錢曉瀾

摘要：中外合作辦學(xué)是一項新興的辦學(xué)模式，但任何學(xué)校的建設(shè)都離不開文檔管理這樣重要的基礎(chǔ)工作。作為高等院校教務(wù)管理的重要組成部分，文檔管理的好壞直接影響著高校教學(xué)評估的結(jié)果，對高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。本文通過對中外合作辦學(xué)中的文檔管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行簡要的分析并提出改進(jìn)建議，從而使中外合作辦學(xué)之路越走越寬敞，可持續(xù)發(fā)展下去。

關(guān)鍵詞：中外合作辦學(xué)；文檔管理；課程文檔

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）52-0034-03

隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和成功加入了世界貿(mào)易組織，經(jīng)濟(jì)國際化程度越來越高，對國際復(fù)合型人才的需求量也越來越大。正是在這樣的背景和形勢下，中外合作辦學(xué)項目應(yīng)運(yùn)而生。中外合作辦學(xué)是近十多年來一項新興的辦學(xué)模式，是中外優(yōu)質(zhì)教育資源強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手、合作創(chuàng)辦的一條國際化教育的特色之路，也是我國現(xiàn)有高等學(xué)歷教育的重要補(bǔ)充。與常規(guī)大學(xué)相比有其獨(dú)特的教學(xué)模式、管理方式和人才培養(yǎng)規(guī)律，而文檔管理工作在中外合作辦學(xué)中有著不可或缺的重要地位和作用。

一、中外合作辦學(xué)的文檔管理的特殊性

1.文檔管理的內(nèi)容。作為中外合作辦學(xué)教務(wù)管理的一個重要組成部分，文檔管理既是一項煩瑣的應(yīng)用性日常事務(wù)工作，同時又是一項非常重要的教學(xué)信息資料匯集歸檔工作。中外合作辦學(xué)的文檔管理有其特殊性，這里主要指的是課程文檔的管理。在中外合作辦學(xué)過程中，為保證教學(xué)質(zhì)量，根據(jù)外方合作院校要求，每學(xué)期結(jié)束后，要求每一位任課老師將本學(xué)期所授課程整理出一些資料作為課程文檔歸檔，內(nèi)容包括學(xué)生平時考勤表、綜合成績單、成績分析評價表、教師簡歷表、教學(xué)日歷、教學(xué)大綱和學(xué)生的期中、期末考卷挑選好中差各一份（或平時作業(yè)或課題研究報告或工科實(shí)驗(yàn)報告好中差各一份，或者還可以附上空白試卷和標(biāo)準(zhǔn)答案等）。所有上述材料均用英文填寫，試卷是教師用英文出題而學(xué)生用英文答題。每學(xué)期期末考試結(jié)束后規(guī)定任課老師及時批改試卷，填報成績單，將課程文檔所需的各項資料整理好后交給文檔管理員。綜上所述，課程文檔是一項綜合性的教學(xué)檔案，它能綜合反映教師的教學(xué)態(tài)度、教學(xué)水平、教研成果等，可以從中了解學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)情況等，并可作為考核教師教學(xué)水平的重要依據(jù)之一。

2.文檔管理在中外合作辦學(xué)教務(wù)管理中的重要地位。國家教委辦公廳1994年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確提出：“高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評估的重要內(nèi)容之一。”①文檔管理是中外合作辦學(xué)的重要基礎(chǔ)工作。課程文檔是一種特殊的檔案，它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而積累，承載了大量的教學(xué)、科研、管理信息，具有顯著的科學(xué)性、文化性、權(quán)威性和很強(qiáng)的憑證作用，是研究和了解一個中外合作辦學(xué)項目建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)。②文檔管理是教務(wù)管理的重要組成部分，為教學(xué)管理形成必需的資料積累，為教學(xué)評估提供第一手資料，為內(nèi)部管理和外部監(jiān)督提供有效依據(jù)或憑證，從而促使教學(xué)的健康發(fā)展。③課程文檔是中外合作辦學(xué)項目的重要智力資產(chǎn)，文檔內(nèi)容具有其特定和持續(xù)的價值，這種價值在共享、檢索、分析等使用過程中得以體現(xiàn)價值和擴(kuò)大效應(yīng)，是中外合作辦學(xué)重要的文獻(xiàn)資料。④文檔管理的對象是教師和學(xué)生，涉及教學(xué)大綱和教學(xué)日歷等。教師根據(jù)教學(xué)大綱選擇相應(yīng)的教學(xué)內(nèi)容，以保證專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。中外合作辦學(xué)的教學(xué)大綱由國外合作院校提供，根據(jù)大綱上指定的教材和學(xué)時安排教學(xué)。教學(xué)日歷是文檔管理中的一項重要內(nèi)容，主要反映教師的整個教學(xué)規(guī)劃和內(nèi)容安排，教師一般根據(jù)教學(xué)大綱、教材內(nèi)容、課時安排及時間進(jìn)度等提前進(jìn)行課堂教學(xué)的規(guī)劃，在實(shí)際教學(xué)過程根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整，以保證教學(xué)內(nèi)容的有效性、完整性和科學(xué)性。

二、當(dāng)前文檔管理中存在的主要問題

1.上交文檔不及時，文檔質(zhì)量不高。有的教師歸檔意識差，平時沒有整理資料的習(xí)慣，到交文檔的時候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴(yán)重地影響了文檔質(zhì)量。

2.教學(xué)日歷馬虎，沒有創(chuàng)新意識。教學(xué)日歷是課程文檔中的一項重要內(nèi)容，主要考察教師一周的教學(xué)任務(wù)安排，要求教師把每周所教的內(nèi)容和要達(dá)到的教學(xué)效果簡明扼要地用英文表達(dá)清楚。有的教師對教學(xué)日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節(jié)，而沒有具體的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目標(biāo)及具體的實(shí)施計劃，從中根本看不出學(xué)生這個學(xué)期要學(xué)到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學(xué)生的進(jìn)步。有的教師每年教同一門課，結(jié)果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實(shí)試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識外，更要綜合測試一下學(xué)生分析問題、解決問題的能力。每一年的形勢都有發(fā)展和變化，所以教學(xué)內(nèi)容和試卷也必須相應(yīng)地變化。

4.成績單評分隨意，不符合管理的嚴(yán)肅性。成績單的考核標(biāo)準(zhǔn)一般由管理人員根據(jù)教學(xué)大綱上的考核要求制訂，由于教學(xué)大綱由國外合作院校制訂，考試（Test）的次數(shù)相對頻繁，這對中國學(xué)生來說并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數(shù)而改為課堂測試（Quiz）或作業(yè)（Assignment）的形式來彌補(bǔ)，給學(xué)生更多的發(fā)揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-term Test），把其占有比例增加到平時考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（Final Exam）都取消，而全部以作業(yè)的形式來打分，使學(xué)生的成績來得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機(jī)房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語課程、研討會、技術(shù)論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒有建立文檔，這時也要用盡可能多的資料說明如何完成目標(biāo)和進(jìn)行測試的。有的課程比如電子商務(wù)、電算會計系統(tǒng)、財務(wù)管理計算機(jī)應(yīng)用等課程是在機(jī)房上的，通過在電腦上安裝相應(yīng)的軟件指導(dǎo)學(xué)生完成所有的作業(yè)和考試，所以相應(yīng)的文檔資料就比較欠缺。

三、加強(qiáng)文檔管理工作的措施

1.做好宣傳和普及工作，強(qiáng)化歸檔意識，提升文檔質(zhì)量。由于人們對文檔管理的重要性認(rèn)識不足，往往造成文檔管理的邊緣化，不被重視。文檔管理人員要積極做好宣傳和普及工作，讓更多的人意識到檔案工作的重要性，支持文檔工作，形成良性循環(huán)。課程文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)和工作成果的總結(jié)，文檔管理人員必須遵循“事前指導(dǎo)，事中監(jiān)督鑒別、檢查審核，事后整理、歸檔”的工作流程，以確保文檔的質(zhì)量，尤其對新任課的教師來說，做好事前指導(dǎo)工作十分重要，他們可以借閱以前的文檔進(jìn)行參考。針對平時疏忽整理而臨時匆忙應(yīng)付的情況，可以采取“預(yù)存檔”的方法，工作落實(shí)在平時，把教學(xué)計劃、個人簡歷以及平時的考試和作業(yè)等選取三份（好中差各一份）先行放入檔案袋中，到了期末只要選取期終考試的好中差樣卷三份并填寫好成績分析評價表，最后再仔細(xì)檢查一遍交給文檔管理人員，這樣就可以起到事半功倍的效果。文檔質(zhì)量的好壞會給后人以示范效應(yīng)，好的示范會帶動后來者做的文檔質(zhì)量越來越高，而不好的示范則起到相反作用。

2.樹立與時俱進(jìn)的服務(wù)意識，加強(qiáng)創(chuàng)新意識，提升文檔管理人員的素質(zhì)。文檔管理人員必須積極、主動、有意識地從多渠道收集有價值的檔案資料，時刻關(guān)注學(xué)院發(fā)展的最新動態(tài)，牢固樹立及時立卷歸檔的意識。文檔管理人員同時還要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提供高效、便利、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使教職工從利用檔案信息的親身經(jīng)歷中認(rèn)識到檔案工作的重要性，消除對檔案工作的偏見和誤解。

3.依靠領(lǐng)導(dǎo)支持，健全和完善文檔管理制度。檔案工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，文檔管理人員必須及時主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)的批評和建議，努力把工作做得更有序、更科學(xué)、更系統(tǒng)、更規(guī)范。同時健全文檔管理制度，完善借閱制度。

4.建立內(nèi)部審核制度，建立并完善激勵機(jī)制。由教務(wù)部管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)組成內(nèi)部審核小組，對課程文檔進(jìn)行一年一度的仔細(xì)審核，分別召開外教會議和中教會議，對優(yōu)秀文檔進(jìn)行表彰，并給予一定的獎勵，使每位教師更加重視文檔工作，從而不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

5.開展文檔管理研討會，開拓管理思路。文檔管理工作需要管理人員和教師之間的相互配合才能完成得好。召開教師座談會，大家獻(xiàn)計獻(xiàn)策，探討課程文檔管理方面的問題，由教學(xué)經(jīng)驗(yàn)豐富的老師對教學(xué)大綱提出適當(dāng)?shù)男薷囊庖?，并與外方商討如何進(jìn)行改進(jìn)，以便更有利于中國學(xué)生的學(xué)習(xí)。

6.學(xué)習(xí)先進(jìn)管理手段，提高工作效率?，F(xiàn)代信息化手段越來越發(fā)達(dá)，將文檔管理的某些常規(guī)資料納入教務(wù)信息管理系統(tǒng)的平臺，可以減輕工作量、減少紙張浪費(fèi)、方便教師自行下載，極大地提高了工作效率，使中外合作辦學(xué)的文檔管理工作更加適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化管理。

常言道：細(xì)節(jié)決定成敗。管理無定式，事事皆學(xué)問。作為一項心思縝密的工作，文檔管理是中外合作辦學(xué)中的一種不可或缺的教務(wù)管理手段，高等教育國際化給高校人才體系、培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)模式帶來了一系列的變化，探索一種適應(yīng)新形勢和新挑戰(zhàn)的文檔管理手段勢在必行，以使中外合作辦學(xué)可持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展下去。

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