板塊，是系統(tǒng)內(nèi)容主體；系統(tǒng)范圍是人事管理權(quán)限內(nèi)全部人員的基本信息及對(duì)信息的利用權(quán)限；系統(tǒng)總體流程是系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)走向；系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)是人力資源系統(tǒng)模塊的分布結(jié)構(gòu)。② 模塊也是構(gòu)成人力資源信息系統(tǒng)的多個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)涉及的內(nèi)容多、范圍廣，涵蓋了人事檔案全部?jī)?nèi)容。模塊包括：?jiǎn)T工基礎(chǔ)信息 、公招聘用、就業(yè)合同 、薪酬績(jī)效、培訓(xùn)管理、報(bào)表管理、人事異動(dòng)、統(tǒng)計(jì)查詢、預(yù)警分析、檔案管理等，各模塊內(nèi)容的綜合體就是一份完整的人事檔案。

2.2 各模塊內(nèi)容是人事檔案的具體呈現(xiàn)

在檔案管理模塊中，主要記錄職工的檔案去向及存放情況，包括在職和離職職工的檔案?jìng)鬟f記錄，檔案由何單位轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)去何單位及檔案?jìng)鬟f的原因等。在職工基礎(chǔ)信息管理模塊中，顯示教職工的履歷，職稱評(píng)聘，政治面貌，培訓(xùn)經(jīng)歷，勞動(dòng)合同，薪酬績(jī)效，職務(wù)變化，行業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)教師榮譽(yù)，如教學(xué)成果獎(jiǎng)、科技成果獎(jiǎng)、 教學(xué)名師、優(yōu)秀教師、科學(xué)技能、教育科研、論文著作、專家學(xué)科帶頭人等重要信息，這些信息分別是人事檔案一類至十類的內(nèi)容，是一份較完整的人事檔案再現(xiàn)。各模塊具有添加、修改和刪除功能，定期更新信息，信息更新的同時(shí)人事檔案也在不斷的豐富和發(fā)展。

2.3 提高檔案利用率體現(xiàn)檔案價(jià)值

人事檔案由人事部門建立和保存利用，屬個(gè)人享受國(guó)家所有的寶貴文獻(xiàn)，內(nèi)容信息涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)，在管理利用中必須遵守嚴(yán)格的管理制度，因此，檔案使用在一定范圍內(nèi)受到嚴(yán)格限制成為死檔。人力資源信息化管理將人事檔案信息科學(xué)合理地集合于系統(tǒng)各功能模塊中，信息內(nèi)容能及時(shí)得到添加、修改和更新，又能確保信息真實(shí)性和完整度，教職工能合理利用自己的信息，檔案利用率大幅提高。有的信息可通過職能部門提供，信息曲道可靠有保障且速度快，如科技類信息從科技處導(dǎo)入、教務(wù)類信息直接從教務(wù)處導(dǎo)入等，經(jīng)人事部門審核認(rèn)定后更新。信息利用體現(xiàn)以“人”為本，教職工通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，能聯(lián)網(wǎng)查詢、更新個(gè)人的基礎(chǔ)信息；院系各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能分別查詢、統(tǒng)計(jì)全院或本系教職工基礎(chǔ)信息等，提高信息利用率體現(xiàn)檔案價(jià)值。

3 人事檔案在人力資源信息化建設(shè)中的作用

3.1 人事檔案是人力資源信息化建設(shè)的原始支撐材料

人事檔案作為重要存儲(chǔ)器記載著人才重要信息，是高校人力資源的寶貴文獻(xiàn)。它歷史地、全面地記錄和反映個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、德、能、勤、績(jī)等表現(xiàn)及發(fā)展過程。通過它可以了解教職工過去，預(yù)測(cè)發(fā)展?jié)摿?，讓各具特長(zhǎng)人才各施其長(zhǎng)，最大限度地發(fā)揮人才效力；同時(shí)為組織人事部門選拔干部、制訂師資培訓(xùn)、人才隊(duì)伍建設(shè)等方案提供重要依據(jù)，是人力資源信息化建設(shè)的原始依據(jù)及載體支撐材料，沒有人事檔案就沒有可靠、可信、可用的人才信息值得利用。所以，人事檔案對(duì)人力資源信息化建設(shè)起著重要的保障作用。

3.2 實(shí)施人力資源信息化管理能提高高校社會(huì)核心競(jìng)爭(zhēng)力

高校不僅是培養(yǎng)人才的場(chǎng)所，也是專家學(xué)者匯集的地方。個(gè)人學(xué)術(shù)成功所取得的重大成果或成績(jī)，大都有著不凡的奮斗經(jīng)歷和艱辛的發(fā)展過程，在研究領(lǐng)域中取得突破性成績(jī)躍居國(guó)際或國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平，在行業(yè)或?qū)I(yè)領(lǐng)域中位居前列成為有影響力的高級(jí)專家或科學(xué)家，不僅是國(guó)家寶貴人才，也是高校發(fā)展不可缺少的棟梁。隨時(shí)間和社會(huì)發(fā)展，代代專家學(xué)者前仆后繼青出于藍(lán)而勝于藍(lán)，唯有人事檔案全面清楚記載著他們成長(zhǎng)發(fā)展及取得成績(jī)的全過程，人力資源信息化管理將高校的先進(jìn)文化和科研成果有效服務(wù)社會(huì)，對(duì)內(nèi)激勵(lì)教師們健康向上不斷奮進(jìn)努力做出新業(yè)績(jī)，對(duì)外能樹立高校形象增強(qiáng)社會(huì)核心競(jìng)爭(zhēng)力起著積極的促進(jìn)作用。

3.3 人事檔案能促進(jìn)人力資源合理配置

以人事檔案為基礎(chǔ)建立的人力資源信息化管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)功能對(duì)信息進(jìn)行分類、匯總、統(tǒng)計(jì)和分析處理，獲得的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為人才配備的科學(xué)依據(jù)，能有效對(duì)人力進(jìn)行科學(xué)分類、管理和使用，將長(zhǎng)期需求與眼前問題相結(jié)合進(jìn)行合理調(diào)配和規(guī)劃，如專業(yè)人才需求、學(xué)科結(jié)構(gòu)人力組合、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等不同情況的配備；根據(jù)人才能力和人才專業(yè)優(yōu)勢(shì)的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而選擇人，將人才配置到最能施展個(gè)人能力的崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)及主觀能動(dòng)性，使人盡其才；為避免人才堆積和學(xué)非所用現(xiàn)象，促進(jìn)在組織內(nèi)部進(jìn)行部門之間、院系之間、專業(yè)之間人才合理有序地流動(dòng)，快速為各部門、各專業(yè)學(xué)科發(fā)展需要合理配置人力，以實(shí)現(xiàn)人事管理目標(biāo)。

3.4 人事檔案促進(jìn)人力資源需求預(yù)測(cè)科學(xué)化

高校規(guī)模迅速發(fā)展是影響人力資源需求的主要因素，人事部門對(duì)人力現(xiàn)狀進(jìn)行有效合理分析、合理調(diào)配，有效的人事檔案是提供分析當(dāng)前組織內(nèi)部人力資源狀況是否符合組織變革與發(fā)展需要的憑證，并對(duì)制訂科學(xué)的人力資源管理計(jì)劃或人才調(diào)配實(shí)施方案起著決策性的指導(dǎo)作用。反之，脫離人事檔案支撐而提出的人力資源需求預(yù)測(cè)信息是沒有客觀依據(jù)的，其結(jié)果必然是不科學(xué)而盲目無用的。

總之，高校人事檔案與人力資源信息化管理關(guān)系密切。人事檔案是人力資源信息化管理過程中采集信息的有效載體，也是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、管理人才的唯一憑證。沒有人事檔案作為保障就沒有人力資源信息化建設(shè)和使用，也不可能做出人才需求科學(xué)預(yù)測(cè)和人力資源合理調(diào)配方案；離開人力資源信息化管理的人事檔案，其檔案有效利用率較低，檔案價(jià)值不能充分得到體現(xiàn)。人力資源信息化管理與人事檔案管理具有互相促進(jìn)，互為發(fā)展作用，人力資源合理配置能促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化制度化；而人事檔案的科學(xué)化管理，能推動(dòng)人力資源信息化內(nèi)容更豐富、服務(wù)更加全面，科學(xué)預(yù)測(cè)和科學(xué)管理人才更加精準(zhǔn)，最終達(dá)到人盡其才、科學(xué)用人的目的。

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