范多賢

事業(yè)單位中構(gòu)成的專門檔案，可謂檔案管理工作不能或缺的內(nèi)容，同時也是各單位不能夠忽略的重要的歸檔類別。現(xiàn)就事業(yè)單位專門檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變和歸檔資料的及時完整性以及開展此項工作應重視實效性等方面內(nèi)容，談下對事業(yè)單位專門檔案管理工作的粗淺認識。

專門檔案指的是排除文書與科技檔案以外的、所有于專業(yè)范圍之內(nèi)產(chǎn)生抑或?qū)ｍ椈顒又袠?gòu)成的具有比較穩(wěn)定的文件名稱、文件格式及其構(gòu)成規(guī)律，并且具有各自歸納與管理手段的各類專業(yè)檔案的總稱。譬如：會計、人事、市管干部、紀檢監(jiān)察案件、信訪、事故處理、稅收征管等方面的檔案，等等。其是群體概念，不專指某一檔案種類之實體。專門檔案類別比較多，包含內(nèi)容也比較廣泛，譬如藝術(shù)方面與工程方面以及審計方面與訴訟方面的檔案，等等。事業(yè)單位中構(gòu)成的專門檔案屬于檔案管理中不能缺乏的工作內(nèi)容，同時也是各單位不能夠忽略的尤其重要的歸檔類別。事業(yè)單位專門檔案涵蓋了財會方面的、學生學籍方面的、聲像方面的以及出版物等方面的檔案等。因為專門檔案有著特殊的構(gòu)成規(guī)律，因而其收集與管理工作則需同文書檔案有所區(qū)別而擁有相對的獨立性。針對目前專門檔案管理工作未能適應事業(yè)單位機構(gòu)調(diào)整的要求。急待需要我們借助深化檔案管理工作改革，實施統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，以解決處理客觀實際上存在的問題與難題。

事業(yè)單位專門檔案管理應當由掌握及時與靈活性向信息化轉(zhuǎn)變

為強化專門檔案管理工作，提升專門檔案管理水平，有效發(fā)揮專門檔案在事業(yè)單位的作用，專門檔案管理工作應當由掌握及時與靈活性向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（一）檔案管理工作的信息化 提升了檔案管理的效率

文書檔案的收集整理歸檔往往是以年限為界定，可專門檔案記載與體現(xiàn)的事業(yè)單位一些特殊的工作活動狀況，其構(gòu)成檔案的規(guī)律與特點均不盡相同，因此專門檔案的歸檔時間應當掌握一定的靈活性。與過去的檔案管理工作相較來說，現(xiàn)在的檔案管理工作已新增添了信息化歸檔的管理，把過去的紙質(zhì)檔案同現(xiàn)代的電子檔案融合一同管理。大大改觀了檔案管理工作的及時性與靈活性，以現(xiàn)代科學的管理模式，實現(xiàn)事業(yè)單位專門檔案管理信息化，不但提升了檔案管理的成績，同時也有效提升了檔案管理的效率。

（二）聲像檔案應當掌握及時歸檔的原則

聲像檔案屬于實時瞬間與過程的真實記錄，系保存于膠片和磁、光盤等感光抑或磁性材料上構(gòu)成的聲音影像。其記錄與體現(xiàn)了單位的重要事件和工作活動以及人物之真實情景，相較文字檔案來講，更具直觀性和真實性以及形象生動等特點。為了防止以年度歸檔時間過于漫長導致影像數(shù)據(jù)的遺失，聲像檔案應當有效掌握及時歸檔之原則，結(jié)合重要工作活動的實施完畢隨時歸檔。

事業(yè)單位專門檔案歸檔資料應當具備及時與完整性

專門檔案屬于人類的寶貴資料，其作為人類參與社會活動的客觀記錄，是人們認知與掌握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。檔案的構(gòu)成主要可劃分成收集、整理、歸檔等三個環(huán)節(jié)，其中的收集階段是檔案構(gòu)成的關(guān)鍵過程，不然檔案則是無米之炊。所以，事業(yè)單位專門檔案收集的及時性則顯得尤為重要。如果未及時收集，則極可能把原始資料丟失，等到整理歸檔之時，不僅不能夠保障檔案資料的完整和準確，并且丟失的原始資料一旦彌補將會是非常困難的事情。

（一）專門檔案的歸檔管理

因為專門檔案構(gòu)成的規(guī)律與特點帶有特殊性，主要表現(xiàn)在：1、各種專業(yè)因內(nèi)容性質(zhì)不同導致在歸檔時間方面不統(tǒng)一；2、一些檔案構(gòu)成的時間較長，若是專業(yè)管理人員歸檔意識差，則容易導致檔案內(nèi)容遺失。所以，在整理各種專門檔案時，尤其要注重檔案內(nèi)容之完整性。事業(yè)單位專門檔案應當納入到單位檔案管理體系，建構(gòu)完善各種規(guī)章制度，配置專門檔案管理所需要的設(shè)施，不斷改進專門檔案的保管環(huán)境，保障專門檔案之安全管理。專門檔案保管室與設(shè)施要力求達到安全、潔凈，達到?jīng)]有塵土、沒有發(fā)霉、沒有蟲蛀、沒有鼠害、沒有雜物的程度，保管室溫濕度與消防設(shè)備要具備國家規(guī)定標準。涉及保密的專門檔案要配置健全的保密設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理部門要定期對專門檔案實施檢查清點，保障檔案不遺失，不損壞。若發(fā)覺損壞和蟲蛀以及褪色抑或字跡模糊等問題時，應當及時彌補、復制或者采取其它可行的技術(shù)處理手段。

（二）事業(yè)單位聲像檔案的收集管理

同樣，事業(yè)單位聲像檔案的歸檔工作也存在著這樣的問題，從實際方面來說，影像的存儲方面隨意性較強，所產(chǎn)生的電子圖片丟失的可能性也較大，若是不注重保存與備份，則容易丟失。所以，事業(yè)單位檔案部門對聲像檔案之歸檔實施嚴格監(jiān)督極其關(guān)鍵。在收集聲像檔案過程中，不僅要注重對重要工作抑或重要活動構(gòu)成聲像檔案之完整性，而且還要突出單一影像收集之全面性，譬如：工作或活動的時間與地點以及人物及其內(nèi)容稱呼等，均要詳細注明，以方便日后的翻閱與利用。

事業(yè)單位專門檔案歸檔管理應當注重實效性

通過不斷完善機構(gòu)設(shè)置和不斷強化對檔案管理人員的培訓以及完善管理機制等一系列措施，努力搞好事業(yè)單位檔案資料的歸檔工作，實現(xiàn)案卷編目準確與計算機管理。

（一）專門檔案應當依據(jù)不同特征分門別類實行單獨管理

專門檔案記錄和體現(xiàn)的內(nèi)容是事業(yè)單位任一方面的工作活動狀況，其外觀未有固定的格式，載體不具一致的標準，因此具有比較單一的內(nèi)容、比較特殊的模式、多樣化的載體、以及具有固定性的歸檔與針對性的服務對象。因而針對專門檔案的管理則應當結(jié)合其特點區(qū)別于文書檔案來管理。文書檔案能夠以遵循年代、機構(gòu)與保管時期實施統(tǒng)一管理，可專門檔案則突出利用之時效性，需結(jié)合自身不同的特征分門別類實施單獨管理。譬如：財會檔案與出版期刊檔案能夠依據(jù)年度與保管時期實施整理上架；科研成果檔案與聲像檔案則需依據(jù)檔案的內(nèi)容以及不同載體模式分項實施保管；教育工作的學生學籍檔案需以學年為單元實施管理。如此相對獨立的管理形式，會為檔案的查詢利用創(chuàng)造便利條件，參與專門檔案歸檔管理人員能夠不用檔案機構(gòu)管理人員的幫助可直接查詢本專業(yè)的檔案，不僅快捷方便，同時也方便管理。

（二）加強領(lǐng)導 完善制度 做好事業(yè)單位專門檔案工作規(guī)范化管理

若要搞好事業(yè)單位專門檔案工作的規(guī)范化管理，我們應當注重如下五個方面的工作：

1、強化領(lǐng)導 健全機制

事業(yè)單位各級黨委應高度重視專門檔案工作規(guī)范化管理工作，成立了以書記為組長，單位主管領(lǐng)導為副組長，各機構(gòu)負責人為成員之檔案管理工作核心領(lǐng)導小組，同時至少配備一位專職檔案員，建構(gòu)完善檔案管理工作制度，構(gòu)成統(tǒng)一領(lǐng)導，以檔案科室為中心，以各機構(gòu)為基礎(chǔ)之檔案管理系統(tǒng)，切實保障檔案管理工作之穩(wěn)定性。

2、統(tǒng)一認識，創(chuàng)造氣氛

為把專門檔案規(guī)范化管理做得更加扎實，應當組織全體職員干部開展專題講座，針對《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)對全體職員干部實施培訓，促使全體職員干部對檔案管理工作能夠有更深層次的系統(tǒng)了解，有效提升全體職員干部對檔案工作重要性的充分認識，大力營造人人參與檔案管理工作的氣氛。

3、遵循標準 保障質(zhì)量

遵循目前檔案的新規(guī)定標準，依據(jù)檔案工作實際狀況，逐條規(guī)范，查漏補遺，不斷對檔案實施補充完善。具體應當注重如下三點工作：1、進一步強化專門檔案管理的現(xiàn)代化管理，促成庫存多年檔案全部存入計算機實行管理；2、進一步強化專門檔案規(guī)范化建設(shè)，分類存入計算機管理；3、進一步強化對專門檔案的收集整理及歸檔。

4、增加投入 完善設(shè)施

確保專門檔案管理的安全完整，在辦公設(shè)施緊張的狀況下，應當優(yōu)先安置檔案室所需，實現(xiàn)庫房、辦公室各自獨立存在，并且投入資金及時增設(shè)、更新?lián)Q代檔案室設(shè)施，譬如：電子計算機、電子打印機、防火滅火器、環(huán)境溫濕度計、煙霧報警裝置等，促使庫房符合防火防盜、防鼠防塵等要求。

5、完善制度 科學管理

事業(yè)單位檔案工作領(lǐng)導小組應當根據(jù)實際狀況，強化專門檔案管理機制建設(shè)，建構(gòu)完善檔案的收集、檔案的整理、檔案的歸檔、檔案的保管與利用等一系列檔案管理制度，促使專門檔案管理逐漸向制度化和規(guī)范化以及科學化邁進。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位專門檔案屬于檔案管理工作中的一部分，比較容易被忽略和遺忘。因此，作為檔案管理工作者應當高度重視此項工作的實施，應當端正工作態(tài)度，確立良好的工作作風，自覺搞好事業(yè)單位專門檔案管理的本職工作，嚴格遵循上級頒布的專門檔案管理辦法與行業(yè)規(guī)范，結(jié)合各專門檔案構(gòu)成的規(guī)律與特點，結(jié)合各工作之間的有機聯(lián)系實施收集、整理、歸檔與利用，為不斷豐富館藏檔案打下物質(zhì)基礎(chǔ)，有效地服務于各項工作創(chuàng)造信息資源，進一步將專門檔案的收集整理工作的及時性提高到更高的一個層次，促使專門檔案真正實現(xiàn)其應有的價值。為強化單位整體檔案管理工作科學規(guī)范合理化充分發(fā)揮極為關(guān)鍵的作用。

（作者單位：深圳市公園管理中心）