王宇寰

摘要：會(huì)計(jì)分錄是會(huì)計(jì)工作中的一個(gè)重要的信息記錄，是將每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開支與收入以借貸的形式記錄下來作為會(huì)計(jì)依據(jù)的主要手段，是每筆賬目的具體明細(xì)。因此，做好會(huì)計(jì)分錄的編制是非常重要的，若會(huì)計(jì)分錄編制混亂，必將會(huì)給會(huì)計(jì)工作的開展帶來很大影響。而在當(dāng)前信息時(shí)代下的會(huì)計(jì)工作中，除了傳統(tǒng)的手工記賬之外，還需要以電算化會(huì)計(jì)的方式進(jìn)行賬戶收支記錄。那么如何才能做好電算化會(huì)計(jì)中會(huì)計(jì)分錄的編制呢？以下本文就來詳細(xì)探討這一問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)分錄；編制方法；賬戶收支

與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)分錄相比，電算化會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)分錄編制原則與之相同，都是依照“有借必有貸，借貸必相等”的編制原則進(jìn)行記錄。但就會(huì)計(jì)分錄的編制方法以及存儲(chǔ)方式上，電算化會(huì)計(jì)還是與手工記賬有著很大區(qū)別的。這主要取決于會(huì)計(jì)電算化是需要利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄的。因此一些數(shù)據(jù)與信息需要經(jīng)過一定的變換，才能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所接收，從而實(shí)現(xiàn)正確的會(huì)計(jì)信息錄入，避免會(huì)計(jì)信息失真的現(xiàn)象發(fā)生。

由于會(huì)計(jì)分錄是記錄會(huì)計(jì)活動(dòng)的主要依據(jù)，也是最直觀明了的記錄，因此在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)，必須要做到賬證相符，記錄清晰，有據(jù)可依。在以往的手工環(huán)境中，會(huì)計(jì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄編制時(shí)，能夠通過人腦分析直接以不同的顏色在規(guī)定的欄目下記錄借貸信息，尤其是一些需要用紅字記錄的會(huì)計(jì)信息中，會(huì)計(jì)分錄更是需要以相反的顏色將信息記錄在相反的欄目下。而在電算化的會(huì)計(jì)分錄編制中，電腦則不會(huì)對(duì)信息進(jìn)行分辨后記錄以正確的字體記錄到正確的目錄下，這就會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

例如在會(huì)計(jì)記錄中，期間費(fèi)用類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時(shí)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用帳戶時(shí)，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳準(zhǔn)備”是按照“應(yīng)收帳款” 期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準(zhǔn)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款” 期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“管理費(fèi)用”，傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)分錄如下：

借：壞帳準(zhǔn)備× × ×

貸：管理費(fèi)用× × ×

會(huì)計(jì)人員根據(jù)這個(gè)會(huì)計(jì)分錄登記“管理費(fèi)用” 明細(xì)帳時(shí)，由于“管理費(fèi)用”是借方分析式多欄帳且平時(shí)不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會(huì)計(jì)人員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“管理費(fèi)用” 相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會(huì)計(jì)中，計(jì)算機(jī)記帳不可能象人腦那樣分析，它會(huì)毫不猶豫地登記到“管理費(fèi)用” 相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機(jī)器登記的管理費(fèi)用借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會(huì)計(jì)報(bào)表編制的正確性。究其原因，是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不規(guī)范處理所致。會(huì)計(jì)人員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會(huì)計(jì)分錄變換成如下分錄，就不會(huì)出現(xiàn)上述問題。

借：管理費(fèi)用×× ×（紅字）

貸；壞帳準(zhǔn)備×××（紅字）

另外，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，對(duì)于費(fèi)用沖減會(huì)計(jì)分錄的編制也是一個(gè)容易引起錯(cuò)誤的地方。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)分錄編制中，沖減費(fèi)用的會(huì)計(jì)分錄是以貸記某費(fèi)用賬戶的方式記錄。例如在企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中，賈某出差回來后向財(cái)務(wù)退回了1000塊錢差旅費(fèi)。此時(shí)若以手工方式記賬，會(huì)計(jì)分錄應(yīng)當(dāng)編制如下：

借：現(xiàn)金1000

貸：管理費(fèi)用1000

而在電算化的會(huì)計(jì)分錄編制中，則不能直接以這種方式反映在計(jì)算機(jī)上，在此情況下，可以采取兩種記錄方法來正確處理沖減費(fèi)用的會(huì)計(jì)分錄編制問題。第一種方法是紅字沖銷費(fèi)用支出數(shù)和現(xiàn)金支出數(shù)；第二種方法是在借方用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，再用藍(lán)字在貸方記錄現(xiàn)金的增加數(shù)。其會(huì)計(jì)分錄的表示方法分別為：

借：管理費(fèi)用—1000

貸：現(xiàn)金—1000

或

借：管理費(fèi)用—50

貸：現(xiàn)金50

但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，采用第一種對(duì)沖減費(fèi)用進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)分錄編制，是需要有一定的前提條件的，若不能在這些條件下使用第一種編制方式，就極易引起賬目混亂，帳證不符的現(xiàn)象，使得會(huì)計(jì)信息不符合實(shí)際。其前提條件是的前提條件是該單位采用的是記帳憑證不分類且記帳憑證格式統(tǒng)一。如果記帳憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類的話，那么這張記帳憑證只能是付款憑證格式（貸記現(xiàn)金），填制付款憑證肯定讓人費(fèi)解。再說，各單位都很重視貨幣資金，尤其是現(xiàn)金，有的單位仍然要求出納每天手工登記現(xiàn)金日記帳，根據(jù)這張付款憑證登記現(xiàn)金，日記帳，是登記到借方（藍(lán)字）還是登記到貸方（紅字）呢？登記到借方，導(dǎo)致帳證方向不一致；登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，雖然是紅字，也讓人難以理解。那么如何才能防止這種現(xiàn)象的發(fā)生呢？筆者以為，我們?cè)谶@類賬目的會(huì)計(jì)分錄編制中可以引入一種會(huì)計(jì)過渡科目，來輔助完成電算化會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)分錄編制。過渡科目的具體使用方法筆者會(huì)在后文介紹，在此處就不多加敘述。

在實(shí)際的電算化會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中，還常常會(huì)遇到一些需要在賬戶之間互相調(diào)整而產(chǎn)生的會(huì)計(jì)活動(dòng)，這些會(huì)計(jì)活動(dòng)會(huì)計(jì)分錄編制也是一個(gè)非常容易出錯(cuò)的問題。例如，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，某單位的生產(chǎn)機(jī)械的額定折舊費(fèi)為5000，原本是把這筆折舊費(fèi)算在生產(chǎn)成本中，但現(xiàn)在對(duì)其進(jìn)行了調(diào)整，要將這筆費(fèi)用調(diào)到制造費(fèi)用中去，這樣一來，在會(huì)計(jì)分錄中就需要把“生產(chǎn)成本-折舊費(fèi)”調(diào)整到“制造費(fèi)用-折舊費(fèi)”中去，若按照以往的紙質(zhì)會(huì)計(jì)分錄編制方法，一般都是以下述方法來編制，即：

借：制造費(fèi)用-折舊費(fèi)5000

貸：生產(chǎn)成本-折舊費(fèi)5000

但通常在會(huì)計(jì)分錄中，生產(chǎn)成本這項(xiàng)會(huì)計(jì)分錄的編制多為多欄式賬，并非單單只有這一項(xiàng)，若在借方直接將折舊費(fèi)歸為制造費(fèi)用，那么生產(chǎn)成本這一項(xiàng)的賬面必然會(huì)與單證不相符，出現(xiàn)帳證不一致的局面，給會(huì)計(jì)的管理工作帶來一定困難。因此，為了能夠確保帳證一致，有些會(huì)計(jì)人員會(huì)采用以下這種會(huì)計(jì)分錄的編制方法來進(jìn)行編制：

借：制造費(fèi)用一折舊費(fèi)5000

生產(chǎn)成本一折舊費(fèi)5000（紅字）

貸：任意科目0

這種編制方法與上述的第二種編制方法差不多，即將貸方的賬戶發(fā)生額為0的情況下省略貸方的記錄，但事實(shí)上，這是一種錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)分錄編制方法，其違背了會(huì)計(jì)分錄編制的一些編制原則，首先不符合借貸記賬法的記賬規(guī)則，即借貸雙方必須都要具備，不可只有一方。其次不符合計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)分錄軟件的編制要求，在電算化會(huì)計(jì)記賬中，科目都是已經(jīng)由軟件定制好的，明細(xì)賬目中貸方為0是不符合要求的。

我國(guó)財(cái)政部在1 994年6月30日發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十五條的第（四）款明確規(guī)定： “正在輸入的記帳憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”，也就是說所有已經(jīng)通過財(cái)政部門評(píng)審的會(huì)計(jì)核算軟件，都不可能違反上述規(guī)定，都會(huì)既有借方科目又有貸方科目，否則財(cái)政部門不可能同意使用這種軟件的企業(yè)擺脫手工記帳，因此在電算化會(huì)計(jì)中不能編制僅有借方或僅有貸方的會(huì)計(jì)分錄，會(huì)計(jì)核算軟件不接受這種分錄，但可以編制借方或貸方為任意會(huì)計(jì)科目，同時(shí)金額為零的會(huì)計(jì)分錄。計(jì)算機(jī)記帳是根據(jù)科目編碼記帳的，所以“任意科目” 明細(xì)帳必然記載有金額為零的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在會(huì)計(jì)上是沒有存在必要的。

為了避免上述情況的發(fā)生，筆者認(rèn)為正確的做法是借用一個(gè)過渡帳戶，如“其他應(yīng)付款 過渡”帳戶，通過編制兩張記帳憑證來解決。如在上述例子中的會(huì)計(jì)分錄就可以編制如下：

借：制造費(fèi)用-折舊費(fèi)5000

貸：其他應(yīng)付款-過渡5000

借：生產(chǎn)成本-折舊費(fèi)5000（紅字）

貸：其他應(yīng)付款-過渡5000（紅字）

這樣一來，在登帳時(shí)“制造費(fèi)用”、“生產(chǎn)成本” 帳戶肯定沒有問題，過渡帳戶貸方也立即抵銷，從道理上講，也沒有問題，只是增加了記帳憑證的數(shù)量。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)以后，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)，既要遵循會(huì)計(jì)理論本身要求，又要考慮電算化會(huì)計(jì)軟件的要求，這些要求往往同手工習(xí)慣做法是不一樣，甚至是相互矛盾的，有些習(xí)慣做法本身是不正確、不規(guī)范的，會(huì)計(jì)人員需要結(jié)合會(huì)計(jì)理論和電算化會(huì)計(jì)的知識(shí)進(jìn)行修正，以適應(yīng)不斷發(fā)展的會(huì)計(jì)信息化的需要。同時(shí)要求在電算化會(huì)計(jì)中，對(duì)于賬會(huì)計(jì)分錄編制時(shí)，不但要遵守會(huì)計(jì)本身的各種要求與規(guī)范，還必須要符合電算化會(huì)計(jì)對(duì)其提出的要求，以正確的方式利用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件來進(jìn)行賬目記錄，保證會(huì)計(jì)信息的正確與完整。

參考文獻(xiàn)：

[1]桂良軍：電算化會(huì)計(jì)中會(huì)計(jì)分錄的編制[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化. 2001（04）.

[2]周其林：費(fèi)用沖減會(huì)計(jì)分錄在會(huì)計(jì)電算化中的處理辦法[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化.2000（10）.