陸洋

科研單位辦公室是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)指揮開展工作的指揮中心，擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。也是對(duì)內(nèi)、 外機(jī)構(gòu)與個(gè)人服務(wù)的 “窗口”。新形勢(shì)下，我們需要針對(duì)科研單位辦公室工作的新特點(diǎn)，加強(qiáng)科研單位辦公室管理的科學(xué)化，從而切實(shí)提高辦公室工作效率，更好地服務(wù)于科研單位。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

◎新形勢(shì)下科研單位辦公室管理的重要性

隨著我國(guó)科研投入力度的增加以及科研體制改革的不斷深入，科研院所面臨內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了重要變化。尤其是在人才培養(yǎng)、運(yùn)行機(jī)制以及科研服務(wù)等方面都發(fā)生重大改變。辦公室作為綜合職能部門，在科研單位管理系統(tǒng)中擔(dān)負(fù)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用，是上情下達(dá)的樞紐，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁。目前，科研單位工作的日益復(fù)雜化和多樣化，給辦公室管理工作帶來(lái)一定的壓力和困難。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及到方方面面，既有文秘工作、日常事務(wù)處理，也有宣傳、調(diào)研、為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策等工作，很多工作都是關(guān)乎到科研單位的日常經(jīng)營(yíng)效果，關(guān)乎到單位職工的切身利益，如果出現(xiàn)差錯(cuò)將給科研單位的正常運(yùn)行以及員工的切身利益帶來(lái)嚴(yán)重影響。同時(shí),科研單位的領(lǐng)導(dǎo)決策也日益由單純的經(jīng)驗(yàn)決策向民主化、科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變，辦公室在與科研單位政務(wù)工作中的作用將日益凸顯，這一切因素都給現(xiàn)代科研單位辦公室管理工作提出了越來(lái)越高的要求。因此，辦公室作為科研單位的輔助決策部門，要改變過(guò)去重在“辦事”的想法和做法，把服務(wù)于全局的中心工作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，盡快實(shí)現(xiàn)從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變, 積極地參與政務(wù)管理，主動(dòng)幫領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，成為民主決策、科學(xué)決策、服務(wù)科研的智囊團(tuán)，對(duì)科研單位政令暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)有序以及工作效率和工作質(zhì)量的提高做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

◎科研單位辦公室科學(xué)化管理的措施

通過(guò)多年的工作實(shí)踐筆者體會(huì)到, 科研單位辦公室科學(xué)化管理思維不僅要體現(xiàn)在管理理念與服務(wù)意識(shí)上，更重要的也要體現(xiàn)在管理手段以及管理方法上，唯有如此，才能真正將科研單位辦公室管理工作提上一個(gè)臺(tái)階，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，下面本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

（一）提高服務(wù)意識(shí)，注重服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室作為科研單位綜合協(xié)調(diào)和管理樞紐的職能部門,承擔(dān)的工作多而雜，大量的工作都是周而復(fù)始、瑣碎繁雜的重復(fù)性勞動(dòng),例如文稿的審核把關(guān)、報(bào)告撰寫、信息調(diào)研、會(huì)務(wù)的籌備管理、科研項(xiàng)目的論證、反饋信息、事務(wù)的查辦催辦、進(jìn)展評(píng)估、結(jié)果考核、來(lái)信來(lái)訪、服務(wù)接待等，以及為領(lǐng)導(dǎo)的決策提建議、當(dāng)參謀等一系列管理活動(dòng)。這些工作看似都是不起眼的平淡的工作，但卻可以體現(xiàn)出辦公室工作人員的工作質(zhì)量和效率，需要高度的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感。作為科研單位辦公室工作人員要把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，在具體的工作中首先要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，認(rèn)認(rèn)真真地做好科研管理的大事小情。凡事想的遠(yuǎn)一點(diǎn),謀的深一點(diǎn), 由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)，由單一服務(wù)向全面服務(wù)，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想,更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供素材，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。其次，要逐步實(shí)現(xiàn)由事務(wù)型服務(wù)向政務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。做好辦公室管理工作就要在“謀”字上下工夫，幫助領(lǐng)導(dǎo)在科研項(xiàng)目申報(bào)、科研課題的檢查、結(jié)題以及科研獎(jiǎng)勵(lì)政策的制定、科研技術(shù)成果的推廣等方面提出自己的思路和看法，準(zhǔn)確把握科研動(dòng)態(tài)，合理制定科研單位的發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，合理調(diào)控內(nèi)部資源，為領(lǐng)導(dǎo)把好工作程序關(guān)、文件質(zhì)量關(guān)和依法行政關(guān)。只有這樣,辦公室的服務(wù)工作才能做好,才能跟得上不斷進(jìn)步和發(fā)展的需要。

（二）實(shí)現(xiàn)辦公室管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化

科學(xué)的管理能力是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的內(nèi)在基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)向社會(huì)經(jīng)濟(jì)各個(gè)領(lǐng)域的全面滲透, 對(duì)科研單位辦公室管理產(chǎn)生了巨大的影響。信息化的發(fā)展從根本上改變了科研單位辦公室的管理手段和思維方式, 科研單位辦公室管理已由傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代自動(dòng)化辦公模式的轉(zhuǎn)變，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為代表的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為科研院所辦公室管理不斷的創(chuàng)新?？蒲袉挝晦k公室管理已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方法，以提高工作效率和工作質(zhì)量為目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助工作人員運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管理工作，辦公室在發(fā)布日常信息時(shí)可以在辦公室網(wǎng)站主頁(yè)上進(jìn)行發(fā)布，點(diǎn)開網(wǎng)站就可以獲得即時(shí)信息。還可以利用電力郵件、討論組等方式進(jìn)行定點(diǎn)發(fā)送，提高了信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息的互動(dòng)、多向和及時(shí)交流，提高了工作的效率和工作質(zhì)量。 因此對(duì)于辦公室工作人員而言，要迎合網(wǎng)絡(luò)化辦公的需要，提高信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、水平。而且科研單位辦公室經(jīng)常需要從大量的眾多的網(wǎng)絡(luò)科研信息中搜集整理甄選出有價(jià)值的信息，給領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，這就需要加強(qiáng)信息專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，通過(guò)不斷的自我學(xué)習(xí)和參加培訓(xùn)，提高自身的信息搜集能力和整理分析能力，從而能夠?yàn)榭蒲袉挝活I(lǐng)導(dǎo)和科研工作者提供更加有價(jià)值的各類信息資源。

（三）建立和完善科研單位辦公室規(guī)章制度

規(guī)章制度的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)有效管理的航標(biāo)，科研單位建立行之有效的各項(xiàng)規(guī)章制度，是提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量的首要保證。沒有規(guī)矩、不成方圓。科研單位辦公室工作繁雜瑣碎，承擔(dān)著大量事務(wù)性工作，而且突發(fā)性、臨時(shí)性工作相當(dāng)多，如文稿印制、電話通知、會(huì)務(wù)組織、來(lái)賓接待等。一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，將對(duì)單位的形象造成不好的影響。而只有完善的管理制度和業(yè)務(wù)流程的制定才能保證所有的工作有條不紊的進(jìn)行。因此，作為科研單位，應(yīng)該不斷健全科研管理制度，通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)，做到責(zé)任明確、程序合理，在科研管理領(lǐng)域涉及的諸如科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)、學(xué)術(shù)期刊和專著定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，以及學(xué)術(shù)論文、專著、專利、成果管理等方面都建立規(guī)范的辦文、辦事、辦會(huì)等各方面的工作流程。事實(shí)證明，只有做到按制度辦事、靠制度管人，形成有序的運(yùn)行機(jī)制，才能保證辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，重視制度創(chuàng)新后的落實(shí)，研究、制定開展工作所必需的管理、引導(dǎo)、處罰及獎(jiǎng)勵(lì)等制度，發(fā)揮其對(duì)科研人員的約束和激勵(lì)作用，提高科研成果產(chǎn)出的可靠性。

（四）把握平衡技巧、理順各種關(guān)系

科研單位辦公室工作涉及到方方面面，需要與各個(gè)部門、上級(jí)以及業(yè)務(wù)相關(guān)單位打交道，協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項(xiàng)極為重要的工作。辦公室工作人員需要把握平衡技巧，發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，統(tǒng)一各個(gè)部門的認(rèn)識(shí)和步調(diào)，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)和整體效益。協(xié)調(diào)工作說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)卻很難，主要掌握幾個(gè)原則，一是要站在領(lǐng)導(dǎo)的位置上思考問題，幫助領(lǐng)導(dǎo)出更多的時(shí)間用于關(guān)鍵事務(wù)的掌控。要站在科研人員的角度考慮問題，為科研人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，幫助科研人員解決生活中遇到的苦難和難題，充分調(diào)動(dòng)科研人員的工作積極性和主動(dòng)性。多征求科研人員的意見，做到實(shí)事求是，客觀公正，從而提高科研效率和成果。站在整個(gè)科研單位的角度與業(yè)務(wù)相關(guān)單位打交道，維護(hù)科研單位形象，把綜合平衡工作作為辦公室的一項(xiàng)重要職能。

◎結(jié)語(yǔ)

總之，新形勢(shì)下，如何根據(jù)當(dāng)前面臨的新情況和挑戰(zhàn)，提高科研單位辦公室的科學(xué)管理能力和服務(wù)水平是每一位從業(yè)人員需要關(guān)注的課題之一。這還需要科研單位辦公室不斷加強(qiáng)科學(xué)管理，樹立服務(wù)意識(shí)，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，唯有如此，才能將科研單位辦公室管理工作提上一個(gè)新的臺(tái)階。

(作者單位：中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一八研究所)